17
внутренних дел. Кроме того, руководитель должен принять меры по охране кассы
до прибытия сотрудников милиции.
Руководитель предприятия, главный бухгалтер или лица, заменяющие их,
а также кассир проводят проверку кассовой наличности после разрешения
органов милиции, а по окончании ее составляют акт в четырех экземплярах,
который подписывается всеми участниками проверки. Первый отдается органам
внутренних дел, второй – в страховую компанию, третий – в вышестоящую
организацию, четвертый остается на предприятии.
Для получения денег в банке или при сдаче выручки в банк (в случае, если
нет договора на инкассацию наличных денежных средств) кассиру должна
выделяться автомашина с сопровождающими лицами.
Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы
может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном
порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых
ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем
случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой,
проводимой комиссией.
Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в
бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового
учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи
первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании
поступивших/выбывших денежных средств.
Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с
наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный
пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов.
Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную
наличность и денежные документы.
18
Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте.
Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром,
которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по
поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех
экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.
Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением
обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется
объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.
Недостача наличности или денежных документов (в денежном их
эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:
Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.
Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются
к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.
Особенностью организации кассы в розничной торговле является то, что
на таком предприятии имеется и «касса предприятия» и «операционная касса» и
«денежные документы» и может быть и «валютная касса».
Операционные кассы на предприятии розничной торговли обслуживаются
кассирами-операционистами, которые получают наличные денежные средства за
проданную продукцию.
На предприятии может быть установлено несколько контрольно-кассовых
машин, например, в ООО «Грация» установлены две контрольно-кассовая
машины. На каждой из них работает кассир-операционист. В начале рабочей
смены он получает от старшего кассира аванс в виде разменных купюр и монет,
необходимый для расчетов с покупателями на кассе, под расписку в книгах учета
принятых и выданных денег (форма КО-5), которые открываются на каждого
кассира и сдаются старшему кассиру в конце рабочего дня. Для того, чтобы
19
постоянно обеспечивать кассиров-операционистов разменной монетой,
организация заключает дополнительное соглашение к договору с банком на
подкрепление разменными монетами, и по этому соглашению банк, например
один раз в неделю привозит мешки с разменной монетой в обмен на купюры.
(Приложение № 2) В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку
главному или старшему кассиру по приходному кассовому ордеру, согласно
показаниям X-отчета, финансового отчета и Z-отчета, которые прикладываются к
справке-отчету кассира-операциониста по форме КМ-6 (по каждой кассе). В нем
записывается фактическое количество купюр и монет. Затем эта же сумма
переписывается в журнал кассира-операциониста, и подкрепляется подписями
кассира-операциониста, старшего или главного кассира и администратора или
заведущего секцией или отделом. Также прикладываются документы об
инкассации денежных средств в течение рабочей смены, обычно это происходит
два-три раза за смену, и документы (чеки), свидетельствующие о возврате
денежных сумм покупателям, которые также записываются в графу № 15
журнала кассира-операциониста (КМ-4) и в акте КМ-3 «Акт о возврате денежных
сумм покупателям (клиентам) по неиспользованым кассовым чекам. Акт также
подписывается заведующим отделом, старшим кассиром и кассиром-
операционистом или кассирами-операционистами, если возврат сумм
покупателям осуществлялся не только на одной кассе, а на двух или более.
В соответствии с Положением о правилах организации наличного
денежного обращения на территории РФ, утвержденным ЦБ РФ, организации и
предприятия независимо от организационно-правовых форм и сферы
деятельности должны хранить свободные денежные средства в учреждениях
банков на счетах на договорных условиях.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы предприятий, сверх
установленных лимитов, подлежат сдаче в учреждения банков для
20
последующего зачисления на счета этих предприятий, кроме дней выдачи
заработной платы, не накапливая наличность.
Для этого предприятие должно выбрать банк и заключить с ним договор
банковского счета. Предприятие торговли, как и любое другое юридическое лицо,
само выбирает банк для расчетно-кредитного обслуживания (Приложение 3), а
также заключает договор на Банк-Клиент для удобства работы. (Приложение 3а)
Банк открывает счета предприятиям только при предъявлении им
документа, подтверждающего постановку на учет в налоговой инспекции.
На основании предоставленных организацией установленных документов,
между банком и клиентом заключается договор на банковское обслуживание,
Алицевые счета для учета движения денежных средств.
Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, в том числе и
предприятия розничной торговли, по согласованию с обслуживающими их
банками могут расходовать ее на оплату труда.
Распорядителем денег, находящихся на расчетном (валютном) счете
является руководитель предприятия и главный бухгалтер. Они подписывают все
документы, согласно которым происходит списание денег со счета в банке. Если
кто-либо из этих лиц увольняется с предприятия, то производят замену карточки
с образцами подписей.
Организация может держать в своей кассе денежные средства только в
пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию
организации с обслуживающим его банком. Для этого делается расчет на
установление предприятию лимита остатка кассы. При этом учитываются такие
факторы: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег,
особенности деятельности организации, режим работы. Лимит денежных средств
организации может изменять в течении года в зависимости от ситуации.
Расчет лимита остатка денег в кассе. (приложение 4).
21
Так, например, в ООО «Грация» в январе 2016 г. был установлен лимит
денежных средств организации 450.000 руб, а с 2017 года был увеличен до
650.000 руб. Для этого делается новый расчет на установление предприятию
лимита остатка кассы, в котором предприятие испрашивает сумму лимита,
подписывается генеральным директором и главным бухгалтером и ставится
печать.
Инкассировать выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с
использованием сейфов и сейфового оборудования снижает риск, связанный с
пребыванием денег в помещении предприятия в ночное время. Инкассация
должна осуществляться специально уполномоченными на то лицами и с
соблюдением необходимых мер безопасности (например: варьирование времени
инкассации, маршрутов следования и сопровождающего персонала).
По приезду инкассаторов кассир обязан до входа их в главную кассу
проверить удостоверение инкассатора, срок его действия, наличие доверенности
на препровождение денег, а также сверить марку и государственный номер
инкассаторской машины со списком таких номеров, выдаваемых и постоянно
обновляемым банком
Проверяется также правильность хранения денег в кассе и безопасность
рабочего места кассира.
При выявлении фактов превышения лимита остатка наличных денег в
кассе на организацию налагается штраф в трехкратном размере сверхлимитной
кассовой наличности, а с руководителя взыскивается административный штраф в
размере пятидесяти минимальных месячных размеров оплаты труда.
Пример. При проверке кассовой дисциплины предприятия ОАО
«РосДорБанк» за январь 2015 г. было установлено превышение лимита остатка
наличных денег в кассе, о чем свидетельствуют приведенные ниже данные.
22
Сопоставление фактической суммы остатка денежных средств в
кассе с установленным их лимитом за январь 2015 г.
Таблица 2.
Дата
Январь 15
г
Фактический
остаток, руб.
Лимит
наличности в
кассе, руб
Сумма
превышения
лимита, руб.
03.01.15
08.01.15
13.01.15
18.01.15
21.01.15
24.01.15
26.01.15
Итого:
351000
352000
350500
350200
350297
353000
354000
2460997
350000
350000
350000
350000
350000
350000
350000
2450000
1000
2000
500
200
297
3000
4000
10997
При расчете превышения лимита денежной наличности в кассе не
принимаются во внимание суммы остатка средств в дни выдачи заработной
платы. Как показывают приведенные выше данные, общая сумма превышения
составила 10997 руб. Число дней превышения – 7. Средняя величина
сверхлимитной кассовой наличности составляет 10997 / 7 = 1571 руб. Сумма
штрафа в соответствии с законодательством составит 1571 *3 = 4713 руб.
Административный штраф на руководителя фирмы ООО «Грация» составит
100*50 =5000 руб.
Кроме того, при учете кассовых операций следует руководствоваться
действующими законодательными актами, предусматривающими для
организаций ограничение при расчетах наличными денежными средствами с
другими юридическими лицами. В частности, в настоящее время предельная
сумма расчетов между юридическими лицами по одному договору составляет
100.000 руб.
Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в
один день, не должны превышать установленного лимита. Если платеж оформлен
одному и тому же юридическому лицу разными расходными ордерами в течение
одного дня, то такая операция рассматривается как один платеж, величина
23
которого не должна превышать установленного лимита. При нарушении данного
правила расчетов наличными денежными средствами с организации- покупателя
в одностороннем порядке взыскиваются штрафные санкции в двукратном
размере от суммы произведенного платежа. Кроме того, на руководителя
организации, допустившего подобное нарушение, может быть наложен штраф в
пятидесятикратном размере минимальной месячной оплаты труда.
Пример. Фирма ООО «Грация» приобрела материалы за наличный расчет
на сумму 104200 руб., что оформлено расходными кассовыми ордерами № 36 от
20 марта 2017 г. на сумму 54200 руб. и № 39 от 20 марта 2017 г. на сумму 50000
руб. За нарушение установленного порядка расчетов наличными денежными
средствами по результатам проверки фирма ООО «Грация» оштрафована в
размере 4200*2 = 8400 руб., а руководитель организации – в сумме 100*50 = 5000
руб.
1.3. Учет кассовых операций при осуществлении денежных расчетов с
населением с использованием контрольно-кассовых машин.
Как мы уже знаем, вид деятельности ООО «Грация» - оптово-розничная
торговля, в связи с этим используются контрольно-кассовые машины при расчете
с населением.
Обязательным условием функционирования контрольно-кассовых машин
является:
- их обязательная регистрация;
- использование исправных ККМ;
- выдача покупателям или клиентам чеки вместе с покупкой (услугой);
- обеспечение работникам налоговых органов и центров технического
обслуживания ККМ беспрепятственный доступ к ККМ.
Средства визуального контроля используются в целях недопущения
проникновения на российский рынок контрольно-кассовых машин, не
включенных в Государственный реестр контрольно-кассовых машин.
24
В соответствии с «Порядком использования средств визуального контроля
на контрольно-кассовых машинах», утвержденным решением ГМЭК России, на
каждой ККМ должны быть две объемные голограммы, изготовленные на
фотополимерной пленке. Образец голограмм утверждаются все той же
Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-
кассовым машинам. Первая голограмма – генерального поставщика – ставится
при продаже ККМ, на ней стилизованный рисунок кассового аппарата, по кругу
написаны слова «Государственный реестр», четыре цифры, обозначающие год
выпуска кассового аппарата и индивидуальный номер голограммы. Вторая
голограмма – центра технического обслуживания. На ней стилизованный рисунок
кассового аппарата, рядом с ним рабочий. По кругу написано: «Сервисное
обслуживание», текущий год постановки на техническое обслуживание в центре
технического обслуживания, индивидуальный номер голограммы.
Все голограммы устанавливаются на стороне контрольно-кассовой
машины, обращенной к покупателю (клиенту).
Голограммы центров технического обслуживания устанавливаются также
в январе-феврале очередного года.
ККТ регистрируют в налоговых органах по месту нахождения
организации и находятся на техническом обслуживании в региональных центрах
технического обслуживания ККТ (ЦТО) или непосредственно в организациях-
изготовителях ККТ.
При регистрации контрольно-кассовых машин фиксируются показания
счетчиков контрольно-кассовых машин, обычно пробивается 1 руб. 11 коп. и на
оборотной стороне они подтверждаются печатью налоговой инспекции.
Список ЦТО зарегистрирован в Департаменте потребительского рынка и
услуг города Москвы.
Для регистрации ККМ в налоговый орган предоставляются:
25
- заявление установленной формы с просьбой зарегистрировать ККМ;
- технический паспорт (формуляр) ККМ;
- Паспорт версии
- Паспорт ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная)
- Дополнительный лист к паспорту версии
- договор о техническом обслуживании и ремонте ККМ с Центром
технического обслуживания.
- Договор аренды помещения, где будет установлена касса
- Журнал кассира – операциониста по форме КМ-4,
- Журнал вызовов технических специалистов по форме КМ-8
Регистрация производится не позднее 5 дней с момента подачи заявления
путем внесения налоговым органом сведений о ККМ в Книгу учета ККМ
организаций.
Одновременно с регистрацией ККМ налоговый орган выдает организации
(предпринимателю) карточку регистрации ККМ (приложение 6) и возвращает
паспорт и договор о техническом обслуживании ККМ и можно приступать к
работе.
В случае снятия ККМ с регистрации карточка регистрации возвращается в
налоговый орган.
Карточка регистрации хранится по месту установки ККМ в течение всего
срока ее эксплуатации и предъявляется по первому требованию представителей
налоговых органов, осуществляющих контроль за применением ККТ.
Допускаемые к использованию на территории РФ модели ККМ
определяются Государственной межведомственной экспертной комиссией по
ККМ и вносятся в государственный реестр ККМ, используемых на территории
РФ.
26
Ввод в эксплуатацию новых ККМ производит механик из организации,
осуществляющей гарантийное и техническое обслуживание, и ремонт данного
типа машин. Он производит проверку исправности, опробование ККМ в работе,
опломбирует ККМ и оформляет передачу ее в эксплуатацию, заполняя все данные
в заводском паспорте и паспорте ЭКЛЗ (электронная контрольная лента
защищенная).
К работе допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации ККМ в
объеме технического минимума, с ними заключается договор о материальной
ответственности.
Перевод показаний суммирующих счетчиков на нули (гашение) может
производиться только по согласованию с налоговым органом, например в случае,
если одна фирма продает или сдает в аренду (лизинг) ККТ, другой фирме.
Оформляется он актом по форме КМ-1, который хранится по месту
установки ККМ.
При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых
операций с применением контрольно-кассовых машин применяются формы
первичной учетной документации №№ КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6,
КМ-7, КМ-8, КМ-9, утвержденные постановлением Госкомстата России от
25.12.98 года № 132. Перечисленные формы введены взамен старых форм.
При использовании указанных форм первичной документации следует
руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной
учетной документации по учету денежных расчетов с населением при
осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин,
утвержденными тем же постановлением Госкомстата России.
«Акт о переводе показаний суммирующий денежных счетчиков на нули и
регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» (форма №
КМ-1) (Приложение № 7,) применяется при вводе в эксплуатацию новой