58
неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым
исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так,
чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном
документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено
подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не
допускаются.
2) Осуществлять выплаты наличных денег подотчетным лицам на
основании документов, подтверждающих расходы, с обязательным
оформлением авансовых отчетов.
В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 1.08.2001 г. №55
авансовый отчет (форма № АО-1) применяется для учета денежных средств,
выданных подотчетным лицам на административно - хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником
бухгалтерии.
Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном
носителях информации.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень
документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное
удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки
и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы,
приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке
их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие
оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы,
правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне
формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета),
которые дебетуются на эти суммы.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в
случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в
59
соответствии с установленным порядком, согласно действующему
законодательству Российской Федерации.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или
уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток
неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по
приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по
авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому
ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией
производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации,
утвержденному Банком России 22.09.1993 N 40 предприятия выдают наличные
деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки,
определяемые руководителями предприятий.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными
командировками, производится в пределах сумм, причитающихся
командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3
рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня
возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет
об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного
отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому
запрещается.
3) Не допускать подчистки и исправления в выписках банка.
Как уже было сказано выше, в тексте и цифровых данных первичных
документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не
допускаются.
60
Полнота банковских выписок устанавливается по их постраничной
нумерации и переносу остатка средств на счете. Остаток средств на конец
периода в предыдущей выписке банка по счету должен совпадать с остатком
средств на начало периода в следующей выписке. При обнаружении в выписке
неоговоренных исправлений, подчисток, пятен, «жирных» подчеркиваний и
подобных загрязнений аудитор должен произвести выверку информации в
банке.
4) Подобрать все оправдательные документы к выпискам банка. Каждая
сумма, указанная в выписке банка, должна быть подтверждена оправдательным
документом: платежным поручением, платежным требованием-поручением,
мемориальным ордером, квитанцией к объявлению на взнос наличными и
другими документами. Суммы по выпискам банка должны полностью
соответствовать суммам, указанным в приложенных к ним первичных
документах. Если какой-либо оправдательный документ отсутствует, аудитору
следует в письменном виде довести это до сведения руководителя проверяемого
предприятия или уполномоченного им лица.
Очень часто отсутствие оправдательных документов свидетельствует о
мошенничестве с наличными денежными средствами. Поэтому следует
проверить правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в
банк наличными. Проверка осуществляется путем сопоставления квитанции к
объявлению на взнос наличными, кассовой книги, отчета кассира и выписки
банка на соответствующую дату.
5) Не допускать отсутствия штампа банка о принятии документов для
обработки. На первичных оправдательных документах, приложенных к
выпискам банка, должны присутствовать штамп банка и подпись операциониста
банка. Вследствие выявления первичных документов без штампа банка аудитор
произвел выверку информации в банке.
Выписки из лицевых счетов, предназначенные для выдачи клиентам,
оформляются штампом и подписью ответственного исполнителя учреждения
банка. При выдаче клиенту выписки, составленной на нескольких листах,
61
штампом учреждения банка и подписями должен быть заверен каждый лист
выписки. В выписках из лицевых счетов не должно оставаться свободного места
между последней записью, штампом и подписями.
Выписки из лицевых счетов при введении их на ЭВМ никакими
подписями и штампами банка не оформляются.
По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов
должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены
записи по счету.
На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп,
которым оформляются выписки из лицевых счетов, а также календарный
штемпель даты проводки документа по лицевому счету, если эта дата не
совпадает с датой выписки документа.
Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех
дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание
и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не
ставится.
Не заверяются оттиском указанного штампа вторые экземпляры
оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам из счетов
клиентов, уже снабженных штампом либо гербовой печатью банка на ранней
стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям.
Ответственный исполнитель (контролирующий работник), подписывая
лицевой счет и выписку к нему, обязан убедиться в их полной идентичности,
наличия необходимых приложений к выписке, а также правильности их
оформления.
Выписки выдаются под расписку в лицевом счете лицам, имеющим право
первой или второй подписи по данному счету, или их представителям по
доверенности, оформляется в установленном порядке, а по заявлению клиента -
через абонентские ящики.
Владелец счета обязан после вручения ему выписки письменно сообщить
учреждению банка о суммах, ошибочно записанных в кредит или дебет счета.
62
При непоступлении от клиента возражений совершенные операции и остаток
средств на счете считаются подтвержденными. Расходы, производимые в
безналичном порядке, нужно списывать не непосредственно на счета учета
затрат, а используя счета по учету расчетов.
6) Усилить внутренний контроль за оформлением первичных учетных
документов по кассовым операциям, операциям по расчетным и другим счетам
в банках в соответствии с установленными требованиями нормативных
документов.
7) Повышать квалификацию бухгалтеров, в том числе в части
использования для ведения учета автоматизированной программы 1С.
В ходе аудита денежных средств также было выявлено, что при
формировании кассовой книги за день программа выдает сообщение «Обороты
по документам и проводкам за (дата) не совпадают». Проверка по оборотной
ведомости показала, что все суммы совпадают.
Данное сообщение выводится в том случае, если по счету 50 «Касса»
были введены операции вручную, т.е. не через документ. Необходимо найти все
эти операции и заменить их документами.
При оформлении платежного поручения новому контрагенту в документе
не проставляется автоматически его расчетный счет.
Бухгалтеру предприятия следует сравнить валюты расчетного счета ООО
«Метро Кэш энд Керри» и расчетного счета контрагента.
Таким образом, бухгалтеру ООО «Метро Кэш энд Керри» необходимо
проверять полученные выписки из банка на наличие всех оправдательных
документов, приложенных к ним, так же необходимо проверять наличие
штампов на документах, нужно отслеживать правильное списание расходов,
которые проводятся в безналичном порядке, проверять соответствие записей,
указанных в выписках банка, записям по счетам 51, 52, 55.
При исследовании бухгалтерского учета денежных средств обнаружены
ошибки кассира, когда полученная по карте денежная сумма возвращается
покупателю по его заявлению наличными средствами. Необходимо при этом
63
отметить, что если имеет место возврат денежных средств по возвращенному
товару, оплаченному банковской картой, то деньги возвращаются в безналичном
порядке путем их возврата на карту покупателя, что следует из п. 2 Указания
Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных
расчетов».
Движение денежных средств ООО «Метро Кэш энд Керри» ежедневно
контролируется руководителем организации. Для осуществления платежей
ответственные за закупку лица составляют заявку на оплату с приложением
счета на оплату поставщика. Данная заявка передается в бухгалтерию, которая
составляет сводку платежей для утверждения директора. Данная сводка
содержит приходную часть, содержащую информацию по приходу денег,
расходную часть, содержащую планируемые направления расхода денежных
средств и остаток денег на начало и конец дня. Данная сводка ежедневно
утверждается главным бухгалтером у директора, а бухгалтер по платежам
осуществляет платежные операции по утвержденным счетам на оплату. Так
происходит контроль движения денежных потоков.
Контроль движения денежных средств на расчетном счете осуществляется
бухгалтерией организации. Все платежи по расчетному счету осуществляются
посредством использования системы Банк-клиент. Ежедневно бухгалтерия ООО
«Метро Кэш энд Керри» просматривает банковские выписки по расчетному
счету, распечатывает их, подшивает в папки, делает разноску по счетам
бухгалтерского учета. Платежные поручения оформляются в программе 1:С
Предприятие 8.3, затем данные документы выгружаются в автоматизированном
виде вБанк-клиент, подписываются электронно-цифровой подписью директора
и главного бухгалтера. После проведения платежных документов на следующий
день банковские выписки выгружаются в автоматизированном порядке
оформляются в программу 1:С Предприятие 8.3, бухгалтер проверяет
корректность выгрузки и правильность формирования бухгалтерских проводок.
Рассмотрим, как отражаются в бухгалтерском учете ООО «Метро Кэш энд
Керри» недостача денежных средств.
64
29 декабря 2018 года банк сообщил в организацию о наличии в
инкассированной накануне (28 декабря 2018 года) выручке в сумме 180 000 руб.
фальшивой купюры номиналом 5000 руб.
Денежные средства, сданные в банк через инкассацию, в обязательном
порядке подлежат пересчету банковскими работниками. При обнаружении
купюр, которые вызывают сомнения в их подлинности, они изымаются и
направляются на экспертизу. При этом банковский работник должен составить
акт и мемориальный ордер. Через определенное время банк предоставил копию
акта об экспертизе банкноты, признанной фальшивой в ООО «Метро Кэш энд
Керри».
После получения от банка копии акта экспертизы денежных знаков сумма
номинала сомнительной купюры отражена ООО «Метро Кэш энд Керри» по
дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со
счетом 57 «Переводы в пути». Вина кассира в принятии в оплату товара
фальшивой купюры, вызванного изъятием проверочного устройства на ремонт и
принятием руководителем решения о продолжении работы, отсутствует.
Поэтому в данном случае сумма, отраженная по дебету счета 94 «Недостачи и
потери от порчи ценностей», подлежит отнесению на прочие расходы
организации с отражением по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы»,
субсчет 91-2 «Прочие расходы» (табл. 9).
Таблица 9
Учет недостачи денежных средств в кассе по причине инкассации
фальшивой банкноты
Операция
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Первичный
документ
На дату сдачи выручки инкассаторам
Отражена наличная
выручка
50
90-1
180 000
Приходный
кассовый ордер
Сдана наличная выручка в
банк через инкассацию
57
50
165 000
Квитанция к сумке,
Расходный
кассовый ордер
На следующий день
Отражено зачисление
выручки на расчетный счет
организации
(165 000 - 5000)
51
57
160000
Выписка банка по
расчетному счету
После получения от банка копии акта об экспертизе денежных знаков
65
Отражена недостача в
размере номинала
фальшивой купюры
94
57
5000
Копия акта об
экспертизе
денежных знаков
Признан прочий расход
91-2
94
5000
Приказ
руководителя,
Бухгалтерская
справка
Таким образом, внутренний контроль денежных средств ООО «Метро Кэш
энд Керри» заключается ежедневном оперативном контроле денежных потоков
директором главным бухгалтером, в проверке и своевременной разноске
безналичных средств бухгалтерией, а также в проведении плановых
инвентаризаций кассы. Данный контроль является недостаточным, поскольку
плановый характер проверок не исключает возможности и злоупотреблений и
хищений денежных средств из кассы. В части оперативного контроля денежных
потоков можно отметить высокую организацию. В то же время, недостаточное
внимание уделяется среднесрочному планированию денежных потоков, что
чревато возникновение кассовых разрывов. Рассмотрим основные направления
совершенствования учета и контроля денежных средств ООО «Метро Кэш энд
Керри».
Таким образом, по итогам исследования организации внутреннего
контроля денежных средств ООО «Метро Кэш энд Керри» выявлена низкая
степень такого контроля. В связи с этим, ООО «Метро Кэш энд Керри»
предлагается внедрение положения о внутреннем контроле с указанием
ответственных лиц, порядка и сроков проведения инвентаризаций денежных
средств.
Своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе - это
прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к
процедуре инвентаризации кассы необходимо подходить со всей серьезностью и
должной основательностью.
В ООО «Метро Кэш энд Керри» проводится инвентаризация, в основном,
в предусмотренных законом случаях:
при составлении годовой отчетности;
66
при смене материально-ответственного лица;
при выявлении недостач или излишков в кассе в оперативном
режиме.
В приложении 14 представлен акт инвентаризации денежных средств
перед составлением годовой отчетности.
ООО «Метро Кэш энд Керри» рекомендовано проводить внеплановую
инвентаризацию кассы.
Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), проводится внезапно,
неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его
добросовестности и компетентности.
Например, ревизии кассы осуществляется:
для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
выявления причины возникшей ошибки в учете;
по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
Действующим законодательством не определены сроки проведения
внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и
предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о
внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой
инвентаризации кассы.
Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия
денежных средств, находящихся в кассе ООО «Метро Кэш энд Керри», должен
применяться «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме №
КМ-9. Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными
журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.
При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой
наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а
выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала
кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний
суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных
счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта
67
по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС
России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941).
Направление совершенствования контроля денежного потока ООО
«Метро Кэш энд Керри» касается качества формируемой информации для целей
управления денежными потоками и оборотным капталом в целом.
Оперативная, достоверная, полная информация играет одну из ключевых
отправных точек в управлении денежными средствами, поскольку для внедрения
конкретных мер в области управления оборотными активами в целом, требуются
надежные оперативные данные. Исследуемая организация не отличается
высоким уровнем качества информации.
Приведем ряд мер, которые необходимо предпринять ООО «Метро Кэш
энд Керри» в этой области:
-повысить оперативность исторических данных. Обычно информация по
движению денежных средств из бухгалтерского учета формируется с
существенными задержками: фактические данные по бухгалтерским данным по
требованию руководства могут предоставляться через месяц после отчетной
даты. Необходимо установить определенное соотношение фактических данных
и данных управленческого учета, стараясь сохранить при этом максимальный
уровень достоверности информации;
обеспечить сопоставимость данных управленческого и
бухгалтерского учета. Часто данные бухгалтерского учета не содержат всех
компонентов учета денежных средств в нужной детализации;
привести систему аналитического учета как в бухгалтерском, так и в
управленческом русле в соответствие с задачами управления, что позволит
расширить полноту и детализацию информации по денежным средствам;
увеличить горизонт планирования, что даст возможность
предусмотреть долгосрочные аспекты управления, например, осуществлять
планирование не только на краткосрочной основе - ближайшие несколько
недель, но и несколько месяцев.