14
При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО,
квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным
бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и
регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых
документов, затем выдается на руки сдавшему деньги, а сам приходный
кассовый ордер остается в кассе. Если полученная сумма не соответствует
ранее заявленной, кассир предлагает доплатить недостающую сумму
наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных. Если
плательщик наличных денег отказался внести недостающую сумму, кассир
возвращает ему внесенную сумму, ПКО кассир перечеркивает и передает
главному бухгалтеру, а при его отсутствии — руководителю для оформления
ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег. В ПКО заполняются
строки по таблице 2.
Таблица 2
Заполнение приходного кассового ордера
строка
содержание
Номер документа
Номер по порядку
Дата составления
Дата получения денег
Дебет
Счет 50 (Для ИП не обязательно)
Код структурного
подразделения
Заполняют обособленные подразделения организации
согласно присвоенным им кодам
Корреспондирующий
счет
Счет в кредит которого относится поступившая сумма
(Для индивидуальных предпринимателей не обязательно)
Код аналитического
учета
Код по системе аналитического учета (Для
индивидуальных предпринимателей не обязательно)
Сумма
Сумма поступивших денежных средств (цифрами)
Код целевого
назначения
Заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке
целевого финансирования (в основном для
некоммерческих организаций)
Принято от
ФИО физического или наименование юридического лица,
вносящего деньги
Основание
Содержание операции по поступлению денег (например:
«поступила выручка от продаж», «поступили деньги из
банка» и т.д.)
Сумма
Сумма поступивших денег — прописью с большой буквы,
пустое место прочеркивается
В том числе
Ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не
облагается НДС — «без налога НДС»)
Приложение
Реквизиты документа (название, номер и дата) по
которому поступили деньги (договор, корешок банка и т.д
15
Кассовые операции, с применением ККТ и платежными агентами,
имеют небольшие особенности оформления: по окончании проведения
кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ,
оформляется приходный кассовый ордер на общую сумму принятых
наличных денег, кроме сумм наличных денег, принятых платежным агентом,
банковским платежным агентом (субагентом). Платежным агентом,
банковским платежным агентом (субагентом) помимо ПКО оформляется ПКО
на общую сумму наличных денег, принятых платежным агентом, банковским
платежным агентом (субагентом). При выводе на печать ПКО имеет
следующую форму- рисунок 3.
Рисунок 3 Типовой бланк ПКО
РКО также, как и ПКО, оформляется в одном экземпляре, в случаях
выдачи ДС из кассы, но в отличие от ПКО не имеет отрывной части. Перед
выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ,
удостоверяющий личность.
6
После сверки с ним он вписывает в
соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем
отдает деньги получателю. Получатель обязан пересчитать принятую сумму и
6
Бычкова С.М. Бухгалтерский финансовый учет: учебник / С.М. Бычкова, Д.Г. Бадмаева – М.: Эксмо. 2012. –
528с.
16
поставить свою подпись в расходном ордере. В случаях, когда на
прилагаемой к расходному ордеру документации (счету, заявлении и пр.)
имеется разрешительная подпись руководителя предприятия, его визирование
на расходных кассовых ордерах необязательна.
7
Сумму, которую получает
физическое лицо, можно сразу напечатать в расходном ордере и цифрами, и
прописью, а получатель поставит только подпись рисунок 4.
Рисунок 4 Типовой бланк РКО
Приходные и расходные кассовые ордера, либо заменяющие их
документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные
кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных)
ведомостях на оплату труда, регистрируются после выдачи по ним денежных
средств. ПКО и РКО могут оформляться в электронном виде, с
использованием ЭЦП (электронной цифровой подписи).
8
Регистрация кассовых операций может фиксироваться различными
документами. Например, авансовым отчетом, который подтверждает
7
Закон «О бухгалтерском учете» № 402 - ФЗ, 2013 г.
8
Развитие практики 1С в «Газпром автоматизации». 2015. [Электронный ресурс.] Режим доступа:
http://tadviser.ru/a/270130
17
использование средств, полученных из кассы подотчетным лицом на
административные, либо хозяйственные нужды. Кассовые операции
подобного типа учитываются непосредственно подотчетным лицом,
получившим деньги, а затем оформляются бухгалтером. Авансовые отчеты
составляются в единичном экземпляре, как правило в электронном виде.
Кассовые документы заполняются в строгом соответствии с установленными
правилами. В авансовом отчете присутствует перечень документов,
подтверждающих закономерность произведенных затрат. Такими
документами являются: командировочные удостоверения, транспортные
накладные, билеты, чеки, квитанции, и прочее. Документы, которые
прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в строгом порядке их
перечисления. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая
должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью
организации. Заполнение кассовой книги, как правило, производится
бухгалтером - кассиром в двух экземплярах под копирку после выдачи или
поступления денег по любому ордеру. В конце рабочего дня кассир
подсчитывает итоги операций за текущий день, выводит остаток по кассе, и
переносит его на следующий лист, как начальное сальдо следующего дня.
Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных ПКО и РКО,
а также ставит роспись. Отчетом кассира будет считаться отрывная половина
ПКО, которая сдается под роспись главному бухгалтеру. Контроль за
правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
Кассовые документы подлежат систематической проверке.
9
Кассовые документы, за исключением ПКО и РКО, могут быть
исправлены, при обнаружении неточностей. Кассовая книга не заполняется в
дни, в которые не происходило расчетов наличными. При внесении
исправлений, необходимо зачеркнуть неправильно отраженные данные,
проставить верные, отразить дату исправления, заверить исправленное
9
Соколова Е.С. Бухгалтерский учет и аудит: учебно-методический комплекс/ Е.С. Соколова, З.П.
Архарова - М.: ЕАОИ, 2016. — 224 с.
18
подписью сотрудника, оформившего документ, с полной расшифровкой
подписи. В соответствии с действующим законодательством, хранить
кассовые документы необходимо в течение 5 л. Для расчетно-платежных
ведомостей установлен специальный порядок. В случае отсутствия у
сотрудников лицевых счетов, расчетно-платежные ведомости хранятся на
предприятии в течение 75 лет. Если по этой документации отсутствуют
судебные дела и споры, по истечении установленного срока указанная
документация передается в архив либо уничтожается. Перед сдачей
документов в архив составляется их опись. Контроль за формированием дел
производится кассиром, главным бухгалтером, либо непосредственно
руководителем предприятия. В процессе подшивки дел, они комплектуются
по возрастанию номеров лицевых счетов (вначале по дебету, потом – по
кредиту). В случае нарушения перечисленных правил, применяется
административный штраф, размер которого устанавливается согласно нормам
законодательства.
10
С 1 июля 2017 года российские предприниматели начали переходить
на инновационный вид ККТ (контрольно - кассовой техники) - кассы онлайн.
Такие технические средства имеют возможности передачи документальных
данные о платежах в федеральную налоговую службу (ФНС) через сеть
интернет через ОФД (операторов фискальных данных); отсылать кассовые
чеки в электронном виде через ОФД покупателям и заказчикам. У ККМ
старого образца такая функция отсутствовала. Для проверки фискализации
выручки торговых компаний сотрудникам налоговой службы приходилось
обходить такие предприятия и считывать данные по выручке напрямую с
кассового аппарата.
11
Главным документом при проведении фискализации был кассовый чек
- имеющий своё специфическое применение. Стоит отметить, что в старой
10
КоАП Российской Федерации - Кодекс РФ об административных правонарушениях (с изменениями и
дополнениями по состоянию на 20.12.2017 г.)
11
Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при
осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»
19
редакции Закона № 54-ФЗ значение «кассовый чек» не раскрывается
практически, но применяется постоянно. По существу кассовый чек в
контексте данного источника права - это первичный документ,
распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ - электронная
контрольная защищенная лента (либо на уровне аналогичного по функциям
технологического модуля кассового аппарата) и включающий все
необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом
при расчете за товар или услугу. В соответствии с новой редакцией Закона №
54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые
предприятия, кроме: работающих по ЕНВД (единый налог на вмененный
доход) и ПСН (патентная система налогообложения); оказывающих услуги
гражданам; указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.
Применяемые в РФ счета бухгалтерского учета утверждены Приказом
Минфина от 31.10.2000 № 94н и обязательны к применению всеми
организациями, кроме кредитных и бюджетных учреждений. Согласно
Приказу введен счет «Касса», которому присвоен номер 50 и который
предназначен только для учета кассовых операций с денежной наличностью в
организации. Пятый раздел руководства по использованию Плана счетов
позволяет компаниям открывать субсчета 50-1 «Касса компании», 50-2
«Операционная касса», 50-3 «Денежная документация». Необходимо
обращать внимание на то, что субсчет 50-1 «Касса компании» применяется
исключительно для движения финансовых средств наличной формы по кассе.
В процессе ведения операций с иностранной валютой следует открывать
отдельные субсчета по каждой обособленной иностранной валюте. Субсчет
50-2 «Операционная касса» используется исключительно для учета движений
денежных средств в кассах товарных организаций, билетных, кассах вокзалов
и так далее. Субсчет 50-3 «Денежная документация»используется в качестве
учета документации, которая по праву является денежными оплаченными
талонами: на ГСМ; на питание; путевки; полученные оповещения на почтовые
20
переводы; госпошлины и так далее. Основным признаком такой
документации по праву считается стоимостная оценка.
В процессе получения организации в свою кассу наличных денег,
корреспонденция оформляется следующим образом, таблица 3.
Таблица 3
Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса"
№
хозяйственная операция
корреспонденция
дебет
кредит
1
получение организацией наличных денежных
средств в банковском учреждении, где расположен
расчетный счет
50
51
2
возврат ДС лицом, которое получило подотчетные
денежные средства, и по ним не было
предоставлено отчета
50
71
3
осуществление оплаты потребителями продукции
либо же услуг
50
62
4
выплата организацией своим наемным сотрудникам
окладов
70
50
5
предоставление подотчетным лицам наличного
финансового капитала из кассы
71
50
6
внесение организацией наличных денежных средств
в банковское учреждение, в котором расположен
расчетный счет
51
50
7
факт оплаты наличными купленной продукции, либо
полученных услуг
62
50
8
получение наличных в виде вклада в уставный
капитал от учредителей
50
75
9
получена наличная выручка от реализации
50
90-1
В обязательном порядке нужно обращать внимание на то, что в
соответствии законодательству РФ, компании, применяющие наличные
денежные расчеты в процессе своей трудовой деятельности, должны
обеспечить точное и правдивое отражение в учете кассовых операций; жёстко
соблюдать, в частности кассовую дисциплину и в общем действующее
законодательство РФ; а также исключить факты оформления кассовой
документации с ошибками.
12
В случаях каких-либо нарушений предусмотрено
административное наказание в виде штрафа до 50000 рублей (за каждое
выявленное правонарушение). По этой причине необходимо всегда быть
крайне бдительным во избежание проблем с контролирующими органами.
12
Крутякова Т.Л. Бухгалтерский и налоговый учет: практическое пособие для бухгалтеров. М.: АйСи Групп,
2012. - 224 с.
21
Существенно отличается ведение бухгалтерского учета в банках от
учета остальных хозяйствующих субъектов. В последнее время все чаще
используется даже специальный термин «банковский учет». Хотя, в
бухгалтерском сопровождении учета всех субъектов экономики имеется и
много общего: на всех распространяется действие Федерального закона от «О
бухгалтерском учете», сходны предмет, объекты, основные задачи
бухгалтерского учета, ряд элементов метода бухгалтерского учета с
определенными особенностями: принцип использования документации,
инвентаризация, баланс, двойная запись по счетам; другие элементы — сами
счета и отчетность отличны. Действуют, соответственно, свои планы
счетов бухгалтерского учета и документы, регламентирующие их применение.
У банков - утвержденное ЦБ РФ «Положение о правилах ведения
бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на
территории Российской Федерации» с включенным Планом счетов бух
учета в кредитных организациях Российской Федерации. Счета банков и
организаций совершенно различны — не совпадает нумерация и количество
знаков. Например, балансовые счета — касса банков — 20202, касса
организаций - 50. Большинство же счетов не совпадает также по
наименованию из-за специфики деятельности. В банках, кроме того,
предусмотрены отдельные разделы — счета доверительного управления,
срочных операций, депо, чего нет у организаций.
13
Наличность, выпущенная в обращение, отражается на специальных
счетах по пассиву баланса Банка России (монетарный агрегат МО и остатки
касс банков), что делает ЦБ РФ одним из самых крупных в стране банков по
валюте баланса. В активе же эмиссионного банка также имеются наличные
деньги — на счетах оборотной кассы. Есть счета антиподы: на балансе
коммерческих банков активный балансовый счет 30102 «Корреспондентские
счета кредитных организаций в Банке России», на балансе Расчетно-кассовых
13
Тренды российского рынка СЭД/ECM. 2016. [Электронный ресурс.] Режим доступа:
http://tadviser.ru/a/160817
22
центров ЦБ РФ - пассивный счет 30101. Различается также учетно-
операционная документация. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и
хозяйственных операций организациям допускается вести в суммах,
округленных до целых рублей, в банках - только полные суммы, с копейками.
1.3. Аудиторская проверка кассовых операций
Аудит кассовых операций заслуженно считается одним из главных
элементов системы контрольных действий в компании. Таким образом, можно
подтвердить соответствие учетной информации текущему положению вещей
относительно соблюдения всех предусмотренных положений законов РФ,
включая обеспечение сохранности денежных средств в организации, и
купировать все нарушения норм. Нередко используется такой вариант
контроля состояния кассы и кассовых операций - как ревизия, ежедневные и
внезапные инвентаризации денежных средств в кассе, обычно эти действия
выполняет бухгалтер. Известно, что значительное количество оборота
наличных ДС влечет за собой серьезный риск недостоверного отображения
операций и ошибок, доходящий до злоупотребления служебным положением.
По этой причине большая часть российских компаний выдвигают жесткие
требования к соблюдению действующего законодательства РФ.
Часто наблюдаются ситуации, когда у управленческого аппарата
появляются подозрения в порядочности и надежности материально
ответственных лиц, работающих с наличностью. В таких случаях, в целях
проверки и контроля, разрешается использовать внештатных лиц, с которыми
подписан соответствующий договор.
14
При проверках аудиторы руководствуются нормативными актами РФ
различных уровней (приложение 1). Весь смысл аудиторской проверки
кассовых операций в формировании независимого мнения по поводу
соответствия применяемой в компании учетной и налоговой политики в
отношении движения наличных денежных средств действующему в РФ
14
Алексеева, Н.А. Концепции управления денежными потоками // Н.А. Алексеева, А.В. Завьялова // Научное
обеспечение развития АПК в современных условиях: материалы Всерос. науч.-практ. конф. (15-18 февр. 2011
г.): в 3 т. – Ижевск: Ижевская ГСХА, 2011. – т. 1. – с. 222
23
законодательству в анализируемом периоде. Операции с наличностью
рекомендуется отслеживать способом сплошной проверки.
Последовательность процедур при проведении аудита денег в кассе можно
условно разделить на три главных этапа: ознакомительный, основной и
заключительный. Каждый этап включает конкретные процедуры проверки.
При формировании программы обследования объекта следует дать
независимую оценку результативности внутреннего контроля за денежными
операциями и сохраняемость наличных денежных средств и прочих,
разрешенных к хранению в кассе ценностей, выявить наиболее
чувствительные к несоблюдению законодательства сегменты, составить
список основных контрольных процедур. Любую организацию можно
охарактеризовать набором общих признаков, к которым относятся: основные
цели деятельности; концептуальные основы создания; деловая репутация;
организационная форма и т.д. независимо от этого, программа аудита кассы
включает следующие обязательные пункты, таблица 4.
Таблица 4
Программа аудиторской проверки кассовых операций
№
опись процедур
выявляемые типичные ошибки
1
инвентаризация кассы,
осмотр условий хранения
денежной наличности
отсутствие договора с кассиром о полной
материальной ответственности; отсутствие ККТ
и средств безопасности
2
проверка правильности
документального
оформления операций
отсутствие документов, подтверждающих факт
совершения операций, или оформление их
ненадлежащим образом
3
проверка полноты и
своевременности
оприходования денежных
средств
расхождение сумм по документам с
фактическим наличием ДС
4
аудиторская проверка
правильности списания
денег в расход
отсутствие приложений к авансовым отчетам,
послуживших основанием для списания;
несоответствие данных в объявлении на взнос
наличными данным кассовой книги и выписки
банка
5
проверка соблюдения
кассовой и финансовой
дисциплины
не соблюдение установленного лимита остатка
денежных средств в кассе
6
проверка правильности
отражения операций на
счетах бухг. учета
некорректная корреспонденция счетов по учету
кассовых операций
7
составление акта