13
платежей органами налогового администрирования одновременно проверяется
и наличие табеля (при его отсутствии к организации или к соответствующим
должностным лицам применяются штрафные санкции).
Включение данных о работнике в табель или их исключение из табеля
(при увольнении по разным причинам или переводе на работу в другую
местность) осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя
организации. При включении данных о работнике в табель каждому работнику
независимо от должности присваивается табельный (в обиходе - рабочий)
номер - цифровой код, принятый согласно внутренней системе кодификации
условно-постоянных реквизитов первичной документации, утвержденной
локальными нормативными документами организации. Табельный номер
сохраняется при должностных перемещениях сотрудника в организации и при
увольнении (переводе на работу в другую местность) не возобновляется в
течение трех лет.
В табели не включаются данные о персонале, принятом на работу по
гражданско-трудовым договорам. Не учитывается время, затраченное при
совмещении профессий на работы, выполняемые во время основной работы по
трудовому договору, а также при замещении временно отсутствующих
работников.
Время работы по условиям трудового договора является обязательным
объектом табельного учета.
Начальным регистром аналитического учета расчетов по всем видам
доходов, получаемых персоналом по месту основной работы и связанных с
ними удержаний, является лицевой счет каждого штатного работника
организации. Форма лицевого счета - объект учетной политики организации,
однако совокупность его реквизитов должна соответствовать нормам
Федерального закона "О бухгалтерском учете" [5]. В соответствии с
назначением лицевого счета (независимо от принятой формы,
фондовооруженности учетного процесса и эксплуатируемых программных
продуктов) совокупность его обязательных реквизитов состоит из нескольких
14
групп:
- общие сведения - фамилия, имя, отчество работника; номер лицевого
счета и срок (расчетный период), на который он открыт; код (название)
структурного подразделения; категория персонала; табельный номер, ИНН;
номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
состояние в браке; даты рождения, поступления на работу и увольнения;
- сведения о приеме на работу, перемещениях, изменениях условий труда
- дата и номер приказа (распоряжения); профессия, должность, специальность;
условия труда, тарифный разряд и тарифная ставка (часовая тарифная ставка);
оклад и сумма надбавок по их кодам (видам);
- сведения об использовании отпуска - вид отпуска, дата и номер приказа
(распоряжения), за какой период; даты начала и окончания, количество
календарных дней;
- основания для удержаний - номер и дата документа; вид; период (даты
начала, окончания данного удержания); сумма или процент удержания (на весь
период удержания, руб.); сумма удержания за расчетный период (руб.) и сумма
стандартных налоговых вычетов (руб.);
- сведения о начисленной заработной плате и иных выплатах - месяц,
отработанные дни, часы (количество); начислено по видам (кодам) выплат
(относящихся к заработной плате, коды, суммы, руб.), других доходов по видам
(кодам) выплат (не относящихся к заработной плате, коды, суммы, руб.),
пособий по временной нетрудоспособности и уходу за ребенком,
выплачиваемых из средств организации (месяц, дни, сумма, код); всего
начислено (руб.);
- сведения об удержаниях и зачетах - выдано (зачтено) за первую
половину месяца (аванс), код, сумма (руб.); НДФЛ, код, сумма (руб.); другие
удержания по видам (кодам) (сумма, руб.); всего удержано (сумма, руб.);
- сведения о задолженности - задолженность за организацией
(причитается к выдаче), сумма, руб., задолженность за работником
(дебиторская задолженность), сумма, руб.
15
Персональные данные о суммах, начисленных работнику по всем видам
оплаты, включая пособия по нетрудоспособности и связанные с материнством,
выплачиваемых из средств организации (всего начислено); суммах зачета и
удержаний по каждому виду и общим итогом (всего зачтено и удержано);
сумме, причитающейся к выдаче (кредиторская задолженность организации
работнику), или сумме долга работника (дебиторская задолженность работника
организации) распечатываются на бумажном носителе. Экземпляр полученного
документа прикрепляется к отведенному для текущего месяца чистому листу
лицевого счета по каждому условно-постоянному реквизиту. Другой экземпляр
документа, дополненный в автоматическом режиме необходимыми личными
сведениями из лицевого счета (фамилия, имя, отчество, табельный номер, код
структурного подразделения, расчетный период), носит название "Расчетный
листок". Форму расчетного листка организация устанавливает самостоятельно.
Расчетные листки составляются до установленной даты выплаты денежных
сумм, причитающихся работникам за вторую половину месяца (или в целом за
месяц, если аванс не выплачивается), и в срок, предусмотренный коллективным
договором или локальным нормативным документом организации, выдаются
работникам. Расчетные листки регистрируются в специальном журнале (форма
регистра - объект учетной политики организации) и выдаются работнику под
расписку в этом журнале. Данные лицевых счетов о ежемесячных начислениях
по видам выплат, кроме определения общей суммы начислений по видам
оплаты, используются также для начисления сумм отпускных, компенсаций за
неиспользованный отпуск, пособий по временной нетрудоспособности,
пособий по уходу за ребенком и других видов оплаты, исчисляемых по
среднему заработку.
В связи с этим в программных продуктах необходимо предусмотреть
ввод в лицевые счета системы кодов начислений, дополненных видами выплат,
включаемых и не включаемых в расчет среднего заработка, а также подсчет
сумм выплат, включаемых в расчет среднего заработка, нарастающими итогами
с начала текущего года и общим итогом за истекший год. Все это позволит
16
значительно снизить трудоемкость процедуры начисления выплат.
Еще одним регистром аналитического учета расчетов с персоналом по
доходам, получаемым штатными и нештатными работниками организации,
являются расчетно-платежные ведомости и расчетные ведомости. Первая
может применяться, только если выдача денежных сумм, причитающихся
работникам, выполняется вручную из кассы организации. В расчетно-
платежной ведомости объединены два документа разного назначения, тогда как
по существу ведомость является кассовым документом - приложением к
расходному КО. Следовательно, для бухгалтерского учета расчетов с
работниками по заработной плате и другим видам оплаты и распределения
начисленных сумм по их целевому назначению необходимо создавать
дублирующий (дополнительный) документ, что усложняет учет. В связи с этим
на практике, как правило, применяются расчетные ведомости,
ориентированные на платежи по пластиковым картам, а при необходимости -
наличными деньгами из кассы по платежным ведомостям.
Расчетные ведомости на штатных работников, совместителей и
физических лиц, выполняющих работы по гражданско-правовым договорам
(нештатный персонал), ведутся по структурным подразделениям и
функциональным службам организации, категориям персонала, каждому
работнику (по строкам ведомости) линейным способом. Практически
содержание строк расчетной ведомости дублируется из лицевых счетов. Итоги
ведомости: всего начислено, в том числе по видам выплат; всего зачтено и
удержано, в том числе по видам удержаний; причитается к выдаче, долг за
работником - подсчитываются в отдельности по каждому структурному
подразделению и по каждой функциональной службе.
Итоговые данные расчетной ведомости должны быть сбалансированы по
вертикали (строкам по каждому работнику) и горизонтали (итоговым строкам
ведомости) в следующем порядке:
- общая сумма частных итогов по видам оплаты, пособий по временной
нетрудоспособности и пособий, связанных с материнством, выплачиваемых из
17
средств организации, подсчитанная по строкам (всего начислено), равна
итоговой сумме указанных начислений по видам и в целом по расчетной
ведомости;
- общая сумма частных итогов зачета и удержаний, подсчитанная по
строкам (всего удержано), равна итоговой сумме удержаний по видам и в целом
по расчетной ведомости. На сумму зачета (аванса) бухгалтерская проводка
составляется на основании расходного КО, поэтому во избежание повторного
счета итоговую сумму зачета по данным расчетной ведомости лишь сверяют с
суммой расходного КО;
- из итоговой суммы начисленной заработной платы и других выплат,
относящихся и не относящихся к заработной плате (итого начислено по
ведомости), вычитается итоговая сумма зачета и удержаний (итого удержано по
ведомости) и прибавляется итоговая сумма долга за работником; полученный
итог должен быть равен итоговой сумме, причитающейся к выдаче
(кредиторскому долгу организации работникам).
Такая проверка - обязательный объект бухгалтерского контроля,
несмотря на то что в программных продуктах предусматривается ее
автоматическое выполнение.
Целесообразно дополнить итоговые показатели начисленных выплат по
их видам и в целом по расчетной ведомости накопительными данными с начала
отчетного года. Эта информация снизит трудоемкость составления
статистической отчетности, а также разработки управленческих решений в
области труда и его оплаты.
Итоговые данные расчетных ведомостей структурных подразделений и
функциональных служб по видам начислений, зачету, видам удержаний,
суммам кредиторской задолженности персоналу и дебиторской задолженности
работников на конец отчетного периода (за вторую половину предыдущего
месяца) суммируются в сводной расчетной ведомости в целом по организации.
Общий итог ведомости по начислению выплат, включаемых в фонд оплаты
труда, в том числе выплат социального характера из средств организации,
18
подсчитанный в сводной расчетной ведомости, служит контрольной цифрой
для кредитового оборота, отраженного за отчетный период на счете 70
"Расчеты с персоналом по оплате труда" в главной книге; дебетовый оборот
счета соответствует сумме общего итога зачета и удержаний; сальдо на конец
отчетного периода равны суммам, причитающимся к выдаче за вторую
половину предыдущего месяца, и оставшегося долга работника. Расхождения
между данными, учтенными в сводной расчетной ведомости и на счете 70, не
допускаются.
Необходимо отметить, что промежуточные и итоговые данные расчетных
ведомостей структурных подразделений и функциональных служб и сводных
расчетных ведомостей, являющиеся продуктами бухгалтерского учета,
рассматриваются также в качестве информационного обеспечения исчисления
показателей статистической отчетности (например, показателей средней
заработной платы по категориям работающих и в целом по организации),
налоговой отчетности, экономического анализа структуры и динамики фонда
оплаты труда, разработки и принятия управленческих решений в области
организации оплаты труда.
Суммы начисленной заработной платы и других выплат, составляющих
фонд заработной платы, возмещаются из выручки за проданные продукты
труда или средств иных источников (кроме нераспределенной прибыли) и
признаются в бухгалтерском учете трудовыми затратами на обычные виды
деятельности организации. Кроме того, в состав упомянутых затрат
включаются суммы выплат социального характера, пособий по временной
нетрудоспособности и связанных с материнством, выплачиваемых из средств
организации и также составляющих ее затраты по видам обычной
деятельности. Выплаты, включаемые в фонд оплаты труда (помимо фонда
заработной платы), возмещаются в основном из средств нераспределенной
прибыли организации.
Для распределения суммы фактического фонда оплаты труда в
программных продуктах предусмотрена специальная таблица - ведомость
19
распределения затрат на заработную плату и другие выплаты по целевому
назначению (далее - ведомость распределения). Распределяется общая сумма
начисленного фонда оплаты труда, учтенная в сводной расчетной ведомости за
отчетный период (итого начислено по организации) и в качестве кредитового
оборота на счете 70, на основании первичной документации, по данным
которой определены суммы доходов, полученных работниками в организации.
Документация группируется по структурным подразделениям, статьям затрат,
источникам возмещения, текущим нормам, отклонениям от текущих норм и
другим признакам.
Рассмотрим типичные бухгалтерские проводки по распределению
фактического фонда оплаты труда, начисленного за отчетный период.
С кредита счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в дебет
счетов
1. Организация отнесла по назначению затраты на заработную плату и
другие выплаты штатным и нештатным работникам, включенные в
фактический фонд заработной платы за отчетный период, а также суммы
пособий по временной нетрудоспособности и других социальных выплат за
счет организации:
07 "Оборудование к установке" (15 "Заготовление и приобретение
материалов") - работников подразделений, занятых снабжением стройки
оборудованием для монтажа;
08 "Вложения во внеоборотные активы" (по соответствующим субсчетам)
- работников, непосредственно занятых на СМР, выполнением работ по
реконструкции и модернизации эксплуатируемых объектов основных средств,
на работах по возведению, ремонту и разборке временных (титульных и
нетитульных) зданий, сооружений, приспособлений и устройств, сносу и
демонтажу прекращенных строительством объектов и на других работах в
капитальном строительстве, выполняемых хозяйственным способом; в
деятельности по приобретению и созданию объектов основных средств и
нематериальных активов; выполнением НИОК и ТР по трудовому договору;
20
созданием материальных поисковых активов (работами, связанными с поиском,
оценкой и разведкой полезных ископаемых на определенном участке недр);
дирекции строящихся предприятий; работников, выполняющих другие работы
капитального характера;
15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" - работников
аппарата управления, складского персонала, работников, занятых
обслуживанием и эксплуатацией складского хозяйства, других работников
службы материально-технического обеспечения деятельности организации,
включая персонал заготовительных баз, агентств и представительств;
20 "Основное производство" - производственных рабочих и других
штатных и нештатных работников, непосредственно выполняющих
технологические операции производственного цикла основного (профильного)
производства;
23 "Вспомогательные производства" - производственных рабочих и
других штатных и нештатных работников, непосредственно выполняющих
технологические операции производственного цикла вспомогательных
производств;
25 "Общепроизводственные расходы" - персонала, занятого на работах по
обслуживанию и эксплуатации оборудования и машин, закрепленных за
подразделениями основного, вспомогательных, обслуживающих производств,
персонала управления, сотрудников, выполняющих работы по хозяйственному
обслуживанию производственных подразделений, вспомогательных рабочих,
других работников, фонд заработной платы которых предусмотрен сметами
общих затрат цехов и других производственных подразделений организации;
26 "Общехозяйственные расходы" - работников администрации,
функциональных служб, пожарной и сторожевой охраны; сотрудников,
обеспечивающих санитарно-гигиенические условия работы, а также
выполнение специальных требований, предусмотренных правилами
технической эксплуатации организации, персонала, выполняющего работы по
технике безопасности и обеспечению нормальных условий труда, работников,
21
занятых обслуживанием и эксплуатацией объектов природоохранного
(экологического) назначения, дворов и дорог, зданий, сооружений, помещений
общехозяйственного назначения, технических средств управления (узлов связи,
средств сигнализации и др.), работников других служб, фонд заработной платы
которых предусмотрен сметой административно-управленческих и общих
затрат организации;
28 "Брак в производстве" - заработная плата персонала, допустившего
брак продукции не по своей вине, а также выполняющих работы по
исправлению внутреннего и внешнего брака (по нарядам на исправление брака
продукции, рекламациям покупателей и другим сигнальным документам);
29 "Обслуживающие производства и хозяйства" - работников аппарата
управления (если эти затраты не учтены на счете 25), рабочих и других
работников, занятых в обслуживающих производственных и
непроизводственных подразделениях организации;
44 "Расходы на продажу" - работников аппарата управления, складского
персонала, работников, занятых эксплуатацией и содержанием складского
погрузо-разгрузочного оборудования и машин, работников по хозяйственному
обслуживанию складского хозяйства, других работников сбытовой службы
организации;
96 "Резервы предстоящих расходов" - суммы заработной платы за
ежегодный оплачиваемый основной и дополнительный отпуска и других
выплат, начисленные в расчетном периоде работникам организации из средств
резерва текущих затрат;
97 "Расходы будущих периодов" - работников, занятых подготовкой и
освоением новых видов продукции, не предназначенной для серийного и
массового производства (кроме работ, включаемых в состав
капиталовложений), консервацией и содержанием машин и механизмов с
сезонным использованием, перебазированием подразделений организации,
другими работами, по которым затраты на заработную плату включаются
согласно учетной политике организации в состав затрат будущих отчетных
22
периодов.
2. Организация отнесла по назначению суммы начисленных выплат, не
относящихся к заработной плате, и других выплат, включаемых в фонд оплаты
труда:
84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" - доходы
учредителей (участников), акционеров, состоящих в штате организации, в
сумме дивидендов, начисленных согласно приказу руководителя организации о
решении ежегодного собрания акционеров по выплате дивидендов в
соответствии с итогами утвержденной собранием годовой бухгалтерской
отчетности; выплаты стимулирующего характера, начисляемые из средств
нераспределенной прибыли (премии по случаю торжественных дат, юбилея
работника, материальная помощь, доплаты, не включаемые в фонд заработной
платы, и другие подобные выплаты);
91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы", - суммы
заработной платы, начисленные работникам, выполнявшим работы по
ликвидации последствий, связанных с чрезвычайными обстоятельствами в
обычной деятельности организации (если такие расходы организация не
учитывает на счете 23).
По дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" учитываются
суммы, выплаченные в погашение задолженности организации по оплате труда
(включая аванс), удержаний и депонированных денежных сумм,
причитающихся работникам к выдаче, в корреспонденции с кредитом счетов:
50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 55 "Специальные счета в банках" -
штатным и нештатным работникам организации погашена задолженность по
заработной плате, другим выплатам, проходящим по фонду оплаты труда, и
социальным выплатам из средств организации наличными деньгами из кассы,
денежными почтовыми переводами с расчетного счета и с помощью
пластиковых карт. На итоговую сумму аванса, учтенную в сводной расчетной
ведомости (графа "Зачтено"), приведенная проводка (во избежание повторного
счета) составляется только по данным соответствующих расходных КО и