16
тысяч рублей. Как только сумма расчетов близится к ста тысячам, необходимо
заключить новый договор.
Что касается лимита кассы, с 2012 года организация в праве устанавливать
лимит самостоятельно. До 2012 года лимит по кассе устанавливал банк.
Кассовый лимит – это максимально разращённая сумма наличных
денежных средств в кассе после закрытия смены. Хранить денежную наличность
сверх лимита в кассе запрещено. В ООО «ДНС Ритейл» наличные средства, не
превышающие лимита кассы, хранятся в специально оборудованной кассе. В ней
могут хранится только средства и ценности, которые имеют отношение к
предприятию, личные денежные средства или иные ценности хранить в кассе не
допускается, так же, как и вход в кассу посторонним лицам
5
.
В дни выдачи заработной платы, стипендий, выплат социального
характера разрешается нарушать суммы установленного лимита денежных
средств. А также если организация ведет свою рабочую деятельность в выходные
или праздничные дни, когда отделения банков не работают.
В обычные рабочие дни организация должна хранить излишние
денежные средства на счетах организации в банке, ежедневно сдавая наличность.
В случае если организация не установила лимит кассы, то лимит кассы
равен нуль. В этом случае организация не имеет права хранить денежные
средства в кассе на конец смены.
Юридическое лицо самостоятельно рассчитывают сумму лимита
денежных средств в кассе с помощью формулы:
Произведем расчет по следующей формуле (1):
L=V/P*N
(1)
где L - это лимит наличных денежных средств на конец смены;
V - это объем наличных денежных средств поступивших в кассу;
5
Самойлова А.И. Новый порядок ведения кассовых операций с 2017 года : [Электронный ресурс]. URL:
http://www.buhgalteria.ru(дата обращения 10.03.2020г.)
17
P - это расчетный период , за который учитывается объем поступлений
наличных денежных средств в кассу, этот показатель берется в днях;
N – это количество дней между сдачей наличных денежных средств в банк.
Рассчитав сумму лимита денежных средств, руководитель организации
фиксирует ее в приказе.
Данная формула предназначена для организаций, которые планируют
регулярно получать оплату наличными средствами от своих заказчиков
(покупателей). При данном расчёте можно брать периоды больших объемов
поступлений наличных денежных средств. Так же разрешено учитывать
показатели динамики поступлений наличных денежных средств за аналогичные
периоды прошлых лет. Но при этом нужно учитывать то, что бы показатель Р не
превышал девяносто двух рабочих дней. Показатель N не может превышать
более семи рабочих дней в стандартных случаях и не более четырнадцати дней –
если расчет производится для организации касса, которой находится в
населенном пункте, где отсутствует отделение банка.
Произведем расчет по формуле (2):
L=R/P*N
(2)
где R - общая сумма выданных за расчетный период наличных денежных
средств, за исключением выплат за работу сотрудникам и других аналогичных
выплат;
P - это расчетный период, за который учитывается объем выдачи наличных
денежных из кассы;
N – количество дней между днями получения по денежному чеку в банке
наличных денежных средств, при этом Р не должен превышать 92 рабочих дней,
а N не может привесить 7 или 14 рабочих дней
Организации, у которых в кассу выручка не поступает, пользуются второй
формулой. А наличные денежные средства им приходится держать у себя в кассе
18
из-за необходимости тратить ее на оплату работ, услуг, оплату товара и тому
подобное.
Обязательный расчет лимита кассы предусмотрен положением
Центробанка России. Установка лимита остатка кассы с 2017 года является
обязательным, кассовый лимит рассчитывает руководитель организации.
Все организации, которые используют в своем обороте наличные
денежные средства, обязаны установить кассовый аппарат. Естественно
количество денежных средств, находящихся в кассе у каждой организации, будет
своё
6
.
Наличие кассового аппарата организацию обязует выдавать чеки и
правильно заполнять кассовую книгу. При помощи кассовой книги возможно
отследить движение денежных средств, а именно приход или расход. Данные из
кассовой книги с реальным остатком на конец дня нужно сверять ежедневно, при
этом учитывать лимит кассы, чтобы на конец рабочей смены остаток денежных
средств, в кассе не превышал допустимого лимита, установленного
руководителем организации или индивидуальным предпринимателем
Кассовые операции кассир или иное назначенное руководителем лицо
должно зафиксировать в специальных документах, а именно:
- кассовой книге;
- приходных и расходных кассовых ордерах;
- расчетно- платежных ведомостях;
- в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Выплаты заработной платы сотрудникам и прочие выплаты оформляются
ведомостями. А поступление и выдача наличных денежных средств
оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами
На основании Федерального закона от 22.05.2003 года №54-ФЗ (ред. От
25.11.2013г) «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении
6
Альшанская О. Оформление операций в бухучете в 2019 году:[Электронный ресурс]. 28.11.2019 URL:
http://www.garant.ru(дата обращения 10.03.2020г.)
19
наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных
карт» осуществляется контроль с помощью контрольно-кассовой техники
Важные изменения произошли 3 июня 2016 года, вступил в силу
Федеральный закон №209-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О
применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и
отдельные законодательные акты Российской Федерации», который вносит
правки в Федеральный закон №54-ФЗ
7
.
За счет наличной выручки, может осуществляться следующие операции:
- оплата товаров, работ, услуг;
- выплата работникам заработной платы;
- возврат ранее полученных денежных средств;
- возмещение командировочных расходов и прочие выплаты.
Подотчетному лицу кассир может выдать наличные денежные средства,
на расходы связанные с деятельностью юридического лица. Оформляется на
подотчетное лицо расходный кассовый ордер, согласно письменному заявлению,
составленному в произвольной форме, с указанием суммы наличных денежных
средств, датой и подписью руководителя (п. 6.3 Указание Банка России от
11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015).
Подотчетное лицо обязано отчитаться о полученных наличных денежных
средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня получения этих сумм.
Далее руководитель утверждает и подписывает авансовый отчет, затем сдается
авансовый отчет с оправдательными документами в бухгалтерию для
дальнейшей обработки.
Выдача подотчетному лицу возможна только при условии полного
погашения подотчетным лицом ранее выданных сумм.
7
Федеральный закон от 22.05. 2003 года № 54-ФЗ (ред. от 03.07.2016г.) «О применении контрольно-кассовой
техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
20
В соответствии с Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49 (ред. от
08.11.2010) «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации
имущества и финансовых обязательств» проводится инвентаризация кассы.
Инвентаризация проводится в следующих случаях:
- при выявлении недостач и хищений;
- при смене кассира;
- перед составлением годовой отчетности.
В остальных случаях сроки проведения инвентаризации кассы
устанавливает руководитель в Приказе о проведении инвентаризации. В Приказе
назначается комиссия для проведения инвентаризации. Сама инвентаризация
начинается с проверки учетного остатка, фактического наличия денежных
средств в кассе и информации, отраженной в отчете кассира.
В ООО «ДНС Ритейл» инвентаризацию кассы проводит назначенная
ревизионная комиссия. Инвентаризацию проводят только в присутствии кассира.
Если в кассе обнаружена недостача фактических наличных денежных средств,
то кассир берет полную материальную ответственность за нанесенный ущерб
организации. В обратном случае если обнаруживается излишек денежных
средств, они подлежат оприходованию и в дальнейшем выясняются причины их
возникновения.
В положении о порядке ведении операций по кассе уделяется особое
внимание на оформление кассовых документов, данный аспект рассмотрим в
следующем пункте бакалаврской работы.
Отметим еще одно нововведение – это онлайн-кассы. Существенные
изменения произошли в законе Российской Федерации от 22.05.2003 №54-ФЗ «О
применении контрольно-кассовой техники». Особенность онлайн касс
заключается в том, что вся информация о платежах по интернету будет
направляться сразу же в налоговую инспекцию. В законе от 03.07.2016г. №290-
ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» нет термина «онлайн-кассы»,
но в обиходе закон №290-ФЗ стал именоваться законом об онлайн-кассах. Закон
принят с 2016 года, в полную силу вступит с 01.07.2017 года
21
Что влечет за собой введение онлайн касс
8
:
- осуществление каждой сделки (продажи) берется под контроль
налоговым органом;
- оформление первичных документов на продажу контролируется
в два этапа: оператором фискальных данных, через которых
информация пройдет в ИФНС, и самой налоговой службой;
- вся информация о продажах хранится в специальных фискальных
накопителях данных и защищена от изменений;
- документы, которые выдают покупателям будут существовать не
только на бумажном носителе, но и в электронной форме;
- нет необходимости ведения объемной первичной кассовой
документации, применяющейся в настоящее время.
Рассмотрим новые термины, введенных с принятием закона об
обязательном использовании Контрольно кассовых машин с онлайн кассой:
- оператор фискальных данных – организация, посредством которой
осуществляется прием и обработка данных, передача данных на сервера
налоговой инспекции, обеспечение онлайн доступа к электронным кассовым
чекам;
- фискальный накопитель – блок памяти, появившийся в кассовых
аппаратах с онлайн кассой и заменивший использовавшуюся ранее ленту
(ЭЛКЗ). Записывает и сохраняет данные о продаже. Оснащен специальным
алгоритмом шифрования данных для защищенной передачи по интернету;
- модемное устройство – блок в кассовом аппарате,
обеспечивающий соединение с интернетом.
Рассмотрим организацию бухгалтерского учета денежных средств в
онлайн-кассе
Онлайн-кассы используются для осуществления расчетов наличностью, а
также для проведения расчетов с применением электронных средств платежа.
8
Федеральный закон от 22.05. 2003 года № 54-ФЗ (ред. от 03.07.2016г.) «О применении контрольно-кассовой
техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
22
Значит, что для бухгалтерского учета онлайн-касс должны использоваться счета
50 и 57. Типовые проводки будут следующими:
Дт 50 «Касса» – Кт 90 «Продажи» – выручка от реализации продукции
посредством онлайн-кассы за наличность;
Дт 57 «Переводы в пути» – Кт 90 «Продажи» – выручка от реализации
товаров через онлайн-кассу с применением электронных платежных средств.
Если требуется ведение аналитического учета по покупателям,
поступление наличность может отражаться не напрямую со счета 90 «Продажи»
,а с кредита счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Использование для расчетов онлайн-касс не меняет общего порядка учета
денег по расчетам, осуществленным с заказчиками и покупателями.
Единственное отличие состоит в документальном оформлении.
Так, проводки, приведенные выше, делаются по сведениям отчетов о
закрытии дня. Оформление журнала и справки-отчета кассира -операциониста
не требуется
В кассе движение денежных средств состоит из двух основных стадий:
- поступление наличных денежных средств (приход);
- выбытие наличных денежных средств (расход).
Все кассовые операции должны оформляться кассовыми документами,
унифицированные формы утверждены Постановление Госкомстата Российской
Федерации от 18.08.1998 №88. У данных форм имеются цифровые коды,
приведенные в Положении о кассовых операциях, соответствующие
Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК011-93,
утвержденному Постановлением Госстандарта Российской Федерации от
30.12.1993 №299
9
.
Для учета кассовых операций применяются данные документы:
- форма КО-1, код 0310001 «приходный кассовый ордер» ПКО;
- форма КО-2, код 0310002 «расходный кассовый ордер» РКО;
9
ОК011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации" (утв. Постановлением
Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 06.12.2016г.)
23
- форма КО-3, код 0310003 «журнал регистрации приходных и
расходных кассовых документов»;
- форма КО-4, код 0310004 «кассовая книга»;
- форма КО-5, код 0310005 «книга учета принятых и выданных
кассиром денежных средств».
Кроме данных документов, указанных выше форм первичной
документации по учету кассовых операций, организация обязана использовать
формы, которые установил Центральный банк Российской Федерации, такие как
кассовую заявку (форма 0408027) и чек
Срок хранения первичных кассовых документов составляет пять лет,
согласно Закону Российской Федерации от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации»
Обязательными реквизитами первичного учетного документа является:
- дата составления документа;
- наименование документа;
- содержание факта хозяйственной деятельности;
- наименования экономического субъекта;
- величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с
указанием единицы измерения;
- наименование должностного лица, совершившего сделку и
ответственного за данную операцию;
- а также подпись сторон с указанием фамилии, инициалов, либо
иных реквизитов для идентификации этих лиц.
Данные формы утверждает руководитель по представлению должностного
лица, на которое возложена обязанность ведения бухгалтерского учета.
Кассовые документы оформляются в соответствии с Указом от 11.03.2014
года №3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными и
субъектами малого предпринимательства» и их подписывают:
- главный бухгалтер;
24
- руководитель, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер;
- бухгалтер или иной работник, назначенный руководителем по
согласованию с главным бухгалтером (при его наличии) путем издания
распорядительного документа.
Для оформления кассовых документов служат основанием
10
:
- счета;
- платежная ведомость;
- заявление;
- расчетно-платежные ведомости и другие документы.
Данные документы должны быть приложены к кассовым документам.
Кассовые книга, кассовые документы, книга учета денежных средств
оформляются на бумажном носителе или с применением технических средств,
используя персональный компьютер и программное обеспечение. Несмотря на
это кассовые документы печатаются на бумажном носителе.
Кассовые документы подписывают:
- ПКО приходный кассовый ордер – главный бухгалтер или
бухгалтер, при их отсутствии руководитель или кассир.
- РКО расходный кассовый ордер – руководитель, главный
бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, кассир.
Со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в
соответствии с установленным порядком, организация, как правило, получает
наличные денежные средства на свои нужды.
В указании Центробанка от 11.03.2014года №3210-У пояснено, как
снять денежные средства с расчетного счета, не нарушая кассовую дисциплину
Для получения наличных с расчетного счета главному бухгалтеру или
руководителю необходимо заполнить платежное поручение или чековую
книжку. Далее денежные средства приходуются в кассу организации по
приходному кассовому ордеру.
10
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»
25
Чек признается «Аннулированным», если при составлении чека допущены
ошибки. Корешки оплаченных и испорченных чеков организация хранит не
менее трех лет.
Приходными кассовыми ордерами оформляются поступление наличных
средств в кассу, в том числе по чеку (форма КО-1).
Состоит приходный кассовый ордер из двух частей: приходного ордера и
квитанции к нему. Прием наличных денежных средств по приходным ордерам
производится в день их составления.
Лица, которые вносят наличные денежные средства в кассу,
предоставляют в бухгалтерию сопроводительные документы, отражающие
совершенные хозяйственные операции
Каждому приходному кассовому ордеру присваивается очередной
порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в
журнале регистрации приходных расходных кассовых документов (форма КО-
3). Расчеты между юридическими лицами в рамках одного договора не должны
превышать ста тысяч рублей. За осуществление расчетов между организациями,
сверх установленной суммы, законодательством на организацию могут
наложить штраф.
Кассир обязан проверить при получении приходных кассовых ордеров
следующие моменты:
- правильность оформления документов;
- наличие на документе подписей главного бухгалтера или лиц
уполномоченных на это;
- наличие сопроводительных документов к приходному кассовому
ордеру;
- соответствие хозяйственной операции приходного кассового
ордера наименованию операции в квитанции к нему.
Рассмотрим расходные кассовые ордера (фора КО-2).
Выдача наличных денежных средств из кассы оформляются расходными
кассовыми ордерами или другими оформленными документами.