62
что банки занимают особое место в структуре финансового посредничества,
осуществляя расчетно-кассовое обслуживание, операции с ценными
бумагами и иностранной валютой. Организации располагают широкими
возможностями для выявления подозрительных финансовых сделок и
идентификации их участников.
Тем самым на предприятии можно эффективно использовать
двухстороннюю компьютерно- модемную связь «Клиент-Банк». Клиенты
банка по модемной связи имеют возможность отослать платежное поручение
и принять выписки из банка в течение нескольких минут. В свою очередь,
денежные средства, указанные в платежном поручении, в тот же день будут
списаны со счета клиента и в течение 1 дня дойдут до поставщика. В системе
«Клиент-Банк» ведется архив платежных документов. Система
автоматически сохраняет платежные документы, это избавит, в случае если
нужно срочно найти платежный документ, от рутинной работы с бумажными
архивами, способствуя росту производительности в обработке информации
по счетам. Не нужно лишний раз снимать и выдавать деньги на
хозяйственные нужды через кассу предприятия, тем самым можно упростить
работу бухгалтера- кассира, сэкономить время. Отпадает необходимость
каждый день посещать банк с платежными поручениями и забирать выписки
о состоянии расчетного счета предприятия. Также исключается возможность
допущения ошибки при заполнении в платежном поручении наименования
банка, его корреспондентского счета и других обязательных реквизитов,
которые при системе «Клиент-Банк» заполняются автоматически.
Как выяснилось при аудите, что самым легким и распространенным
способом подлога и присвоения денежных средств является выплата
заработной платы из кассы предприятия.
Процесс выдачи зарплаты через кассу трудоемкий, он отнимает
достаточно большое количество рабочего времени у сотрудников
финансового отделе. Для того чтобы сотрудник получил зарплату, бухгалтер
компании формирует расчетную ведомость на основании табеля учета
63
рабочего времени, больничных листов и т.д. Когда зарплата и остальные
выплаты начислены, формируют платежную ведомость, в которой работник
будет расписываться при получении зарплаты. Следует так же отметить, что
информация, содержащаяся в платежной ведомости, в данном случае не
является конфиденциальной.
Для того чтобы кассиру или иному уполномоченному лицу выдали
деньги в банке, заполняется чек из чековой книжки. Его подписывает
главный бухгалтер, руководитель и лицо, которому доверено забрать
наличные. Также курьеру на получение денег необходима доверенность. Но
все не так просто. Во-первых, за один день до этого нужно заказать деньги .
Для доставки их в офис фирмы руководитель организации должен
предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и
ценностей из учреждений банков или сдаче в них и в случае необходимости-
транспортное средство. Перевозить деньги может и сам сотрудник
бухгалтерии. Но, если сумма значительная, такая доставка средств
небезопасна как для самого работника, так и для финансов, которые он везет.
Поэтому в основном для этих целей заказывают инкассацию. Выдача
денежной наличности инкассаторам для доставки на договорных условиях в
организацию производится по денежному чеку ( п. 2.4.9 « Положение о
порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях» от 9 октября
2002 г. № 199-П).
В компании наличные пересчитывают и приходуют в кассу фирмы на
основании приходно-кассового ордера. Выдает деньги кассир. Он-
материально-ответственное лицо и в полной мере отвечает за сохранность
средств.
Работники получают зарплату на основании одной ведомости или же
по отдельным расходным ордерам, составленным на каждого сотрудника. В
течении трех дней все деньги, которые необходимо выдать, должны быть
переданы сотрудникам. На общую сумму выплаченной заработной платы
составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого
64
проставляются на каждой платежной ведомости.
Не полученную сотрудниками зарплату по истечении трех дней
называют депонированной и сдают обратно в банк, что так же связано с
некоторыми неудобствами для работников бухгалтерии.
Выдача заработной платы через кассу предприятия занимает
достаточно много времени и сил, иногда из-за нерадивых работников
приходится неоднократно переделывать расходные ордера на выдачу
наличных денежных средств, в связи с правильностью заполнения.
Необходимо правильно и вовремя оформлять и подписывать расходно
приходные документы
Я предлагаю усовершенствовать этот вид оплаты путем организации
выплаты заработной платы работникам посредством безналичного расчета,
то есть перечислением на пластиковые карты. В данном случае бухгалтеру-
кассиру не нужно посещать банк с чековой книжкой и снимать денежные
средства на выдачу заработной платы, пособий по временной
нетрудоспособности и другие выплаты социального характера.
Если фирма решит выплачивать зарплату по безналичному расчету,
необходимо закрепить это в трудовых договорах с работниками. Если
контракт уже заключен, нужно дополнить его условием получения оплаты за
работу - пунктом о перечислении денег на карточный счет. Иначе не
избежать нарушения трудового законодательства. В статье 136 Трудового
кодекса (абз. 3) сказано, что заработная плата выдается сотруднику в месте
выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в
банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором.
Получить пластиковые карточки можно двумя способами. Первый :
сотрудники компании сами заключают с банком договор, получаю карточки
в кредитном учреждении и затем сообщают в бухгалтерию реквизиты счета.
Работник, который самостоятельно оформил карточку, будет
выплачивать кредитному учреждению комиссию за пользование счетом из
своих средств.
65
Чтобы перечислить вознаграждение за работу, фирме придется
составить платежку, а если у каждого сотрудника компании счета открыты в
разных банках, то это вызывает определенные трудности.
Поэтому рассмотрим второй вариант- фирма сама заключает договор с
банком на получение карточек на всех сотрудников компании. Какой
платежной системой (например, VISA Electron или MasterCard)
воспользоваться, компания решит сама в зависимости от стоимости годового
обслуживания. Эта сумма должна быть указана в договоре, как и размер
вознаграждения, которое кредитное учреждение взимает за перечисление
денег на карточки.
Для оформления договорный отношений фирма должна предоставить
банку необходимый пакет документов. Для открытия карт- счетов
организации нужно предъявить :
- список доверенных лиц, которым получено передавать в банк
сведения и дискеты для зачисления заработной платы сотрудников на
специальных карточках счета ;
- список должностных лиц, уполномоченных подписывать списки на
зачисление средств на счетах сотрудников с образцами подписей этих лиц и
оттисков печатей;
- анкету компании, подписанную руководителем, главным бухгалтером
и заверенную печатью организации ;
- договоры на каждого сотрудника фирмы о предоставлении в
пользование и обслуживании банковской карты, заключаемые банком с
каждым держателем карточки ;
- заявление-обязательство от имени каждого работника на открытие
карт- счета и получение «зарплатной карты» ;
- копию паспорта каждого сотрудника фирмы, на имя которого
выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью;
- график выплаты заработной платы, заверенный руководителем
компании.
66
Итак, фирма открыла в банке карточные счета сотрудников. Механизм
выплаты заработной платы заключается в следующем. Компания направляет
в банк платежное поручение на сумму заработной платы для всех
сотрудников.
О том, сколько денег необходимо зачислить на счет каждого
работника, будет указано в специальной ведомости или реестре
приложенном к платежке. Этот документ составляют в бухгалтерии фирмы и
формируют- и в электронном виде , и на бумажном носителе. Список
сотрудников с обозначенной суммой зарплаты вместе с платежкой
предоставляют в кредитное учреждение. Обратите внимание, что в
поручении в поле « назначение платежа» необходимо указать дату и номер
ведомости, по которой сотрудник получает деньги.
То, что обязательство фирмы перед сотрудниками по выплате
заработной платы исполнено, необходимо подтвердить документально. Для
этого с каждого карточного счета сотрудника банк предоставляет выписку о
зачислении денег. Как только это подтверждение пришло, в бухгалтерском
учете необходимо сделать запись:
Дебет 70 Кредит 51
При увольнении владельца «зарплатной карточки» организация должна
письменно уведомить об этом банк. Бывший сотрудник может продолжать
пользоваться ею, но в этом случае расходы по ее обслуживанию он будет
оплачивать самостоятельно.
При использовании безналичных расчетов фирма понесет расходы по
уплате комиссии банку за обслуживание карт счета, но при этом ей нужно
будет тратить деньги на инкассаторские услуги. Кроме того, получать деньги
на карту удобно и самому работнику : можно рассчитываться ею в магазине,
где стоят терминалы, получать всевозможные скидки, снять необходимую
сумму в любое время, а не « транспортировать» всю полученную зарплату с
собой.
Также данный способ выдачи денежных средств позволит, направляя
67
работника в командировку или отправляя его исполнить поручения,
связанные с расходованием денежных средств ( например, чтобы он
отправил письма на почте, купил канцтовары, заплатил наличными
поставщику или подрядчику, заправил автомобиль на АЗС и т.д.), не
выдавать ему под отчет наличные деньги, а перечислить их на пластиковую
карту. Это позволит избежать некоторых трудностей особенно в случае, если
сумма большая или если работник направляется за рубеж- ведь по карте он
сможет оплачивать расходы или снимать наличные по мере необходимости,
причем, как правило, именно в той валюте , в которой ему будет удобнее в
данный момент .
Важнейшая задача управления и отдела финансового мониторинга
МУЭС - разработка, постоянное совершенствование и поддержание в
актуальном состоянии правил внутреннего контроля, а также программ
реализации, то есть постоянная автоматизация процессов (хорошее
программное обеспечение и периодическое обновление фильтров в связи с
возрастающими требованиями по усилению контроля аудита).
Автоматизируя работу с денежной наличностью путем внедрения
новейших и прогрессивных методов и программ, безналичная форма
движения денежных средств поможет предприятию Городецкий МУЭС
более оперативно и своевременно обрабатывать информацию, поступающую
как для покупателей услуг, так и для персонала своей организации. Тем
самым предприятие будет экономить время и развиваться быстрыми
темпами, создавая здоровую конкуренцию на рынке услуг.
Для совершенствования контроля за сохранностью и движению
денежных средств в организации предлагаю примерную программу
внутрихозяйственного контроля.
Для выполнения поставленной задачи следует ежемесячно проводить
внутренний аудит кассовых операций, который будет состоять из 3 частей .
Первая часть работы будет направлена на проверку отслеживающую
сохранность наличных денежных средств:
68
- проверка помещения кассы, состояние печатей на сейфе ;
- контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы;
- контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в банк
(сдача наличности при превышении, установленного лимита) и в
Г ородецкий МУЭС ;
- проверка состояния предупредительной сигнализации и средств
противопожарной безопасности.
Вторая часть внутреннего аудита направлена на аудирование учета
денежных средств.
- инвентаризация кассы (ценные бумаги, денежные средства);
- проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований,
предусмотренных Положением о ведении кассовых операций;
- проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных
денег (полученных из банка, за реализованную продукцию, работы и
услуги).
Третья часть - контроль за целевым использованием денежных
средств.
- проверка использования полученных из банка наличных денег по
целевому назначению;
- проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки;
- проверка достоверности выписок банка, наличие первичных
документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам;
- проверка законности и целесообразности расходования средств
подотчетными лицами;
- проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению
материального ущерба, погашения этой задолженности.
69
Данная программа позволит усилить контрольные функции всех
должностных и материально-ответственных лиц, которые обязаны отвечать
за сохранность и целевое использование денежных средств.
Также можно предложить внедрить в практику работы бухгалтерии
метод бюджетирования, предполагающий составление кассовых бюджетов.
Цель бюджетирования денежных средств состоит в расчете
необходимого их объема и определении моментов времени, когда у
предприятия ожидается недостаток или избыток денежных средств для того,
чтобы избежать кризисных явлений и рационально использовать денежные
средства предприятия.
Кассовый бюджет является составной частью Основного бюджета
предприятия и использует данные бюджетов продаж, закупок, затрат на
оплату труда и др. Кассовый бюджет представляет собой подробную смету
ожидаемых поступлений и выплат денежных средств за определенный
период, включающую как конкретные статьи поступлений и выплат, так и их
временные параметры.
Для повышения точности расчета объема требуемых и поступающих
денежных средств руководству предприятия необходимо знать конкретные
статьи поступлений и расходов денег, а также временные параметры этих
процессов. Как было указано выше, решение этой задачи можно
осуществить, используя бюджетирование денежных средств.
При этом следует учитывать, что бюджет денежных средств, как и все
прочие бюджеты, во многом зависит от субъективных оценок и прогнозов
(например, прогноза продаж, оценки периодов погашения дебиторской
задолженности и т.п.), поэтому, общая ошибка расчетов (возможные
отклонения) ведет к значительному искажению конечных результатов и
может послужить основой для принятия неправильного управленческого
решения. Разработка бюджета денежных средств, как и других бюджетов,
является результатом тесного сотрудничества всех служб предприятия и
должна быть регулярной, поскольку разовые бюджеты на основе единичных
70
оценок могут приводить к большим отклонениям и неправильным
управленческим решениям. Регулярность разработки бюджета позволит
руководителю определить, какие факторы оказывают самое большое
воздействие на величину денежного потока, и направить основные усилия на
более точную оценку этих факторов.
Подводя итог, можно сказать, что кассовый бюджет позволяет:
- анализировать значительные отклонения по статьям бюджета и
оценивать их влияние на финансовые показатели предприятия;
- получить целостное представление о совокупной потребности в
денежных средствах;
- принимать управленческие решения о более рациональном
использовании ресурсов;
- своевременно определять потребность в объеме и сроках привлечения
заемных средств.
Главной целью составления бюджетов является определение моментов
времени, в течение которых у хозяйства будет недостаток или избыток
денежных средств для того, чтобы разумно избежать кризисных явлений или
смягчить их и рационально использовать временно свободные средства.
Выявление таких моментов относительно наличных денежных средств будет
полезно для корректировки времени осуществления кассовых операций. Так,
если разнести во времени сгущения приходных и расходных операций даже в
течение 1-2 суток, можно добиться отсутствия дефицита средств в кассе, а с
другой стороны - отсутствия излишних остатков наличности сверх
разрешенного лимита и снижения тем самым потребности в инкассации
средств и снижения затрат на обслуживание предприятия кассой.
При составлении бюджета необходимо большое количество первичной
информации, которая, как правило, существует лишь в разрозненном виде в
различных подразделениях предприятия. На предприятии нет единой
службы, которая занималась бы сведением этой информации воедино для
составления бюджетов. Эти функции распределены по разным службам, и
71
нет возможности оперативного отслеживания и корректировок движения
денежных средств.
Кроме того, иногда происходит сознательное завышение показателей в
разрозненных финансовых планах в надежде на то, что какому-либо
подразделению предприятия выделять больше финансовых средств.
Составление единого бюджета позволяет избежать подобных явлений и
получить более объективную картину потребности в деньгах. Кассовый
бюджет должен включать все денежные поступления и выплаты, которые
удобно группировать по видам деятельности - основная, инвестиционная и
финансовая.
На первом этапе формирования кассового бюджета необходимо
определить поступления и расход денежных средств по основной
деятельности хозяйства, так как результаты планирования денежного потока
по основной деятельности могут использоваться при планировании
инвестиций и определении источников финансирования.
Основные документы, необходимые для составления кассового
бюджета хозяйства, систематизированы в виде схемы на рис.3.1.
Из рис. 3.1 видно, что для составления кассового бюджета (т.е.
планирования притоков и оттоков денежных средств в кассе и на счетах в
банках) нужно составлять следующие документы:
По основной деятельности - бюджет продаж, в свою очередь
распределяемый на шесть частных бюджетов (смет):
- закупок материалов, включая ГСМ;
- расходов на оплату труда;
- общепроизводственных расходов;
- коммерческих (реализационных) расходов;
- управленческих (общехозяйственных) расходов;
- налоговых платежей.