67
организаций и предприятий. Учет денежных средств ведется по журнально-
ордерной форме, с применением счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 55
«Специальные счета в банках».
Основными задачами бухгалтерии по учету денежных средств являются:
обеспечение их сохранности и правильности использования, строгое
соблюдение установленных правил ведения кассовых и банковских операций,
правильное оформление движения денежных средств в документах и регистрах
бухгалтерского учета.
Методология бухгалтерского учета денежных средств в ООО «Колос» не
нарушается. Тем не менее, выявлен ряд недостатков:
– оформление первичных документов с нарушением установленных
требований;
– некорректное отражение операций по денежным средствам в учетных
регистрах;
– нарушается график документооборота, а именно сроки внезапных
проверок кассы;
– данная организация не инкассируется;
– при сдаче денежных средств в банк, кассир не сопровождается;
– кассир организации посещает банк с незаполненным чеком,
подписанным руководителем ООО «Колос»;
– главный бухгалтер не ежедневно обрабатывает банковские выписки;
– реестр депонированных сумм не составляется;
– не осуществляется сверка соответствия записей в указанных банковских
выписках и приложениях к ним;
– бывает отсрочка в бюджет поставщикам по причине отсутствия
денежных средств на расчетном счете;
– не назначена приказом руководителя организации комиссия для
проведения ревизии кассы;
– внеплановые проверки в кассе не проводятся;
68
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация
не проводится, что является нарушением п. 2 ст. 12 Федерального закона «О
бухгалтерском учете».
Для устранения этих недостатков можно предложить пути
совершенствования учета денежных средств:
1. Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира
главному бухгалтеру.
2. Руководству ООО «Колос» также усилить контроль над
формированием инвентаризационной комиссией, так как отсутствие при
инвентаризации даже одно члена комиссии, включенного в ее состав, служит
основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
3. Рекомендуется проводить внезапную инвентаризацию кассы и расчетов
с подотчетными лицами, для своевременного выявления отклонений в
бухгалтерском учете.
4. Необходимо повысить уровень ответственности работников за
нарушение сроков предоставления авансовых отчетов.
5. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка
ведения кассовых операций, путем применения административных санкций:
выговоров, замечаний, увольнений.
6. Необходимо следить за заполнением всех реквизитов оправдательных
документов, а также соблюдать порядок списания расходов при отсутствии
оправдательных документов.
7. Усилить контроль за сохранностью денежных средств путем
проведения сверок с банком, где располагается расчетный счет.
8. Повысить уровень ответственности кассиров за нарушение порядка
ведения кассовых операций, путем применения административных санкций:
выговоров, замечаний, увольнений.
9. Также необходимо систематическое проведение экономической учебы
среди работников бухгалтерии.
69
3.2. Рекомендации по совершенствованию учета и аудита денежных
средств на предприятии
В процессе разработки основных направлений совершенствования
системы учета и аудита денежных средств организации ООО «Колос» можно
предложить следующее:
1) При организации процессов автоматизации бухгалтерского учета
использовать не типовые программы, а те, которые адаптированы для
предприятий торговли. Это позволит более полно учитывать все особенности
осуществления бухгалтерского учета организации данной отрасли;
При этом автоматизация должна касаться не только учета товаров, а всего
комплекса бухгалтерского учета организации, в том числе и учета денежных
средств.
Таким образом, введение автоматизации бухгалтерского учета
значительно облегчает работу с поставщиками, товаром. Однако кроме этого,
она значительно облегчает процесс ведения бухгалтерских операций.
Проведение автоматизации бухгалтерского учета значительно сократит
перечень операций, осуществляемых бухгалтером вручную. Кроме того,
автоматизация бухгалтерского учета позволит устранить риск совершения
ошибки при переносе данных с одного документа на другой, так как каждая
цифровая информация заносится в базу данных только один раз.
2) В настоящее время учетной политикой ООО «Колос» не определен
порядок документооборота, включая систему внутрипроизводственного учета,
отчетности и контроля.
В целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и
обработке первичных документов, а также сроков их представления, на
предприятии необходимо оформить правила документооборота, утверждаемые
в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.
Под документооборотом понимается создание или получение от других
предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных
70
документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете
регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен
в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике
предприятия по бухгалтерскому учету.
Графиком предлагается устанавливать рациональный документооборот,
предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для
прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок
его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать
перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом
подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их
взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за
своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную
передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за
достоверность содержащихся в документах, данных несут лица, создавшие их и
подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота
предлагается осуществлять главному бухгалтеру.
Для составления графика документооборота применяются различные
методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета
по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются
перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту
учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по
подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график)
документооборота по организации в целом.
В зависимости от целей, поставленных перед графиком
документооборота, предприятия имеют право утверждать свои правила
внутреннего движения первичных документов.
В графике документооборота должны быть отражены места создания
документов и сроки их передачи в бухгалтерию.
71
В ООО «Колос» плохо организованно разделение труда, т.е. нет
документов, четко определяющих обязанности каждого отдельного работника
предприятия. Не ведется работа по унификации и анализу должностных
инструкций. Вследствие этого возникают различного рода накладки, связанные
с несвоевременной подготовкой документов, получением информации,
необходимой главному бухгалтеру, с опозданием и т.д. Таким образом, будет
целесообразным разработать перечень, четко определяющий обязанности
работников организации.
3) Исходя из этих позиций, а также из того, что ООО «Колос» является
относительно небольшой организацией, на нем необходимо провести
комплексную автоматизацию производственного и бухгалтерского учета.
При недостаточности собственных источников в денежной форме
организация вынуждена «не целевым» образом использовать заемные средства,
а это, безусловно, не способствует улучшению её финансово-экономического
состояния.
Под «не целевым» использованием заемных средств следует понимать
довольно распространенные случаи, когда средства под вполне конкретные и
обоснованные цели, например, на оплату товаров, берутся не оттуда, откуда
следовало бы. Поэтому, чтобы вырученные средства за реализованные товары
использовались по целевому назначению, необходимо составлять плановую
калькуляцию затрат на весь планируемый портфель заказов реализации. В
результате в сводной плановой калькуляции каждая статья получает не только
стоимостную, а в отдельных случаях и натурально-вещественную оценку (по
статьям товаров, материалов, топлива, энергии), но и свой удельный вес по
отношению к общей величине выручки.
Распределение денежных средств в соответствии со структурой плановой
калькуляции должно распространяться на все поступающие суммы со стороны,
пока не будет получена вся выручка (по методу оплаты) или закрыта вся
дебиторская задолженность денежными средствами (по методу отгрузки).
72
Отсюда следует: для того чтобы не было путаницы, что оплачивать в
первую очередь – товары, заработную плату или налоги, – необходимо строго
придерживаться принятой структуры сводной калькуляции и не допускать
использования одних источников в ущерб другим.
Такое представление механизма образования и использования сначала
заемных, а затем собственных денежных средств делает «прозрачным» процесс
движения денежных средств, а каждая статья затрат получает конкретное
содержание. При этом по каждой статье устанавливается верхний предел,
выход за который может привести к перерасходу предусмотренного источника
и, следовательно, уменьшению прибыли и собственного капитала в денежной
форме.
Но целевое распределение денежных средств возможно только в случае,
если:
– затраты на реализацию составлены верно и экономически обоснованы;
– сводные затраты на отпуск товаров учитывает все затраты, что
подтверждается анализом отчетных данных и фактического расхода на
плановый объем реализации;
– фактические затраты находятся в соответствии с плановой
калькуляцией и строго контролируются;
– оплата постатейных затрат производится в рамках имеющегося
источника, необходимость в установлении очередности платежей отпадает, а
работа организации становится ритмичной.
При таком подходе на основе сводной калькуляции расходов на отпуск
товаров создается и сводный баланс движения денежных средств. Поступления
и расходования этих денежных средств в увязке с временным графиком и
установленными ограничениями способствуют тому, что денежные потоки
систематизируются и находятся в соответствии с принятыми договорными
обязательствами перед сторонними организациями, рабочими и служащими,
бюджетом и фондами, банками и акционерами как по сумме обязательств, так и
по срокам их исполнения.
73
В результате в одном и том же балансе движения денежных средств
одновременно сочетаются:
- поступления денежных средств от покупателей стройматериалов как
по суммам, так и по срокам;
- расходования денежных средств по оплате товаров сторонних
организаций в соответствии с установленными сроками и суммами;
- платежный график по расчетам с рабочими и служащим;
- платежный график по расчетам с бюджетом и фондами;
- платежный график по оплате процентов за кредит и возврату самого
кредита.
Следовательно, из такого баланса непосредственно вытекают дни или
периоды, когда необходимо осуществлять платежи, а собственных средств для
этого нет. Отсюда возникает потребность в кредите, которая получает
экономическое обоснование. И наоборот, если имеется избыток собственных
средств, то может быть поставлен вопрос об их выгодном вложении.
Таким образом, работа с составлением баланса движения денежных
средств дает все основания для организации и осуществления оперативного
управления финансовой устойчивостью ООО «Колос». Результативность этого
управления прослеживается через внутренние формы отчетности, анализа и
аудита.
4) Финансовое состояние анализируемой организации ООО «Колос»
неоднозначно. С одной стороны увеличивается объем реализации,
рентабельность, масштабы деятельности организации возрастают, при этом
показатели оборачиваемости и деловой активности не на высоком уровне.
Организация все больше ощущает недостаток собственных оборотных
средств. В качестве дальнейшего улучшения финансового состояния
анализируемой организации нужно сократить практику наращивания
кредиторской задолженности. В этой связи рассмотрим предложения по
увеличению эффективности использования оборотных средств.
74
Как показывают данные анализа основной проблемой деятельности
ООО «Колос» является увеличение эффективности использования оборотного
капитала, в пассивах организации преобладает кредиторская задолженность.
Таким образом, налицо агрессивная политика управления активами и
пассивами, которая, предполагает высокий уровень оборотных активов, и,
следовательно, низкую их оборачиваемость и соответственно преобладание
краткосрочных пассивов.
Но необходимо проводить умеренную политику управления, снижая
уровень краткосрочных пассивов за счет погашения кредиторской
задолженности и одновременного погашения дебиторской задолженности.
Таким образом, будет снижен уровень риска организации и соответственно
повышена его ликвидность.
Умеренная политика является оптимальной, т. к. для текущей ситуации
организации не приемлемы высокий риск и снижение притока денег.
Чтобы коэффициенты ликвидности соответствовали нормативным
требованиям, необходимо иметь структуру оборотных активов организации,
представленной в таблице 16.
Таблица 16
Структура оборотных средств, %
Оборотные
активы
Оптимальная
структура
Структура
2014 г.
Структура
2015 г.
Структура
2016 г.
Запасы
66,7
11,74
12,51
14,47
Дебиторская
задолженность
26,7
16,47
55,67
83,34
Денежные
средства и
краткосрочные
финансовые
вложения
6,6
71,73
31,82
1,64
Проведенный анализ ликвидности показывает, что организации
необходимо стабилизировать ликвидность баланса в соответствии с
75
нормативными значениями, так как от этого зависят инвестиционные вливания
капитала.
5) Состояние кредиторской задолженности во многом определяется
состоянием дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность –
величина управляемая. Из таблицы видно, что необходимо сократить
дебиторскую задолженность на 56,64% (83,34 – 26,7) полученные средства
необходимо направить на погашение кредиторской задолженности.
Для этого необходимо реализовать конкретные меры по управлению
процессом изменения дебиторской задолженности:
С целью снижения дебиторской задолженности необходимо определить
степень риска неплатежеспособности покупателей, рассчитывать прогнозные
значения резерва по сомнительным долгам. Большое значение при этом следует
уделить отбору потенциальных покупателей.
Отбор необходимо осуществлять с помощью следующих критериев:
соблюдение платежной дисциплины в прошлом, прогнозные финансовые
возможности покупателя по оплате запрашиваемого им объема товаров, уровень
текущей кредитоспособности, финансовой устойчивости. Оплату товаров
постоянным клиентам, возможно, производить в кредит. С целью ускорения
периода оплаты покупателями за приобретенную продукцию возможно
установление скидок за срочность. За неуплату в установленный по договору
срок следует установить систему штрафов. Длительность прохождения
дебиторской задолженности зависит также и от схемы движения банковских
документов. Наиболее оптимальным видом является электронная почта,
связывающая банковские учреждения между собой. При таком виде (в отличие
от применяемого в настоящее время почтового вида) скорость прохождения
документов увеличивается в 3–4 раза.
Как недостаток в организации бухгалтерского учёта дебиторской
задолженности в ООО «Колос» можно отметить то, что в учётной политике не
предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам.
76
Поскольку в процессе своей деятельности бухгалтера сталкиваются с
проблемой правильного учета и налогообложения командировочных,
представительских и хозяйственных расходов большая роль отводится
бухгалтерскому учету, с помощью которого непрерывно и взаимосвязано
отражаются все документально подтвержденные хозяйственные операции, чем
обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации.
В целях повышения эффективности операций в условиях рыночных
отношений организации ООО «Колос» необходимо выполнять основные
задачи, стоящие перед учетом денежных средств и расчетов.
Прежде всего, необходимо обеспечить своевременное и правильное
документирование операций по движению денежных средств и расчетов.
Немаловажным является оперативный, повседневный контроль за
сохранностью наличных средств и ценных бумаг в кассе организации, а также
контроль за использованием средств строго по целевому назначению, за
правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом,
за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах c покупателями и
поставщиками. Очень важным в повышении эффективности работы
организации является изыскание возможностей рационального вложения
свободных денежных средств как источника финансовых, инвестиций,
приносящих доход.
Рекомендации, сформулированные по результатам выполненной работы,
должны обеспечить значительное улучшение организации бухгалтерского
учета в организации, избежать различных штрафных санкций, что во многом
способствует улучшению финансового состояния.