24
книге, то все сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного
бухгалтера организации. Контроль за правильным ведением кассовой книги
возлагается на главного бухгалтера организации.
На практике бюджетные учреждения применяют специальные программы
для ведения бухгалтерского учета ("1С: Бухгалтерия" или "Парус"), которые
значительно упрощают работу бухгалтера и ускоряют сам процесс ведения
учета. При ведении операций по счету касса (20134) листы кассовой книги
автоматизированным способом формируются в виде "Вкладной лист кассовой
книги" и "Отчет кассира". Также осуществляется автоматическая нумерация
листов кассовой книги в порядке возрастания с начала года.
Для обеспечения пополнения денежных средств в кассе учреждение
совершает операцию по снятию наличных с лицевого счета, а в случае
превышения установленного лимита денежных средств в кассе учреждение
совершает операцию внесения наличных из кассы в банк для зачисления на
лицевой счет.
Получение наличных денег с лицевого счета оформляется денежным
чеком. Выписанный денежный чек подписывается главным бухгалтером и
руководителем или только руководителем учреждения в зависимости от
количества оформленных подписей в банке. Подтверждением выдачи
наличности является корешок чека, остающийся в чековой денежной книжке у
организации. Суммы, полученные по чеку, приходуются в кассе по приходному
кассовому ордеру, номер которого указывается на корешке чека следующей
проводкой: Д-т сч. 20134510 К-т сч. 21003660 - оприходованы наличные
денежные средства в кассу учреждения.
Наличные денежные средства, полученные из банка, расходуются только
на цели, на которые были заявлены.
Для осуществления кассовых выплат по лицевому счету учреждение
должно представлять в орган казначейства по месту своего обслуживания
следующие платежные документы:
25
заявку на кассовый расход (ф. 0531801), которая оформляется
согласно Приложению N 1 к Порядку кассового обслуживания исполнения
федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов и
порядку осуществления территориальными органами Федерального
казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов РФ и
муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов,
утвержденному Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008 N 8н "О
порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета,
бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке
осуществления территориальными органами Федерального казначейства
отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и
муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов";
заявку на получение наличных денежных средств (ф. 0531802),
оформленную согласно Приложению N 2 к Порядку кассового обслуживания
исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных
бюджетов и порядку осуществления территориальными органами
Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов
РФ и муниципальных образований по исполнению соответствующих
бюджетов, утвержденному Приказом Федерального казначейства от 10.10.2008
N 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета,
бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке
осуществления территориальными органами Федерального казначейства
отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и
муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов".
При внесении наличных денежных средств на лицевой счет учреждение
оформляет объявление на взнос наличными - это банковский документ,
составленный на основании выписанного расходного кассового ордера. Одна
часть бланка - ордер (объявление на взнос наличными) выдается на руки
ответственному работнику учреждения.
26
Внесение неиспользованных наличных денежных средств для зачисления
на лицевой счет учреждения отображается проводкой: Д-т сч. 21003560 К-т сч.
20134610.
Рассмотрим основные бухгалтерские проводки по операциям с денежной
наличностью в бюджетных учреждениях.
При отображении процедур поступления наличных денежных средств
получателям бюджетных учреждений используют счет 0 210 03 000 «Расчеты
по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных
средств»
Условия снабжения наличными денежными средствами получателей
средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации
регламентируются приказом Минфина России от 03.09.2008 № 89н.
Снабжение получателей наличными деньгами отражается в бюджетном
учете нижеследующими проводками
4
.
В части бюджетной деятельности:
списание наличных денег с лицевого счета в случае заявки
учреждения на уплату наличных денег с банковских счетов финансового органа
- Д 4 210 03 560 К 4 304 05 ХХХ;
получение денежных средств по чекам в кассу учреждения при
предъявлении приходного кассового ордера - Д 4 201 04 510 К 4 210 03 660.
В части деятельности, приносящей доход:
списание наличных денег с лицевого счета в случае требования
учреждения для уплаты наличных денег с лицевого счета в финансовом органе
по средствам деятельности, приносящей доход - Д 2 210 03 560 К 2 201 01 610;
получение наличных денег по чекам в кассу бюджетной
организации при предъявлении приходного кассового ордера- 2 201 04 510 К 2
210 03 660.
В части деятельности со средствами, находящимися во временном
4
Онокой, Т. Ю. Современные бюджеты денежных средств и их совершенствование / Т. Ю. Онокой //
Экономикс. - 2014. - № 1. - С. 56-63
27
распоряжении
5
:
списание наличных денег с лицевого счета в случае требования
организации для уплаты наличных денег с банковских счетов органа
казначейства- Д 3 210 03 560 К 3 201 02 610;
поступление наличных денежных средств, полученных во
временное пользование с лицевого счета учреждения- Д 3 201 04 510 К 3 210 03
660.
Данные проводки фиксируются в форме регистра бюджетного учета,
утвержденной в общепринятом порядке
6
.
Взнос получателем бюджетных денежных средств исполняется в порядке,
установленном разделом IV Правил обеспечения наличными деньгами
получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации,
регламентированных приказом Минфин России от 03.09.2008 № 89н
7
.
Взнос получателем средств бюджета наличных денег отражается в
бюджетном учете следующими записями
8
.
В части бюджетного учета:
внесение наличных денежных средств на счет при предъявлении
РКО, квитанции к объявлению на взнос наличными - Д 4 210 03 560 К 4 201 04
610, первичными документами являются расходный кассовый ордер (ф.
0310002) и квитанция к объявлению на взнос наличными (ф. 0402001)
зачисление наличных денежных средств на счет при предъявлении
выписки с лицевого счета - Д 4 304 05 ХХХ К 4 210 03 660, документировано
справкой, полученной от органа Федерального казначейства.
В части деятельности, приносящей доход:
внесение наличных денежных средств на счет при предъявлении
5
Акашева В.В. Учет бюджетных и денежных обязательств в государственных (муниципальных) учреждениях/
В.В. Акашева // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. - 2014. - №5
(37). - С.111-115
6
Костюкова Е.И. Бюджетный учет и отчетность: учебное пособие.М.: Изд-во Дело и Сервис, 2012
7
Акашева В.В. Учет бюджетных и денежных обязательств в государственных (муниципальных) учреждениях/
В.В. Акашева // Вестник Поволжского государственного университета сервиса. Серия: Экономика. - 2014. - №5
(37). - С.111-115
8
Опальский, А. Ю., Учет денежный средств на лицевых счетах бюджетного учреждения / А. Ю. Опальский //
Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных организациях - 2012. - № 9. - С. 18-29.
28
РКО, квитанции к объявлению на взнос наличными - Д 2 210 03 560 К 2 201
04 610;
зачисление наличных денежных средств на счет при предъявлении
выписки с лицевого счета (в части неиспользованных денежных средств,
полученных на осуществление расходов) - Д 2 201 01 510 К 2210 03 660;
зачисление наличных денежных средств на счет при предъявлении
выписки с лицевого счета (в части средств, полученных в качестве доходов)- Д
2 210 01 510 К 2 210 03 660.
В части деятельности со средствами, которые находятся во временном
распоряжении:
внесение наличных денежных средств на счет при предъявлении
расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными - Д
3 210 03 560 К 3 201 04 610;
зачисление наличных денежных средств на счет вследствие
представления выписки с лицевого счета - Д 3 210 02 510 К 3 210 03 660.
Данные записи отражаются в форме регистра бюджетного учета,
утвержденной в установленном порядке.
Операции по поступлению денежных средств в кассу отражаются
следующими записями:
поступление наличных денежных средств с банковского счета в
кассу - Д 4 201 04 510 К 4 2011 610(4 201 03 610), отражается в Журнале
операций по счету «Касса» и Журнале регистрации ПКО и РКО;
поступление наличных денежных средств с лицевого счета
учреждения, открытого в финансовом органе (в органе казначейства)- Д 4 201
04 510 К 4 201 03 660, документируется ПКО;
поступление наличных денежных средств, полученных во
временное распоряжение. Со счета денежных средств во временном
пользовании- Д 3 201 04 510 К 3 210 03 660, отражается в кассовой книге;
прием наличных денежных средств во временное распоряжение - Д
3 201 04 510 К 3 304 01 730, первичные документы ПКО и квитанция;
29
поступление средств от деятельности, приносящей доход в кассу
учреждения - Д 2 201 04 510 К1 205 0Х 660;
поступление наличных денежных средств в возмещение недостач,
хищений ОС (кроме драгоценностей и ювелирных изделий), НМА,
непроизведенных активов, материальных запасов - Д 4 201 04 510 К 4 209 ХХ
660, оформляется в регистрах: журнал операций по счету «Касса», журнал
регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовая книга;
поступление наличных денежных средств в возмещение недостач,
хищений ОС (в части драгоценностей и ювелирных изделий), финансовых
активов - Д 4 201 04 510 К 4 209 0 660 (4 209 05 660); -поступление наличных
денежных средств от подотчетного лица - Д 4 201 04 510 К 4 208 ХХ 660.
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы отражаются
в бюджетном учете следующими записями
9
:
выбытие наличных денежных средств из кассы учреждения для их
зачисления на лицевой счет получателя бюджетных средств, открытого в
финансовом органе (казначействе)- Д 4 210 03 560 К 4 201 04 610, фиксируется
РКО и квитанцией на объявление на взнос наличными;
внесение наличных денежных средств на банковский счет
учреждения - Д 4 201 01 510 К 4 201 04 610(4 201 03 610);
внесение наличных денежных средств, которые получены во
временное распоряжение, на лицевой счет получателя бюджетных средств,
открытый в финансовом органе - Д 3 210 03 560К 3 201 04 610;
внесение наличных денежных средств, которые получены во
временное распоряжение, на банковский счет учреждения- Д 3 201 02 510 К 3
201 04 610;
выдача наличных денежных средств, которые находятся во
временном распоряжении учреждения- Д 3 304 01 830 К 3 201 ХХ 610,
документируется расходным кассовым ордером;
9
Акашева В. В. Порядок финансирования бюджетных учреждений за счет субсидий / В. В. Акашева, Е. С.
Колмыкова // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. — 2014. — № 1. — С. 324- 327
30
выдача наличных денежных средств под отчет- Д4 208 ХХ 560 К 4
201 04 610,первичными документами являются РКО и ведомость на выдачу
денег из кассы подотчетным лицам;
выдача заработной платы, денежного награждения, прочих выплат,
пособий по социальному страхованию- Д 4 302 ХХ 830 К 4 201 04 610,
фиксируется в кассовой книге, книге учета выданных раздатчикам денег на
оплату труда, денежного награждения или содержания, стипендий;
выдача стипендий из кассы учреждения- Д 4 302 18 830 К 4 201 04
610, первичными документами являются РКО, расчетно-платежная ведомость,
платежная ведомость;
выдача сумм вознаграждений лицам, не состоящим в штате
учреждения по договорам гражданско-правового характера- Д 4 302 ХХ 830 К 4
201 04 610;
выдача депонентской задолженности- Д 4 304 02 830 К 4 201 04 610.
Бюджетные и казенные учреждения осуществляют безналичные операции
через лицевые счета, открытые в органах Федерального казначейства.
Операции банка по списанию средств с лицевого счета учреждения в
порядке совершения денежных расчетов с контрагентами производятся либо по
письменному распоряжению владельца счета, либо с его согласия. Клиент дает
поручения банку произвести операции по лицевому счету, оформляя
банковские расчетные документы. Некоторые платежи взыскиваются банком с
лицевого счета в бесспорном порядке по решению Государственного
арбитража, налоговых или финансовых органов и в других случаях,
установленных законом. К подобным платежам относятся платежи, не
внесенные в срок в бюджет, внебюджетные фонды, платежи по
исполнительным документам.
1.3. Методика и нормативное регулирование аудита кассовых операций
31
Бюджетные учреждения обязаны самостоятельно организовать и
осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.
В статье рассмотрим основные вопросы, на которые следует обратить внимание
при проведении внутреннего контроля в части проверки соблюдения в
учреждении кассовой дисциплины.
В силу норм ст. 19 Закона о бухгалтерском учете
10
автономные
учреждения обязаны самостоятельно организовать и осуществлять внутренний
контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Кроме того, напомним,
перед составлением годовых отчетных форм проводится инвентаризация
денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой
отчетности. В ходе инвентаризации должна осуществляться в том числе
проверка полноты, достоверности и точности отражения в учете и отчетности
кассовых операций за проверяемый период, а также соблюдения
законодательных и нормативных документов, регулирующих кассовую
дисциплину.
В ходе проверки кассовой дисциплины учреждению необходимо
сосредоточиться на анализе следующих вопросов:
наличие фактов недостач, растрат и хищений денежных средств;
соблюдение требований законодательства при поступлении
денежных средств в кассу учреждения;
полнота и своевременность оприходования по кассе наличных
денег, в том числе полученных из банка;
наличие случаев хранения в кассе денежных средств сверх
установленного кассового лимита;
превышение предельного размера расчетов наличными деньгами
между юридическими лицами;
достоверность документов, являющихся основанием для списания
расходов по кассе, законность произведенных расходов;
10
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
32
наличие фактов использования наличных денежных средств
не по целевому назначению.
Осуществлять проверку кассовой дисциплины целесообразно сплошным
методом за выбранный период. При этом, по нашему мнению, такой период
должен составлять календарный год. Для проверки необходимо изучить
следующие документы:
кассовая книга (ф. 0504514);
журнал операций по счету «Касса» (ф. 0504071);
журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071);
приходные кассовые ордеры (ф. 0310001);
расходные кассовые ордеры (ф. 0310002);
журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
(ф. 0310003);
ведомость на выдачу денежных средств из кассы под отчет
(ф. 0504501);
главная книга (ф. 0504072);
инвентаризационные описи наличных денежных средств;
договоры о полной материальной ответственности с кассирами;
расчетно-платежные ведомости;
авансовые отчеты (ф. 0504505) вместе с приложенными к ним
документами.
Далее рассмотрим более подробно этапы проверки данного вопроса.
Любая проверка кассовой дисциплины должна начинаться
с инвентаризации кассы, что осуществляется с целью выявления недостач,
растрат и хищений денежных средств. Думаем, некоторые бухгалтеры
еще помнят те времена, когда, приходя с проверкой в организацию, ревизоры
первым делом опечатывали помещение кассы.
Напомним, что инвентаризация денежных средств, хранящихся в кассе
учреждения, должна проводиться при обязательном участии главного
(старшего) бухгалтера и кассира. Кассир представляет для проверки последний
33
кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает
расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им
в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет неоприходованных
или не списанных в расход наличных денежных средств и бланков строгой
отчетности. Отметим, что порядок проведения инвентаризации должен быть
установлен в учетной политике учреждения.
В случае выявления в ходе инвентаризации недостач или излишков
проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Одновременно необходимо обратить внимание и на условия хранения
денежных средств:
обеспечена ли сохранность денежных средств;
есть ли у кассира образцы подписей лиц, уполномоченных
подписывать кассовые документы, а также печать (штамп), содержащая
реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Напомним,
что согласно п. 4.4 Порядка ведения кассовых операций кассир должен быть
снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты,
подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей
лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. При этом в случае
ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем
образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы,
не оформляются
11
;
соблюдается ли установленный лимит хранения денежной
наличности по отдельным датам.
Автономные учреждения, как и любые другие организации, имеют право
хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного
распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег.
Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка
наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий,
11
Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием
ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.