87
ним заключается договор о материальной ответственности. Допускается, чтобы
кассу вел сам руководитель предприятия (такое практикуется в небольших
организациях) или индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате
бухгалтера или ведущий бизнес без наемных работников.
2. На предприятии должны быть созданы условия по надежному хранению
кассовых документов.
3. Все кассовые операции проводятся с обязательным оформлением
документов, для которых установлены строгие формы и заполнять которые
следует по установленным правилам. Момент совершения операции должен
совпадать с моментом оформления соответствующего документа. Выручка,
получаемая вне кассы, может быть оприходована в конце дня.
4. Поступление выручки в операционную кассу в обязательном порядке
должно проходить через ККТ и сопровождаться пробитием кассового чека. Такой
порядок оговорен в ст. 5 закона № 54-ФЗ.
5. Кассир при получении денежных средств должен проверить
подлинность сдаваемых денежных знаков. Кроме того, есть определенный
порядок проверки количества поступающих и выдаваемых сумм.
6. Соблюдение кассовой дисциплины подразумевает, что пришедшая в
кассу выручка может расходоваться в строго ограниченных целях, как-то: выдача
заработной платы, расчеты с покупателями и поставщиками, оформление
подотчетных средств.
7. Законодательством установлены предельные суммы, которые можно
проводить при оформлении операций между организациями и если организация
сотрудничает с ИП, – это 100 000 руб. по каждому договору. Если организация
ведет расчеты с физическими лицами, ограничений нет.
8. Установлены строгие правила и для оформления подотчетных средств.
Так, выдаются соответствующие суммы по распоряжению руководителя (в виде
88
служебной записки, например). Отчитаться сотрудник предприятия должен в
течение 3 рабочих дней после истечения срока, в течение которого эти деньги
должны были использоваться. Оставшиеся деньги следует вернуть в кассу. Если
сотрудник задержит их, соответствующая сумма будет удержана в соответствии
со ст. 137 ТК РФ из заработной платы нарушителя кассовой дисциплины.
9. На предприятии должен быть определен лимит остатка наличных
средств в кассе в конце рабочего дня (или смены). В указании Банка РФ № 3210-
У приводятся два возможных варианта расчета данного остатка. Но для
соблюдения кассовой дисциплины одно условие обязательно: превышение над
пороговой суммой должно быть сдано в банковское учреждение. Превышать
данный показатель разрешается только в те дни, когда выплачивается заработная
плата.
10. Нормы, содержащиеся в ст. 9 закона РФ от 10.12.2003 № 173-ФЗ,
позволяют проводить по кассе денежные средства в наличной иностранной
валюте. Как правило, такие операции связаны с командировочными расходами на
зарубежные поездки. В ограниченном числе случаев допускается рассчитываться
таким путем с резидентами РФ.
Если предприятие учитывает свои операции по упрощенному варианту, то
кассовые операции они могут вести тоже в упрощенном виде. Это означает, что
им разрешается не оформлять кассовые документы, соответственно, не
устанавливают они и лимиты.
Работа с ККТ должна проводиться по строгим правилам, исключающим
нарушение кассовой дисциплины. В соответствии с этими требованиями ККТ
должна быть:
– Внесена в государственный реестр. Если ККТ выводится из него, но еще
используется при оформлении кассовых операций, пробивать чеки можно до
89
конца срока службы. При этом за границы 10-летнего срока выходить не
разрешается.
– Исправна.
Оснащена фискальной памятью, имеющей защиту от стороннего
вмешательства (пломбы, голографические наклейки и проч.).
– Поставлена на учет в ИФНС.
– Поставлена на техническое обслуживание по договору, заключенному
между предприятием и ЦТО, оказывающим услуги в данном регионе.
Ответственные лица организаций и предприниматели, применяющие в
своей деятельности ККТ, должны знать, какие документы и бланки используются
для оформления кассовых операций. Они приведены в постановлении
Госкомстата от 25.12.1998 № 132.
Ведение кассовой дисциплины предусматривает, например, что в конце
дня кассир пробивает Z-отчет, в котором содержится информация о поступившей
в течение дня выручке. Данные фиксируются в журнале КМ-4, если работал
кассир, или в журнале КМ-5, если ККТ функционирует без такого сотрудника. По
итогам Z-отчета кассир составляет справку-отчет КМ-6, которая сопровождает
выручку при сдаче в операционную кассу.
При оформлении операций в операционной кассе возможны следующие
события:
Поступление денежных средств сопровождается оформлением приходного
кассового ордера (форма КО-1). Лицу, которое деньги вносит, передается
отрывная часть ордера с подписями и печатью. К ордеру могут прилагаться
документы, подтверждающие действительность операции.
При выдаче денег через кассу оформляется расходный кассовый ордер
(форма КО-2). Для выдачи денег по такому ордеру обязательным требованием
является наличие подтверждающих документов – ведомости по заработной плате,
90
копии приказов на командировки, отпуска и т. п. В данном ордере обязательно
должны быть отражены реквизиты удостоверения личности.
Формы и того и другого ордера определены Госкомстатом в
постановлении № 88. Кассовая дисциплина требует, чтобы каждой операции
соответствовал свой документ. Информация о заполненных ордерах вносится в
кассовую книгу (форма КО-4), где записи ведутся каждый операционный день.
По окончании дня выводится сальдо между приходом и расходованием средств.
Если на предприятии есть необходимость, вносятся данные в журнал
записи ордеров по приходным и расходным операциям (форма КО-3), а также
журнал учета денежных средств, передаваемых иным кассирам (форма КО-5).
Правила ведения операций с наличностью должны соблюдать все
работники предприятия. Но контроль за соблюдением кассовой дисциплины
возложен на главного бухгалтера (при условии, конечно, что такая должность
предусмотрена на предприятии). Если бизнес ведет ИП в единственном числе, то
ответственность вся на нем.
Однако государство оставило за собой общие контрольные функции.
Согласно нормам п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 проверка кассовой
дисциплины находится в ведении Федеральной налоговой службы.
При осуществлении контрольных мероприятий налоговые органы хотят
выявить:
– есть ли факты, когда выручка приходовалась не в полной мере или с
нарушением сроков.
– превышен ли 100-тысячный лимит расчетов;
– превышался ли лимит остатка кассы;
– имелись ли нарушения при проведении операций через ККТ;
– всегда ли выдавались положенные кассовые ордера и правильно ли они
оформлялись;
91
– всегда ли, когда положено, пробивались и выдавались кассовые чеки и
оформлялись ли в положенных случаях БСО;
– совпадают ли кассовые остатки с данными, содержащимися в кассовых
документах;
– не было ли случаев предоставления подотчетникам крупных сумм на
большие сроки.
Чтобы инициировать проверку соблюдения кассовой дисциплины,
руководитель налоговой инспекции издает приказ, в котором определяются сроки
контрольного мероприятия и его цели. Порядок принятия решения установлен
приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н.
Обследованию подлежат:
– документы, оформлявшиеся в ходе обеспечения кассовых операций;
– фискальные отчеты и контрольные ленты ККТ;
– регистрационные и эксплуатационные документы на ККТ;
– документы, отражающие сведения о получении БСО, об их учете и
утилизации;
– регистры учета бухгалтерских и хозяйственных операций;
– приказы, устанавливающие лимиты остатков по кассе;
– авансовые отчеты.
Помимо перечисленных документов и регистров налоговики вправе
требовать пояснений и испрашивать любые другие формы, имеющие отношение
к предмету контроля.
Законодательство РФ предусматривает административную
ответственность за нарушение кассовой дисциплины.
Согласно нормам, предусмотренным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ,
установлены следующие размеры наказаний:
1. Если наличная операция произведена без пробития чеков через ККТ, то:
92
– Должностные лица заплатят штраф в пределах от 25 до 50% от размера
скрытой операции. При этом установлен нижний порог такого штрафа – 10 000
руб., то есть штраф не может быть меньше этой суммы.
– Организацию оштрафуют на сумму, равную 75–100% от расчетной и
сокрытой суммы. В этом случае нижний порог санкции – 30 000 руб.
2. Повторное нарушение уже будет наказываться жестче:
– Должностных лиц дисквалифицируют на период от одного до двух лет.
– Организацию могут блокировать путем приостановления их
деятельности на срок до 3 месяцев.
3. Если нарушение заключается в том, что применялась кассовая техника,
не удовлетворяющая нормам, или не зарегистрированная, то санкции будут
таковы:
– Должностных лиц предупредят или в крайнем случае оштрафуют на
сумму от 1 500 до 3 000 руб.
– Организацию предупредят или оштрафуют на сумму от 5 000 до 10 000
руб.
Следует учитывать, что нарушение кассовой дисциплины, связанное с
ККТ, имеет свой срок исковой давности – 2 месяца. То есть, если факт нарушения
не обнаружен в течение указанного периода, наказания можно избежать. Однако
налоговые органы в дальнейшем проявят к данному налогоплательщику больше
оперативного внимания.
Помимо внутреннего контроля на предприятии должны быть аудиторские
проверки. Она может быть обязательной или инициативной. Обязательная
аудиторская проверка проводится в случаях, прямо установленных актами
законодательства РФ, инициативная – по решению экономического субъекта. Вид
деятельности нашего предприятия, как я уже отмечала, - розничная торговля
продовольственными товарами, поэтому наше предприятие не является
93
экономическим субъектом, подлежащим обязательной ежегодной аудиторской
проверке.
Цель аудита кассовых операций:
1. Проверка правильности оформления первичных документов и их обобщения в
учетных регистрах.
2. Проверка обоснованности кассовых операций.
3. Правильность отражения на счетах синтетического и аналитического учета.
4. Проверка соблюдения лимита остатка денег в кассе и расчета наличными
деньгами в пределах установленных норм.
Источники информации для аудита кассовых операций:
1. Приходный кассовый ордер (правильность заполнения, отражение
хозяйственных операций, подписи, регистрация в журнале приходных/расходных
ордеров).
2. Расходный кассовый ордер (целевое использование наличных денег, есть ли
две подписи – руководителя и главного бухгалтера, фактическое получения денег
– соответствует ли дата получения, отражен ли документ удостоверяющий
личность получателя – паспорт, военный билет).
3. Журнал регистрации приходных и расходных документов (прошнурован,
пронумерован и указано количество листов, подпись руководителя, регистрация в
момент выписки ордера).
4. Кассовая книга (прошнурована, пронумерована, подписи, печать, есть ли
исправления).
5. Журнал ордер №1 и ведомость №1 (правильность отражения хозяйственных
операций для журнально-ордерной формы счетоводства).
6. Отчеты кассира.
7. Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей.
5. Журнал (книга) регистрации депонентов.
94
6. Журнал (книга) регистрации расчетно-платежных ведомостей.
7. Оправдательные документы к кассовым документам.
8. Авансовые отчеты.
Этапы аудита кассовых операций:
1. Определение целей (задач) аудита и подборка нормативных актов,
соответствие которым подлежит проверке.
2. Составление аудиторской программы (программы процедур).
3. Рассмотрение целесообразности использования результатов внутренней
аудиторской проверки, при условии, что она соответствует проверяемому
направлению.
4. Проверка материальной ответственности кассира на предприятии
(организации).
5. Документирование нарушений в ведении учета (нарушение
законодательства).
6. Документальное подтверждение соответствия сведений бухгалтерского
баланса по статье «Денежные средства» и Отчета о движении денежных средств
счетам учета денежных средств (учитываются и денежные средства, находящиеся
в кассе организации).
7. Контроль за внесением исправлений в регистры (формы отчетности)
аудируемым лицом.
8. Обязательное информирование руководителя аудируемого лица о
выявленных несоответствиях, а также получение разъяснений в письменной
форме.
Задача аудитора состоит в определении соответствия проверяемых
операций и документов, подлежащих проверке нормам действующего
законодательства.
95
Необходимость аудита кассовых операций в рамках обязательной
проверки обусловлена потребностью в оценке корректности указания данных в
поле 1250 «Денежные средства и денежные эквиваленты» формы № 1
бухгалтерской отчетности. В 2017 году аудит кассовых операций будет
проводиться в отношении данных за 2016 год.
Оцениваемая строка баланса приводит фактический остаток денежных
средств фирмы на конец периода. Чем выше данная величина, тем более широкий
перечень мероприятий придется провести проверяющим в рамках аудиторской
проверки кассовых операций. Для оценки указанного размера остатка и его роли
в положении компании применяется специализированный механизм расчета, его
принято именовать существенностью.
В составе аудита кассовых операций также оцениваются:
– правильность ведения операций с наличностью;
– правильность применения кассовой техники;
– соблюдение лимита остатков средств в кассе организации;
– соблюдение предельного объема средств для расчетов наличностью.
До начала процедуры аудита кассовых операций изучается политика в
области учета наличности в компании, локальные нормативные акты внутри
организации. Подобным образом обследуются действующие в организации
принципы кассового учета.
Не последнее место в ходе аудита кассовых операций занимает проверка
на соблюдение положений закона «О противодействии легализации (отмыванию)
доходов…» от 07.08.01 № 115-ФЗ, а также мер по предупреждению коррупции
(ст. 13.3 закона «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 № 273-ФЗ).
Основной задачей контролера при аудите кассовых операций является
определение того, насколько верно отражен в балансе остаток по счету 50, не
закрались ли ошибки в расчет данного показателя. В ходе мониторинга данного
96
счета проверяются все операции, основания для их проведения, выявляются
неверно сделанные проводки. Помимо этого, когда проводится аудит кассовых
операций, осуществляется скрупулезная оценка обоснованности каждой
операции с наличностью. Чаще всего в ходе аудита кассовых операций
анализируется отчет о движении денежных средств.
Кроме того, аудит кассовых операций предполагает детальную поверку
первичных документов. Если аудит кассовых операций выявит ошибочно
составленные документы, их результаты могут быть определены как незаконные.
При этом содержащаяся в них информация не должна противоречить сумме
итоговой отчетности.
Выявленные в результате аудита учета кассовых операций расхождения в
обязательном порядке находят свое отражение в итоговом заключении и
пояснительной записке для собственников компании. Именно таким образом
должен проводиться аудит кассовых операций 2017 года.
Аудиторская проверка кассовых операций может осуществляться как по
решению владельцев компании, так и вследствие наличия законодательной
обязанности ее проведения. В процессе аудита кассы и кассовых операций
предполагается контроль осуществленных действий с наличностью, полное
соответствие их требованиям закона, порядка работы с ККТ. В ходе контроля
кассовых операций могут быть выявлены ошибки, которые обязательно должны
найти место в аудиторском заключении и пояснительной записке от
проверяющих.
Составлению плана проверки предшествует оценка состояния
внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других
ценностей в кассе предприятия.
Аудитор с помощью специально составленного опросника определяет
состояние внутреннего контроля, дает предварительную оценку соблюдения на