15
Следует помнить, что в случае реализации товара или услуги
реализующее их лицо обязано выдать чек ККМ. Указанная обязанность
торгующей компании предусмотрена Федеральным законом № 54-ФЗ от
22.05.2003.
Используемая при наличных расчетах ККМ должна отвечать
требованиям закона, подробный перечень которых предусмотрен
отечественными актами нормотворчества. Например, в Положении о
регистрации и применении ККТ, введенном Постановлением Правительства РФ
от 23.07.2007 № 470, среди общих требований к ККМ указаны отражение в
госреестре, исправное и работоспособное состояние, наличие часов реального
времени, которое указывается в кассовом чеке.
Отечественные организации вправе использовать наличность при
расчетах с физическими лицами, индивидуальными предпринимателями и
компаниями.
С гражданами наличные расчеты могут происходить без ограничений по
максимальной сумме таких расчетов. Об этом прямо указано в пункте 5
Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У.
Совершенно иное правило установлено для расчетов наличностью с ИП
и компаниями. Согласно пункту 6 Указания отечественного Центробанка
максимальный предел расчетов наличными между предпринимателями и
предприятиями составляет сто тысяч рублей по одной сделке
6
.
Совершение платежей в большем размере нарушает нормы
отечественного законодательства.
Положениями п. 6 Указания отечественного Центробанка от 07.10.2013
№ 3073-У определено, что выдача наличности соответствующим лицам под
отчет производится без учета максимального предела для расчета наличными,
предусмотренного Центробанком РФ.
Из вышесказанного следует, что предприятие вправе выдать
соответствующим лицам наличность под отчет. Максимальное ограничение по
6
Указание Банка России от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
16
размеру такой наличности не используется. Цели такой выдачи законом также
не регламентируются.
Для того, чтобы получить наличные деньги, соответствующее лицо
должно подать заявление руководителю компании. Такое заявление должно
быть письменным. В нем указываются сумма, цель ее получения и период, на
который выдаются подотчетные средства.
После окончания такого срока лицо, получившее деньги под отчет,
должно отчитаться об их использовании с приложением доказательств
расходования таких денег. Суммы, не попавшие в отчет, возвращаются в
компанию.
Пунктом 1 статьи 7 Закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых
органах Российской Федерации» полномочия по проверке соблюдения
отечественными компаниями кассовой дисциплины возложены на налоговые
органы России.
В случае выявления фактов каких-либо нарушений дисциплины
налоговый орган вправе привлечь соответствующее предприятие к
административной ответственности.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ст.
15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с
наличными деньгами, несоблюдение порядка ведения кассовых операций или
накопление в кассе денег сверх лимита соответствующее предприятие может
быть привлечено к установленной ответственности в виде штрафа
7
.
Размер возможных штрафов предусмотрен этой же нормой КоАП РФ и
составляет для организаций денежную сумму в размере от 40000 до 50000
рублей, а для должностных лиц — сумму от 4000 до 5000 рублей.
Надо помнить, что, если имела место продажа без применения ККТ, на
организацию, ее осуществившую, может быть наложен штраф в размере от ¾
7
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от
31.12.2017)
17
до целого наличного платежа, по которому не был пробит кассовый чек.
Независимо от цены покупки штраф будет не меньше 30000 рублей.
Необходимо учесть, что организация, допустившая нарушение кассовой
дисциплины, может быть оштрафована в течение двух месяцев с момента
совершения каждого проступка (статья 4.5 КоАП России, письмо ФНС РФ от
26.01.2005 № 22-3-11/073@).
1.2. Бухгалтерский учет кассовых операций
Учет денежных средств составляет одно из основных мест в системе
бухгалтерского учета в организациях, таких как средства организации,
находящиеся в кассе, на валютных, расчетных и специальных счетах в банках,
переводы в пути, а также финансовые вложения организации.
Главная цель бухгалтерского учета денежных средств состоит в
контроле над исполнением кассовой и расчетной дисциплины, точностью и
результативностью использования денежных средств, обеспечении целостности
денежной наличности и документов в кассе.
Основные задачи бухгалтерского учета операций с денежными
средствами представлены на рисунке 1
8
.
Для оформления кассовых операций применятся унифицированные
документы, форма которых утверждена Постановлением Госкомстата России
от 18.08.1998 N 88:
- КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
- КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
- КО-4 «Кассовая книга»;
- КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств».
Приходный и расходный кассовые ордера (далее – ПКО и РКО)
являются кассовыми документами, внесение исправлений в которые запрещено
8
Бородина В.В. Оформление кассовых документов: нарушения и ответственность // «Аудиторские ведомости»,
2017, № 10. – 23-28 с.
18
на законодательном уровне
9
.
Рисунок 1 – Задачи бухгалтерского учета операций с денежными
средствами
Кассовая книга и книга учета принятых и выданных кассиром денежных
средств относятся к учетным регистрам, в которые допускается вносить
исправления. При этом требуется указывать дату внесения исправлений,
фамилии и инициалы, подписи лиц, которые оформили документы,
исправленные в дальнейшем.
Кассовые операции проводятся кассиром, которым назначается на
должность руководителем организации с заключением трудового договора и
9
Зонова А.В. Бухгалтерский учет и анализ: Учебное пособие / А.В. Зонова, Л.А. Адамайтис. – М.: Магистр:
ИНФРА-М, 2016. – 576 с.
Задачи бухгалтерского учета операций с денежными средствами
точный, полный и своевременный учет денежных средств
обеспечение правильного документального сопровождения и
законности проведения всех финансовых операций
сохранение финансовых документов и денежных средств, а также
контроль за целевым использованием финансов
бесперебойное обеспечение денежной наличностью неотложных
нужд организации
обеспечение правильного отражения приходных и расходных
операций
определение направлений оптимизации использования финансов и
ресурсов предприятия
контроль за объемами и перемещением денежной массы
своевременное выявление результатов инвентаризации денежных
средств и расчетов в организации
контроль за правильностью расчетов
поиск самых выгодных способов инвестирования свободных
денежных средств для получения дополнительного дохода
19
договора о полной материальной ответственности. Кассовые операции могут
проводиться руководителем.
Кассовые документы могут оформляться следующими должностными
лицами:
- главным бухгалтером;
- бухгалтером, в том числе кассиром, который закреплен
соответствующим распорядительным документом, либо работником сторонней
организации, которая оказывает услуги по ведению бухгалтерского учета;
- руководителем в случае отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера в
штате предприятия
10
.
Кассовые документы должны быть подписаны главным бухгалтером или
бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. Когда
ведение кассовых операций возложено непосредственно на руководителя, то
кассовые документы подписываются им же.
У кассира должна быть печать организации с ее реквизитами, которая
подтверждает факт кассовой операции, а также образцы подписей лиц, которые
уполномены подписывать кассовые документы
Все кассовые документы и регистры могут быть оформлены на
бумажном носителе либо в электронном виде.
Документы на бумажном носителе могут быть оформлены от руки либо
с использованием технических средств, которые предназначены для обработки
информации (компьютер и программа), и подписаны собственноручными
подписями. Применение факсимиле или иного аналога собственноручной
подписи законодательство не предусмотривает.
Документы в электронном виде должны быть подписаны электронной
подписью (далее - ЭП).
Простая ЭП используется при подписании документов, которые не
требуют печати (к примеру, листы кассовой книги, заявление работника на
10
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет (финансовый и управленческий): Учебник / Кондраков Н.П. – 5-е изд.,
перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 584 с.
20
выдачу подотчетных сумм и т.п.). Такой документ является электронным
документом, который равнозначен документу на бумажном носителе,
подписанному собственноручной подписью.
Если печать обязательна (к примеру, на кассовой книге), необходимо
использование усиленной неквалифицированной ЭП, которая:
1) получена в результате криптографического преобразования
информации с использованием ключа ЭП;
2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный
документ после момента его подписания;
4) создается с использованием средств ЭП
11
.
В электронные документы внесение исправлений после подписания
указанных документов не допускается.
Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в
электронном виде, организуется руководителем.
Правила оформления кассовой книги определены п. 4.6 Указания N
3210-У и Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». Поступление
денежных средств в кассу находит отражение в кассовой книге (КО-4).
Кассовую книгу на бумажном носителе необходимо в обязательном
порядке пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью на последней
странице, сделав запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _____
листов». Кассовая книга должна быть заверена подписью руководителя и
главного бухгалтера организации
12
.
Каждый факт совершения кассовых операций находит отражение в
кассовой книге кассиром на основании каждого ПКО и РКО.
По окончании рабочего дня кассиру необходимо сверить данные
11
Леошко В.П. Методика учета денежных средств и денежных документов / В.П. Леошко // Российский
экономический интернет-журнал. – 2016. – № 3. – С. 30.
12
Яхьяева Х.К. Учет и нормативное регулирование денежных средств и безналичных расчетов / Х.К. Яхьяева //
Актуальные вопросы современной экономики – 2016 – № 2 – С. 83-87.
21
кассовой книги с данными кассовых документов, вывести по кассовой книге
величину остатка наличных денег и проставить подпись.
Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов
главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и
подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Когда в течение рабочего дня кассовые операции не осуществлялись,
записи в кассовую книгу не вносятся. Контроль за ведением кассовой книги
осуществляет главный бухгалтер (при его отсутствии - руководитель)
13
.
Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств
осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются
подписями старшего кассира, кассира.
Приходный кассовый ордер оформляется при приеме наличных денег
юридическим лицом.
При получении ПКО кассир проверяет наличие подписи главного
бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи
руководителя) и ее соответствие образцу, проверяет соответствие суммы
наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег,
проставленной прописью, наличие подтверждающих документов,
перечисленных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным
пересчетом.
Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы
вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.
После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО,
с суммой фактически принятых наличных денег.
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в
ПКО, кассир подписывает ПКО, проставляет на квитанции к ПКО, выдаваемой
вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную
13
Пономарева С.В. Учет денежных средств, расчетных и кредитных операций / С.В. Пономарева // Бухучет в
строительных организациях. – 2018. – № 7. – С. 9-20.
22
квитанцию к ПКО .
При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной
в ПКО, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую
сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных
денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму
наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. ПКО
кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их
отсутствии - руководителю) для переоформления ПКО на фактически
вносимую сумму наличных денег.
Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится
кассиром также по ПКО. Наличные деньги, не подтвержденные ПКО,
считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Расходный кассовый ордер офорляется при выдаче наличных денег.
При получении РКО кассир проверяет наличие подписи главного
бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - наличие подписи
руководителя) и ее соответствие образцу, соответствие сумм наличных денег,
проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче
наличных денег по РКО кассир проверяет также наличие подтверждающих
документов, перечисленных в РКО.
Кассир выдает наличные деньги после проведения идентификации
получателя наличных денег на основании представленного документа.
При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму
наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных
денег для проставления подписи.
Для учета кассовых операций предусмотрен единственный счет
бухгалтерского учета – счет 50 «Касса»
14
.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50-1 «Касса организации»,
14
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет (финансовый и управленческий): Учебник / Кондраков Н.П. – 5-е изд.,
перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2016. – 584 с.
23
50-2 «Операционная касса»,
50-3 «Денежные документы» и др.
Счет 50 «Касса» является активным счетом, который не может иметь
кредитового сальдо на конец периода.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и
денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса»
отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из
кассы организации.
1.3. Аудиторская проверка кассовых операций
Аудит кассовых операций осуществляется для подтверждения
корректности отражения операций с кассой в бухгалтерском учете.
К задачам проведения данного аудита относятся:
проверки полного и объективного отражения фактов хозяйственной
жизни предприятия, связанных с движением денежных средств в кассе, в
бухгалтерском учете;
проверки документального оформления данных операций,
произведенного в соответствии с регламентирующими кассовые операции
нормативными актами;
проверки целевого использования денежных средств в кассе и
контроль их сохранности
15
.
Как и аудит любого другого участка бухгалтерского учета, аудит
кассовых операций состоит из стадии планирования и стадии реализации.
Стадия планирования, в свою очередь, состоит из:
— предварительного планирования;
— составления общего плана;
— подготовки программы аудита.
15
Ковалева О.В. Аудит: учебное пособие / Под ред. О.В. Ковалевой. – М.: Издательство ПРИОР, 2014. – 320 с.
24
Для проверки корректности отражения кассовых операций на счетах
учета необходимо выполнить следующие процедуры:
1) Сравнение строки бухгалтерского баланса «Денежные средства» с
остатками на конец периода по счетам кассы в оборотно-сальдовой ведомости
предприятия.
2) Сравнение сумм движений на бухгалтерских счетах кассы с суммами
по банковским выпискам.
3) Проверка правильности перевода сумм в иностранной валюте в рубли
на конец периода (по правильному курсу).
В ходе выполнения аудита выполняется сверка корректности и
своевременности оприходования наличных денежных средств, поступающих в
виде выручки и прочих доходов, а также в результате возврата денежных
средств подотчетными лицами и прочих поступлений. С этой целью сверяются
суммы в приходных кассовых ордерах и накладных, банковских выписках и
прочей релевантной первичной документации.
Постановление Госкомстата РФ № 88 "Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых
операций, по учету результатов инвентаризации" от 18.08.1998 регламентирует
состав и применение первичной документации, причем применение данных
форм в случае операций, относящихся к кассовым, является обязательным.
Проверка сохранности денежных средств осуществляется путем
инвентаризации кассы при проведении аудита. Компания также обязана
инвентаризировать кассу при реорганизации или ликвидации, выявлении
фактов хищения денежных средств, смене лиц, несущих материальную
ответственность за денежные средства в кассе, а также в случае чрезвычайных
ситуаций, в ходе которых касса могла быть физически повреждена
16
.
До 1 июля 2018 года ряд предприятий имеют право совершать торговлю
без применения контрольно-кассовой техники. При ведении расчетов при
16
Шеремет А.Д. Аудит: учебное пособие / А.Д. Шеремет, В.П. Суйц– 8-е изд., доп. Перераб. – М.: ИНФРА-М,
2017. – 352с. – (Серия «Высшее образование»).