34
осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой
для заполнения форм федерального государственного статистического
наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера,
включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление
указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае
ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях
накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка
наличных денег не допускается.
Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан
учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций
содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений
наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги
либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы,
предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления
других выплат работникам.
При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка
наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег,
установленных этим подразделениям. Экземпляр распорядительного документа
об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных
денег направляется данному подразделению в порядке, определенном
учреждением. Проверить обозначенный вопрос достаточно легко: достаточно
обращать внимание на остатки на конец и начало дня в кассовой книге.
Порядком ведения кассовых операций установлен срок выдачи наличных
денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам – пять
рабочих дней (включая день получения на указанные выплаты наличных денег
с банковского счета). Таким образом, сверх установленного учреждением
лимита можно хранить наличные деньги исключительно в сумме,
предназначенной для оплаты труда, выплаты пособий по социальному
страхованию и стипендий, и не более пяти рабочих дней.
35
Несмотря на то, что сумму лимита остатка наличных денег в кассе
учреждение устанавливает самостоятельно, несоблюдение лимита продолжает
признаваться административным правонарушением. Напомним,
что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств
в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины,
которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение
административного штрафа:
на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
Следующим этапом является проверка правильности оформления
документов по кассе.
В ходе проверки следует обратить внимание на следующее:
1. Заполнение всех строк и реквизитов РКО, ПКО и других документов,
используемых при осуществлении кассовых операций, отсутствие в них
исправлений. Так, согласно п. 167 Инструкции № 157н
12
прием в кассу
наличных денежных средств от физических лиц производится по бланкам
строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном
законодательством РФ. В случае приема наличных денежных средств
уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения
денежные средства, оформленные реестром сдачи документов, с приложением
квитанций (их копий).
В кассовых документах должно быть указано основание
для их оформления и перечислены прилагаемые подтверждающие документы
(расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета и др.).
Принятие к бухгалтерскому учету документов, оформляющих операции
с наличными или безналичными денежными средствами, содержащих
исправления, не допускается. Иные первичные (сводные) учетные документы,
12
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти
(государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными
внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений,
утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
36
содержащие исправления, принимаются к бухгалтерскому учету в случае, когда
исправления внесены по согласованию с лицами, составившими и (или)
подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями
тех же лиц, с указанием надписи «Исправленному верить» («Исправлено»)
и даты внесения исправлений. Внесение исправлений в документы,
оформленные в электронном виде, после их подписания не допускается.
Также необходимо убедиться в отражении в кассовой книге всех ПКО
и РКО. Для этого требуется сверить записи в кассовой книге с данными
кассовых документов.
2. Наличие необходимых подписей. Напомним, что кассовые документы
должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером
(при их отсутствии – руководителем), а также кассиром. В случае ведения
кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем
кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3 Порядка ведения
кассовых операций). Однако здесь следует учитывать, что в силу п. 8
Инструкции № 157н документы, которыми оформляются факты хозяйственной
жизни с денежными средствами, принимаются к бухгалтерскому учету
при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного
бухгалтера или уполномоченных ими лиц. Таким образом, в данном случае
Порядок ведения кассовых операций противоречит Инструкции № 157н.
С целью недопущения негативных последствий, которые могут возникнуть
при проверке, по нашему мнению, учреждению целесообразно
руководствоваться требованиями названной инструкции.
Поступающие в кассу и выдаваемые из кассы наличные деньги должны
учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней должны
производиться по каждым ПКО и РКО.
Согласно п. 6 Порядка ведения кассовых операций кассир выдает
наличные деньги после проведения идентификации получателя наличных денег
по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему
личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо
37
по предъявленным получателем наличных денег доверенности и документу,
удостоверяющему личность. Выдача наличных денег осуществляется
непосредственно получателю наличных денег, указанному в РКО (расчетно-
платежной или платежной ведомостях) или в доверенности.
Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы РКО
оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица,
составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных
денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя
и дату. Кроме того, к заявлению необходимо приложить расчет (обоснование)
размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н). Форма указанного расчета
не утверждена, следовательно, он может составляться в произвольной форме.
3. Соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме
наличных денег, проставленной прописью.
4. Наличие доверенностей. Напомним, что при выдаче денег
по доверенности проверяется соответствие фамилии, имени, отчества
(при наличии) получателя наличных денег, прописанных в РКО, фамилии,
имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности,
соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере
фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица, данных документа,
удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом
документа, удостоверяющего личность. В расчетно-платежной ведомости
(платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение
наличных денег, кассир делает запись: «По доверенности». Доверенность
прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной
или платежной ведомостям).
В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной
на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических
лиц, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном
юридическим учреждением. Оригинал доверенности (при наличии) хранится
38
у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному
кассовому ордеру.
В силу п. 6 Указания № 3073-У
13
наличные расчеты в валюте РФ
и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного
договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться
в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте,
эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу ЦБ РФ на дату проведения
наличных расчетов. Заметим, что ранее ограничения по наличным расчетам
в иностранной валюте не устанавливались.
Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем
предельный размер наличных расчетов, при исполнении гражданско-правовых
обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками
наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период
действия договора, так и после окончания срока его действия.
Без учета предельного размера наличных расчетов осуществляется
расходование поступивших в кассы наличных денег в валюте РФ за проданные
товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги, а также полученных
в качестве страховых премий на следующие цели:
на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы,
и выплаты социального характера;
на выдачу работникам под отчет.
Напомним, что исходя из п. 2 Указания № 3073-У автономные
учреждения, как и другие юридические лица, вправе расходовать поступившие
в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары,
выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные
в качестве страховых премий исключительно на следующие цели:
выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы,
и выплаты социального характера;
13
Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».
39
выплата страховых возмещений (страховых сумм) по договорам
страхования физическим лицам, уплатившим ранее страховые премии
наличными деньгами;
оплата товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
выдача наличных денег работникам под отчет;
возврат за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные
товары, невыполненные работы, неоказанные услуги;
выдача наличных денег при осуществлении операций банковским
платежным агентом (субагентом) в соответствии с требованиями ст. 14
Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной
системе».
Расходование наличных денег в валюте РФ, поступивших в кассу
учреждения за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные
услуги, а также полученных в качестве страховых премий не на указанные
выше цели, является неправомерным.
Кроме того, необходимо отметить, что наличные расчеты в валюте РФ
по операциям с ценными бумагами, по договорам аренды недвижимого
имущества, по выдаче (возврату) займов (процентов по займам),
по организации и проведению азартных игр осуществляются за счет наличных
денег, поступивших в кассу участника наличных расчетов с его банковского
счета (п. 2 Указания № 3073-У).
Также отметим: если в соответствии с Бюджетным кодексом
на автономное учреждение возлагаются обязанности получателя бюджетных
средств, нужно убедиться в отсутствии фактов их нецелевого использования.
Проверку данного вопроса целесообразно проводить параллельно с изучением
документов, являющихся основанием для осуществления расчетов
с подотчетными лицами. В ходе проверки необходимо сравнить
статьи и подстатьи КОСГУ (с 2016 года – следует обращать внимание на вид
расходов), по которым выдавался аванс, с указанными в авансовых отчетах.
Кроме того, необходимо проанализировать правильность отнесения фактически
40
произведенных расходов на те или иные статьи и подстатьи КОСГУ (вид
расходов).
В ходе проверки следует дополнительно обратить внимание на
следующие вопросы.
1. Наличие случаев неоприходования поступивших денежных
средств. В ходе проверки анализируются:
полнота и своевременность оприходования денежных средств
в кассу учреждения. Проверку данного вопроса целесообразно проводить
параллельно с изучением банковских операций учреждения;
соответствие приходных кассовых ордеров записям в журнале
регистрации приходных кассовых ордеров;
своевременность расчетов сотрудников по средствам, выданным
на хозяйственные нужды и командировочные расходы. Напомним,
что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет,
или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру,
а при их отсутствии – руководителю учреждения авансовый отчет
с прилагаемыми подтверждающими документами.
2. Наличие фактов излишнего списания денег по кассе путем
повторного использования одних и тех же документов, а также в результате
неправильного подсчета итогов в кассовых документах. В ходе изучения
данного вопроса проводятся:
анализ полноты первичных приходных и расходных кассовых
документов, сброшюрованных с журналом операций по счету «Касса»;
проверка совпадения входящего остатка по кассе на каждый день
с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
анализ итогов кассовых отчетов.
3. Наличие фактов излишнего списания денег по кассе без оснований
или по подложным документам. Данный вопрос включает в себя:
41
проверку совпадения кассовых ордеров с информацией о них,
содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;
проверку обоснованности включения лиц в расчетно-платежные
ведомости. В данном случае ревизоры выборочно сверяют расчетно-платежные
ведомости со штатным расписанием, приказами о приеме на работу и рядом
других документов.
4. Наличие договоров о полной материальной
ответственности. Напомним, что в соответствии со ст. 244 ТК РФ с кассиром
должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Причем такой договор должен быть заключен не только с кассиром,
но и с лицом, заменяющим его на время отпуска, болезни и т. д.
5. Соблюдение порядка ведения бухгалтерского учета. В ходе
проверки необходимо убедиться в правильностиотражения операций по кассе
в бухгалтерском учете учреждения.
В заключение еще раз отметим, что автономные учреждения,
как и другие организации, обязаны осуществлять внутренний контроль
совершаемых фактов хозяйственной жизни, который должен охватывать в том
числе вопросы соблюдения учреждением кассовой дисциплины. Кроме того,
укажем, что без проверки кассовой дисциплины не обходится практически
ни одна проверка органов государственного (муниципального) финансового
контроля.
42
Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита кассовых операций в
Межрайонной ИФНС №18 по Самарской области
2.1. Синтетический и аналитический учет кассовых операций, отражение на
счетах бухгалтерского учета
Межрайонная ИФНС №18 по Самарской области учитывает движение
денежных средств на счете 50 «Касса» (50-1 «Касса организации»).
В январе 2016 года были совершены операции по кассе, которые
приведены в таблице 2.
Таблица 2
Журнал регистрации хозяйственных операций за январь 2016г.
Содержание хозяйственных операций и
документы
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Получены деньги по чеку из банка.
Приходный кассовый ордер № 1.
50
51
120000
Выданы Логинову И.А.на командировочные
расходы.Расходный кассовый ордер № 1.
71
50
2000
Платежная ведомость № 1 Выдана зарплата
работникам предприятия за январь 2016
года.
70
50
245000
Расходный кассовый ордер № 6.
Отражена недостача наличных денег в ходе
инвентаризации. Акт инвентаризации
73
50
1050
Получено от Симоновой Л.И.. в погашение
недостачи, выявленной при инвентаризации
50
73
1050
Возвращен в кассу Логиновым И.А. остаток
неизрасходованных средств.
50
71
920
Рассмотрим приход и расход денежных средств экономического объекта
на примере динамики трех лет.
43
Таблица 3
Операции по дебету счета 50 «Касса» за 2013-2015 гг., тыс.руб.
Год
По кредиту
По дебету
Итого по кредиту
51
62
71
73
1
2
3
4
5
6
2013
878,22
523,89
8,89
5,90
1416,90
2014
954,78
487,18
1,34
1,89
1445,19
2015
1697,07
654,90
0
4,77
2356,74
По данным таблицы видно, что приток наличных денежных средств
увеличился с 2014 года на 939,84 т.руб. к 2016 году. Из этого можно сделать
вывод, что предприятие улучшило свою платежеспособность.
Таблица 4
Операции по дебету счета 50 «Касса» за 2013-2015 гг., тыс.руб.
Год
По кредиту
По дебиту
Итого по
дебиту
51
60
70
71
73
1
2
3
4
5
6
7
2013
365,78
425,76
589,24
8,89
5,90
1395,57
2014
145,98
589,65
602,75
1,34
1,89
1341,61
2015
65,89
565,98
650,87
0
4,77
1287,51
Разберем кассовые операции МИ ФНС №18 по Самарской области.
В МИ ФНС №18 по Самарской области за день по ККМ прошло 57 890
руб.
Эта выручка в конце рабочего дня была передана в бухгалтерию на
основании приходного кассового ордера.
В бухгалтерии МИ ФНС №18 по Самарской области проведены
проводки:
Дебет 50/1 «Касса организации»
Кредит 90/1 «Выручка»