62
может быть порекомендовано заключение договоров с поставщиками на
условиях отсрочек платежей.
В целях совершенствования организации расчетов с поставщиками и
подрядчиками руководству АО «Энергия» можно предложить следующие
мероприятия:
− Проводить обязательную экспертизу и регистрацию договоров с
поставщиками и подрядчиками.
Проводя экспертизу договоров, важно проявлять должную
осмотрительность при выборе контрагентов.
На практике под должной осмотрительностью и осторожностью обычно
понимается использование всех установленных законодательством
возможностей для получения информации о контрагенте (таблица 23).
Таблица 23
Основные направления бухгалтерской экспертизы договоров с
поставщиками и подрядчиками
Направления
бухгалтерской
экспертизы
Структурные
подразделения,
участвующие в
исследовании
Экспертные задачи
1.Правовая
Юридический
отдел
Проверка соответствия договора требованиям
действующего законодательства и обычаям
делового оборота
Направления
бухгалтерской
экспертизы
Структурные
подразделения,
участвующие в
исследовании
Экспертные задачи
2. Бухгалтерская
Финансовая и
управленческая
бухгалтерия
Исследование бухгалтерского сопровождения
договора (документооборота, корреспонденции
счетов, учетной оценки объектов, отражения
состояния имущества и обязательств в
бухгалтерской (финансовой) отчетности)
3.Налоговая
Бухгалтерская и
финансовая
службы
Оценки налоговых последствий реализации
договора (объекты налогообложения, налоговые
ставки, возможность использования налоговых
льгот)
4.Экономическая
Управленческая
бух-галтерия,
планово-
экономический
отдел, служба
маркетинга
Анализ извлекаемых экономических выгод,
рисков по договору, ценовой политики, схем и
форм расчетов
5.Технологическа
я
Конструкторское
бюро,
производственно-
технический отдел
(ПТО)
Оценка технических параметров, отчуждаемых
либо приобретаемых по договору активов
63
АО «Энергия» должно осуществлять ведение аналитического учета с
обеспечением своевременного получения сведений о сроках погашения, а
также о просрочках оплаты КЗ. Это даст возможность избегать возникновения
необоснованных сумм задолженности.
В рамках прогноза кредиторской задолженности есть две составных
составляющих: определяют сумму погашения к началу периода
прогнозирования (задолженность предшествующих лет) и планируют
состояние по расчетам с контрагентами к концу периода (сумма текущей
задолженности).
В целях контроля за состоянием кредиторской задолженности
внутренняя документация АО «Энергия» предполагает нормирование ее сумм.
Нормативом кредиторской задолженности признают соотношение данного
показателя на выручку субъекта хозяйствования. Текущее состояние дел влияет
на его уровень, его устанавливают в пределах от 25% до 35%, что дает
возможность определения эффективности применения привлеченных средств,
выявления факторов его роста или сокращения. Также закупочный отдел
занимается составлением единой таблицы будущих обязательств со сведением
совокупных отсрочек платежей на каждый договор и кредитора, которая
проходит еженедельный анализ для того, чтобы поддерживать оптимальные
средние сроки погашения КЗ.
Инвентаризация обязательств (обязательно до оформления годовых
бухгалтерских отчетов) является одним из ключевых моментов контрольной
функции в бухгалтерском учете в субъекте хозяйствования, дающим
возможность выявления просроченной КЗ. Инвентаризация расчетов
заключается в проверке наличия его финансовых обязательств и их состояния к
определенной дате при помощи сличения фактических сведений со сведениями
бухгалтерского учета, а учетная политика АО «Энергия» устанавливает
порядок ее проведения и сроки.
64
В целях проведения инвентаризации осуществляется составление
определенной документации, ее краткую характеристику представили ниже в
таблице.
Таблица 24
Инвентаризация кредиторской задолженности
Документы
Их назначение
Сведения к заполнению
Приказ об
инвентаризации
(форма № ИНВ-
22)
Объявляет начало ее
проведения и
устанавливает
соответствующие
сроки
Инвентаризационная комиссия (в АО
«Энергия» работает постоянная ИК, куда
входят сотрудников бухгалтерского и
закупочного отдела) Указание о
проведении ревизии перед тем, как
будут составлять годовую отчетность
Акт ф. № ИНВ-
17 (в т. ч.
приложение-
справка)
Отражать результаты
инвентаризации
расчетов, в т. ч.
сведения сверки
взаиморасчетов
Результат проверки всех видов расчетов.
Подписание всеми участниками ИК
Журнал учета
контроля
выполнения
приказов об
инвентаризации
(ф. № ИНВ-23)
Отражать результаты
инвентаризации,
подтверждать
выполнение приказа
руководителя
Дата начала и дата окончания
инвентаризации
ФИО членов комиссии
Результат проверки (сумма в рублях)
За счет инвентаризации расчетов обеспечивается правильный учет
зарплаты, кредиторской и дебиторской задолженности и избежание «зависших»
и забытых задолженностей перед работниками, а также перед кредиторами.
Целью осуществления инвентаризации расчетов в АО «Энергия»
выступает проверка обоснованности сумм, которые учитываются на сч. 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (задолженности по оплате
купленной продукции (оказанных услуг, выполненных работ), в т. ч. по
неотфактурованным поставкам).
Проверка состояния расчетов осуществляется по каждому кредитору,
дебитору и договору, в этих целях проводят сверку взаиморасчетов с
контрагентами к 31 декабря отчетного года, оформление которой осуществляют
в виде актов сверок. Там приводится указание даты и номеров отгрузочной
документации (актов, накладных), стоимости товаров (услуг, работ), а также
произведенных платежей при указании дат и номеров платежных поручений. В
случае получения акта контрагент проводит проверку информации о
65
задолженности, внесение сведений по собственной системе учета, выявление
расхождений, затем отдает обратно заполненный акт.
Процесс внутреннего контроля за дебиторской и кредиторской
задолженностью по расчетам с поставщиками и подрядчиками состоит из
нескольких этапов (таблица 25).
Таблица 25
Процесс контроля за движением обязательств по расчетам с
поставщиками и подрядчиками
Наименование
этапа
Этапы контроля
Предварительны
й этап
Определение необходимости получения коммерческого кредита или
выбор такого способа расчетов с поставщиками, как предварительная
оплата
Этап 1
Заключение соглашения с поставщиком о получении коммерчес-кого
кредита – согласование условий оплаты, скидок, так, чтобы размер
скидок был максимальным, а санкций – минимальным
Этап 2
Получение от поставщика продукции на склад, контроль ее качества и
количества. Предъявление претензий поставщику
Этап 3
Своевременное погашение долгов поставщику
Этап 4
Составление актов взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами.
Проведение инвентаризации дебиторской и кредиторской
задолженности
Этап 5
В случае нарушения условий поставки вступить с поставщиками в
оперативную связь на предмет:
а) своевременности отгрузки продукции; б) соблюдение ее
качественных параметров; в) замены на другую марку или сорт
Этап 6
В случае возникновения сложностей по оплате покупки: избрать
наиболее эффективную форму расчетов; выбрать оптимальный способ
погашения обязательств
Этап 7
В случае исчезновения кредитора – оприходовать невостребованную
кредиторскую задолженность в качестве прочих доходов
Предлагаемый процесс контроля за осуществлением расчетов
организации с поставщиками и подрядчиками поможет решить основные
задачи по укреплению финансового состояния организации.
Внедрение полностью автоматизированного учета в процесс
оформления первичных документов может служить одним из эффективных
путей по совершенствованию первичного учета. Это позволит:
- снизить вероятные ошибки при переносе информации из первичной
документации в регистры учета;
66
- сократить количество первичных учетных документов, это будет
способствовать повышению оперативного и точного учета по расчетам с
поставщиками и подрядчиками в АО «Энергия».
Представляется целесообразным построение системы организации учета
при использовании программно-методического комплекса «WA: Финансист»,
это линейка программных продуктов для автоматизации управления финансами
в организациях среднего и крупного бизнеса разработанная компанией
«WiseAdvice».
Консалтинговая Группа «WiseAdvice»:
− входит в список ведущих аудиторско-консалтинговых компаний РФ
по версии рейтингового агентства «Эксперт РА»;
− входит в список ведущих аудиторско-консалтинговых компаний РФ
по версии рейтингового агентства «Эксперт РА»;
− на рынке с 2003 года (15 лет успешной работы);
− более 10 000 Клиентов;
− годовая выручка - более 300 000 000 рублей.
− департамент аутсорсинга учетных функций – дочерняя организация
по отношению к фирме 1С.
«WA: Финансист» включает следующие модули:
1. Финансист: Управление денежными средствами 8.3 (Казначейство:
БДДС, заявки, платежный календарь, отчетность)
2. Финансист: Бюджетирование 8.3 Бюджетирование: БДР, ББЛ,
прогнозирование, управление ДДС
3. Финансист: МСФО / Управленческий учет 8.3 Учет и отчетность по
МСФО и корпоративным стандартам
4. Финансист: Контракт-менеджмент 8.3 Управление договорами, от
согласования до контроля исполнения
Использование вариантов поставки «Финансист» в зависимости от целей
управленческого учета представлен на рисунке 2.
67
Рассмотрим функциональные возможности модуля для автоматизации
бюджетирования (БДР).
WA: Финансист: Бюджетирование 8.3 - это комплексный инструмент
планирования и контроля бюджетов доходов и расходов и движения денежных
средств. Решение автоматизирует управление всеми финансовыми и
нефинансовыми ресурсами организаций среднего и крупного бизнеса,
позволяет автоматизировать формирование отчетов по затратам компании
любого уровня детализации.
Рисунок 3. Автоматизация учета с помощью программного
комплекса WA: «Финансист»
Модуль предусматривает максимум возможностей для финансистов: от
планирования бюджетов (БДР и БДДС) любых сценариев и моделей, до
оперативного согласования и контроля доходов/расходов. Гибкие маршруты
согласования всех финансовых решений, неограниченное количество
аналитических разрезов, максимальная интерактивность, широкий набор
68
отчетности – это далеко не все возможности автоматизированной системы
учета.
В системе неограниченное количество видов аналитики, причем часть из
разрезов учета настраивается произвольно (рисунок 4). Это создает
максимальные возможности для финансового анализа и контроля.
Рисунок 4. Виды аналитик в WA: «Финансист»
Система позволяет вести учет по нескольким компаниям, центрам
финансовой ответственности, сценариям планирования, статьям бюджета,
контрагентам, договорам и другим аналитикам, что позволяет оперативно
получать управленческую отчетность в требуемом формате и глубине
детализации.
Общая схема подсистемы бюджетирования доходов и расходов
представлена на рисунке 5.
69
Рисунок 5. Общая схема подсистемы бюджетирования доходов и
расходов
Модуль предлагает широкие возможности использования данных из
внешних источников для целей подготовки бюджетов.
Также, для целей планирования, есть возможность эффективно
использовать данные, накопленные в WA: «Финансист» за прошлые периоды в
различных разрезах группировках, по договорам, статьям, центрам финансовой
ответственности и др.
Мощнейшие встроенные механизмы загрузки фактических или
плановых данных из внешних учетных систем обеспечат простоту внедрения
(рисунок 6).
70
Рисунок 6. Источники данных для подготовки бюджетов
Существует несколько источников данных для подготовки бюджетов: на
основании встроенных шаблонов, загрузка из Excel, что удобно использовать
при уже сформированном бюджете того или иного центра затрат, также
возможно копирование данных прошлых лет, на основании данных внешних
информационных баз, а также производить ручной ввод информации, что имеет
немаловажное значение.
В автоматизированной системе WA: «Финансист» кроме учета затрат
можно осуществлять планирование бюджета по разным методикам, используя:
− прогнозное планирование;
− сценарное моделирование;
− гибкую настройку формирования зависимых оборотов по статьям;
− распределение бюджета;
− привязка курсов валют к сценариям планирования.
В учетной системе возможно задавать счета проводок по плану счетов
бюджетирования для каждой статьи.
71
В дальнейшем эти проводки будут формироваться автоматически, при
проведении бюджетных операций по статьям, для которых преднастроены
шаблоны.
В системе, для целей ввода плановых показателей (бюджетных
транзакций / операций) по нескольким аналитикам и периодам, предусмотрен
документ «Бюджет доходов и расходов».
Форма ввода плановых данных документ имеет вид таблицы, строки и
колонки которой определяются настройками документа. В ячейки документа
вводятся плановые показатели
Способ ввода плановых данных, для удобства пользователей в этом
документе аналогичен вводу в таблицы MS Excel.
Итак, внедрение программного комплекса позволит обеспечить:
− Своевременность и достоверность финансовой отчетности по
международным или корпоративным стандартам
− Полный порядок в работе с договорами: хранение, согласование, и
всесторонний контроль.
− Повышение финансовой дисциплины по компании в целом и степени
персональной ответственности сотрудников.
− Снижение трудозатрат, повышение удобства и минимизация ошибок в
повседневной работе.
На рисунке 7 представлена схема взаимодействия модулей
автоматизированного комплекса WA: «Финансист»
Рисунок 7. Взаимодействие модулей автоматизированного
комплекса WA: «Финансист»