Предлагаемый документооборот позволит минимизировать время
прохождения документов по инстанциям, снизить излишнюю загруженность
рабочего процесса.
Предоставляя документы в бухгалтерию в течение 3-х дней с момента
проведения операции с товарно-материальными ценностями, кладовщик
получит возможность оперативно проводить текущую сверку с данными
бухгалтерии.
В таблице 15 отражен примерный график документооборота для ООО
«ГАВул»:
Таблица 15
График документооборота ООО «ГАВул» между складом и
бухгалтерией
№
п/п
Наименование
документа
Количество
О ш и б к а!
Срок
исполнения
Срок передачи
в бухгалтерию
1
Инвентаризационная
опись товарно
материальных
ценностей
2
Согласно
приказу о
проведении
инвентаризации
Устанавливает
ся приказом о
проведении
инвентаризаци
и
2 Приходный ордер
-
По мере
получения
материальных
ценностей
В течение 3
дней с
момента
получения
материальных
ресурсов
3
Накладная на приход
товаров
1
По мере
получения
товаров
В течение 3
дней с
момента
получения
товарных
ресурсов
4
Накладная на
внутреннее
перемещение
товаров (складская)
2
По мере
перемещения
В течение 3
дней с
момента
перемещения
товарных
ресурсов
5
Накладная на
реализацию товаров
внутренняя
(складская) и ТОРГ-
12
1
По мере
реализации
товарных
ресурсов
В течение 3
дней с
момента
реализации
товарных
ресурсов
62
Предлагаемый график должен устанавливать в ООО «ГАВул»
рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число
подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного
документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение
в ООО «ГАВул» будет способствовать оптимальному распределению
должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной
функции бухгалтерского учета и обеспечит своевременность составления
отчетности.
Положительные стороны документооборота описаны в таблице 16:
Таблица 16
Положительные стороны предлагаемого документооборота
Параметр Учетная эффективность
1. Частота обмена документами:
Ранее - 1 раз в месяц
После введения: в течение 3-х
дней с момента операции
- Отсутствие большого объема
учетной работы;
- возможность оперативно
производить сверку данных
складского и бухгалтерского учета
2. Проверка правильности
отражения товарных операций
Отсутствие неправомерно
проведенных операций с товарами
Ответственность за соблюдение графика документооборота ООО
«ГАВул», а также за своевременную и качественную разработку документов,
своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и
отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных будут
нести ответственный сотрудник от склада и от бухгалтерии.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в
ООО «Г АВул» будет осуществлять главный бухгалтер.
Целесообразно вручить каждому работнику ООО «Г АВул» выписку из
графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся
к сфере его деятельности.
Правильно составленный график документооборота ООО «ГАВул»
позволит избежать следующих проблем, рассмотренных в таблице 17.
63
Таблица 17
Перечень проблем, решаемых с помощью документооборота
Проблема
Схема, позволяющая решить проблему
1. Необходимость подачи
уточненных налоговых
деклараций из-за
несвоевременного
поступления данных о
реализации со склада
Схема действий: менеджер составляет
заявки от клиентов на отгрузку товара. На
основании заявок бухгалтер выписывает
первичные документы.
Кладовщик согласно накладной отгружает
товар, подписывает накладную, проверяет
сертификаты и передает пакет документов
водителю. Водитель доставляет товар
покупателю, сдает его и забирает один
экземпляр накладной, подписанный
покупателем. Затем не позднее
следующего дня сдает этот экземпляр
ТОРГ-12 бухгалтеру.
При такой схеме документы поступают в
бухгалтерию вовремя и не возникают
ситуации, когда надо возвращаться в
предыдущий период и вносить
исправления.
2. Обеспечение сохранности
имущества
Необходимо установить порядок выдачи и
учета имущества, ознакомить сотрудника с
порядком приемки-передачи и хранения
вверенного имущества. На предприятии
может быть принято, что сотрудник
получает имущество в понедельник утром
и сдает в пятницу вечером. Либо
имущество сдается только в случае
отпуска, увольнения сотрудника или
перевода его на другую должность.
Таким образом, разработка документооборота между складом и
бухгалтерией - является для ООО «ГАВул» необходимостью.
Также в ООО «ГАВул» нет бланка обмена информации между складом
и бухгалтерией о приходе и расходе товаров, который бы удовлетворял всем
требованиям бухгалтера по учёту МПЗ для упрощения учетной работы.
Предлагается один раз в три дня вместе с подачей документов со
склада в бухгалтерию, кладовщику также заполнять бланк отчета за
прошедшие три дня, содержащий сводную информацию. Этот бланк
позволит облегчить процесс сверки для бухгалтера по учёту МПЗ, для
кладовщика.
Форма разработанного бланка представлена в таблице 18.
64
Таблица 18
Форма бланка для сверки между складом и бухгалтерией ООО
«ГАВул»
Свод товарных операций
За период
01.12.2017 -
03.12.2017
Ответственное лицо Астахова Г.С.
Дата заполнения 04.12.2017
Дата сдачи в
бухгалтерию
04.12.2017
№ п
/п
Приход товаров Расход товаров
Порядок вывоза
товаров
Дата, №
накладной
Сумма,
руб.
Дата, №
накладной
Сумма,
руб.
Самовыв
оз
ООО
«Техно
Прогресс
1
01.12.17 №
3302
133
017,15
01.12.17 №
2855
47
055,00
Отметка
-
2
02.12.17 №
3304
3
367,03
02.12.17 №
2867
11
212,00
-
Акт № 55
от
02.12.12
3
03.12.17 №
3309
45
066,00
03.12.17 №
2876
14
055,00
Отметка
-
Итог
о
-
181
450,18
-
72
322,00
При составлении данного отчета, кладовщик будет учитывать
приходные и расходные документы склада. Данная форма дает возможность
контролировать все накладные, может служить сводным регистром за
несколько дней при предоставлении документов в бухгалтерию, позволяет
контролировать порядок вывоза товаров, а значит контролировать расчеты
между ООО «ГАВул» и транспортной компанией ООО «ТехноПрогресс».
Предприятие находится на традиционной (общей) системе
налогообложения и уплачивает следующие налоги:
- налог на доходы с физических лиц (уплачивает как налоговый агент);
- налог на добавленную стоимость;
- налог на прибыль;
- налог на имущество;
- страховые взносы во внебюджетные фонды.
65
В связи с тем, что выручка предприятия невелика (17852 тыс. руб.) и
находится в пределах сумм выручки, установленной по УСН, предприятию
целесообразно перейти на упрощенную систему налогообложения. Это
позволит существенно сократить объем работы бухгалтерии, не уплачивать
ряд налогов (НДС, налог на прибыль, налог на имущество).
Также упрощенная система налогообложения существенно упростит
налоговый учет. Самым трудоемким с позиции учета является налог на
добавленную стоимость. Переход на упрощенную систему налогообложения
освободит ООО «Г АВул» от обязанности заполнения книги покупок и книги
продаж, что существенно разгрузит учетный процесс.
ООО «ГАВул», перейдя на УСН, автоматически обретает
освобождение от уплаты НДС с реализации. Правда при этом оно
одновременно теряет право на вычет «входного» налога. Для «упрощенцев»,
которые платят единый налог с доходов, это, безусловно, минус: они не
могут ни зачесть «входной» НДС, ни отнести его сумму на расходы.
Те, кто выбрал объект «доходы минус расходы», находятся в более
выигрышном положении. Нормы подпункта 8 пункта 1 статьи 346.16
Налогового кодекса позволяют им включить «входной» НДС по
приобретенным ценностям в состав расходов.
Все ценности, будь то товары, материалы или основные средства,
должны быть оплачены поставщику. Поэтому ООО «ГАВул» предлагается
перейти на упрощенную систему налогообложения «Доходы минус расходы
».
Переход ООО «ГАВул» на упрощенную систему налогообложения
затрагивает и проблему рациональной организации документооборота.
Основное требование, которое выдвигает глава 26.2 Налогового кодекса,
можно сформулировать следующим образом: «входной» НДС по
приобретенным товарам (работам, услугам) списывается в том порядке, в
котором включается в расходы их стоимость.
66
Однако не стоит забывать и про критерии, которые установлены
пунктом 1 статьи 252 Кодекса. Речь идет об обоснованности и
документальном подтверждении затрат. Специалисты Минфина в письме от
24 сентября 2018 г. № 03-11-04/2/147 заявили, что признание расходов в виде
НДС «упрощенцы» должны производить на основании документов,
подтверждающих фактическую уплату сумм налога и соответствующих
счетов-фактур, выставленных продавцами.
Причем счета-фактуры должны быть составлены с соблюдением всех
требований, прописанных в статье 169 Налогового кодекса. Счет-фактура -
это документ, который служит основанием для принятия сумм «входного»
НДС к вычету (п. 1 ст. 169 НК), но никак не для признания сумм налога в
расходах.
Однако для того чтобы не вступать в спор с налоговыми органами,
лучше все-таки иметь на руках правильно оформленный счет-фактуру, тем
более что арбитражная практика на сей счет пока еще не сложилась.
Перечисленные мероприятия:
- введение графика документооборота между складом и бухгалтерией;
- разработка бланка отчета при обмене информацией между складом и
бухгалтерией;
- переход на УСН.
Данные мероприятия направлены на то, чтобы организовать учетную
работу ООО «ГАВул» более рационально, получить возможность оперативно
проводить сверку расчетов, тщательно следить за расходованием товарных
запасов.
3.2 Мероприятия по изменению системы оплаты труда в организации
В ходе исследования постановки бухгалтерского учета расчетов с
персоналом по оплате труда в ООО «Г АВул» были выявлены существенные
недостатки:
67
1) На предприятии используются нетиповые формы документов,
например, расчетная ведомость. Зачастую они не приспособлены для полного
и точного отражения хозяйственных операций по оплате труда.
2) На первичных документах (расчетная ведомость, платежная
ведомость) отсутствуют необходимые подписи руководителя и главного
бухгалтера, которые подтверждают достоверность документа. Такие
документы и совершаемые на их основании операции могут быть признаны
недействительными.
3) Нарушения правильного применения вычетов. Нет заявления на
предоставление стандартных налоговых вычетов на детей
4) Не всегда в документах заполняются строки и графы, которые
предусмотрены бланками документов, например, номера документов, коды
структурных подразделений, коды аналитического учета. Это может
привести к отсутствию полной информации о хозяйственных операциях, что
приведет к искажению данных при их учете.
5) Уровень учётной политики, применяемой на предприятии,
характеризуется как неудовлетворительный. В ней не отражены изменения в
законодательстве.
По итогам исследования учета и анализа на предприятии
ООО «ГАВул», предлагаем следующие варианты совершенствования
бухгалтерского учета в пределах темы данной дипломной работы:
- в первую очередь вывести на должный уровень первичный учет, а
именно: строгое и обязательное заполнение всех реквизитов; если некоторые
реквизиты не заполняются, то в соответствующем месте делать прочерк;
- применять унифицированные формы первичных учетных документов
и учетных регистров;
- необходимо совершенствовать учётную политику предприятия.
- рационально организовать ведение бухгалтерского учета на
предприятии, в том числе и по учету заработной платы. Основными
предпосылками рациональной организации бухгалтерского учета являются:
68
изучение организацией законоположений и инструкций и других документов
по учету и отчетности; установление наиболее рациональных
взаимоотношений производственных участков организации с ее
бухгалтерией; определение характера и объема бухгалтерской информации;
рациональное распределение труда между работниками учетного аппарата.
Все эти аспекты оказывают существенное влияние на организацию и
построение учетного процесса, в частности, на выбор рабочего плана счетов,
других организационных, методических и технических аспектов
бухгалтерского учета при разработке и принятии учетной политики
организации.
В плане документации перечисляют документы, необходимые для
организации учета хозяйственных операций и составляют расчет
потребностей в бланках. Определяют в плане также перечень документов,
формы которых разрабатываются самостоятельно. Далее разрабатывается
график документооборота.
Понятие документооборота включает в себя составление графика
прохождения документов, правильность оформления документов и
соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.
Оптимизация документооборота позволяет установить количество
необходимых документов и число работающих с данными документами.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие
требования:
- первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией, должны
иметь все обязательные реквизиты;
- при приемке документов должна проверяться правильность
арифметических вычислений;
- документы должны оформляться в соответствии с требованиями
законодательных и нормативных актов;
- все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц,
ответственных за их составление с указанием даты исправления;
69
- по любой сделке должны быть представлены все необходимые
документы (договор и дополнения к нему, накладная или акт о выполнении,
счет-фактура, платежное поручение).
После составления графика каждому лицу, участвующему в
документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется
ответственность за невыполнение требований документооборота.
Рациональная организация документооборота, ускоряет сроки
составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность
бухгалтерского учета, необходимую при управлении предприятием. Такого
графика документооборота на предприятии нет. Можно предложить вести
учет, согласно разработанному графику документооборота.
В плане организации труда и повышения классификации работников
бухгалтерии определяют штат работников и структуру бухгалтерии, дают
должностную характеристику каждому работнику, намечают мероприятия по
повышению их квалификации, составляют график учетных работ и
посещение учебных занятий отдельных работников бухгалтерии.
Анализ расходов на оплату труда. Отчет предназначен для получения
сведений о расходах на оплату труда и отчислениях на социальные нужды.
Он позволяет контролировать расходы по зарплате и налогам по каждому
подразделению и номенклатурной группе (по всем счетам затрат).
Новые отчёты по закрытию месяца. Обеспечивают прозрачность
завершающих операций и повышают доверие к программе. Все
промежуточные расчёты могут быть проанализированы с помощью
специальных отчетов - справок-расчётов, которые можно формировать с
различной степенью детализации, в различных разрезах. В результате
пользователь видит связь введённых им данных с результатами расчётов.
Режим проверки соотношений показателей налоговых деклараций.
Предназначен для выявления методических и арифметических ошибок,
допущенных пользователем при составлении отчётов. Контролируется
взаимная увязка данных как между разделами одной отчётной формы, так и
70
между различными формами отчётности. При этом пользователь сразу видит,
по каким показателям выявлены расхождения, ведущие к ошибкам в
отчётности.
Экспресс проверка ведения учёта. Обеспечивает анализ данных на
соответствие заложенной в программе методологии учёта и
законодательству, помогает выявить ошибки в ведении учёта, подсказывает
возможные причины возникновения ошибок и даёт рекомендации по их
исправлению.
Но при этом следует отметить, что предприятию при организации и
осуществлении бухгалтерского учёта разрешается:
■ вносить рекомендации МФ РФ в регистры бухгалтерского учёта и
методы его ведения, изменение, исходя из конкретных условий
хозяйствования, при составлении общих принципов;
■ установить формы организации бухгалтерской работы;
■ разработать систему внутрипроизводственного учёта и контроля.
Устранение недостатков будет способствовать более точному, полному
и своевременному учету заработной платы, а также обеспечению
достаточной уверенности в достоверности бухгалтерской отчетности.
3.3 Экономическая эффективность предложенных мероприятий
Для некоторых предложенных для внедрения мероприятий не
представляется возможным четко определить точный экономический эффект,
но можно рассмотреть ожидаемые улучшения, связанные с внедрением
мероприятия.
Проведем оценку необходимости и целесообразности внедрения
предложенных мероприятий для ООО «ГАВул».
Рассчитаем экономический эффект от внедрения программного
комплекса «АКСИОК».
71