55
В ней не отображены изменения в законодательстве. В целях
устранения недостатков и совершенствования учёта расчётов с персоналом по
оплате труда можно порекомендовать.
Первое, что можно предпринять — это создать план документации и
документооборота. Все эти данные оказывают значительное воздействие на
организацию и построение учетного процесса, а также на выбор рабочего
плана счетов, иных организационных, методических и технических аспектов
бухгалтерского учёта при разработке и утверждении учётной политики
предприятии.
В плане документации перечисляют документы, которые необходимы
для организации учёта хозяйственных операций и оформляют расчёт нужд в
бланках, а также в плане определяют перечень документов, формы которых
создаются самостоятельно. Далее создается график документооборота.
В процессе формирования графика необходимо удовлетворить
следующие требования:
⎯ первичные учетные документы, которые принимаются
бухгалтерией, должны иметь все необходимые реквизиты;
⎯ при приемке документации необходимо проверять корректность
арифметических вычислений;
⎯ все без исключения корректировки в документах должны быть
заверены подписями лиц, ответственных за их оформление с указанием даты
корректировки.
Целесообразная организация документооборота, стимулирует сроки
формирования бухгалтерской финансовой отчетности, увеличивает
своевременность бухгалтерского учета, которая необходима при управлении
организацией, и такого графика документооборота в организации нет.
Можно предложить вести учет, согласно разработанному графику.
Второе мероприятие заключается в следующем: МБУСО «КЦСОН Города
Минусинска» необходимо разработать собственные формы регистров
бухгалтерского учета, адаптированные для данного предприятия, а именно:
56
1. Регистр учета стандартных налоговых вычетов и расчета заработной
платы и НДФЛ. Статьей 230 НК РФ определено, какие данные обязательно
должны отражаться в регистре учёта по НДФЛ: данные об идентификации
налогоплательщика;
2. Вид выплачиваемых налогоплательщику доходов и
предоставленных налоговых вычетов, а также расходов и сумм, уменьшающих
налоговую базу, в соответствии с кодами, утверждаемыми федеральным
органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в
области налогов и сборов;
3. Суммы дохода и даты их выплаты;
4. Статус налогоплательщика;
5. Даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему
Российской Федерации;
6. Реквизиты соответствующего платежного документа. Данные по
каждому сотруднику заполняются отдельно.
То есть на каждого сотрудника создаётся отдельный регистр. Все
начисления указываются помесячно с разбивкой по кодам, аналогично и
вычеты. Выплаты с разными кодами дохода указываются отдельно. Если
имеются выплаты, которые не облагаются НДФЛ, то их можно не указывать.
Применение регистра расчета заработной платы и налога на доходы
физических лиц позволяют вести учет документов, подтверждающих точность
расчетов налоговых вычетов, правильно определять налоговую базу для
расчета НДФЛ, осуществлять контроль за правильным заполнением
декларации по НДФЛ.
2. Регистр расчета пособий в связи с материнством. Расчет начислений
сохранится только для тех пособий, выплаты по которым производит
страхователь. Для всех остальных пособий в Программе регистрируется
только факт наступления страхового случая и направления в орган ФСС пакета
документов на выплату пособия. Использование регистра расчета пособий в
связи с материнством, позволяет контролировать распределение сумм за счет
57
фонда социального страхования. Также данный регистр является ценным
статистическим материалом, так как данные применяются при анализе
использования фонда рабочего времени.
3. Регистр расчета очередных отпусков. Регистр расчета очередных
отпусков позволяет безошибочно рассчитать отпускные, а также
своевременно их перечислить, что, несомненно, способствует рациональной и
эффективной работе бухгалтера и позволяет избежать различных проблем с
законодательством и налоговыми службами.
4. Регистр расчета пособия по уходу за ребенком в возрасте до полутора
лет. Регистр по расчету пособия по уходу за ребенком в возрасте до полутора
лет позволяет допускать меньше ошибок при расчете пособий и тем самым
избежать проблем с законодательством.
Также можно организовать автоматизированную систему учета и
анализа расчетов с персоналом по оплате труда. Следующее мероприятие по
усовершенствованию системы оплаты труда - оформить сотрудникам
зарплатные пластиковые карточки и осуществлять выдачу заработной платы
только путем зачисления ее на данные карточки. В МБУСО «КЦСОН Города
Минусинска» заработная плата частично выплачивается через кассу
предприятия. Депонированная заработная плата, т. е. не полученная
сотрудником заработная плата в срок (в течение трех дней) в кассе, сдается в
банк и относится на депонент.
Ведется книга депонента, куда регистрируется эта заработная плата, и
при следующей выплате заработной платы её нужно получить в банке и
выплатить сотруднику, что влечет за собой дополнительные расходы.
Кроме того, это увеличивает трудоемкость работы учетных
работников. Заключение договора с коммерческим банком по зарплатному
проекту, а так же оформление сотрудникам зарплатные пластиковые карточки
и осуществление выдачу заработной платы путем зачисления ее на данные
карточки, приведет к сокращению объема кассовых операций (т. к. отпадет
необходимость депонировать неполученную заработную плату), сохранится
58
конфиденциальность информации о размерах заработной платы сотрудников,
а также сократятся расходы по банковскому обслуживанию, транспортные
расходы и расходы по охране доставки денежных средств на предприятие.
Таким образом, совершенствование учета заработной платы позволит
предприятию вести более качественный учет и снизит расходы предприятия
по обслуживанию депонированных сумм заработной платы, обеспечит
оперативность и своевременность получению заработной платы персоналом
предприятия.
Предложенные рекомендации будут способствовать
совершенствованию бухгалтерского учета заработной платы в организации,
усилит трудовую и бухгалтерскую дисциплину, следовательно, повысит
эффективность труда бухгалтерской службы и организации в целом.
3.2 Организация автоматизированной системы учета и анализа расчетов
с персоналом по оплате труда
В результате проведенного исследования организации бухгалтерского
учета оплаты труда в МБУСО «КЦСОН Города Минусинска» было выявлено
дублирование информационных потоков следующих отделах учреждения:
отдел кадров, бухгалтерия, дирекция. Дублирование информации приводило к
ошибочным начислениям и удержаниям заработной платы отдельных
сотрудников, затруднению выявления фактов движения кадров и учета
отработанного времени у сотрудников, осуществляющих деятельность в
разных подразделениях на условиях совмещения.
Кроме того, дублирование информации и необходимость сверки
данных различных подразделений сотрудниками бухгалтерии МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска» увеличивает нагрузку на бухгалтера,
осуществляющего начисление заработной платы. Подготовка справочных
материалов и отчетов занимает МБУСО «КЦСОН Города Минусинска»
влекло за собой существенные трудозатраты и требовало ручной сверки с
данными смежных подразделений, а также прямой опрос сотрудников
59
учреждения, что негативно сказывается на деятельности учреждения, и
затруднении получения оперативной информации руководством учреждения,
в том числе в целях передачи контролирующим и вышестоящим учреждениям
и органам власти.
Для устранения выявленных недостатков представляется
целесообразным и необходимым осуществить комплексную автоматизацию
подразделений МБУСО «КЦСОН Города Минусинска» посредством
внедрения в работу единой системы управленческого и кадрового учета и
бухгалтерского учета операций по оплате труда.
Учитывая имеющуюся программную инфраструктуру МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска», а также требования к программному
обеспечению муниципальных органов власти и бюджетных учреждений в
части импортозамещения и использования отечественного программного
обеспечения, наиболее подходящей по формальным требованиям,
функционалу и объему решаемых задач является специализированная
автоматизированная система «1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения
8».
Данный программный продукт позволяет обеспечить эффективное
решение следующих задач, стоящих перед МБУСО «КЦСОН Города
Минусинска»:
1. Позволяет осуществлять расчет заработной платы сотрудников
муниципальных бюджетных учреждений с учетом изменений в
законодательстве;
2. Обеспечивает расчет направленных на содержание
государственных гражданских служащих средств;
3. Автоматический расчет налоговых отчислений и взносов в фонды
с заработной платы в соответствии с законодательством РФ;
4. Автоматизирует кадровый учет и все процессы движения
персонала бюджетных учреждений;
60
5. Комплексная автоматизация расчетных операций по кадрам
бюджетного учреждения, в том числе: депонирование, начисление оплату
труда и удержаний, формирование приказов по приему, увольнению,
переводу, найму сотрудников;
6. Кадровый учет военнообязанных сотрудников.
Выбор данной системы для решения выявленных проблем в системе
бухгалтерского учета оплаты труда в МБУСО «КЦСОН Города Минусинска»:
− Автоматизированные системы 1С используются в настоящий
момент в бухгалтерии и отделе кадров, а, следовательно, знакомы
сотрудником и не требуется их переобучение;
− Автоматизированные системы 1С соответствуют требованиям
законодательства РФ, в том числе в части информационной безопасности и
имеют необходимые сертификаты;
− Автоматизированные системы 1С поддерживаются широким кругом
специалистов в сфере ИТ, следовательно, отсутствует проблема установки,
настройки обслуживания системы.
Таким образом, выбор и целесообразность внедрения в МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска» автоматизированной системы бухгалтерского
учета по оплату труда и кадрового документооборота обусловлена
следующим:
1. Комплексное решение всех выявленных проблем в учреждении в
части ведения бухгалтерского учета по оплату труда и кадрового
документооборота;
2. Упрощенный процесс внедрения и миграции имеющихся данных из
систем учета, использующихся в текущий момент в новую систему;
3. Соответствие предлагаемой к внедрению системы законодательству
РФ.
Следовательно, предлагаемая для внедрения в деятельность МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска» система автоматизированного учета «1С:
61
Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» является оптимальным
решением.
Основное окно модуля представлено на рисунке 5.
Рисунок 5 – основное окно модуля «1С: Зарплата и кадры
бюджетного учреждения 8»
Таким образом, в результате реализации предложенных мероприятий
достигается устранение всех выявленных недостатков в организации
бухгалтерского учета оплаты труда в МБУСО «КЦСОН Города Минусинска»,
повышение прозрачности системы управления учреждением и кадрами,
сокращении затрат времени на ведение бухгалтерского учета оплаты труда и
обмена информацией между подразделениями учреждения, занятыми в
бизнес-процессе управления кадрами и бухгалтерского учета.
В результате реализации внедрения предложенной системы
обеспечивается главная задача кадрового документооборота: построить
эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим
задачам руководства в полном соответствии с законодательством.
62
Преимущества внедрения «1С: Зарплата и кадры бюджетного
учреждения 8» для отдельных участников процесса представлены на рисунке
6.
Рисунок 6 - Преимущества внедрения «1С: Зарплата и кадры
бюджетного учреждения 8» в МБУСО «КЦСОН Города
Минусинска» для отдельных участников процесса
Модуль «1С: Документооборот» позволит всем сотрудникам МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска» оставлять свои заявки на отпуск, на заказ
справок и другие различные просьбы, касающиеся их трудовой деятельности,
в программе, из которой заявка будет поступать непосредственно
специалисту, который занимается оформлением приказов.
Преимущества внедрения 1С в
МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска»
Для руководства
- снизить временные затраты на
выполнение кадровой работы; -
своевременно получать достоверную
информацию; - анализировать
информацию о кадровом составе,
использовании рабочего времени и фонда
оплаты труда для принятия
управленческих решений.
Для кадровой службы
- вести кадровый документооборот в
соответствии с требованиями
законодательства; - учитывать движение
кадров (прием, перевод, увольнение
работников); - вести учет персональных
данных работников; - проводить анализ
кадрового состава во всех разрезах,
необходимых для эффективного
управления; - осуществлять воинский учет;
- осуществлять персонифицированный учет
для органов Пенсионного фонда РФ; -
формировать декларации соответствия
условий труда государственным
нормативам по результатам спецоценки; -
вести учет прав на ежегодные
оплачиваемые отпуска; - вести учет
рабочего времени; - вести штатное
расписание.
Для бухгалтерии
производить в строгом соответствии с
законодательством автоматический расчет
заработной платы, оплаты неявок и других
начислений; - осуществлять расчет
страховых взносов, персонифицированный
учет для ПФР и представлять
регламентированную отчетность в ПФР и
ФСС; - производить расчет НДФЛ и
формирование сведений о доходах 2-НДФЛ
дляпредставления в ИФНС и для выдачи
сотрудникам.
63
Этот процесс позволит миновать бумажную волокиту, которая присуща
этому процессу, а также позволит систематизировать работу менеджера по
персоналу, который не будет «зарываться» в бумагах, которые могут
затеряться. Все заявки будут централизованно располагаться в программе,
исключая возможность быть незамеченной специалистом отдела кадрового
документооборота, т.к. все неоформленные заявки выделены жирным
шрифтом.
Так же работа в этой программе позволит дисциплинировать
сотрудников, поскольку не вовремя поданные заявки не будут обрабатываться.
Например, заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления ежегодных
оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть
оплачен за 3 дня до его начала. Так как все документы в организации проходят
довольно длинную цепочку одобрений и согласований, то применение
электронной системы документооборота позволит организовать этот процесс
более рационально.
Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую
информацию и выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не
только рабочее время сотрудников бухгалтерии, но и средства МБУСО
«КЦСОН Города Минусинска».
3.3 Расчет эффективности предложенных мероприятий
Рассчитаем экономическую эффективность от внедрения
вышеописанной программы. Как известно, экономический эффект от
внедрения элементов автоматизации может быть лишь косвенным, потому что
внедренные средства автоматизации не представляют собой прямой источник
дохода, а являются вспомогательным средством организации получения
прибыли или оказывают помощь в минимизации затрат. Оценка
64
экономического эффекта от использования программы может быть
произведена двумя способами:
1. Простой способ представляет собой какое-либо упрощение сложного
способа с учетом различных «оговорок». К примеру, если структура и размер
материальных затрат не изменяются после внедрения нового программного
продукта, то их можно исключить из расчета, в результате чего упростить их.
2. Полная оценка в рамках сложного алгоритма чаще осуществляется
соответствующими специалистами на основании исследования бизнес-
процессов учреждения. В том случае, если имеется необходимость быстро и
приблизительно оценить эффективность внедрения какого-либо средства
автоматизации, то можно говорить о ряде формул и подставке к ним
оценочных значений затрат.
Безусловно, применение оценок затрат приводит к неточному просчету
экономического эффекта, однако данный расчёт даёт возможность оценить
выгодность и необходимость автоматизации.
Основная экономическая эффективность от внедрения средств
автоматизации обусловлена оптимизацией экономических и хозяйственных
процессов работы компании, как следствие, улучшение соответствующих
показателей, что выражается в повышении производительности управления и
уменьшении затрат труда в вопросах организации на предприятии, что
означает сокращение затрат на управление.
Для подавляющего количества компаний эконмическая эффективность
выступает в форме экономии трудовых и финансовых ресурсов, которая
получается в результате ряда условий, среди которых:
− облегчение расчетов;
− облечение поиска и подготовки документации;
− экономия на расходниках (офисная бумага, флэшки, канцелярия,
картриджи);
− сокращение работников компании.