14
При выдаче денежных средств под отчет, подотчетное лицо, как и ранее,
составляет заявление произвольной формы с указанием суммы наличных денег
и даты их выдачи. Данное заявление должно содержать подпись самого
подотчетного лица и подпись руководителя организации. Изменилось лишь
расположение требования в документе, теперь это пункт
5. Указания.
Порядок выплаты заработной платы остался прежним. Также происходит
оформление РКО на выданные суммы наличных по расчетно-платежной
ведомости.
Прежним и остался тот факт, что организация должна самостоятельно
разрабатывать меры по усилению безопасности хранения наличных денежных
средств. Об этом гласит пункт 7 Указаний
6. Формы документов по кассе останутся прежними и буду также
оформляться первичными учетными документами по кассе. Будут применяться
утвержденные Госкомстатом ранее унифицированные формы документов. По
работе с кассой – формы № КО от 18.08.98 №88. По операциям с заработной
платой – формы № Т – от 05.01.04 № 1.
7. На сегодняшний день новое Указание согласуется с уже другим
Указанием ЦБ № 3073-У от 07.10.13, регламентирующее правила
осуществления расчетов наличными средствами. Его действие началось с
01.06.2014 года. Данная связь касается требований для индивидуальных
предпринимателей.
Не изменен в Указании № 3073-У пункт о запрете расходования
денежных средств из кассы. Однако, согласно п.п. 2, 6 Указания № 3073У,
определены исключения, касающиеся:
- выплат работникам, включенных в фонд заработной платы;
- оплаты товаров, за исключением ценных бумаг, работ, услуг, но не
более 100 000 рублей по одному договору;
- выдачи наличных денег при осуществлении операций банковским
платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями статьи 14
15
Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной
системе» (не более 100 000 рублей по одному договору);
- возврата за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные
товары, не выполненные работы, не оказанные услуги (не более 100 000 рублей
по одному договору);
- выплат социального характера;
- выплат физическим лицам, страховых возмещений по договорам
страхования, если страховая премия уплачивалась наличными (не более
100 000 рублей в рамках одного договора);
- выдачи работникам под отчет наличных денежных средств;
- выдачи наличных денежных средств на потребительские нужды
индивидуального предпринимателя, которые не связанны с осуществлением
данным предпринимателем предпринимательской деятельности
3
.
Что касается кредитных организаций, то направлять денежные средства
из кассы в рублевом эквиваленте РФ они имеют право на различные цели.
Важным отличием Указания № 3073-У от предыдущего документа
является тот момент, что согласно п. 4 организации и предприниматели вправе
тратить наличные деньги из кассы, если денежные средства получены с их
расчетных счетов, на следующие операции:
- операции с ценными бумагами;
- платежи по договорам аренды недвижимого имущества;
- выдача и возврат займов, процентов по ним;
- деятельность по организации и проведению азартных игр.
Однако, в соответствии с п. 6 Указания № 3073-У, по вышеуказанным
операциям установлено ограничение: сумма одного договора не должна
превышать 100 000 рублей, за исключением, определенным в п. 5 Указания №
3073-У, - расчеты с физическими лицами.
7. Согласно п. 5 Указания № 3073, если граждане – физические лица
не являются предпринимателям, то расчеты с ними организации и
3
Указание Банка России от 07.10.13 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»
16
предприниматели обязаны производить исключительно в рублях РФ без
ограничения по суммам.
8. В Указании № 3073-У внесены изменения, касающиеся порядка
ведения кассовой книги и других документов. В частности, допускается
внесение исправлений в кассовую книгу и ведомости, за исключением кассовых
документов, определенных п. 4.7 указания № 3210-У (приходные и расходные
кассовые ордера).
В отличие от предыдущих правил, определенных в п. 2.1 Положения №
373-П, в новом документе установлены нормы, разрешающие вносить
исправления. Установление данных норм позволит избежать возникновения
разногласий по вопросу ведения кассовой книги.
Для внесения в документы исправлений необходимо неправильные
данные зачеркнуть, внести исправления, поставить дату внесения исправлений.
Все внесенные изменения необходимо заверить личной подписью с
расшифровкой (Ф.И.О., инициалы) сотрудника, который производил изменения
и оформление данных документов.
9. В отличие от предыдущего документа (п. 4.4 Положения №373-П),
в новых правилах (п. 6.3 указания №3210-У) руководителю, при оформлении
сотрудником заявления в подотчет, достаточно только завизировать данное
заявление. Период, на который необходимы денежные средства и сумму
сотрудник вправе сам указать в заявлении. В случае несогласия, руководитель
имеет право написать на документе сроки и сумму, отличные от указанных в
заявлении.
10. Только в случае выдачи физическому лицу суммы на руки, согласно
п. 6.2 указания №3210-У, в документе в графе «Получил» выдаваемую сумму
разрешено пропечатать, а не заполнять получателем собственноручно, как это
было предусмотрено в предыдущих правилах. Физическому лицу,
получающему деньги, достаточно поставить только свою подпись, что
исключает возможность допущения ошибок при написании полученной суммы
денежных средств и, как следствие, переоформление документа.
17
В новых правилах упраздняются значительный ряд требований,
предъявляемых к малым предприятиям и предпринимателям, в частности,
касающихся лимита кассы, кассовой книги, оформления листов кассовой книги,
хранениям кассовых документов, особенностей внесения в кассу выручки при
использования ККТ.
В таблице 1 представлен сравнительный анализ правил ведения кассовых
операций, определенных в указании ЦБ России №3210-У 2014 года и
положении ЦБ России № 373-П.
Таблица 1
Различия в правилах ведениях кассовых операции
Положение ЦБ России №373-П
Указание ЦБ России №3210-У
Все хозяйствующие субъекты, без
исключения, должны устанавливать
лимит кассы.
Для малых предприятий и ИП не
является обязательным требование
установления лимита кассы.
Все хозяйствующие субъекты, без
исключения, в обязательном порядке
должны вести кассовую книгу,
выписывать кассовые документы.
Для ИП не является обязательным
ведение кассовой книги и
оформление приходных и расходных
кассовых ордеров.
Листы кассовой книги должны быть
прошиты, пронумерованы, заверены
подписью руководителя и главного
бухгалтера, скреплены печатью
Данное требование исключено из
текста
Необходимо строго придерживаться
установленных законодательством об
архивном деле сроков хранения
кассовых документов.
Данное требование исключено из
текста. Руководитель организации
самостоятельно определяет Порядок
хранения кассовых документов.
Вся сумма выручки, полученная через
ККТ вносится в кассу одним приходным
ордером.
При оказании услуг населению вместо
ККТ используются бланки строгой
отчетности, товарные чеки и другие
аналогичные документы.
18
Расчет лимита остатка наличных
денежных средств по формуле №2
применяется только при отсутствии
поступлений наличных денег за
проданные товары, выполненные работы
и оказанные услуги.
Данное требование исключено из
текста. Организация вправе
самостоятельно выбирать формулу для
осуществления расчета лимита остатка
наличных денежных средств.
Таким образом, замена положения Банка России №373-П на Указание
№3210-У повлияла в основном на упрощение налогового администрирования и
снижение налоговой нагрузки на малые предприятия, в целом облегчение
ведение бизнеса в Российской Федерации. Было введено ограничение по
хранению денег, скорректирован способ расчета лимита остатка наличных
денег, изменились правила наличных денежных расчетов.
Многие требования были отменены: отсутствие необходимости
установления лимита кассы, оформления приходных и расходных кассовых
ордеров и ведения кассовой книги, оформления кассовой книги, требования для
хранения кассовой книги, определенных условия использования формулы №2
при расчете лимита остатка наличных денег. Отмена указанных требований
позволят малому бизнесу самостоятельно вести бухгалтерию и не тратить
средства на привлечение профессиональных бухгалтеров.
1.2. Нормативная база, значение и задачи бухгалтерского учета кассовых
операций
Учет денежных средств в бюджетных учреждениях осуществляется в
разделе "Финансовые активы", состоящем из следующих синтетических счетов:
сч. 201 - "Денежные средства учреждения";
сч. 202 - "Средства на счетах бюджета";
сч. 203 - "Средства на счетах органов, осуществляющих кассовое
обслуживание";
сч. 204 - "Финансовые вложения";
сч. 205 - "Расчеты по доходам";
19
сч. 206 - "Расчеты по выданным авансам";
сч. 207 - "Расчеты по кредитам, займам (ссудам)";
сч. 208 - "Расчеты с подотчетными лицами";
сч. 209 - "Расчеты по ущербу и иным доходам";
сч. 210 - "Прочие расчеты с дебиторами";
сч. 211 - "Внутренние расчеты по поступлениям";
сч. 212 - "Внутренние расчеты по выбытиям";
сч. 215 - "Вложения в финансовые активы".
При организации и ведении учета денежных средств необходимо
руководствоваться общепринятыми правилами учета наличных и безналичных
денежных средств, устанавливаемыми нормативными документами Банка
России, Минфина России, регулирующими обращение денежных средств через
систему органов Федерального казначейства.
К денежным средствам бюджетных учреждений относятся:
наличные денежные средства в кассе;
денежные средства на лицевом счете;
денежные документы;
переводы в пути.
В бюджетном плане счетов касса имеет свой сч. 201 34 "Касса". Для
приема, хранения и расходования наличных денежных средств у организации
должно быть специальное помещение - касса. Под кассу выделяют помещение,
изолированное от других подсобных и служебных помещений, имеющее
окошко для выдачи денежных средств или других ценных бумаг,
оборудованное решетками. В помещении кассы должен стоять сейф, прочно
прикрепленный к строительным конструкциям пола и стены, доступ к которому
имеет кассир. Ключ от сейфа, будь он электронным или металлическим,
находится в распоряжении кассира. Входная дверь в помещение кассы должна
соответствовать всем уровням защиты, прежде всего она должна быть
металлической или обшита металлическими листами. Также в помещении
кассы должен находиться детектор, счетчик банкнот (для проверки
20
подлинности и пересчета купюр) и исправный огнетушитель. По завершении
рабочего дня, покидая помещение кассы, кассир должен проверить исправность
сигнализации и включить ее.
На кассира или лицо, исполняющее обязанности кассира (по
распоряжению руководителя), возлагается ряд должностных обязанностей, а
именно:
принимать, учитывать, хранить и выдавать наличность (в рублях, в
валюте) и ценные бумаги в соответствии с требованиями безопасности и
сохранности ценных бумаг и денежных средств;
обеспечивать сотрудникам выплату заработной платы, премий,
пособий и прочих выплат при условии, что денежные средства на момент
выплаты находятся в кассе учреждения, а не на расчетных счетах;
обеспечивать непрерывную (бесперебойную) работу кассового
аппарата, в случаях неисправности приглашать специалистов для устранения
неполадок, а также в профилактических целях;
обеспечивать безошибочное ведение учета денежных средств;
хранить коммерческую тайну о способах и местах хранения
денежных средств;
обеспечивать замену ветхих купюр и изношенных купюр через
специальные банковские службы.
Все операции с денежными средствами, которые находятся в кассе
учреждения, считаются кассовыми операциями. Кассовые операции в крупных
учреждениях ведет кассир, а если такой должности (ставки) нет, то ведение
кассы возлагается на бухгалтера или главного бухгалтера. В кассе организации
могут храниться не только денежные средства, но и документы, относящиеся к
бланкам строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности - это бланки удостоверений, трудовые книжки
и вкладыши к ним, путевки и прочие документы. Список документов,
относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их хранения и
использования устанавливаются учреждением самостоятельно.
21
Учреждение осуществляет кассовые операции в соответствии с
установленным порядком ведения кассовых операций. Этот документ
устанавливает порядок приема и выдачи наличных денег и оформления
кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения денежных
средств, порядок ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой
дисциплины. За несоблюдение условий работы с денежной наличностью и
порядка ведения операций по кассе на учреждение может налагаться штраф
налоговыми органами.
Наличные денежные средства могут храниться в кассе только в пределах
лимита, который рассчитывается учреждением самостоятельно (исходя из
потребности этого учреждения) и визируется руководителем. При
необходимости лимит остатка денежных средств может быть пересмотрен
учреждением. Всю денежную наличность сверх установленных лимитов
бюджетное учреждение должно сдавать в банк в порядке и сроки,
согласованные с обслуживающим банком. Сверх установленных лимитов
наличные деньги могут храниться в кассе исключительно в дни выплаты
заработной платы в течение трех рабочих дней, включая день получения денег
в банке.
Учреждения не имеют права накапливать в своей кассе наличные деньги
сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том
числе на оплату труда. Также законодательно ограничиваются расчеты между
организациями посредством наличных денежных средств. На данный момент
этот предел составляет 100 тыс. руб. по одной сделке.
Приход наличных денежных средств в кассу организации происходит при
совершении следующих операций:
снятие денежных средств с лицевого счета в банке: Д-т сч. 20134510
К-т сч. 21003660;
возврат работниками остатков ранее выданных подотчетных сумм
(авансов, неизрасходованных командировочных расходов и др.) отражается
22
бухгалтерской проводкой: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 208 (21, 22, 23, 24, 25, 26, 31,
32, 34, 91) 660;
внесение сотрудниками учреждения сумм за причиненный ущерб
оформляется следующей бухгалтерской записью: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 209
(71, 74, 81, 82) 660.
Расход наличных денежных средств из кассы учреждения происходит при
совершении следующих операций:
выдача сумм оплаты труда: Д-т сч. 30211830 К-т сч. 20134610;
выдача подотчетных сумм отражается проводкой: Д-т сч. 208 (21,
22, 23, 24, 25, 26, 31, 32, 34, 91) 560 К-т сч. 20134610;
внесение в банк денежной наличности из кассы учреждения для
зачисления на лицевой счет: Д-т сч. 21003560 К-т сч. 20134610;
выплата депонированных сумм: Д-т сч. 30402830 К-т сч. 20134610.
Связанные с расходом денег из кассы операции могут совершаться только
с разрешения руководителя организации. Разрешение руководителя должно
быть оформлено в письменном виде и иметь определенную форму, будь то
распоряжение или приказ с разрешительной подписью руководителя.
Документы по учету кассовых операций оформляются типовыми
межведомственными формами первичной учетной документации, а именно:
приходным кассовым ордером (ф. КО-1), код формы 0310001;
расходным кассовым ордером (ф. КО-2), код формы 0310002;
журналом регистрации приходных и расходных кассовых
документов (ф. КО-3), код формы 0310003;
кассовой книгой (ф. КО-4), код формы 0310004.
Приходные и расходные кассовые документы подписываются главным
бухгалтером или руководителем организации. Расходные документы или
документы, на основании которых расходные документы выписываются,
должны быть своевременно подписаны руководителем организации в
обязательном порядке. До совершения передачи приходных и расходных
ордеров в кассу бухгалтерская служба регистрирует их в журнале регистрации
23
приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3). Получив приходные и
расходные кассовые документы, кассир исполняет эти документы. Данный
факт удостоверяется подписями кассира и лица, вносящего либо выносящего
деньги из кассы. После этого кассир регистрирует совершенные им операции в
кассовой книге (ф. КО-4). Контроль кассовых операций осуществляется
сверкой данных приходных и расходных документов, кассовой книги и книги
учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Все поступления и выдачи наличных денежных средств из кассы
учреждения обязательно должны учитываться работником учреждения,
ответственным за ведение кассы (кассиром), в соответствующем документе -
кассовой книге (ф. КО-4), которая должна быть прошнурована и опечатана. В
кассовой книге все листы должны быть просчитаны и пронумерованы; общее
количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера
организации.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения
или выдачи денег по каждому кассовому ордеру или другому заменяющему его
документу. На каждом листе кассовой книги регистрируются кассовые
операции за один день. Первой записью на листе регистрируется остаток
наличных средств в кассе на конец предыдущего дня (периода). Каждая
следующая запись содержит сведения о проведенной операции: номер
приходного либо расходного документа, содержание операции согласно
ордеру, сумму прихода или сумму расхода, номер корреспондирующего счета.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за
день (отдельно по приходу и по расходу), выводит остаток денег в кассе на
конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист
кассовой книги вместе с прилагаемыми приходными и расходными кассовыми
документами. Бухгалтер организации проверяет записи кассира, принимает
приходные и расходные документы, о чем расписывается в кассовой книге.
Неоговоренные "подчистки" и исправления в кассовой книге не
допускаются. Если по какой-то причине нужно исправить запись в кассовой