55
Самым важным в учете является бухгалтерский документооборот,
который должен включать график движения первичных документов,
правильность их оформления и отражение в операциях по счетам бухгалтерского
учета.
При разработке графика должны быть учтены следующие требования:
˗ первичные документы, поступающие в бухгалтерию, должны быть
правильно заполнены и иметь все обязательные реквизиты;
˗ при приемке документов должна проверяться правильность
оформления в соответствии с законодательными и нормативными актами, а
также вычисления;
˗ исправления в документах должны быть заверены подписями
ответственных за их составление лиц.
Хорошо отлаженный документооборот ускоряет сроки составления
бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.
Такого графика документооборота в ООО «Комплекс Бар» нет. Можно
предложить вести учет согласно разработанному примерному графику
документооборота. Фрагмент графика документооборота по учету расчетов с
персоналом по оплате труда представлен в таблице 12.
Таблица 12
Предлагаемый график документооборота по учету расчетов с
персоналом по оплате труда
№
Наимен
ова-ние
хозяйств
енной
операци
и
Наимено
вание
документ
а
Составление
Представление в
бухгалтерию
Проверка,
обработка,
подшивка в
архив
Долж
-ность
Срок
Долж-
ность
Срок
Долж
-ность
Срок
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Оформле
ние
кадровой
документ
ации
Приказы
на прием,
увольне-
ние,
перемещен
ие, отпуск
работнико
в
Менед
жер по
персон
алу
Немедл
енно
Инспект
ор
отдела
кадров
Немедле
нно
Главн
ый
бухгал
тер
Ежедне
вно
Журнал
учета
Менед
жер по
Немедл
енно
-
-
56
трудовых
книжек
персон
алу
57
Продолжение таблицы 12
1
2
3
4
5
6
7
8
9
2
Учет
работ по
юридичес
кому
отделу
Отчет о
выполнени
и плана
работ
Юрист
Немедл
енно
Механи
к
До 10
числа
текущего
месяца
Бух-
галте
2 числа
месяца,
следую
щего за
отчетны
м
Учетный
лист
выполненн
ых работ
Юрист
Немедл
енно
Механи
к
До 10
числа
текущего
месяца
Бух-
галтер
2 числа
месяца,
следую
щего за
отчет-
ным
Сводная
ведомость
по отделу
Юрист
Ежемес
ячно
Механи
к
До 10
числа
текущего
месяца
Бух-
галтер
2 числа
месяца,
следую-
щего
3.
Начисле-
ние
заработн
ой платы
Табель
рабочего
времени
Менед
жер по
персон
алу
Ежедне
вно
Инспект
ор
отдела
кадров
До 25
числа
текущего
месяца
Глав-
ный
бухгал
тер
2 числа
следую
щего
месяца
До 27
числа
текущег
о
месяца
Расчетно-
платежная
ведомость
Главн
ый
бухгал
тер
До 30
числа
текущег
о
месяца
-
-
Глав-
ный
бухгал
тер
До 30
числа
текуще-
го
месяца
3.
Начисле-
ние
заработн
ой платы
Ведомость
перечисле
ния
взносов в
социальны
е фонды
Главн
ый
бухгал
тер
До 10
числа
следую
щего
месяца
-
-
Глав-
ный
бухгал
тер
До 10
числа
следу-
ющего
месяца
Платежны
е
поручения
на
выплату
заработно
й платы
Главн
ый
бухгал
тер
До 30
числа
текущег
о
месяца
-
-
Глав-
ный
бухгал
тер
До 30
числа
текуще-
го
месяца
4
Оформ-
ление
расчетов
с подот-
четными
лицами
Авансовый
отчет
Подот
четное
лицо
В
течение
3 дней
Подот-
четное
лицо
В
течение
3 дней
Бухгал
тер
Еже-
месячно
Для повышения квалификации работников бухгалтерии необходимо
разработать должностную инструкцию для каждого работника, определить
58
мероприятия по повышению их квалификации, составить график проведения
учебных занятий работников бухгалтерии.
Сегодня решением вопроса о совершенствовании учета также можно
назвать использование программы «1С: Бухгалтерия» последней версии. В ООО
«Комплекс Бар» используется программа «1С:Бухгалтерия» версии 8.2, но не в
полной мере. В этой связи, в ООО «Комплекс Бар» необходимо ввести
программное обеспечение «1С: Зарплата и управление персоналом»,
возможности которого позволят сократить временные затраты на обработку
информации по сотрудникам предприятия (вносить все первоначальные данные
сможет инспектор по кадрам), а также формировать различные отчеты,
связанные именно с оплатой труда, которые позволят своевременно выявить
ошибки в ведении учета по оплате труда
47
.
«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» – программа массового
назначения, позволяющая в комплексе автоматизировать задачи, связанные с
расчетом заработной платы персонала и реализацией кадровой политики, с
учетом требований законодательства и реальной практики работы предприятий.
Она может успешно применяться в службах управления персоналом и
бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных
в эффективной организации работы сотрудников
48
.
С помощью «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» можно вести
кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций,
причем в роли отдельных организаций могут выступать как юридические лица,
так и индивидуальные предприниматели. При этом каждая организация может
вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной
и той же информационной базы.
Помимо проведения массовых расчетов заработной платы, «1С:Зарплата
и Управление Персоналом 8» обеспечивает подготовку всех необходимых
47
Харитонов С. А. Настольная книга по оплате труда и ее расчету в «1С:Зарплата и управление
персоналом 8» / С.А. Харитонов. - М.: 1С-Паблишинг, 2017. - 648 c.
48
Лобанова С.Е. 1C: Зарплата и управление персоналом 8.1. - М.: КноРус, 2015. - 368 c.
59
унифицированных форм по учету труда и заработной платы и других отчетов,
позволяющих получить информацию за любой расчетный период:
- расчетные листки; n расчетные и платежные ведомости Т-51, Т-49, Т-53;
- полный и краткий своды начислений, удержаний и выплат;
- анализ депонированной зарплаты;
- журнал учета исполнительных документов;
- займы сотрудников;
- лицевые счета и т.д.
49
Результаты расчетов могут быть представлены в виде аналитических
отчетов:
- анализ зарплаты по подразделениям и сотрудникам;
- анализ ФОТ по начислениям, по сотрудникам организаций и др.;
- анализ задолженности по зарплате;
- анализ исчисленных налогов и взносов и т.д.
Рисунок 6 – Расчет показателей эффективности работы
сотрудников в программе «1С:Зарплата и Управление
Персоналом 8»
49
Муштоватый И. Ф. Компьютер для бухгалтера. 1С: Бухгалтерия 7.7/8.0 / И.Ф. Муштоватый,
Е.Е. Балабайченко, Г.Н. Лебедева. - М.: Феникс, 2016. - 352 c.
60
Использование оценки эффективности по ключевым показателям в
программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» позволяет оценить
результативность деятельности сотрудников и подразделений за счет описания
целей, выделения измеримых показателей эффективности сотрудников (KPI -
Key Performance Indicator), ввода плановых и фактических значений.
Сотрудникам назначаются плановые начисления содержащие показатель
расчета зарплаты – показатель эффективности сотрудника. Например,
предопределенное начисление Доплата по результатам оценки эффективности.
Оценивается эффективность деятельности сотрудников по целям,
перечисленным в справочнике Структура целей. Из плановых и фактических
показателей по целям исчисляется KPI, в соответствии с которым, автоматически
рассчитывается назначенное сотруднику плановое начисление
50
.
«1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» предоставляет
возможность проанализировать эффективность сотрудников, сравнить
фактические значения показателей нескольких сотрудников за произвольный
период, увидеть как фактические значения показателей соотносятся с плановыми
в заданном периоде.
Нечеткость и несогласованность методики внутреннего контроля затрат в
ООО «Комплекс Бар» приводит к снижению эффективности системы
управления. В этой связи, нами предлагается внедрить систему внутреннего
контроля расходов на оплату труда. Контроль расходов на оплату труда является
важным для предприятия, поскольку охватывает систему наблюдения и
проверки объекта контроля, а также меры, которые при необходимости
корректируют указанные расходы для обнаружения и устранения проблем до
того, как они смогут привести к негативным последствиям.
Формальная проверка регистрации хозяйственных операций по оплате
труда позволяет контролировать правильность осуществления исправлений в
документах, а также наличие и достоверность предусмотренных реквизитов.
50
Ветлужских Е.И. Разработка KPI в компании. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 298 c.
61
Предлагаемая форма ведомости отклонений по результатам формальной
проверки приведена в таблице 13.
Таблица 13
Ведомость отклонений в документах при регистрации
хозяйственных операций по оплате труда по результатам
формальной проверки
№
Документ, проверка
(№, дата)
Установленные
отклонения
Примечание
1.
2.
3.
Методический прием арифметической проверки относительно
регистрации в документах хозяйственных операций по оплате труда дает
возможность про-контролировать правильность выполненных расчетов, а также
установить отклонения от норматива. Результаты проверки целесообразно
отразить в предложенной форме рабочего документа контроллера (таблица 14).
Таблица 14
Ведомость отклонений в документах при регистрации
хозяйственных операций по оплате труда по результатам
арифметической проверки
№
Документ,
проверка
(№, дата)
Установленные
отклонения
Сумма, рублей
Примечание
норма
по
факту
отклонения
+/-
1.
2.
3.
С целью контроля начисления заработной платы нужно выполнить
нормативно-правовую проверку, с помощью которой выяснить обоснованность
использованных нормативов оплаты труда, расценок и ставок заработной платы,
наличие на предприятии коллективного договора и положения об оплате труда,
их выполнения, и отразить результаты проверки в предложенной таблице 15.
62
Таблица 15
Ведомость отклонений в документах при регистрации
хозяйственных операций по оплате труда по результатам
нормативно-правовой проверки
№
Документ,
проверка (№,
дата)
Установленные
отклонения
Нормативный
документ, на
основании которого
установлено
отклонение
Примечание
1.
2.
3.
Использование методического приема нормативно-правовой проверки
позволяет осуществить контроль за соблюдением субъектом хозяйствования
требований действующего законодательства.
Взаимная проверка содержания документов, в которых регистрируются
хозяйственные операции по оплате труда, осуществляется путем изучения и
сопоставления показателей, которые отражаются в нескольких документах, где
приведены взаимосвязанные операции. С помощью взаимной проверки
возможно контролировать отражение в учете удержаний из заработной платы
персонала, а также выявить противоречия между документами и операциями,
отраженными в учете в тех случаях, когда для осуществления финансово-
хозяйственной деятельности нужны обґрунтовуючі документы,
подтверждающие ее и предоставляют возможность проверить реальность этих
действий и соответствие составленным документам. Так, во время проверки
правильности выплаты заработной платы согласно расчетно-платежным
ведомостям указанные в них суммы сопоставляются с суммами, приведенными
в нарядах, счетах и трудовых соглашениях
51
.
Результаты взаимной проверки документов при регистрации хозяй-
ственных операций по оплате труда целесообразно отражать в ведомости,
образец которой приведен в таблице 16. Разработанные типовые формы рабочих
документов контролера дает возможность минимизировать срок оформления
51
Жемчугов А.М., Жемчугов М.К. Мотивы человека и мотивация персонала // Проблемы
экономики и менеджмента. 2017. – №3. – С. 3-6
63
выполненных процедур и улучшает качество выполнения контрольной
проверки.
Таблица 16
Ведомость отклонений в документах при регистрации
хозяйственных операций по оплате труда по результатам взаимной
проверки
№
Документ,
проверка
(№, дата)
Сумма,
рублей
Документ,
проверка
(№, дата)
Сумма,
руб.
установлены
отклонения
Примечание
1.
2.
3.
Качество подготовки и проверки рабочих документов улучшается при
условии использования предложенных в таблицах 13-16 типовых форм рабочих
документов контролера, созданных для обобщения результатов внутреннего
контроля расходов на оплату труда.
Заключительная стадия обобщения результатов внутреннего контроля
затрат предполагает применение полученной информации при составлении
заключений и предоставлении предложений по устранению выявленных
недостатков, оптимизации управления расходами на оплату труда. По
результатам этой стадии информация о выявленных нарушения и отклонения
относительно достоверности формирования информации о расходах на оплату
труда излагается в отчете о результатах внутреннего контроля или внутренний
справке (докладной записке).
Таким образом, среди проблемных аспектов внутреннего контроля
расходов, в частности на оплату труда, важное место занимает отсутствие
утвержденных рекомендаций по формированию отчетной документации по
результатам проведения внутреннего контроля. Отсутствие четкого определения
требований, связанных с оформлением результатов контроля, негативно влияет
на эффективность управления субъекта хозяйствования, его экономическую
стабильность и положительную динамику. Преодоление указанных недостатков
возможно при условии регламентации содержания, форм, структуры и сроков
64
отчетной документации по контролю расходов на оплату труда локальными
нормативными документами, внутренними стандартами, а также положениями о
службе внутренне-хозяйственного контроля на предприятии.
Таким образом, внедрение вышеперечисленных мероприятий
способствует наглядности учета и контроля, созданию экономически
достоверной информации об оплате труда; своевременной оплате труда
работников организации.
3.2. Оценка эффективности предложенных мероприятий
Проведем расчет экономической эффективности учетных задач при
внедрении на исследуемом предприятии программного продукта «1С: Зарплата
и Управление персоналом 8». Полученные результаты расчетов обобщены в
таблицах 17-20.
Таблица 17
Общие расходы, связанные с автоматизацией исследуемых
учетных задач
Показатели
Руб.
1. Расходы на покупку бухгалтерской компьютерной программы
14500
2. Расходы на настройку компьютерных программ
8660
3. Расходы на организацию рабочего места пользователя
компьютерной программы
55137
4. Прочие расходы
8660
ИТОГО:
86957
Таблица 18
Общие годовые текущие расходы предприятия, связанные с
автоматизацией исследуемых учетных задач
Показатели
Руб.
1. Текущие расходы, связанные с использованием компьютера
189000
2. Текущие расходы, связанные с использованием других объектов
технического оснащения рабочего места пользователя
28350
3. Текущие расходы, связанные с использованием компьютерных
программ для решения исследуемых учетных задач
57761
4. Прочие текущие расходы, связанные с автоматизацией
исследуемых учетных задач
8664
ИТОГО:
283775
Таблица 19