54
премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на
командировки, на выдачу средств на представительские расходы,
доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов).
Для оформления выводов аудитор последовательно просматривает
чековые книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и
незаполненных чеков. Проверка правильности и своевременности
оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является
целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого
просматривается кассовая книга. В случаях, когда встречается надпись
"Получено из банка по чеку, сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с
суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в
выписке банка. Кроме того, сличается номер чека, указанный в приходном
ордере, с номером на корешке чека. При проверке аудитор анализирует
движение денежной наличности, выявляет расхождение между суммами
фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и
суммами, зачисленными в кассу, а также контролирует своевременность
сдачи выручки в банк, выявляя случаи ее расхода на различные цели.
Если задолженность сотрудника или стороннего лица (организации)
погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник
(организация) должником не считается. Но если деньги в кассу не
оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении
работники должны погашать свою задолженность. В случаях, когда в учете
значится задолженность за уволившимися сотрудниками, эти факты
проверяются методом письменных подтверждений от третьих лиц или
методом устных опросов. Наличие на предприятии утвержденного приказом
руководителя списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные
деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками "заявлений на
выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя
предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы,
препятствуют злоупотреблениям и также снижают риск контроля. Вместе с
55
тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны
своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в
подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные
кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров,
журнал-ордер № 7 "Расчеты с подотчетными лицами". Если в кассовом
ордере по строке "Основание" будет значиться "Остаток подотчетных сумм",
в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то
просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и
командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными
документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления
авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех
рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день
рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового
отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по
которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и
суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером "Расчеты с
подотчетными лицами". Последовательный просмотр всех приложенных к
отчету кассира за определенный день приходных и расходных кассовых
ордеров позволяет выявить перечень документов, реквизиты которых не
совпадают с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров (если таковые имеются). Часто на предприятиях используются
бланки расходных кассовых ордеров, объединенных с заявлением на выдачу
денег на оборотной стороне. Если срок, на который выдаются деньги,
установлен, то аудитор сверяет эту дату с датой составления авансового
отчета и датой приходного ордера. Также в случае несвоевременной сдачи
авансового отчета и невозврата остатка денежных средств, проверяется
присоединена ли эта сумма к основному заработку и произведено ли
удержание подоходного налога.
По результатам проверки аудитор оформляет отчет, который содержит
данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для
56
их исправления. Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением
рабочих листов в виде таблиц. Отчет выражает мнение аудитора о
достоверности данных по строке 1250 "Денежные средства в кассе"
бухгалтерского баланса. Бухгалтерский учет денежной наличности на
предприятии ПАО «Газпром нефть», в целом соответствует современным
требованиям по его ведению и отражению в финансовой, статистической и
прочей отчетности организации. Отчетность предприятия ПАО «Газпром
нефть» за 2016-2017 г., отражающая денежные операции, признана
достоверной. В бухгалтерии достигнута полная взаимозаменяемость
работников, все компьютеры включены в единую сеть и образуют общую базу
данных для бухгалтерского учета, что обеспечивает его точное и правильное
ведение.
В 2015 году департаментом внутреннего аудита ПАО было проведено
75 аудиторских проверок, в 2016 реализовано более 90 аудиторских
проектов, которые включали оценку эффективности операционных и
корпоративных процессов по различным направлениям деятельности
компании. В 2016 году ДВА провел аудит процессов закупок и
инвестиционной деятельности «Газпром нефти», включающей
планирование, реализацию и мониторинг выполнения инвестиционных
программ производственных блоков компании. Результаты аудитов показали
эффективность систем внутреннего контроля инвестиционной деятельности,
применяемых в компании, и соответствие закупочной деятельности
«Газпром нефти» требованиям законодательства. В течение первого
полугодия 2017 года департамент внутреннего аудита реализовал 42
аудиторских проекта.
По итогам проверок в соответствии с рекомендациями департамента
внутреннего аудита в компании были разработаны и реализуются
мероприятия, направленные на повышение эффективности системы
внутреннего контроля бизнес-процессов.
57
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учета
и аудита кассовых операций на примере "Газпром Нефть"
3.1. Направления повышения эффективности деятельности предприятия
Для того, чтобы обеспечить оптимальное количество сотрудников
бухгалтерской службы и эффективность работы бухгалтерии, необходимо
грамотно организовать ведение учета. Стоит уделить особое внимание
некоторым значимым аспектам: корректная организация системы
документооборота компании (лучше пользоваться современным электронным
документооборотом), выбрать лучший процесс максимизации выгодных
характеристик с минимальными расходами; интернет оптимизация, полная
автоматизация учетных процессов; грамотная мотивация сотрудников
бухгалтерской службы.
Правильно выстроенная система документооборота компании
позволяет: избежать дублирование функций и документов; сократить время,
необходимое для подготовки, проверки и отражение в учете первичных
учетных документов. Для выполнения этой задачи необходимо разбить весь
процесс документооборота на самостоятельные завершенные по смыслу
микро-участки. Для полного понимания: какие документы и на каком этапе
должны создаваться и передаваться для дальнейшего использования
другими подразделениями. В результате, бухгалтерская служба в
установленные сроки получит учетные документы, оформленные по всем
правилам, содержащие обязательные реквизиты и подписи ответственных
лиц. Утвержденный график документооборота и утвержденные сроки
представления первичных учетных документов должны неукоснительно
соблюдаться всеми службами. Это позволит сократить время проверки и
обработки первичных учетных документов.
В целях оптимизации бизнес-процессов целесообразно: выделить в
отдельную службу специалистов, имеющих экономическое образование и
навыки работы с документацией, для выполнения функции так называемой
“первой линейки”. Таким специалистам можно поручить, например:
58
подготовку счетов на оплату и закрывающих документов для клиентов,
выписку доверенностей, систематизацию уставных документов, поступивших
от клиентов (в рамках подтверждения благонадежности компаний), работу с
электронными счетами - фактурами, выгрузку информации из одной
информационной базы в другую, обмен базами со складом, филиалами и
подразделениями; подготовку актов сверок с клиентами, работу с дебиторами.
Список можно продолжить в зависимости от специфики компании. Важно,
что эти специалисты будут подготавливать и проверять первичку. А основные
бухгалтера на основании уже проверенных документов будут составлять
бухгалтерские проводки и формировать отчеты.
Другим важным моментов служит освобождение бухгалтерии от
выполнения несвойственных ей функций. В отдельных случаях бухгалтеру
приходиться связываться к контрагентами по поводу недостающих первичных
документов, или отсутствия подписей на документах, что можно делегировать
менеджерам, которые работают напрямую с клиентами. Некоторые
руководители поручают бухгалтерам заказ воды в офис, заказ рекламной
продукции, поиск поставщиков товаров или услуг и другие аналогичные
вещи. Иногда, менеджеры, отвечая на звонок клиента и услышав слово
“первичные документы” или “оплата”, не желая разбираться, просто
переводят звонок в бухгалтерию.
Между тем, бухгалтерия должна обрабатывать только готовые
документы. А отрабатывать клиента должны менеджеры от начала до конца,
от момента первичного знакомства до заключения сделки и подготовки
комплекта документов по сделке. Часто работу бухгалтера пытаются
объединить с отделом кадров, что вносит суету в работу, ненужные
разбирательства и лишнюю головную боль. Идеально, если этот участок
работы будет выполнять специалист в области кадрового учета. В случае
нецелесообразности включения такой должности в штат можно
воспользоваться услугами внештатного сотрудника на неполный рабочий
день. Для того, чтобы работники бухгалтерии тратили меньше времени на
59
обработку первичных учетных документов и больше бы занимались анализом
бухгалтерских данных и показателей отчетности, необходима автоматизация
учетного процесса.
25
Современная автоматизация учетных процессов
повышает эффективность работы бухгалтерской службы предприятия.
Использование актуальных программ, сканирующих и других распознающих
устройств, делают возможным обработать большой массив входящей
информации, и позволяют избежать тех ошибок, которые неминуемы, если
обрабатывать данные вручную, либо с помощью устаревшего программного
обеспечения. Устранение “человеческого фактора” на начальном этапе ввода
информации является непременным условием для последующей корректной
обработки данных. Особенно это актуально при наличии большого количества
номенклатурных позиций. Автоматизация учетного процесса приводит к
сокращению числа бухгалтерского персонала, необходимого компании и,
следовательно сокращает затраты на его содержание.
Результативность работы бухгалтерской службы компании зависит и
от того, насколько правильно работникам бухгалтерии удалось создать
мотивацию. Объем работы, которую выполняет бухгалтерская служба, не
равновелик. В отчетные периоды нагрузка на специалистов бухгалтерской
службы повышается. Кроме исполнения текущих каждодневных задач,
необходимо подготовить большое количество налоговых деклараций;
финансовых, статистических и внутренних отчетов. Такая же ситуация
складывается, если налоговая инспекция или Пенсионный фонд проводят
проверку. Дополнительный объем работы приходится выполнять
бухгалтерской службе в случаях камеральных проверок по НДС в связи с
предъявленным налоговым вычетом. Так как, в установленные
законодательством сроки необходимо скопировать, пронумеровать,
сброшюровать большой объем документов, составить пояснительные записки
и разъяснения. Для того, чтобы в таких случаях не пострадал текущий
25
Кризис спровоцировал рост рынка BPM. 2015. [Электронный ресурс.] Режим доступа:
http://www.cnews.ru/articles/krizis_sprovociroval_ rost_rynka_ bpm
60
учетный процесс, бухгалтера вынуждены выходить на работу в выходные дни
или задерживаться после работы. Эти факторы и особенности бухгалтерского
труда необходимо учитывать, разрабатывая Положение об оплате труда и
Положение о премировании, либо другом поощрении сотрудников
бухгалтерской службы.
3.2. Совершенствование учета и аудита кассовых операций предприятий
В наш век нанотехнологий, глобальной цифровизации и
искусственного интеллекта может показаться что денежная наличность в
скором времени исчезнет, но между тем, отмечая определенные
преимущества безналичной формы денег в сравнении с традиционными
наличными банкнотами и монетами, нельзя не сказать, что у электронных
заменителей наличных денег есть на сегодня и свои серьезные недостатки.
Это позволяет предположить, что наличные деньги просуществуют еще очень
длительное время. Даже в странах, где электронные платежи уже прочно , в
течении долгого времени вошли в обиход, возможности наличных денег до
конца не реализован. Тенденциозность расширения объемов онлайн -
операций и вытеснения наличности из оборота идет по нарастающей, но в
обозримом будущем не придёт к полному переходу на криптовалюту. Отказ
от наличного оборота в нашей стране в ближайшие десятилетия невозможен.
Для этого необходимо создание обстоятельств, которые на сегодня
невозможны: полный переход к цифровой экономике, наличие интернета в
самых отдаленных населенных пунктах. Следовательно - учет и аудит
денежных средств в кассе будет совершенствоваться.
Алгоритм ведения кассовых операций необходим для обоснованного
упорядочения хозяйственной деятельности предприятия либо организации и
упорядочить обращение денежных потоков, как внутреннего, так и внешнего
оборота. Ведение кассовых операций входит в обязанности либо
руководителя организации, либо кассира. В крупномасштабных компаниях
это бухгалтер - кассир. Нюансы взаимодействия кассира и лица,
получающего, либо предоставляющего определенную денежную сумму, четко
61
регламентированы общепринятыми, узаконенными правилами ведения
кассового учета.
26
Ключевым аспектом в проведении операций с наличностью
является пересчет денежных средств. Организовывается это процесс так,
чтобы обе стороны операции могли участвовать в нем и вся процедура должна
быть максимально прозрачна. В случае, если кассир принимает денежные
средства, сумма которых при пересчете оказалась меньше заявленной, он
должен немедленно отреагировать на сложившуюся ситуацию. Регламент его
действий также узаконен соответствующими распоряжениями.
Предположительна дальнейшее направление по либерализации правил
ведения учета, поскольку определенное смягчение жестких бюрократических
норм способствует возрастанию экономической эффективности
жизнедеятельности предприятий. Процедура оформления кассовых операций
на 2017 год имеет некоторые исключения в сфере организации
жизнедеятельности организаций, в структуре которых предусмотрено наличие
обособленных подразделений. Если за таким подразделением закреплен
статус юридического лица, оно действует по утвержденной схеме и обязуется
вести предусмотренные постановлениями документы, а излишки денежных
средств хранить на банковском счету. Если же оно действует в рамках
физического представительства, денежные средства передаются
непосредственно юридическому лицу, и алгоритм дальнейшего их
размещения остается прежним.
Согласно новоустановленному порядку, в 2017 году компании
приобрели значительную свободу в организации кассового места по своему
усмотрению. В соответствии с новым законодательством, касса может быть
организована в любом удобном для субъекта местоположении . Вести учет
предприниматель должен, в первую очередь, исходя из собственных
экономических интересов и приоритетов. Кардинально меняется порядок
использования ККМ, получения наличной выручки и расходования её без
26
Ерофеева В.А. Аудит. Учебное пособие/В.А. Ерофеева. - М.: Юрайт, 2014. - 640 с.
62
сдачи в банк. Все изменения направлены на повышение контроля за учётом
кассовых и наличных операций.
В 2016 году проведена оптимизация бизнес-процесса и повышена
надежность системы онлайн расчетов. В результате: - среднее время
согласования заявки на расходование денежных средств (ЗДРС) сокращено в
три раза – до 17 часов (астрономических); - полностью исключены случаи
неверной оплаты в связи с неактуальными реквизитами, неверными данными
о взаиморасчетах, отзывом лицензии банка; - переход к безбумажной
обработке документов позволил существенно сэкономить время
пользователей, исключены «хождения по кабинетам»; - исключены случаи
просрочки платежей; - финансовое руководство обладает точной и
своевременной информацией о движении денежных средств. В настоящее
время переход на онлайн кассы узаконен (согласно пункту 8 статьи
7 Федерального закона N 290-ФЗ
Появилась программа - приложение “клиент-банк”, ЭЦП (электронная
цифровая подпись, наладился электронный документооборот (ЭДО)
банковскими документами, что значительно сократило время
документооборота и освободило бухгалтеров от необходимости ежедневно
посещать банковские учреждения. Бухгалтерские программы
совершенствуются с каждым днем и уже автоматически заполняют отчеты
любого уровня. И только первичные "первичка" - первичные документы так и
требовали бумажного исполнения, заверенные подписями и печатями. До
недавнего времени отсутствовала система роуминга документов. Но недавно
фирма “1С” разработала и практически внедряет технологию “1С-ЭДО”.
Необходимо только оформить договор “1С-ИТС” или подключиться к
сервису “СтартЭДО”. Что позволяет прямо из “1С- Бухгалтерия”,
обмениваться бухгалтерскими документами (счетами - фактурами, счетами,
актами, накладными) через одного из операторов, поддерживающих “1С -
ЭДО”. Благодаря этой программе входящие документы от
поставщиков в рабочей бухгалтерской программе формируются
63
автоматически на основании полученных электронных документов, их
необходимо только провести - то есть нажать одну кнопку и не набивать
вручную. Поэтому для сокращения времени оформления операций,
целесообразно установить эту программу.
Помимо внедрения новых программ в работу бухгалтерии не стоит
экономить на систематическом повышении квалификации своих сотрудников,
с этой целью стоит обязать главного бухгалтера периодически проводить
мониторинг нововведений и следить за проведением семинаров в этой
области, которые часто проходят онлайн, причем в нерабочее время. Дешевле
будет раз в месяц доплатить за это главному бухгалтеру, чем нанимать
дополнительно сотрудников из-за низкой производительности уже
работающих. Также не лишне будет понять, что чем больше растет компания,
тем больше документооборот; следовательно шире штат бухгалтерии, либо
выше его квалификация. В такой компании главный бухгалтер должен иметь
навыки еще и управленца. Если вы растите главбуха внутри своей компании,
заставляйте его учиться управлению. А при приеме на работу желательно
проверить владеет ли этими качествами претендент.
Для повышения качества контроля за проводимыми операциями,
сотрудникам бухгалтерии можно предложить освоить метод экспресс аудита
и проводить его периодически. Вот ключевые пункты, из которых и состоит
экспресс - аудит бухгалтерского учета кассовых операций: формируется
оборотно - сальдовая ведомость по счету "касса". На основании полученных
данных проводится анализ данных регистров бухгалтерского учета.
Анализируются и сверяются остатки и перенос их за каждый день, проводится
анализ соответствия аналитических и синтетических данных учета, а также
субсчетов, с этой целью формируют в программе карточку субконто. Затем
проверяется соответствие данных регистров с корреспондирующими счетами.
А также наличие подтверждающих документов.
Далее выборочно проверяются банковские выписки и кассовые
ордера, также выборочно проверяется заполнение обязательных реквизитов