14
1.2 Основы учета денежных средств в организациях
Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это
документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на
предприятии.
В состав первичных документов включаются те, которые содержат
данные об итогах деятельности — ордеры (по приходу и расходу финансов),
кассовая книга, отчеты. Основными первичными документами являются
различные акты, счета, накладные, поручения и прочие.
С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения
операции в организации, узнать дату ее проведения. Также на их основании
ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников
в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются
проверки. Также играют роль по сохранности имущества организации, дают
возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и
юридическим значением. Поскольку служат письменным доказательством
проведения операций, то используются судьей при рассмотрении
бухгалтерских споров
7
.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»,
содержит основные требования и порядок заполнения первичной
документации. 9 статья данного закона гласит, что документы принимаются к
учету, если оформлены в утвержденных законодательством формах. Прочие
нормативные документы, которыми стоит руководствоваться: Гражданский
кодекс – 1 и 2 части. Федеральный закон № 173 «О валютном регулировании»
от 10 декабря 2003 года. Положение о правилах осуществления перевода
денежных средств № 383-П от 19 июня 2012 года (ред. от 06.11.2015). Указание
7
Миронова, А. М. Проблема учета анализа и аудита денежных средств // Молодой ученый. — 2016. — №1. — С. 419-422.
15
Банка России о 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства».
Все документы, поступающие в кассу, оформляются в бухгалтерии.
После исполнения их кассиром, они возвращаются обратно. Заполнять может
кассир или бухгалтер. Оформление возможно несколькими путями: в
бумажном виде; с помощью компьютера; в электронном формате. В
нормативных актах нет требований, касающихся нумерации документов из
кассы. Правила можно установить самостоятельно. Можно использовать
нумерацию цифрами, индексами и даже буквами.
Единственное требование – соблюдение хронологии. Если приходных
документов много, нумерацию можно начинать каждый день заново. Печать
обязательна.
Формы документов разработаны и утверждены Банком России.
Приобрести их можно в канцелярии или книжном магазине. Существуют
специальные бухгалтерские программы, дающие возможность распечатать
бланк на компьютере. Последний вариант более приемлемый, так как можно
самостоятельно выбрать формат, изменить размеры строк.
Министерство финансов определяет реквизиты, обязательные к
заполнению в учетных документах:
- название документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- суть операции и ее измерители – натуральные и денежные;
- ответственные лица;
- их подписи и расшифровки.
16
Официальные бланки содержат графы с обязательными реквизитами, их
необходимо лишь заполнить
8
.
Государственный комитет статистики выдвигает правила оформления
документов: записи ведутся чернилами, ручкой или химическим карандашом –
такими средствами, которые гарантируют сохранность данных. Возможно
использование машинных носителей; простым карандашом недопустимо
пользоваться; документы оформлять аккуратно, записи делать разборчивыми;
обязательно указывать все необходимые реквизиты.
Если какие-то из них отсутствуют, ставить прочерк; сумму писать и
цифрой, и буквами; заверение документации руководителем предприятия
обязательно; расшифровки подписей также необходимы; скрепляется
документация печатью организации.
Сопровождаются кассовые операции ордерами. Кассовый ордер – приказ
главного бухгалтера компании (или должностного лица) кассиру и отчет
последним о поступлении или расходе денежных средств. Цель ордера –
контроль действий кассира, оправдание его перед бухгалтером в случае
возникновения спорных моментов. Бывает приходным и расходным
9
.
Приходной кассовый ордер – документ, использующийся для
оформления приема денег в кассу. Сотрудник бухгалтерии может заполнять
бланк от руки или с помощью компьютера. Делать исправления в ордере строго
запрещено. Ордер и квитанция к нему подписывается бухгалтером, кассиром и
ставятся их подписи. Также обязательна печать – главная е часть ставится на
квитанции, остальная – на самом ордере. Когда деньги поступают в кассу,
кассир отрывает квитанцию и отдает ее лицу, которые внес деньги. Ордер
остается в кассе организации. Бланк ордера стандартный — № КО-1.
Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:
8
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет в схемах и таблицах / Н.П. Кондраков. - М.: Проспект, 2015. - С.112.
9
Миронова, А. М. Проблема учета анализа и аудита денежных средств // Молодой ученый. — 2016. — №1. — С. 419-422.
17
указывается название организации, которая выдала ордер и структурное
подразделение (при наличии); ставится порядковый номер ПКО; проставляется
дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами); ставится номер
бухгалтерского счета; указывается дебет и кредит; проставляется код
назначения использования финансов из кассы; указывается наименование
компании и личные данные лица, от которого поступили деньги; пишется цель
операции, например, оплата по соглашению; прописывается сумма НДС; рубли
пишутся буквами, копейки – цифрами; при наличии первичных документов
указываются их реквизиты.
Для индивидуальных предпринимателей приходник может не
составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то
документ необходимо подписать. Оформляется в одном экземпляре во время
предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких
случаях: в качестве оплаты за услугу; за проданное имущество; как возврат
неиспользованных финансов; во время пополнения капитала; от сотрудников
организации – займы, ущербы; с банковского счета. Хранится приходной
кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы: от юридических лиц –
объявление на взнос наличкой; от физических — ордеры. Основные операции
прихода: наличная выручка; поступления из банка; возврат лишней заработной
платы; возмещение ущерба; поступление денег от учредителей; возвраты от
поставщиков
10
.
Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный
кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления
операций. Форма ордера № КО-2. Бланк выписывается работником
бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы: В заглавии
указывается название учреждения и при наличии структурное подразделение
10
Чая, В. Т., Латыпова О. В. Бухгалтерский учет; КноРус - Москва, 2015. - С.89.
18
(если нет – ставится прочерк), код документа берется из справки из Комитета
государственной статистики, номер документа соответствует записи в
регистрационном журнале, кассовый документ нумеруется с начала
календарного года, дебет и кредит указывает бухгалтер, который обрабатывал
документ, в приложении указывают документы, которые прилагаются к ордеру,
составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его
необходимо зарегистрировать в журнале. Главный бухгалтер организации и
руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру
11
.
Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе.
Относятся: от лиц юридического типа чеки, от физических лиц расходные
ордеры, деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные
операции: сдача финансов в банк; выдача заработной платы сотрудникам;
выдача отчетных денег; займы; расчеты с поставщиками.
Любое учреждение обязано вести кассовую книгу в одном экземпляре.
Форма стандартная – № КО-4. Вести ее можно в электронном и бумажном
варианте. Первый вариант возможен в случае обеспечения сохранности данных.
Для этого в начале каждого рабочего дня оформляется 2 машинограммы –
«Вкладной лист» и «Отчет кассира». Отчет ведется с начала года. В случае
ведения бумажного формата кассовая книга заводится на определенный период
времени. Зависит он от числа операций. Заполнять книгу можно несколькими
вариантами – горизонтально и вертикально. При вертикальном расположении
данные об операции расположены на одном листе. Отчетом является
следующая страница или вкладыш (пустой). Записи ведутся ручкой или
чернилами. Сведения можно дублировать, используя копировальную бумагу,
которая вкладывается между страницами.
11
Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М.: Дашков и К, 2016. - С.56.
19
При выборе горизонтального расположения книга содержит 2 части –
вкладыш и отчет. Первая часть имеет горизонтальную линейку, у второй ее нет.
Она заполняется с помощью копира. Нумерация у обеих частей одинаковая.
Обрывать отчет, пока смена не закончится, не допускается. В кассовой книге в
первую очередь указываются приходные документы, затем – расходные. По
окончании рабочего дня кассир должен подвести итоги по движению денег в
кассе и сдать бухгалтеру отрывной лист. На титульном листе книги обязательно
должны присутствовать данные: код организации; данные индивидуального
предпринимателя; отчетный период; название структурного подразделения.
Таким образом, первичные документы служат основанием для проведения
операций в учреждении. Оформлять их необходимо на основании требований,
установленных законодательством. Основными первичными документами
являются ордеры, кассовая книга, различные распоряжения и другие. Прежде
чем сдавать документы, необходимо их проверить. Занимается этим бухгалтер
предприятия. После проверки документация сдается в кассу. На руки кассовые
документы не выдаются
12
.
Учет денежных средств первичные документы — расходный и
приходный кассовый ордер выписывает бухгалтер, но не в коем случае не
кассир. Приходный и расходный ордера регистрируются в журнале
регистрации кассовых документов.
Ведение учета операций по кассе, работу с наличностью и контроль за
приходом и расходом денег в кассе доверяйте проверенным специалистам
13
.
Для того, чтобы начать осуществление наличных расчетов,
соответствующее предприятие должно обзавестись кассой. В данном случае
имеются в виду не ККМ или ККТ, а помещение и организация работы.
Игнорирование предприятием описанной обязанности будет расценено
12
Смольникова, Ю.Ю. Бухгалтерский учет. Конспект лекций: Учебное пособие / Ю.Ю. Смольникова. - М.: Проспект, 2016. - С.93.
13
Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М.: Дашков и К, 2016. - С.356.
20
контролирующими инстанциями в качестве нарушения кассовой дисциплины, а
компания, совершившая названный проступок, может быть привлечена к
ответственности в виде штрафа, размер которого установлен КоАП России.
Стоит отметить, что без надлежащей организации работы с наличными
деньгами правильный учет кассовых операций невозможен.
Для исполнения предписаний ЦБ РФ компании, использующие
наличность и оставляющие ее в кассе, должны рассчитать лимиты на остаток
денег. От такой обязанности освобождаются предприниматели и малые
предприятия.
Необходимо обратить внимание на отсутствие обязательности
установления лимитов каждым предприятием, использующим в своей
деятельности наличность. Расчет максимального размера остатка денег в кассе
позволяет юридическому лицу не сдавать средства, вписывающиеся в
расчетные рамки, в банк. Если же компания не рассчитала лимит, то он
считается равным нулю и по окончании рабочего дня наличных денег у
предприятия быть не должно.
Для правильного учета кассовых операций предприятие при определении
лимита должно использовать формулы, разработанные ЦБ РФ. Поименованные
алгоритмы отражены в приложении к Указаниям ЦБ РФ. В расчетах следует
использовать фактические показатели каждого предприятия. Для законного
увеличения лимита компаниям целесообразно брать максимальные значения
показателей, используемых в расчете
14
.
Важно отметить, что компания не имеет права применять лимит,
установленный произвольно. Если расчет производится предприятием,
созданным недавно и не имеющим необходимой статистики, то при
определении лимита следует использовать планируемые значения.
14
Агеева, О.А. Бухгалтерский учет и анализ: Учебник для академического бакалавриата / О.А. Агеева, Л.С. Шахматова. - Люберцы: Юрайт,
2016. - С.263.
21
Введение разработанного лимита в действие осуществляется через
издание генеральным директором предприятия соответствующего приказа.
Форма такого документа не утверждена, и специальные требования к ней не
предъявляются. Поэтому каждая компания издает соответствующий приказ в
произвольной форме. Обязательными к включению в такой документ являются
сами размеры максимальных сумм наличности, период действия лимитов и их
расчет.
Компании, имеющие в своем составе обособленные подразделения,
которые территориально удалены от головной организации, при расчете
лимитов должны учитывать свои структуры. В этом случае определяющее
значение имеет адресат, куда сдаются наличные деньги.
Если наличные средства поступают в кассу головной компании, то
лимиты рассчитываются с учетом доли соответствующего подразделения.
Иная ситуация возникает, когда обособленная структура сдает деньги в
банк самостоятельно. В этом случае следует устанавливать самостоятельные
лимиты для каждого такого подразделения.
Из сказанного выше следует, что правильный бухгалтерский учет
кассовых операций невозможен без установления лимитов на остаток
наличных. Это применяется в случаях, когда предприятие накапливает
денежные средства по окончании рабочего дня.
По общему правилу действия предприятий, связанные с приемом или
выдачей наличных денег, являются кассовыми операциями. Их участником
может быть любое лицо, отвечающее признакам дееспособности и
правоспособности
15
.
Для единообразного оформления движения наличных денег Федеральная
служба государственной статистики (ФСГС) России разработал и утвердил
15
Миславская, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Н.А. Миславская, С.Н. Поленова. - М.: Дашков и К, 2016. - С.87.
22
унифицированные формы документов. Утвержденные бланки применяются
субъектами для наличных расчетов и используются при учете кассовых
операций. Их заполнение является обязательным. Составление документов по
иным формам свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и
наказывается штрафом.
Основной документацией по бухгалтерскому учету кассовых операций,
необходимой для правильного оформления операций с наличными деньгами,
является:
расходный кассовый ордер;
приходный кассовый ордер;
кассовая книга;
расчетно-платежная ведомость.
Любые движения наличных денег в кассе компании обязательно
оформляются расходным или приходным ордерами. Такие документы
подписываются бухгалтером и кассиром, при этом операции с наличными
деньгами проводятся последним.
Генеральный директор вправе оформлять РКО и ПКО. Условием
легитимности такого заполнения является осуществление операций с
наличностью руководителем.
Важно помнить, что сотрудники, прямо не названные Банк России,
лишены права совершать кассовые операции и составлять соответствующие
документы. Ответственному работнику обязательно передаются печати и
штампы, а также вручаются образцы подписей сотрудников, уполномоченных
на подписание РКО и ПКО. Им разъясняются права и обязанности под личную
подпись.
Еще одним необходимым документом является кассовая книга. Порядок
ее заполнения и ведения подробно описан в нормативных актах России.
23
Все записи в кассовой книге должны быть подкреплены РКО и ПКО. По
окончании смены кассир сверяет данные в форме № КО-4 со сведениями,
указанными в ордерах. По итогам таких действий определяется остаток
наличных денег
16
.
Средства сверх лимита зачисляются на расчетный счет.
Если происходит выдача заработной платы работникам или стипендий, то
необходимо заполнять и вести расчетно-платежную ведомость. Сведения в
названном документе должны соответствовать данным кассовой книги и РКО.
При заполнении и оформлении кассовой книги или расчетно-платежной
ведомости необходимо руководствоваться приказом Министерства финансов
Российской Федерации от 30.03.2015 № 52н (ред. от 16.11.2016), которым
утверждены методические рекомендации по применению и заполнению форм
первичных учетных документов.
Все документы по операциям с наличными деньгами могут вестись как на
бумажном носителе, так и в электронном виде. Для последнего способа
необходимы электронная подпись и обеспеченность компании специальными
техническими средствами.
Независимо от способа ведения документов в них не допускается наличие
ошибок или неточностей. Документы должны быть заполнены аккуратно и
разборчиво.
Следует отметить, что, помимо учета движения наличных денег,
предприятия обязаны надлежащим образом осуществлять оформление
операций с денежными документами с внесением в соответствующие формы
отметки «фондовый».
Министерство финансов Российской Федерации издало приказ от
31.10.2000 № 94н (ред. от 08.11.2010), которым утвердило не только План
16
Смольникова, Ю.Ю. Бухгалтерский учет. Конспект лекций: Учебное пособие / Ю.Ю. Смольникова. - М.: Проспект, 2016. - С.37.