13
- сведения аналитического бухгалтерского учета о поступлении,
расходе и остатках материальных ресурсов;
- статистическая отчетность, форма № 5-з «Сведения о затратах на
производство и реализацию продукции (работ, услуг)»;
- договора на поставку сырья и материалов.
Важным условием эффективного использования материальных
ресурсов и выполнения задания по выпуску продукции является
обеспеченность ими предприятия.
Своевременное поступление и эффективное использование
материальных ресурсов обеспечивает бесперебойную, ритмичную
работу, выполнение бизнес-плана и увеличение прибыли.
Необоснованный излишек может приводить к замедлению
оборачиваемости оборотных средств, что ухудшает финансовое
состояние. Особенностью российской хозяйственной практики является
то, что многие хозяйствующие субъекты создают запасы в виде
высоколиквидных средств (бензин, спирт и т. п.). Отсюда следует, что
хозяйствующий субъект должен иметь оптимальный запас
материальных ресурсов по количеству, качеству, ассортименту.
Анализ обеспеченности хозяйствующего субъекта материальными
ресурсами начинают с сопоставления планируемой потребности в
материалах с учетом запасов их на начало года, остатков на конец,
потребности на ремонт с данными о фактическом поступлении
материалов на склад предприятия.
Полная обеспеченность потребности в материальных ресурсах
источниками покрытия является условием бесперебойной работы.
Источники покрытия делятся на две группы: внешние и внутренние.
К внешним источникам относят материальные ресурсы, поступающие от
поставщиков в соответствии с заключенными договорами, либо ресурсы
на оптовых базах. К внутренним источникам покрытия потребности
относят использование вторичного сырья, сокращение отходов сырья,
14
собственное изготовление полуфабрикатов (упаковок, заготовок, литье),
экономию при хранении, транспортировке.
В процессе анализа проверяется обеспеченность потребности в
завозе материальных ресурсов договорами на их поставку и
фактическим выполнением поставки материальных ресурсов.
Большое значение в анализе уделяется выполнению задания по
срокам поставки материалов, которые определяют ритмичность
выпуска. Нарушение сроков поставки (закупки) материалов ведет к
нарушению ассортимента, снижению объема выпуска.
Бесперебойная работа хозяйствующего субъекта невозможна без
создания оптимальной величины запасов на осуществление программы
выпуска. В процессе анализа определяется соответствие фактического
размера запасов важнейших видов сырья и материалов нормативным
размерам.
Большое влияние на объем выпуска оказывает качество
потребляемых материальных ресурсов. Изменение качества определяет
выход продукции. Понижение качества потребляемых материальных
ресурсов ведет к поломкам оборудования, нарушению норм расхода
материала, увеличению себестоимости, снижению качества готовой
продукции. Поэтому при анализе обеспеченности материальных
ресурсов следует проверить качество поступивших в отчетном периоде
материалов, выяснить причины поступления материалов пониженного
качества, выяснить, какие меры были приняты отделом снабжения для
получения материалов надлежащего качества. Анализ качества
осуществляется выборочной проверкой, по результатам проверки
составляют акты приемки материалов, не соответствующих
предъявленным требованиям, что является основанием для
предъявления санкций, претензий к поставщикам.
15
1.3. Документальное оформление поступления и выбытия
материально-производственных запасов
Первичные документы по поступлению производственных запасов
являются основой организации материального учета. Именно по
первичным документам осуществляется предварительный, текущий и
последующий контроль за движением, сохранностью и использованием
производственных запасов. Первичные документы по движению
материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все
подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды
соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил
оформления движения материальных ресурсов должен главный
бухгалтер и руководители соответствующих подразделений.
Процесс движения материалов состоит из трех основных стадий:
поступление материалов в организацию, расходование материалов в
организации, выбытие материалов из организации. На первой стадии
производится принятие материалов к учету на основании первичных
учетных документов и их стоимостная оценка. Материалы поступают в
организацию путем:
- приобретения за плату;
- изготовления самой организацией;
- поступления в счет вклада в уставный капитал;
- безвозмездного получения;
- поступления в обмен на другое имущество;
- поступления в результате ликвидации основных средств и иного
имущества.
На второй стадии происходит расходование материалов - их отпуск
на производство продукции, исправление брака, обслуживание
производства для управленческих нужд организации. На третьей стадии
осуществляется учет материалов, выбывающих из организации
вследствие таких причин, как:
16
- списания материалов (морально устаревших; пришедших в
негодность по истечении сроков хранения; при выявлении недостач,
хищений, порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных
бедствий и иных чрезвычайных обстоятельств);
- продажи (реализации) материалов;
- передачи материалов в счет вклада в уставный капитал
других
- организаций;
- безвозмездной передачи материалов другим организациям и
лицам;
- передачи материалов в обмен на другое имущество;
- передачи материалов в счет вклада по договору простого
товарищества (совместной деятельности).
При учете материалов на всех стадиях их движения следует
руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету
материально-производственных запасов, утвержденными приказом
Минфина России от 28.12.01 г. № 119н.
Для оформления и учета хозяйственных операций по движению
материалов Методическими рекомендациями предусмотрены следующие
унифицированные формы первичной учетной документации:
- М-2 «Доверенность»
- М-2а «Доверенность»
- М-4 «Приходный ордер»
- М-7 «Акт о приемке материалов»
- М-8 «Лимитно-заборная карта»
- М-11 «Требование-накладная»
- М-15 «Накладная на отпуск материалов на сторону»
- М-17 «Карточка учета материалов»
- М-35 «Акт об оприходовании материальных ценностей,
полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений».
17
Поступающие в организацию материалы (приобретенные за плату
или по договору мены, полученные безвозмездно или в качестве вклада в
уставный капитал, изготовленные в самой организации, полученные в
результате ликвидации основных средств и т.п.), как правило,
направляются на склад организации. Отпуск их непосредственно на
производство или на хозяйственные нужды, минуя склад, не
рекомендуется.
На материалы, поступающие по договорам купли - продажи, другим
аналогичным договорам, организация должна получать от поставщика
(грузоотправителя) расчетные и сопроводительные документы.
Расчетные документы (платежные поручения, счета-фактуры и др.)
на поступающие материалы с приложенными к ним сопроводительными
документами (спецификации, сертификаты, качественные
удостоверения и др.) передаются соответствующему подразделению
организации (отделу материально-технического снабжения, складу), как
основание для приемки и принятия к бухгалтерскому учету материалов.
При приемке материалов необходимо произвести следующие
действия:
- зарегистрировать документы в журнале учета поступающих
грузов;
- проверить соответствие данных этих документов договорам
поставки по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и
срокам отгрузки и другим условиям поставки, предусмотренным
договором;
- проверить правильность расчетов в расчетных документах;
- оплатить расчетные документы полностью или частично или
мотивированно отказаться от оплаты;
- определить фактические размеры ответственности в случае
нарушения условий договора;
- передать документы в подразделения организации
(бухгалтерию, финансовый отдел и т.п.) в сроки, предусмотренные
правилами документооборота в организации.
18
Для получения материалов со склада поставщика или от
организации уполномоченному лицу выдаются соответствующие
документы и доверенность на получение материалов. Оформление
доверенностей производится в порядке, установленном действующим
законодательством по формам №М-2 или № М-2а. Форму № М-2а
применяют организации, у которых получение материалов по
доверенности носит массовый характер. Выдача доверенностей лицам,
не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна
быть полностью заполнена, содержать дату ее выдачи и образец подписи
лица, на имя которого выписана. Доверенность выдается обычно сроком
на 15 дней.
При приемке материалы подвергаются тщательной проверке на
соответствие ассортименту, количеству и качеству. Порядок приема и
оприходование поступающих материалов и тары (под материалы)
оформляется соответствующими складами, как правило, путем
составления приходных ордеров формы № М-4 при отсутствии
расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по
количеству и качеству). Приходный ордер формы № М-4 в одном
экземпляре составляет материально ответственное лицо в день
поступления материалов на склад. Приходный ордер должен
выписываться на фактически принятое количество материалов.
В случае несоответствия поступивших материалов ассортименту,
количеству и качеству, указанным в документах поставщика, приемку
осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет акт о приемке
материалов по форме № М-7 в двух экземплярах с обязательным
участием материально ответственного лица и представителя отправителя
(поставщика) или представителя незаинтересованной организации. Акт о
приемке материалов служит основанием для предъявления претензий и
исков к поставщику и/или транспортной организации. В случае
составления приемного акта формы № М-7 приходный ордер (форма №
М-4) не оформляется. Если в расчетных и сопроводительных документах
поставщика указана более крупная (или более мелкая) единица
19
измерения, чем принято в организации, то материалы приходуются в той
единице измерения, которая принята в организации. Поступившие
материалы должны быть своевременно оприходованы. Приемные акты и
приходные ордера должны, как правило, составляться в день
поступления соответствующих материалов на склад.
Для принятия к учету материалов, оставшихся от ликвидации
основных средств и иного имущества, используется акт об
оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и
демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35). Материалы,
полученные от других организаций (в том числе безвозмездно) и
изготовленные в организации, также подлежат принятию на
соответствующие склады организации. В первичных учетных
документах, отражающих поступление материалов, должны содержаться
данные об их количестве и стоимости. Если документ не содержит
сведений, необходимых для достоверного учета поступивших
материалов, не отвечает требованиям, предъявляемым к первичным
учетным документам, то у бухгалтера нет достаточных оснований для
принятия данных материалов к учету.
Первичными учетными документами по отпуску материалов со
склада организации в подразделения организации являются лимитно -
заборная карта (форма № М-8), требование-накладная (форма № М-11) и
накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15). Лимитно -
заборная карта предназначена для отпуска материалов, систематически
потребляемых для изготовления продукции, а также для контроля за
соблюдением лимитов.
Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно
наименование материала (номенклатурный номер) сроком на один
месяц. Один экземпляр до начала месяца передается структурному
подразделению - потребителю материалов, второй - складу. Отпуск
материалов в производство осуществляется складом при предъявлении
представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно
- заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и
20
количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток
лимита по номенклатурному номеру материала. При небольших объемах
отпуска материалов лимитно - заборные карты могут выписываться на
квартал.
Для учета движения материальных ценностей внутри организации
между структурными подразделениями или материально
ответственными лицами применяется требование-накладная (форма №
М-11). Накладную в двух экземплярах составляет материально
ответственное лицо структурного подразделения, сдающего
материальные ценности. Один экземпляр служит основанием для
списания ценностей, а второй — основанием для их оприходования.
Для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации,
расположенным за пределами ее территории, или сторонним
организациям применяется накладная на отпуск материалов на сторону
(форма № М-15). Накладную выписывает работник структурного
подразделения в двух экземплярах на основании договоров
(контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при
предъявлении получателем доверенности на получение ценностей,
заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают
складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю
материалов.
Все первичные учетные документы по движению материалов на
складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в
установленные организацией сроки. Полученные со складов первичные
документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и
законности совершенных операций, а также правильности их
оформления.
1.4. Нормативно-правовые аспекты бухгалтерского учета и аудита
материальных ресурсов
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с
нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них
21
обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», Положение
по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер.
В зависимости от назначения и статуса нормативные документы
целесообразно представить в виде следующей системы:
1-й уровень: законодательные акты, указы Президента РФ и
постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно
организацию и ведение бухгалтерского учета в организации;
2-й уровень: стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и
отчетности и т.д.
Основным актом первого уровня является Федеральный закон «О
бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. №402-ФЗ. Этот закон определяет
правовые основы бухгалтерского учета, его содержание, принципы,
организацию, основные направления бухгалтерской деятельности и
составления отчетности, состав хозяйствующих субъектов, обязанных
вести бухгалтерский учет и предоставлять финансовую отчетность.
Настоящий Федеральный закон распространяется на все
организации, находящиеся на территории Российской Федерации, а также
на филиалы и представительства иностранных организаций, если иное не
предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
К документам первого уровня приравнивают Положение по
ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской
Федерации, утверждено Приказом Минфина от 29.07.98 г. №34н (и ред.
приказа Минфина РФ от 24. 03. 2000г.). Оно определяет порядок
организации и ведения бухгалтерского учета, составления и
представления бухгалтерской отчетности юридическими лицами по
законодательству Российской Федерации, независимо от их
организационно - правовой формы (за исключением кредитных
организаций и бюджетных учреждений), а также взаимоотношения
организации с внешними потребителями бухгалтерской информации.
22
По официальному определению, приведенному в Положении по
бухгалтерскому учету «Учет материально – производственных запасов»,
производственные запасы – это активы (имущество), предназначенные:
для использования в качестве сырья, материалов и т.п. при
производстве товаров (продукции), выполнении работ и оказании
услуг, предназначенных для продажи;
для использования в управленческих целях организации.
Организация для осуществления постановки бухгалтерского учета,
руководствуясь законодательством Российской Федерации о
бухгалтерском учете, нормативными актами Министерства финансов
Российской Федерации и органов, которым федеральными законами
предоставлено право регулирования бухгалтерского учета,
самостоятельно формирует свою учетную политику, исходя из своей
структуры, отраслевой принадлежности и других особенностей
деятельности.
Организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и
хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных
счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов
бухгалтерского учета.
Для ведения бухгалтерского учета в организации формируется
учетная политика, предполагающая имущественную обособленность и
непрерывность деятельности организации, последовательность
применения учетной политики, а также временную определенность
фактов хозяйственной деятельности.
Сырье, основные и вспомогательные материалы, топливо,
покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, запасные части,
тара, используемая для упаковки и транспортировки продукции
(товаров), и другие материальные ресурсы отражаются в бухгалтерском
балансе по их фактической себестоимости.