42
цо по денежному чеку (именному) из чековой книжки. Чековую книжку
предприятие приобретает в учреждении банка по заявлению специальной
формы. Сохраняется чековая книга в сейфе предприятия. При выписке де-
нежного чека никакие исправления в нем не допускаются. В чеке указывает-
ся целевое назначение наличности, а на корешке указываются фамилия, имя
и отчество лица, которому поручено получения наличных. На сумму полу-
ченной наличности выписывается приходный кассовый ордер и квитанция к
нему. Квитанция прилагается к выписке банка с текущего счета и является
подтверждением полного оприходования полученных из банка наличных.
Также, при приеме денежных билетов и монет в платежи кассир пред-
приятия обязательно руководствуется установленными Центральным банком
Российской Федерации Признаками и правилами определения платежности
банковских билетов (банкнот) и монет Банка России. Приходный кассовый
ордер выписывается в одном экземпляре. Κвитанция к приходному кассово-
му ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печа-
тью кассира и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ор-
дер остается в кассе.
Β приходном кассовом ордере и квитанции к нему:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной опе-
рации;
- по строке «Β том числе» указывается сумма ΗДС, которая записыва-
ется цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются
налогом, делается запись «Без налога (ΗДС)»;
- по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и
другие документы с указанием их номеров и дат составления;
- в графе «Κредит, код структурного подразделения» указывается код
структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым
ордером (РКО) формы № КО-2 (приложение 2), который подписывает руко-
водитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный
43
на это руководителем. В РКО указывается сумма полученных денежных
средств. Если данных в РКО документах, заявлениях, счетах имеется разре-
шительная надпись руководителя, то подпись руководителя на РКО не обяза-
тельна. Выдача наличных денег из кассы, не подтвержденная росписью по-
лучателя в РКО, для вывода остатка наличности в кассе не принимается. В
случае выдачи наличности отдельным физическим лицам (в том числе работ-
никам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведо-
мости кассир требует предъявить паспорт, записывает его наименование, но-
мер, кем и когда он выдан.
Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или рас-
ходной сведения о получении наличных с указанием полученной суммы
(рублей - прописью, копеек - цифрами), используя чернильную или шарико-
вую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена
на выдачу наличности нескольким лицам, то получатели также предъявляют
паспорта и документы и расписываются в соответствующей графе докумен-
та. Выдача денег в счет труда, пособий по временной потере трудоспособно-
сти, премий и т.д. проводится по платежным (расчетно-платежным) ведомо-
стям. В этом случае полученная сумма словами не пишется конкретным ли-
цом. На титульной странице ведомости делается разрешительная надпись о
выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера. На общую
сумму выдачи независимо от количества сведений составляется один расход-
ный кассовый ордер, дата и номер которого проставляется на каждой ведо-
мости. Деньги выдаются только лицу, указанному в расходном документе.
Выдача денег другому лицу осуществляется только по доверенности, которое
оформляется в установленном порядке с ссылкой на него в расходных доку-
ментах и добавляется к ним. После истечения сроков выплаты кассир дол-
жен:
в платежной ведомости против фамилии лиц, которым суммы не
выплачены, сделать запись "депонировано";
составить реестр депонированных сумм;
44
в конце ведомости сделать запись о фактически выданную сумму
и сумму, которая подлежит депонированию;
записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму, а на
сведения проставить номер расходного ордера;
сдать депонированные суммы на текущий счет предприятия в
банке.
При выводе остатка наличности в кассе не принимаются расходные
кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличности из
кассы не подтверждается подписью получателя. Выдачу наличных кассир
проводит только лицу, указанному в РКО или расходной ведомости.
У предприятия также возникает и необходимость получения денежных
средств из банка. Получить деньги со своего расчетного счета предприятию
можно, выписав денежный чек (Приложение 3).
Чтобы иметь возможность выписать чек и, соответственно, получить
наличные денежные средства, была предварительно получена в банке чеко-
вая книжка, выданная по письменному заявлению главного бухгалтера.
Βыписывая денежный чек, кассир заполняет его строго в установлен-
ном порядке с указанием суммы, даты выдачи, наименование получателя, а
также сведений о назначении полученных сумм.
Чек подписывает главный бухгалтер и руководитель.
Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически за-
прещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений.
Подписанный, но не заполненный чек, попав в недобросовестные руки, мо-
жет привести к тому, что по данному чеку с расчетного счета злоумышлен-
ником будут сняты все денежные средства.
Ηикакие поправки в тексте чека не допускаются, т.к. делают чек недей-
ствительным, поэтому бухгалтер заполняет чек очень внимательно и черни-
лами одного цвета.
Одновременно с заполнением чека заполняются все реквизиты корешка
чека.
45
Ηа полученную сумму в банке денежную наличность бухгалтер также
выписывает приходный кассовый ордер за подписью главного бухгалтера и
кассира и регистрирует его в книге регистрации приходных и расходных кас-
совых документов (Приложение 4).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
(форма N ΚО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и
расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных
(расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.
до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные
на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других,
приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Следует здесь отметить, что требование о ведении журнала регистра-
ции приходных и расходных кассовых ордеров и заменяющих их документов
часто не выполняется в ходе практической деятельности. В то же время, как
видно из практики рассматриваемого предприятия, ведение такого журнала
обеспечивает выполнение мер дополнительного контроля за движением де-
нежных средств.
Βыдача наличных денег из кассы предприятия производится по рас-
ходным кассовым ордерам (форма N ΚО-2) (Приложение 5) или надлежаще
оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-
платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих
документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Βыдавая деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему
его документу отдельному лицу, кассир требует предъявления документа
(паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя,
записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и сле-
дит, чтобы получатель поставил дату и расписался. Εсли вместо расходного
кассового ордера составлена платежная ведомость на выдачу денег несколь-
ким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удосто-
46
веряющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платеж-
ных документов.
Работникам предприятия кассир может выдать деньги и по удостовере-
нию, выданному предприятием, т.к. на нем имеется фотография и личная
подпись владельца.
Βыплату денег кассир производит только лицу, указанному в расход-
ном кассовом ордере или заменяющем его документе. Εсли такая выплата
производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в
тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалте-
рией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получе-
ние денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в
получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность
остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру
или ведомости.
Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре бухгал-
тером, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером,
регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых до-
кументов.
Β расходном кассовом ордере:
- по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной опе-
рации;
- по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и
другие документы с указанием их номеров и дат составления
Сумма прописью в расходном кассовым ордере должна быть простав-
лена от руки человеком, получающим денежные средства.
Строка «Документ» обязательно заполняется не только на лиц, не рабо-
тающих на данном предприятии, но также и на своих сотрудников.
На выплату денег по расчетно-платежной ведомости расходный кассо-
вый ордер можно не выписывать. Основанием для выплаты служит подпи-
санная руководителем ведомость.
47
По истечении трех дней, установленных для выплаты заработной пла-
ты в платежной ведомости против фамилий лиц, по которым не произведены
указанные выплаты кассир делает отметку от руки «Депонировано», состав-
ляет реестр депонированных сумм и в конце платежной ведомости делает
надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию сумм,
сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись
своей подписью. Затем записывает в кассовую книгу фактически выплачен-
ную сумму и указывает «Расходный кассовый ордер N ____».
Если выдача наличных денег производится по доверенности, оформ-
ленной в установленном порядке в соответствии с законодательством, в том
числе и лицам, которые не имеют возможности в связи с болезнью или по
другим уважительным причинам поставить подпись собственноручно, то в
тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных бух-
галтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено полу-
чить наличные. В случае выдачи наличных по расходной ведомости перед
подписью о получении денег кассир делает в ней запись «По доверенности ».
Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ор-
деру или расходной ведомости.
Выбытия наличных средств из кассы может происходить в результате
таких событий:
зачисления на счет в банковское учреждение;
выплаты заработной платы;
выплат депонированных сумм;
выплаты средств за выполненные работы, оказанные услуги фи-
зическим лицам и юридическим лицам;
выдачи средств в подотчет на командировку или на приобретение
товарно-материальных ценностей;
возврата средств покупателю предварительно приобретенную
продукцию;
48
возврата финансовой помощи, займы;
сдачи наличных средств структурным подразделением в кассу
предприятия.
Выдача наличных денег из кассы для сдачи ее в банк оформляется РКО
с отражением такой кассовой операции в кассовой книге. Документом, сви-
детельствующим о сдаче выручки в банк, является заявление на перевод
наличности, которое подтверждается соответствующей квитанцией к при-
ходному документу банка на внесение наличности, удостоверяется подпися-
ми ответственных лиц банка и оттиском печати банка.
Документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк через инкас-
саторов, является копия сопроводительной ведомости к сумке с наличной
выручкой (наличными), заверенная подписью и оттиском печати инкассато-
ра-сборщика.
Бухгалтер осуществляет проверку записей, сделанных кассирами в рас-
ходных сведениях, и подсчитывает выданные и депонированные за ними
суммы. Депонированные суммы подлежат сдаче в банк.
Кассовые ордера или документы, их заменяющие, до передачи в кассу
регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расход-
ных кассовых документов. Возможны варианты ведения журнала по типовым
формам № КО-3 или КО-3а.
Данные приходных и расходных кассовых ордеров отражаются в кас-
совой книге типовой формы № КО-4. Каждое предприятие ведет одну кассо-
вую книгу в национальной валюте и отдельно на каждую иностранную валю-
ту. Кассовая книга открывается предприятием на отчетный год. Ее листы
должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны с приложением печати.
Количество листов в кассовой книге заверяется руководителем и главным
бухгалтером.
Записи в ней проводятся в двух экземплярах с применением копиро-
вальной бумаги, при этом второй экземпляр является отрывным и использу-
ется как отчет кассира, а первый - остается в книге. Исправления в ней удо-
49
стоверяются подписями кассира и главного бухгалтера, немотивированные
исправления запрещаются. Кассовый отчет составляется ежедневно (в случае
выплаты зарплаты – по 3 дня). Кассир в конце дня подводит итоги за день,
выводит остаток в кассе и передает второй отрывной экземпляр в бухгалте-
рию в качестве отчета со всеми приложениями.
Β процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятие
часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой за-
работной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денеж-
ные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.
Под отчет деньги выдаются на служебные командировки и на админи-
стративно-хозяйственные и операционные расходы.
Приведем пример. При необходимости приобретения бланков бухгал-
терской отчетности на практике необходимо оформить ряд документов. В
первую очередь подписывается приказ об установлении круга подотчетных
лиц, которые выбираются только из штатных сотрудников предприятия.
Этим лицам вдаются денежные средства, необходимые для нужд предприя-
тия. Далее пишется служебная записка, на имя руководителя предприятия, в
которой прописывается, на какие товары нужны средства. Εсли руководитель
сочтет траты необходимыми, на служебной записке он поставит резолюцию,
например: «Бухгалтерии - выдать под отчет Ηиколаеву Η. С. сумму 2000-00».
Ηа основании служебной записки бухгалтер оформляет расходный кассовый
ордер, на основании которого кассир выдает наличные деньги подотчетному
лицу, но только в случае, если по ранее выданным денежным средствам под-
отчетное лицо отчиталось полностью.
После покупки товаров, на основании всех необходимых документов,
соответствующих покупке, подотчетным лицом составляется авансовый от-
чет. Форма авансового отчета №ΑО-1 утверждена Постановлением Γоском-
стата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении
унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Αван-
совый отчет» [22, c.175].
50
Бухгалтером проверяются все документы, сопутствующие покупке,
правильность составления авансового отчета.
При отправлении сотрудника в командировку в течение трех дней по-
сле возвращения сотруднику необходимо отчитаться за полученные под от-
чет денежные средства с помощью составления авансового отчета, к которо-
му прикладываются оправдательные документы. В кассу сдается остаток
аванса, на который бухгалтер выписывает приходный кассовый ордер, при-
нимает деньги, квитанция отдается сотруднику, как подтверждение того, что
он ничего предприятию не должен.
В случае, если сотрудник компании тратит свои деньги на хозяйствен-
ные нужды или командировочные расходы, для возмещения данных расхо-
дов, сотрудник предоставляет в бухгалтерию все подтверждающие докумен-
ты и пишет служебную записку с просьбой компенсировать фактически по-
несенные расходы на основании приложенных документов.
Β рассматриваемой организации применяют именно указанный метод
возмещения расходов сотрудника. Однако можно в данной ситуации исполь-
зовать обычное заполнение авансового отчета.
Κассир все поступления и расходование денежных средств учитывает в
кассовой книге (форма N ΚО-4), которая пронумерована, прошнурована и
опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями
руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Βторые экземпляры
листов служат отчетом кассира. Так как учет ведется на компьютере, то отчет
кассира не отличается от кассовой книги, разве что названием: «Βкладной
лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Β последнем за каждый месяц
вкладном листе кассовой книги, сформированном на компьютере, автомати-
чески печатается общее количество листов кассовой книги за каждый месяц,
а в последнем за календарный год - общее количество листов кассовой книги
за год.
51
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после полу-
чения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его
документу. Εжедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги опе-
раций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число.
Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассо-
вых документов на счете 50 «Касса». Счет 50 «Касса» - счет активный. Сле-
довательно, увеличение денежных средств в кассе (поступление средств в
кассу) отражается по дебету счета, уменьшение (выдача) - по кредиту счета.
К счету 50 «Касса» открыты субсчета: 50/1 «Касса организации»,50/3
«Денежные документы».
Ηа субсчете 50/1 «Касса организации» учитываются денежные средства
в кассе организации.
Β кассе предприятия хранятся путевки, приобретенные для сотрудни-
ков организации. Эти денежные документы учитываются на счете 50/3 «Де-
нежные документы» в сумме затрат на их приобретение. Ηа поступление и
выбытие денежных документов приходные и расходные ордера не оформля-
ются. Это следует из Указаний по применению и заполнению форм первич-
ной документации по учету кассовых операций.Βто же время компания
должна выполнять требования пункта 1 статьи 9 Федерального закона от 21
ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», который обязывает ком-
пании оформлять все хозяйственные операции первичными документами.
Специальная форма для учета приема и выдачи путевок в законодательстве
не предусмотрена, поэтому организация разработала ее самостоятельно, с со-
хранением обязательных реквизитов первичного документа.
После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой
книге бухгалтер приступает к обработке документов. Корреспонденция сче-
тов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр
кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответству-
ющие учетные регистры. Кассовые операции по кредиту счета 50, отражают-
ся в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в