16
1.2. Порядок организации учета кассовых операций
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работ-
ник, назначенный руководителем организации или индивидуальным
предпринимателем.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись.
Если в организации или у индивидуального предпринимателя работает
несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции стар-
шего кассира.
В то же время, ведение кассовых операций может взять на себя сам ру-
ководитель или индивидуальный предприниматель.
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером
(форма №КО-1, утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 года
№88), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (форма
№КО-2, утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 года №88
1
).
Кассовые документы (приходный, расходный кассовые ордера) оформ-
ляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоря-
жению руководителя или индивидуального предпринимателя входит оформле-
ние этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены долж-
ностным лицом компании или физическим лицом, с которыми заключены дого-
воры об оказании услуг по ведению бухучета.
Индивидуальные предприниматели, независимо от применяемого режи-
ма налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при усло-
вии, что они ведут учет доходов и расходов физических показателей.
Как отмечено выше, прием наличных в кассу проводится по приходному
кассовому ордеру.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсут-
ствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
1
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. от 03.05.2000) «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов
инвентаризации» // СПС «Консультант плюс»
17
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной
прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в приходном
кассовом ордере.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересче-
том. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность
наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в приходном кассовом ордере
с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подпи-
сывает приходный кассовый ордер, ставит печать или штамп на квитанции к
приходному кассовому ордеру и отдает эту квитанцию лицу, вносившему на-
личность.
При расчетах с применением контрольно-кассовой техники или бланков
строгой отчетности приходный кассовый ордер может быть оформлен на
общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых опера-
ции. Такой приходный кассовый ордер заполняется на основании контрольной
ленты контрольно-кассовой машины, корешков бланков строгой отчетности,
приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение приходного кассового ордера внутри органи-
зации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы.
Храниться приходный кассовый ордер должен в течение 5 лет.
При выдаче наличных из кассы нужно оформить расходный кассовый
ордер. Получив его, кассир проверяет:
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при его отсут-
ствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтвержда-
ющих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по
паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных
18
денег лицу, не указанному в расходном кассовом ордере, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю
расходный кассовый ордер для подписи. Затем кассир должен пересчитать под-
готовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный
процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом
в сумме, обозначенной в расходном кассовом ордере. После выдачи денег кас-
сир подписывает расходный кассовый ордер.
Так же как и приходный, расходный кассовый ордер хранится в течение
5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям
(Форма №Т-49, утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. №1)
или платежным ведомостям (Форма №Т-53, утверждена тем же
Постановлением Госкомстата) с составлением единого расходного кассового
ордера (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарпла-
ты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления край-
него срока. Причем в таком расходном кассовом ордере не нужно указывать ни
Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи заработной платы наличными деньгами определяется руко-
водителем и должен быть указан в ведомости. Но необходимо учитывать, что
данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения
денег в банке.
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не по-
лучил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ве-
домости или платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или де-
лает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, под-
лежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
19
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному
бухгалтеру или бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зар-
платы увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость –
можно выдать деньги сразу по расходному кассовому ордеру в обычном поряд-
ке.
«При выдаче наличных подотчетному лицу расходный кассовый ордер
оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произ-
вольной форме, или распорядительного документа организации
(индивидуального предпринимателя). Данное заявление должно содержать ин-
формацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись ру-
ководителя и дату»
1
.
Ранее, если у подотчетного лица была задолженность по ранее получен-
ным под отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать было нельзя
до тех пор, пока он не погасит старый долг. Однако с 19 августа 2017 года в
Указания банка России №3210-У (в пункт 6.3) внесены новшества: выдавать
аванс можно при непогашенном долге по предыдущему.
Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер
(при их отсутствии – руководитель), а также кассир.
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе
кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием
фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати или штампа на кас-
совых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых доку-
ментов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассо-
вые документы должен только он.
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть вы-
даны другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за забо-
1
Захарьин В.Р. Учет денежных средств // Консультант бухгалтера. - 2016. - № 8. – С.25.
20
левшего родственника). В этом случае кассир должен проверить:
- соответствие ФИО получателя, указанных в расходном кассовом
ордере, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в расходном кассовом
ордере и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего
личность.
В расчетно-платежной ведомости или платежной ведомости перед под-
писью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к расходному кассовому ордеру или рас-
четно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной
на несколько выплат или на получение денег у разных юридических лиц или
индивидуальных предпринимателей, делается копия такой доверенности. Дан-
ная копия заверяется в порядке, установленном организацией или
индивидуальным предпринимателем и прикладывается к расходному кассовому
ордеру.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного
юридического лица или индивидуального предпринимателя, оригинал доверен-
ности хранится у кассира, при каждой выплате к расходному кассовому ордеру
или расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) прикладывается
копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.
Если в фирме или у индивидуального предпринимателя есть несколько
касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между стар-
шим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета при-
нятых и выданных кассиром денежных средств (форма №5, Утверждена
Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 года №88).
Кассовую книгу (форма №КО-4, Утверждена Постановлением
Госкомстата от 18.08.1998 года №88) обязательно должны вести организации.
Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических пока-
зателей), могут кассовую книгу не заполнять.
21
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в
кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по приходному
кассовому ордеру) и каждое расходование (по расходному кассовому ордеру).
В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в
кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отра-
женного в кассовой книге, и ставит свою подпись.
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при
их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее
сверку, ставит свою подпись.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его от-
сутствии – руководитель.
Кассовые документы и книги могут быть оформлены на бумаге или в
электронном виде.
Бумажные документы оформляются от руки или с применением техни-
ческих средств, например, компьютера и подписываются собственноручными
подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме приходного и расходного
кассового ордера), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления,
должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и
инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспече-
на защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде,
запрещено.
С 01 июля 2017 года наступила обязанность применять только новую
контрольно-кассовую технику (онлайн-кассы).
То есть операции по приему наличных денежных средств должны
осуществляться с применением контрольно-кассовой техники, обеспечивающей
22
передачу данных о наличных расчетах в адрес налоговых органов в режиме
реального времени (т. е. онлайн), выдачу чека и отправку его на электронный
адрес или абонентский номер покупателя (что не отменяет обязанности выдачи
чека). Законом предусмотрена регистрация контрольно-кассовой техники в
электронном виде через кабинет на сайте Федеральной Налоговой службы
России. Также на официальном сайте Федеральной Налоговой службы России
размещена справочная информация о том, что собой представляет новый
порядок применения контрольно-кассовой техники, и, в частности,
перечислены модели и экземпляры контрольно-кассовой техники, отвечающие
требованиям нового законодательства.
Однако существуют компании, которые перейдут на использование
онлайн–касс с 01 июля 2018 года, а часть – с 01 января 2019. Это относится к
организациям и индивидуальным предпринимателям, имеющие определенную
специфику деятельности (ремонт и покраска обуви, изготовление ключей,
торговля в киосках мороженным и прочее), или удаленно расположенных.
Количество контрольно-кассовой техники, которое может находиться в
эксплуатации, не ограничено. Вся полученная выручка за рабочую смену
должна быть проведена через кассу компании (индивидуального
предпринимателя).
К применению допускается контрольно-кассовая техника (онлайн-
касса), которая:
- поставлена на учет в налоговой инспекции;
- имеет корпус с нанесенным заводским номером;
- оборудована фискальным накопителем, в который передаются
фискальные данные;
- имеет встроенные часы, работающие в режиме реального времени;
- проверяет контрольные числа регистрационного номера контрольно-
кассовой техники;
- оборудована функционалом, предусматривающим печать фискальных
документов (данная функция может отсутствовать при расчетах,
23
осуществляемых через Интернет);
- умеет формировать фискальные документы в электронном виде и
передавать их любому фискальному оператору, а также принимать
подтверждения от оператора;
- выдает информацию о нарушении процедуры обмена данными с
фискальным оператором и прочих неполадках и неисправностях самой
контрольно-кассовой техники;
- обеспечивает прием информации о сумме платежа от терминала,
передающего распоряжения в банк (устройства эквайринга);
- не допускает формирование чека или корректирующего чека,
содержащего больше одного признака расчета;
- обеспечивает печать двумерного QR-кода на чеке;
- формирует отчет о текущем состоянии расчетов в любой момент для
предъявления проверяющему инспектору;
- обеспечивает поиск любого документа по номеру из фискальной
памяти, его распечатку или передачу в электронной форме;
- исполняет протоколы обмена информацией.
Сбор, передачу, хранение фискальных данных с онлайн - касс
осуществляют специальные юридические лица – операторы фискальных
данных. Владельцы контрольно-кассовой техники заключают с ними договор.
По каждой онлайн-кассе оператор фискальных данных собирает и
актуализирует массу параметров: время открытия и закрытия смены, сумму
наличных, средний чек и т. д. Кроме того, встроенные сервисы некоторых
операторов фискальных данных позволяют не только хранить полученные
данные, но и формировать различные отчеты.
Итак, согласно нормам законодательства РФ, организации, которые в
процессе своей трудовой деятельности применяют наличные денежные
расчеты, в обязательном порядке должны:
- обеспечивать достоверное отображение в бухучете кассовых операций;
- строго соблюдать действующее законодательство РФ и кассовую
24
дисциплину;
- избегать факта оформления документации относительно учета
движения наличных денежных средств с ошибками.
При наличии каких-либо нарушений предусмотрено административное
наказание в виде штрафа до 50000 рублей (за каждое выявленное
правонарушение).
Также неприменение контрольно-кассовой техники чревато штрафными
санкциями на организацию от 75 до 100 процентов суммы расчета, но не менее
30 тысяч рублей. Штраф для должностных лиц составляет 25 до 50 процентов
от суммы расчета. Сумма расчетов – не менее 10 тысяч рублей.
Таким образом, общие правила при осуществлении кассовых операций
следующие:
- если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен
присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении
наличной выручки обязательна. Кассовый аппарат не применятся при возврате
подотчетных сумм, излишне выплаченной заработной платы, при поступлении
наличных с расчетного счета;
- деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность.
Соблюдается определенный порядок проверки их количества при приеме и
выдаче;
- поступившая в операционную кассу наличная выручка должна
расходоваться только на определенные цели: выплата зарплаты, расчеты с
поставщиками и покупателями, выдача под отчет. Индивидуальные
предприниматели могут брать деньги на личные нужды;
- предельная сумма расчетов наличными деньгами между юридическими
лицами, между индивидуальными предпринимателями, между юридическими
лицами и индивидуальным предпринимателем ограничена величиной 100000
рублей по одному договору. При этом расчеты с физическими лицами не
лимитируются, а индивидуальный предприниматель для личных нужд из кассы
вправе брать любые суммы.
25
1.3. Методика проведения аудиторской проверки кассовых
операций
Аудит кассовых операций считается одним из компонентов системы
контрольного мероприятия в компании. Таким образом, можно подтвердить
соответствие сведений учета текущему положению вещей относительно
соблюдения всех предусмотренных законодательств РФ, включая обеспечение
сохранности финансового капитала в компании, и пресекать все
правонарушения.
Нередко используется вариант контроля проверки кассы и кассовых
операций. Как правило, ею занимаются бухгалтера либо кассиры.
По этой причине большая часть отечественных компаний выдвигают
жесткие требования к соблюдению действующего законодательства РФ. Более
того, формируются специальные локальные акты, включающие в себя
определенные правила.
При упоминании самой ревизии кассовых операций сразу
подразумевается не какой-либо отдельный компонент, а целый перечень
специальных процедур.
В свою очередь, она может быть плановой либо внеплановой, а также
быть проведена уполномоченными лицами компании (специально
сформированными группами) либо же внешними контролирующими органами.
Нередко встречаются ситуации, когда у владельцев или руководства
компании возникают определенные сомнения в должном уровне
благонадежности ответственных лиц за выполнение денежных операций в
наличной форме. Если этому было место, то они вправе привлекать к контролю
внештатных лиц, с которыми подписано соглашение.
Аудит осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об
аудиторской деятельности» от 30 декабря 2014 года №307-ФЗ (в последней
редакции от 03.07.2016 года
1
), другими федеральными законами и иными
1
Федеральный закон от 30.12.2014 года №307-ФЗ (редакция от 03.07.2016 года) «Об аудиторской
деятельности» // СПС «Консультант плюс»