76
Практика аудиторских проверок показывает, что наиболее часто
встречаются нарушения, связанные с расходами, денежными выплатами
работникам и подотчетными суммами. Заработная плата, премии, пособия по
временной нетрудоспособности выдаются из кассы по расчетно-платежным
ведомостям. Расчетно-платежную ведомость подписывает руководитель
организации и главный бухгалтер. Проверка правильности выплат наличных
денежных средств по платежным ведомостям, необходимо проверить все ли
внесенные лица являются работниками организации. Данную ведомость
проверяет отдел кадров, при отсутствии кадровика, ведомость проверяет и
визирует главный бухгалтер.
Проверив расчетно-платежную ведомость по выплатам работникам ООО
«ДНС Ритейл» были обнаружены нарушения, а именно:
- отсутствовали подписи некоторых сотрудников;
- не разборчиво указаны фамилии;
Заключение аудиторской проверки.
Проведена проверка в присутствии руководителя, главного бухгалтера и
кассира организации ООО «ДНС Ритейл». Документальная проверка проведена
выборочным методом. Источниками информации для проведения аудита
явились кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая
книга, данные контрольной кассовой машины. Цель проведения аудита -
проверить правильность ведения кассовых операций и учета наличных
денежных средств.
77
Глава 3. Совершенствование учета и аудита кассовых операций.
3.1. Пути совершенствования учета и аудита кассовых операций на
предприятии
Целью аудиторской проверки кассовых операций является установление
соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения
операций по движению наличных денежных средств, действующим в РФ в
проверяемом периоде, нормативным документам для формирования мнения о
достоверности бухгалтерской отчетности во всех существенных аспектах.
Аудит кассовых операций помогает увидеть полную ситуацию, что
происходит в организации. Мне кажется, что независимая оценка в первую
очередь нужна самому руководству предприятия, чтобы принимать на основе
этих данных важные управленческие решения. Аудит кассовых операций нужен,
чтобы контролировать денежный оборот, чтобы не было оседания денег, или ж
наоборот растрачивания. Аудит кассовых операций помогает подготовиться и к
налоговым проверкам, что-то исправить, подкорректировать и избежать
штрафных санкций. Таким образом, аудит кассовых операций необходим в
любом бизнесе, в любой организации, независимо от форм собственности.
При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности,
кассовых операций, тем не менее, многие практические работники допускают
грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами.
Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми
потерями в виде штрафных санкций.
При разного рода проверках в ООО «ДНС Ритейл» выявляют множество
нарушений в учете денежных средств.
Основными нарушениями могут быть то, что документы по учёту
денежных средств в организации оформлены с нарушением установленных
требований (нет подписи руководителя, даты составления, основания для
выписки кассового ордера). Все ошибки в организации фиксируются в Google
таблицах. Скрин Google таблицы есть в приложении 5:
78
– выплаты подотчетным лицам на основании документов,
подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;
– несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами
между юридическими лицами;
– неполное оприходование денежной выручки, связанное с тем, что
кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств
на “размен”.
– отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения
операций, или их оформление ненадлежащим образом.
В связи с этим необходимо проводить ревизию кассы, тщательно
проверять кассовые документы на наличие ошибок.
Основные способы, которые используют для проведения ревизии кассовых
операций являются сравнение, наблюдение и анализ. Для их осуществления
используются приемы фактического и документального контроля.
К приемам фактического контроля относится инвентаризация, то есть
проверка фактического наличия денежных средств и документов в кассе, а также
обследование кассового хозяйства (пример Акта инвентаризации в Приложении
5).
ООО «ДНС Ритейл» не всегда вовремя проводит ревизии,
неправильное оформление документов при проведении ревизии, а случаются и
те случаи, когда ревизию и инвентаризацию практически не проводят.
На текущий момент рабочие места бухгалтеров достаточно
автоматизированы, однако до сих пор не исключена полностью бумажная
работа. Однако при существующих на сегодняшний день программных
средствах полностью отказаться от бумажной работы не составляет труда.
В помощь бухгалтерам и с целью облегчения ведения учета,
осуществления контроля в реальном времени, а также принятии своевременных
решений в управлении предприятием, а также исключения ошибок, разного типа
в том числе опечаток, описок, целесообразно использовать программное
обеспечение, на данный момент наиболее известные и распространенные и
79
адаптированные к бухгалтерскому учету это различные конфигурации
программы 1С: Бухгалтерия версия 7.7. или 8.0. ООО «ДНС Ритейл» использует
программу 1С: Предприятие 8.3. на основе двух баз- управленческой и
бухгалтерской. В управленческой базе есть отчеты для ежедневной проверки
кассовых смен «Отчет по закрытию кассовой смены», кассовых остатков- «Отчет
по кассе для бухгалтера».
«Отчет по закрытию кассовой смены» относительно недавно был
разработан в данной организации, этот отчет очень упрощает бухгалтеру
проверку кассы за день, он показывает расхождения между z отчетом и отчетом
по кассе в управленческой базе. Бывают очень часты случаи, что оплаты продажи
или возвраты не фискализируются и соответственно данные в ОФД не ушли по
техническим причинам и сбоям, либо по невнимательности кассира. В таких
случаях бухгалтер пишет сотрудникам магазина о наличии такой ошибки, после
чего сотрудники исправляют ошибку путем фискализации таких документов.
Также данный отчет показывает не вовремя снятый Отчет о закрытии смены (Z-
отчет), когда прошло более 24 часов с момента открытия смены. Что тоже влечет
за собой штрафы со стороны налоговой службы. Также «Отчет по закрытию
кассовой смены» показывает документы, по которым задублировались данные в
ОФД. С помощью специальной обработки сотрудники магазина могут устранять
данную проблему.
«Отчет по кассе для бухгалтера» показывает остаток денежных средств на
начало и конец дня с распределением по магазинам, где видно, был ли перелимит
за день.
В приложении представим санкции за нарушение кассовой дисциплины.
С целью устранения нарушений в учете денежных средств на предприятии
ООО «ДНС Ритейл» необходимо осуществлять постоянные внеплановые
инвентаризации.
Особое внимание необходимо сосредоточить на правильность оформления
кассовых документов.
80
Обратить внимание на качество оформления документов: подлинность
подписей получателей, возможные исправления, наличия подписи
руководителя.
Во время кассовых документов и приложенных к нему документов,
сопоставляются номера последних приходных и расходных кассовых ордеров с
записями с отчетом кассира. При обнаружении расхождений в сумме или
нумерации ордеров, необходимо выяснить причины их возникновения.
Сопоставляя данные по счету “Касса” с кассовой книгой, проверяющий должен
осуществлять анализ порядка ведения записей в кассовой книге и законности
совершенных операций. Для проверки соблюдения целевого использования
денежных средств необходимо сверять данные отчетов кассира, кассовой книги,
выписок банка, расходных и приходных кассовых ордеров, а также другие
документы, отражающие расходование денежных средств.
Следует постоянно проводить проверку соблюдения порядка выдачи
предприятиями наличности под отчет (соблюдения требований, установленных
сроков представления в бухгалтерии авансовых сумм, целевое их расходование)
и соблюдение лимита остатка наличности, сроков и порядка сдачи выручки,
своевременности возврата в банк неизрасходованных в срок средств, выданных
на оплату труда и другие выплаты.
Также необходимо повысить уровень ответственности работников за
нарушение сроков предоставления авансовых отчетов, усилить контроль за
сохранностью денежных средств путем проведения сверок с банком, где
располагается расчетный счет, повысить уровень ответственности кассиров за
нарушение порядка ведения кассовых операций, путем применения
административных санкций: выговоров, замечаний, увольнений.
Основной проблемой, по моему мнению, конечно, является незнание кассиров
основ и правил заполнения кассовых документов. Поэтом также необходимо
систематическое проведение учебы среди кассиров до вступления в должность,
так как в ООО «ДНС Ритейл» разработано большое количество методических
рекомендаций, инструкций, регламентов. Не всегда данные инструкции
81
предоставляют для ознакомления сотрудникам кассы, вследствие чего
допускается масса ошибок.
Со стороны главного бухгалтера было предложение, чтобы бухгалтера сами
проводили обучение новых сотрудников перед вступлением в должность
кассира. Пока данный проект на разработке, так как пока неясно, будут ли
бухгалтера обучать через видеоконференцию или обучать на местах в магазинах-
что по времени очень трудозатратно для бухгалтерии.
Совершенствование аудита кассовых операций происходит ежегодно-
разрабатываются новые отчеты, регламенты, инструкции. Этот вид аудиторской
проверки крайне важен, так как кассовые операции имеют большое значение для
проведения финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Организациям необходимо обратить внимание на внутренний контроль над их
деятельностью и кассовых операций.
Поэтому, организация бухгалтерского учета денежных потоков, требует от
руководства предприятий особых усилий. Крайне важно правильно организовать
документальное оформление операций и хранение наличных денежных средств
в соответствии с действующим законодательством.
3.2. Рекомендации по улучшению контроля за движением денежных
средств на предприятии
Денежные средства являются особым активом организации, требующим
тщательного учета и контроля. Нарушения в финансовых документах и кассовой
дисциплины являются достаточно серьезными. В этой связи в организации
необходимо контролировать движение денежных средств, проверять
правильность оформления финансовых документов.
В целях совершенствования учета и контроля денежных средств в ООО
«ДНС Ритейл» предлагаю следующие мероприятия.
1. В целях совершенствования учета денежных средств на расчетном и
валютном счетах необходимо в целях обеспечения сохранности денежных
82
средств руководителю необходимо утвердить приказ о сроках проведения
ревизий, в котором установить, что ревизии должны проводиться не реже одного
раза в месяц.
2. Необходимо проводить регулярный контроль за правильностью
оформления первичных документов. В каждом первичном документе,
подтверждающем движение денежных средств, должны быть заполнены все
реквизиты и они должны быть подписаны ответственными лицами.
3. Усилить контроль по срокам предоставления отчетов кассира главному
бухгалтеру.
4. За нарушения кассовой дисциплины необходимо вменить
дисциплинарные взыскания с материально-ответственного лица (кассира).
5. Серьезное влияние на качество учета движения денежных средств
оказывает наличие действенной системы документооборота. Проведенное
исследование показало отсутствие на предприятии графика документооборота
способствует потере эффективности работы бухгалтерии, поскольку документы
предоставляются несвоевременно.
6. С целью повышения эффективности работы бухгалтерии и кассы
необходимо регулярно повышать квалификацию персонала.
7. Качество работы бухгалтерии во многом зависит от четкого
распределения обязанностей. В ООО «ДНС Ритейл» выявлено, что кассиры не
знают своих обязанностей, должностные функции у них дублируются. Это
приводит к потере рабочего времени. Сокращению эффективности работы и
допущению ошибок. В этой связи необходимо утвердить должностные
инструкции, в которых четко разграничить обязанности работников кассы.
Также управляющему магазина необходимо контролировать исполнение
обязанностей своими подчиненными.
8. Нанимать высококвалифицированных специалистов с высшим
экономическим образованием и опытом работы на свободные и вновь
83
образуемые вакансии.
9. Проведенное исследование показало, что в организации присуща
частая смена работников кассы. Это приводит к потере производительности
труда и появлению ошибок. В целях сохранности персонала необходимо
разработать систему ежеквартального премирования кассиров за высокие
результаты и качество работы.
10. Оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных
денежных средств и ценных бумаг в кассе организации;
Одним из основных инструментов совершенствования управления
денежными средствами может стать внедрение практики бюджетирования
денежных потоков. Бюджет денежных средств выполняет две важнейшие задачи.
Во-первых, он формирует конечное сальдо на счетах денежных средств на конец
бюджетного периода, размер которого следует знать для составления
прогнозного бухгалтерского баланса. Во-вторых, планируя остатки по счетам
денежных средств на конец каждой недели (месяца, квартала) внутри
бюджетного периода, выявляет периоды излишка или дефицит денежных
средств. Таким образом, бухгалтерский учёт денежных средств представляет
собой достаточно трудоемкий и объемный участок учета, который требует от
бухгалтера достаточного опыта работы и хорошего знания законодательно-
нормативной базы. При введении в штат организации внутреннего аудитора или
возложение на главного бухгалтера обязанностей по внутреннему контролю за
операциями с денежными средствами позволят выработать рекомендаций по
эффективному и оптимальному использованию ресурсов предприятия. Усиление
механизмов внутреннего контроля за денежными средствами позволит
предприятию избежать споров с надзорными органами, а также искажения
финансовой отчетности
Проведенный анализ движения денежных средств показал, что основные
денежные потоки организация получает от текущей деятельности. При этом
сальдо денежных средств от инвестиционной и финансовой деятельности
84
отрицательное. В этой связи необходимо регулярно проводить анализ движения
денежных средств и выявлять причины отрицательной динамики. В настоящее
время необходимо пересмотреть инвестиционную и финансовую политику
предприятия.
Перечисленные выше предложения по улучшению бухгалтерского учета
и внутреннего контроля денежных средств в Верхневолжском филиале ООО
«ДНС Ритейл» в силе повлиять на эффективность работы бухгалтера и
предприятия в целом и в перспективе, помогут устранить недостатки в
организации работы и избежать ошибок в планировании и организации работы.
85
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На основе выполненной работы подтверждена актуальность избранной
темы, ее роль и значение. В первую очередь это обусловлено тем, что оборот
денежных средств играет огромную роль в хозяйственной жизни предприятия
любой собственности. А оборот денежных средств связан с кассовыми
операциями.
Потребность в использовании денежных средств в ООО «ДНС Ритейл»
возникает в первую очередь при расчетах с физическими и юридическими
лицами за товар. Так же организация выплачивает из кассы заработную плату,
премии, выделяет средства на командировочные и хозяйственные расходы,
оплачивает услуги наличными денежными средствами. Кассовые операции
включают в себя прием хранение и расходование наличных денежных средств.
Организации, осуществляющие расчеты наличными денежными
средствами должны иметь кассовый аппарат и вести кассовую книгу по
установленной форме.
Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной
документации для предприятий и организаций, которые утверждены
Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным Банком
Российской Федерации.
К унифицированным формам первичной документации, предназначенной,
для юридических лиц всех форм собственности относятся:
- КО-1 «Приходно- кассовый ордер»;
- КО-2 «Расходно- кассовый ордер»;
- КО-3 «Журнал регистраций приходных и расходных кассовых
документов»;
- КО-4 «Кассовая книга»;