17
Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной
и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория
наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так
называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие
подобные документы
10
.
Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В
компаниях, относящихся к категориям микрои малого бизнеса и не имеющих
возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут
возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося
материально ответственным лицом.
С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в
обязательном порядке составляется договор о полной материальной
ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во
внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся
более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора
о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в
типовой должностной инструкции.
Для осуществления операций с наличностью в организации может быть
оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В
этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и
приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает
финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного
кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании,
решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности»
она принимает самостоятельно.
Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним
документов можно представить следующим образом:
10
Васильчук О. И. Процедуры аудита деятельности предприятий малого и среднего бизнеса,
направленные на обеспечение экономической безопасности // Инновационное развитие экономики. 2014. № 3.
С. 17–26
18
Таблица 1.1
Движение денежных средств
11
Поступление в кассу (приход)
Выдача из кассы (расход)
Со счета в банке на зарплату,
хозяйственные, операционные и
командировочные расходы
Суммы причитающейся работникам
заработной платы
Выручка от реализации работ, услуг
или товаров
Суммы под отчет сотрудникам на
командировочные, хозяйственные и
операционные расходы
Возврат неиспользованных
подотчетных сумм
Выплата компенсаций, пособий или ссуд
сотрудникам
По прочим основаниям
Передача на инкассацию
Документальное оформление кассовых операций организации
осуществляется с помощью бланков установленной формы:
Приходный ордер
Расходный ордер
Журнал регистрации кассовых документов
Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
Книга учета поступивших и выданных денежных средств, и
документов
Кроме этого организации обязаны применять документы по формам,
устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения
наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.
Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их
производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять
хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок,
размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы
устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении
договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются
организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её
поступления.
11
Вахитова З.Т. Бухгалтерская отчетность как информационная база для финансового
анализа//Экономика и управление: анализ тенденций и перспектив развития. 2013. №8. С. 171-174.
19
В кассе организации наличные денежные средства (без учета
приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах,
ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с
2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией
самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула
12
:
Лон = Оп: Пр × Дс, (1.1)
где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.
В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество
рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить
семи.
В случае, когда организация не делала расчет лимита остатка наличности
в кассе, такой лимит считается по умолчанию равным нулю.
Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться
сверхлимитным объемом.
Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств
на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не
должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций,
ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот
срок увеличивается до пяти календарных дней.
Федеральным законодательством всем организациям вменено применение
контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в
12
Вахитова З.Т. Некоторые аспекты финансовой устойчивости сельскохозяйственных
предприятий//Экономика и управление: анализ тенденций и перспектив развития. 2014. №10. С. 162-165.
20
отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций,
освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014
году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять
платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не
исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении
расчетов с покупателями.
Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью
наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году
наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут
использоваться для
13
:
Сделок купли-продажи ценных бумаг,
Оплаты аренды недвижимости,
Выдачи и возврату ссуд или займов,
Проведения различных лотерей и азартных игр.
В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства,
которые сняты с расчетного счета организации.
Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям,
которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке
регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты,
осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются
приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ
должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню
Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование
контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1
января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014
года запрещено.
13
Вахитова З.Т., Большакова Н. В. Вопросы учёта денежных средств//Проблемы формирования единого
пространства экономического и социального развития стран СНГ (СНГ-2015) Материалы ежегодной
Международной научно-практической конференции. Ответственные редакторы: О. М. Барбаков, Ю. А. Зобнин,
2015. С. 94-99.
21
Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования,
предъявляемые к ККМ:
Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке
обязательных реквизитов;
Возможность передачи в платежно-расчетный терминал
информации о произведенных платежах и информации для печати кассового
чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).
В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер
оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен
быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же
ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до
600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000
рублей
14
.
Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии
являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в
части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена
обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года
производить соответствующую проверку
15
.
Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном
синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом
счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты
наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться
субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.
Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных
денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета
операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое
14
Веденина Е. Л. Несвоевременная сдача в банк наличных денег//ж. Бухгалтерский учет.2014N 11.С.89.
15
Вахитова З.Т., Большакова Н.Г. Применение методов финансовой математики в
страховании//Математические методы и модели в управлении, экономике и социологии. Сборник научных
трудов. Ответственные редакторы О.М. Барбаков, Ю.А. Зобнин. Тюмень, 2014. С. 42-46.
22
ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее
контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.
Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в
иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам
валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте
других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по
официальному валютному курсу на момент совершения операции.
Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим
образом
16
:
Сопровождение операций поступления и выбытия первичными
документами;
Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
Составление проводок при обработке первичных документов;
Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.
Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в
организации может проводиться инвентаризация кассы.
Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации
кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном
порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых
ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем
случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой,
проводимой комиссией.
Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в
бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового
учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи
первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании
поступивших/выбывших денежных средств.
16
Владимирова Т.М. Особеннсти аудита отчета о движении денежных средств // Учет и статистика, 2009.
№ 15. С. 89-93.
23
Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с
наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный
пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов.
Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную
наличность, и денежные документы.
Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте.
Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром,
которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по
поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех
экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.
Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным
пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц
берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.
Недостача наличности или денежных документов (в денежном их
эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:
Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.
Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются
к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.
1.3. Методика проведения аудиторской проверки кассовых операций
Целью аудита кассовых операций является выражение мнения о
достоверности ведения кассовых операций в аудируемой организации и
соответствии их действующему законодательству
17
.
Источниками информации для проведения аудита кассовых операций
являются: Бухгалтерский баланс, Отчет о движении денежных средств, приказ
по учетной политике, регистры синтетического и аналитического учета по
счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
17
Грищенко А.В. Аудит кассовых операций/ А.В.Грищенко // Финансовое и бухгалтерское
консультирование. - 2012. - №1. - с.5-10.
24
62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 73 «Расчеты с персоналом по
прочим операциям» и др. , Кассовая книга и отчет кассира, первичные учетные
документы по кассовым операциям, договор о материальной ответственности
кассира, договоры с юридическими лицами, в том числе договоры банковского
счета, заключаемые предприятием с учреждениями банков, приказы
(распоряжения) руководителя организации, бухгалтерские справки и др.
Таблица 1.2
План и программа аудита кассовых операций
18
№
п/п
Планируемые виды работ
Рабочие документы
аудитора
1
Проверка организации работы кассы
1.1
Проверка наличия договора о
материальной ответственности кассира
Договор о полной
материальной
ответственности
1.2
Проверка наличия договора с
подписями лиц, имеющих право
получать денежные средства под отчет
Приказ
2
Поверка сохранности денежных
средств
2.1
Инвентаризация кассы
Приказ о назначении
инвентаризационной
комиссии
2.2
Проверка порядка сохранности
денежных средств
Продолжение таблицы 1.2
3
Проверка документального
оформления кассовых операций
3.1
Проверка законности совершения
кассовых операций
Договора, счета-
фактуры, акты
выполненных работ,
авансовые отчеты и
т.п.
3.2
Проверка документального
поступления средств в кассу
Журнал регистрации
Приходных кассовых
ордеров, приходные
кассовые ордера
3.3
Проверка документального
оформления расходования
средств из кассы
Журнал регистрации
расходных кассовых
ордеров, расходные
кассовые ордера
18
Останина Е.В., Аббасова Я.А. Аудит денежных средств и контроль за кассовыми операциями //
Исследование инновационного потенциала общества и формирование направлений его стратегического развития
сборник научных статей 4-й Международной научно-практической конференции: в 2-х томах. Ответственный
редактор: Горохов А.А. 2014. С.69-71.
25
3.4
Проверка правильности
отражения в учете операций по
поступлению и расходованию средств в
кассе
Приходные и расходные
кассовые ордера,
кассовая книга
4
Проверка правильности отражения
операций наличных денежных средств
в учете
4.1
Проверка целевого поступления и
использования денежных средств
Чеки, кассовые
приходные ордера,
расходные кассовые
ордера, кассовая
книга
4.2
Сверка записей в первичных
документах с регистрами
бухгалтерского учета
Кассовая книга,
регистры
синтетического учета
4.3
Сверка записей в регистрах
бухгалтерского учета с
данными бухгалтерской
(финансовой) отчетности
Регистры
синтетического учета по
кассовым операциям,
бухгалтерский баланс,
отчет о движении
денежных
средств
Для изучения и оценки надежности системы внутреннего контроля
необходимо ознакомиться с приказом по учетной политике организации,
учредительными документами, бухгалтерской (финансовой) отчетностью (с
целью определения масштабов и особенностей осуществления кассовых
операций аудируемого лица), ознакомиться с порядком документооборота в
части кассовых операций, отраженным в организационно-распорядительных
документах.
На первом этапе проверки кассовых операций аудитор выполняет
следующие контрольные процедуры: знакомиться с учетной политикой
аудируемого лица; знакомиться с порядком проведения инвентаризации;
выясняет частоту проведения инвентаризации имущества и финансовых
обязательств; выясняет, проводилась ли инвентаризация в
межинвентаризационный период; проводились ли контрольно-проверочные
инвентаризации денежных средств и денежных документов в кассе.
26
Уделяется внимание приказу (распоряжению) руководителя организации
по приему кассира на работу. Выясняется, был ли письменно ознакомлен кассир
с должностной инструкцией и Положением о порядке ведения кассовых
операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (утв.
Банком России 12.10.2011г.), заключен ли с кассиром договор о полной
индивидуальной материальной ответственности.
Итак, кассовыми операциями называются операции с наличными
денежными средствами, осуществляемые организациями с физическими и
юридическими лицами. К денежным средствам относятся денежные средства в
кассе и на банковских депозитах до востребования.
Движение средств оформляются расходным или приходным кассовым
ордером. Установлены особые требования к кассиру: Доступ к денежному
ящику и операциям имеет лицо, назначенное руководителем. Кассир несет
материальную ответственность, определяемую договором. На время отсутствия
кассира в связи с отпуском или болезнью остаток кассы и документы передаются
другому лицу по приказу предприятия. Наличие на предприятии нескольких
кассиров требует назначения старшего работника. Основной документ учета –
кассовая книга. Журнал ведется ежедневно, за исключением случаев отсутствия
операций. На конец дня выводится остаток, величина которого должна совпадать
документально и фактически. Сумма заносится в кассовую книгу и
удостоверяется подписью кассира.