42
каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных
договоров.
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном
кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег
производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в
тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег
бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено
получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед
распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности".
Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному
кассовому ордеру или ведомости.
Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и
стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным)
ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого
получателя.
На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной)
ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями
руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это
уполномоченных.
В аналогичном порядке могут оформляться и разовые выдачи денег на
оплату труда (при уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача
депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, нескольким лицам.
Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся,
как правило, по расходным кассовым ордерам.
По истечении сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному
страхованию и стипендий кассир должен:
- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц,
которым не произведены указанные выплаты, ставиться штамп или делается
отметка от руки: "Депонировано";
43
- составляется реестр депонированных сумм;
- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делается
надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах,
сверяется их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляется надпись
своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на
ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал
(подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости
запрещается;
- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и
поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N
____
".
Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в
платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и
депонированных по ним сумм.
Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы
составляется один общий расходный кассовый ордер.
Аналитический учет денежных средств в кассе организации ведется по
видам движения денежных средств, а также по видам денежных документов.
Кроме того, аналитический учет денежных средств в операционной
кассе ведется по каждой кассе Службы обслуживания абонентов.
Для этого используются следующие аналитические признаки:
- виды движения денежных средств;
- виды денежных документов;
- кассы.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные
кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены
бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на
машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления
в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание
для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.
44
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их
документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам производиться только в
день их составления.
При получении приходных и расходных кассовых ордеров или
заменяющих их документов кассир проверяет:
- наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера,
а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе
разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на
это уполномоченных;
- правильность оформления документов;
- наличие перечисленных в документах приложений.
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает
документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и
расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно
после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а
приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью
"Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их
документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные
кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных)
ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей
регистрируются после их выдачи.
Регистрация приходных и расходных кассовых документов
осуществляться с применением средств вычислительной техники
(Специальной программы ORACAL, действующей на предприятии). При
этом в машинной программе ORACAL "Вкладной лист журнала регистрации
приходных и расходных кассовых ордеров", составляемой за
45
соответствующий день, обеспечивается также формированием данных для
учета движения денежных средств по целевому назначению.
Помимо денежной наличности в кассе Организации могут храниться
денежные документы, такие как: марки государственной пошлины; знаки
почтовой оплаты; путевки в дома отдыха и санатории; абонементы (билеты)
на посещение социальных мероприятий; проездные билеты (в т.ч. талоны на
проезд в городском общественном транспорте); оплаченные
железнодорожные билеты; талоны на бензин.
Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат,
связанных с их приобретением.
Приведем пример бухгалтерских проводок и операций с денежной
наличностью при поступлении в кассу организации, данные оформим в
таблицу 2.2.3 .
Таблица 2.2.3. - Поступление денежных средств в кассу организации в
рублях и в валюте
№ п/п Дебет Кредит
Содержание хозяйственной
операции
Документальное
основание
Сумма
операции
1 50.04 60.09.01
60.09.03
60.59.01
76.18.01
Оприходованы
приобретенные
организацией денежные
документы в рублях
получение векселя ООО
«Вираж»
Приходный ордер
форма № Дн-65
10000 =00
2 71.01.01 50.01 Выданы из кассы под
отчет денежные средства в
рублях на приобретение
денежны х документов
через Сбербанк
Приказ
руководителя
Организации;
расходный кассовый
ордер ф. № КО-2
5000=00
3 50.04 71.01.01 Оприходованы
денежные документы
вексель в рублях,
приобретенные
подотчетным лицом за
наличный расчет
Ивановой Е. А.
Авансовый отчет с
приложением
документов
подтверждающих
приобретение
денежных
документов;
приходный ордер
форма № Дн-65
5000=00
Организационная структура и специфика деятельности Организации
предусматривает наличие операционных касс для приема платежей за
оказываемые услуги. Порядок учета наличных денежных средств в
46
операционных кассах зависит от возможности организации оперативной
работы по предоставлению ежедневной информации из операционных касс в
главную кассу второго уровня (управления структурного подразделения) для
своевременного отражения данной информации в соответствующих
регистрах бухгалтерского учета. Предоставление ежедневной информации
зависит от функционирующей системы внутреннего контроля, которая
включает в себя, в том числе, персональную ответственность руководителей
и исполнителей на местах.
Операционные кассы располагаются по месту нахождения отделений
связи. В операционных кассах Организации осуществляются следующие
операции:
- прием денежной наличности от потребителей за услуги связи;
- прием денежной наличности от сотрудников Организации, на
которых возложены функции по сбору денежных средств от потребителей за
услуги связи в отдаленной местности (в том случае если на них возложена
обязанность по сдаче денежных средств непосредственно в операционную
кассу);
- возврат потребителям излишне удержанных сумм на основании
решений об удовлетворении претензий, принятых в установленном порядке;
- внесение денежной наличности на доходный счет Организации в
банке;
- сдача в главную кассу второго уровня (управления структурного
подразделения) собранной денежной наличности за услуги связи (только
если это предусмотрено).
Остаток наличных денежных средств в операционных кассах
отделений связи ограничивается установленным для них лимитом остатка
денежных средств в кассе (Приложение 3).
Прием денег от потребителей осуществляется с применением ККМ. В
случае отсутствия возможности применения при расчетах за услуги связи
ККМ, оформление платежей производится путем выдачи квитанций по
47
установленным формам .
В соответствии с п.12 Положения по применению контрольно
кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением [8,с 4],
утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.93 № 745,
оформление кассовых операций с применением ККМ при осуществлении
денежных расчетов с населением производится в соответствии с Письмом ЦБ
РФ от 04.10.93 № 18 «О порядке ведения кассовых операций в РФ» [6,с8] .
Порядок организации работы с применением ККМ изложен в [10, с35].
Для операционных касс, в которых налажена работа по оперативной
передаче информации об операциях по кассе за день, возможно применение
следующей схемы организации учета.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в
кассовой книге.
Предприятие МУЭС ведет только одну общую кассовую книгу,
которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью.
Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и
главного бухгалтера предприятия.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах. Вторые экземпляры
листов служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в
кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются
одинаковыми номерами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не
допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а
также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после
получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему
его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги
операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и
передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист
48
(копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными
кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
На предприятии Елабужский МУЭС кассовая книга ведется
автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде
машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней
формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы
составляются к началу следующего рабочего дня, имеют одинаковое
содержание и включают все реквизиты, предусмотренные формой кассовой
книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах
осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за
каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов
кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее
количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой
книги" и "Отчет кассира" проверяет правильность составления указанных
документов, подписывает и передает отчет кассира вместе с приходными и
расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во
вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства использования
машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение года хранятся
кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или
по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги"
брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год
заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и
книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на
главного бухгалтера предприятия.
49
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в
расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в
оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма
считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не
подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком
кассы и зачисляются в доход предприятия.
Г лавный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим
кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных
денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным
(старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по
приходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые
документы по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под
расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.
По авансам, полученным для оплаты труда и выплаты стипендий,
кассир обязан отчитаться в срок, указанный в платежной ведомости, для их
выплаты. До истечения этого срока кассиры обязаны ежедневно сдавать в
кассу остатки наличных денег, не выданных по платежным ведомостям. Эти
деньги сдаются в опечатанных кассирами сумках, пакетах и других
упаковках главному (старшему) кассиру под расписку, с указанием
объявленной суммы.
Все наличные деньги и ценные бумаги на предприятиях хранятся, как
правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях - в
комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании
рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи
от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым
запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним
лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.
Кассир в соответствии с действующим законодательством о
материальной ответственности рабочих и служащих несет полную
50
материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей
и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных
действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к
своим обязанностям.
Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины
проводится в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при
смене кассиров на предприятии производится внезапная ревизия кассы с
полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других
ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе
сверяется с данными учета по кассовой книге. Для производства ревизии
кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая
составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка
ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства
возникновения.
Так как на предприятии автоматизированное ведение кассовой книги,
то постоянно производиться проверка правильности работы программных
средств обработки кассовых документов.
Учредители предприятий, а также аудиторы (аудиторские фирмы) в
соответствии с заключенными договорами при производстве
документальных ревизий и проверок на предприятии производят ревизию
кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое
внимание уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций
возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины,
привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством
Российской Федерации.
На предприятии существует форма акта ревизии наличия денежных
средств, приведем пример заполнения акта по ревизии на 29 декабря 2010г.
(Приложение 5)
51
2.3. Аудит кассовых операций на предприятии
Целью аудита кассовых операций является установление соответствия
применяемой в организации Елабужский МУЭС методики бухгалтерского
учета, действующей в проверяемом периоде, нормативным документам для
того, чтобы сформировать мнение о достоверности бухгалтерской
(финансовой) отчетности во всех существенных аспектах. Задачами аудита
кассовых операций, этапами его проведения и соответствующими
нормативными документами являются:
- проверка своевременного и полного отражения в бухгалтерском учете
операций с денежными средствами при соблюдении требований
законодательства Российской Федерации;
- правильное документальное оформление операций с денежными
средствами в соответствии с установленными правилами ведения кассовых
операций;
- контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их
целевым использованием;
- своевременное проведение инвентаризации денежных средств в кассе,
выявление ее результатов и отражение на счетах бухгалтерского учета.
Последовательность работ при проведении аудита денежных средств
на Елабужском МУЭС можно разделить на три этапа: ознакомительный,
основной и заключительный. На каждом этапе должны быть выполнены
определенные процедуры проверки, позволяющие достигнуть цели и решить
задачи аудита денежных средств.
На ознакомительном этапе изучаются открытые организацией
расчетные и специальные счета.
Основной этап заключается в проведении анализа операций,
совершенных в отчетном периоде и осуществленных на основании выписок
банка с расчетных счетов за проверяемые месяцы, предоставляемых к