77
деньги были получены, но не учтены через кассу, - это уже одно из самых
серьезных нарушений, так как в таких случаях невозможно отследить выручку, а
соответственно это повлияет на результаты инвентаризации товарных ценностей
и прибыль предприятия.
К нарушениям со стороны документального оформления кассовых
операций являются:
неправильное оформление первичных документов и их обобщения в
учетных регистрах, допущены не оговоренные исправления и подчистки,
например, отсутствует дата документа, подписи лиц, нумерация приходных и
расходных ордеров.
Нет обоснованности хозяйственных операций, т.е. нет подписей
уполномоченных лиц или расписок получателя, нет документов,
подтверждающих расходы, например нет приложений к авансовому отчету или в
расчетно-платежной ведомости вместо подписи сотрудника стоит подпись
старшего кассира.
Неправильное отражение на счетах синтетического и аналитического
учета, например не правильно указаны проводки или суммы операций.
Не проводится ежеквартально инвентаризация наличных денежных
средств в кассе или проводится формальная инвентаризация, т. е. нет
отслеживания недостач или излишков в кассе в результате работы кассира.
Не соблюдается своевременность и полнота оприходования денежных
средств, полученных из разных источников, например, торговая выручка
получена в начале рабочего дня, а оприходована после окончания работы.
Не соблюдается хранение наличных денег в кассе в размере
установленного лимита банком.
Не соблюдается порядок предельных расчетов наличными деньгами
между юридическими лицами.
78
Не своевременно и/или с ошибками и исправлениями составляются
авансовые отчеты, к ним нет оправдательных документов, нет приказов о
направлении сотрудника в командировку. Не соблюдены правила выдачи под
отчет на расходы на представительские цели, отсутствуют чеки, квитанции, счета
и т.п. с составлением акта.
В кассе хранятся чековые книжки, что не позволяет отслеживать движение
наличных денежных средств.
Но кроме перечисленных нарушений, возможны злоупотребления и
хищения, которые выявляются в результате инвентаризации наличных денежных
средств в кассе, сигналов сотрудников или т. п.
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что основные
нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки – в области кассовых операций
могут быть классифицированы следующим образом:
1. Прямое хищение денежных средств.
1.1 Ничем не замаскированное. Например, при обнаружении недостачи в кассе
кассир не имеет соответствующих оправдательных документов.
1.2 Замаскированное неоформленными документами и расписками. Например, на
приходных и расходных ордерах отсутствуют подписи главного бухгалтера
или уполномоченного лица или руководителя предприятия или
уполномоченного лица. Нет расписок получателя на расходных кассовых
документах или устного подтверждения лиц, получивших деньги по
кассовым ордерам.
2. Не оприходование и присвоение поступивших денежных сумм.
2.1. Из банка. Например, по чеку, проверяется чековая книжка или книжки на
полноту.
2.2. От различных физических и юридических лиц по приходным ордерам.
Например, несвоевременные расчеты сотрудников предприятия по
79
командировочным расчетам или по средствам, выданным на хозяйственные
нужды. Или например, приходные кассовые ордера не соответствуют
записям в журнале регистрации приходных ордеров, а также не
соблюдается одновременность оформления кассовых ордеров и движения
денег по ним.
2.3. От различных физических и юридических лиц по доверенностям.
Например, не правильно оприходованы суммы по доверенностям, а также
не соответствуют записям в журнале учета выданных доверенностей.
3. Излишнее списание денег по кассе. Например, при выдаче подотчетному лицу:
выдана была одна сумма и выписан расходный кассовый ордер на большую
сумму.
3.1. Повторное использование одних и тех же документов. Например,
использование одних и тех же чеков, билетов, подтверждающих расходы,
приложенные к отчету кассира, или неправильное или не своевременное гашение
приложений.
3.2. Неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах. Это чисто
математическая ошибка, она может быть преднамеренной или
непреднамеренной. Например, в кассовой книге, остаток на вечер предыдущей
смены не совпадает с входящим остатком на начало следующего дня или
неправильно подсчитаны итоги кассовых отчетов.
3.3. Списание сумм без оснований или по подложным документам.
Например, выписан аванс для поездки в командировку сотруднику, не
существующему в организации. Или не обоснованное включение лиц в расчетно-
платежные ведомости.
3.4. Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
Например, собраны со знакомых товарные и кассовые чеки, билеты,
подтверждающие расходы и приложены к авансовым отчетам.
80
4. Присвоение сумм, законно начисленным разным лицам и организациям.
4.1. Присвоение депонированной зарплаты и средств, начисленных по другим
основаниям. Например, сотрудник Гаврилов П.Н. при увольнении получил
заработную плату, а в следующем месяце ему была начислена компенсация за не
использованный отпуск, о которой он не знал, она была депонирована, а потом
якобы им получена.
4.2. Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям. Например,
использование поддельных доверенностей от других предприятий на получение
денег.
5. Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную
величину.
5.1. С другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без
образования юридического лица. Например, выдача суммы наличными,
превышающими предельную величину или не соблюдение установленного
банком лимита остатка кассы.
5.2. Поступающими в кассу предприятия. Например, поступление наличных
денежных средств в кассу сумм, превышающих установленную предельную
величину.
6. Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполнение
работы и оказанные услуги.
6.1. Без применения контрольно-кассовых машин. Это нарушение можно увидеть
почти на каждом вещевом или мелко-оптовом продуктовом рынке. То есть не
оприходована выручка предприятия в кассу и не ведется книга кассира-
операциониста.
6.2. Без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.
Например, не своевременная постановка на учет контрольно-кассовых машин или
несвоевременное снятие с учета в налоговом органе контрольно-кассовых машин
81
7. Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.
Например, не соответствует контировка, проставленная на первичных кассовых
документах записям в журнале.
В ходе проведения научного исследования на предприятии ООО «Грация»
были выявлены следующие нарушения кассовой дисциплины:
1. Подотчетные суммы выдаются сотруднику, не входящему в штат
предприятия, а работающему по договору-подряда.
2. При инвентаризации главной кассы и операционных касс, при выявлении
недостач, они не фиксируются ни в акте ИНВ-15, ни в акте КМ-9, ни в книгах
кассира-операциониста, а кассиры просто сразу вносят недостачу в кассу. Также
и излишки, нигде не фиксируются, они отделяются от суммы, которая должна
быть документально, и потом расходуются на покупку, например, канцелярских
принадлежностей или кассовых принадлежностей. Не используются
сличительные ведомости.
3. Возврат денежной суммы покупателю в случае его отказа от
приобретенного ранее товара, производится из любой операционной кассы
независимо от того, в какой кассе он был выдан, даже, если чек выдан не в день
покупки.
4. При выдаче старшим кассиром разменных купюр и монет в начале рабочего
дня кассирам-операционистам, эта сумма не фиксируется ни в каких документах,
а возвращают ее кассиры старшему кассиру по мере накопления в операционной
кассе этой суммы в крупных купюрах. Таким образом получается, при
определении организацией разменной суммы в 200 рублей, если в начале смены
провести внезапную инвентаризацию главной и операционных касс, получится,
что в каждой операционной кассе будет излишек в размере 200 рублей, а в
главной кассе недостача на эту сумму.
82
5. Хранение в кассе личных денег старших кассиров и кассиров-
операционистов.
6. Вход в кассу посторонних лиц, что повышает риск кражи денег и кассы.
7. С открытия предприятия целый год не был оформлен журнал вызова
технических специалистов по форме КМ-8, поэтому поломки касс, а также
замены фискального модуля и ЭКЛЗ не были отражены.
Все эти нарушения говорят о том, что администрация предприятия ведет
плохой или не ведет полностью внутренний контроль.
3.2. Административные меры по устранению нарушений кассовой
дисциплины.
Наряду с внутренним контролем за ведением кассовой дисциплины,
проводится и контроль внешний. Его проведение находится в компетенции
налоговой инспекции. Однако если речь идет о розничной торговле, то такую
проверку могут проводить Органы Внутренних Дел, занимающиеся
обслуживанием территории предприятия, или Государственная торговая
инспекция.
Прежде чем приступить к проверке работники налоговых органов или
Органов внутренних дел обязаны предъявить свое удостоверение и
постановление (предписание) на право проведения проверки, подписанное
начальником или заместителя начальника налоговой инспекции или Органов
Внутренних Дел.
При ведении такой проверки налоговые органы имеют право на:
- свободный доступ к ККМ;
- проверку документов, относящихся к применению ККМ, проверку
расчетных и платежных документов по использованию данных учета выручки и
дохода, исчислению и уплате налогов, требование и получение необходимых
объяснений, справок, а также сведений по возникшим в ходе проверки вопросам.
83
Налоговые органы, проводя проверку, пользуются такими первичными
документами как:
- паспорт ККМ;
- использованные контрольные ленты за отчетный период;
- книга кассира-операциониста;
- расчетные и платежные документы по учету выручки;
- ежедневная кассовая книга.
Налоговые органы имеют образцы голограмм, которые вручены
безвозмездно поставщикам и центрам технического обслуживания и производят
их контроль на предмет наличия на контрольно-кассовых машинах.
Если будет превышен лимит остатка наличных денег в кассе, то это влечет
за собой для организации наложение штрафа, который равен трем размерам
сверхлимитной кассовой наличности, а руководитель получает
административный штраф равный пятидесяти минимальным размерам оплаты
труда.
Нарушение правила ограничения при расчетах наличными денежными
средствами с другими юридическими лицами в одностороннем порядке
накладываются штрафные санкции, которые равны двум размерам суммы
произведенного платежа. Помимо этого руководитель организации должен будет
выплатить штраф, который равен сумме пятидесяти минимальным оплатам труда.
Не оприходование и оприходование не в полном объеме денежной
наличности грозит штрафом предприятию в размере равном трем суммам не
оприходованной наличности.
Несоблюдение требований к оформлению возврата денежных средств
покупателям за возвращенный товар к организации влечет за собой применение
штрафных санкций в соответствии с п. 9 Указа Президента РФ от 23.05.94 №
84
1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному
внесению в бюджет налогов и обязательных и иных платежей».
Органы внутренних дел и Государственная торговая Инспекция имеют
право провести контрольную проверку с целью выяснения следующих
нарушений:
- правильно ли пробит товар;
- выдают ли кассиры чек покупателю;
- правильно ли дают сдачу.
Другие кассовые документы они проверять не имеют права, а также
проводить инвентаризацию наличных денежных средств в главной и
операционных кассах.
Система внутреннего контроля существует на каждом предприятии.
Контроль за осуществлением кассовых операций осуществляется в соответствии
с приказом руководителя.
Схема учета денежных поступлений представлена в рисунке 3. В ней
содержатся сведения обо всех участниках этого процесса.
Ключевые направления внутреннего контроля денежных поступлений
состоят в следующем:
все поступления от реализации за наличный расчет и поступления от
дебиторов в счет погашения их задолженности следует контролировать и
незамедлительно сдавать в банк;
все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в
учетных регистрах;
должно быть организовано разделение обязанностей между
кассирами, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными
подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного
сговора между ними.
85
Организация процедур внутреннего контроля, соответствующих
принятому на конкретном предприятии способу расчетов с покупателями - за
наличный и безналичный расчет.
Каждому способу расчетов с покупателями (за наличный и безналичный
расчет) должны соответствовать специальные процедуры внутреннего контроля.
Предприятие ООО «Дискаунт Инвест» при расчете с покупателями использует
наличный расчет.
Наличные расчеты включают в себя следующие операции:
– получение выручки в форме наличных средств;
– выдача зарплаты;
– сдача наличных денег в банк;
– получение наличности из банка;
– расчеты с подотчетниками и прочее.
Совокупность операций с такими средствами носит условное название
«операционная касса» или просто «касса».
Первый пункт из приведенного перечня подразумевает, что на
предприятии должна присутствовать контрольно-кассовая техника (ККТ), с
помощью которой приходуются вырученные наличные средства (п. 1 ст. 2 закона
РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Но этот же закон допускает, что применение ККТ не
всегда обязательно. Следующие лица могут ее не использовать в своей
деятельности:
Организации, оказывающие услуги и получившие право на использование
бланков строгой отчетности (БСО).
Организации, применяющие ЕНВД, использующие в своей деятельности
патентную систему налогообложения (ст. 2.1 закона № 54-ФЗ). Такие субъекты
вправе выдать покупателю любой платежный документ, из которого
86
прослеживается факт приема наличных средств. В этом качестве может
выступать и товарный чек, и приходный кассовый ордер.
Организации, ведущие деятельность в таких условиях, при которых
использование ККТ затруднено или нецелесообразно (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Законодательством установлено, что для каждого пункта приема
наличности должен быть свой кассовый аппарат, причем их число не подлежит
ограничению. Однако в конце дня все поступившие средства приходуются в
кассу предприятия.
Одно из правил кассовой дисциплины как раз и состоит в применении
ККТ именно там, где такая техника должна присутствовать, и в том, что
проводимые по кассе операции получат соответствующее документальное
оформление.
Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми сотрудниками
предприятия, будь это бухгалтеры, руководители или рядовые сотрудники.
Все правила сведены в четыре главных нормативных документа:
– указание Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, где содержатся правила,
которые должны соблюдать при осуществлении операций организации и
индивидуальные предприниматели;
– указание ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, где содержатся правила
проведения расчетов с помощью наличных средств;
– закон РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в котором определены правила
использования ККТ;
– постановление Правительства РФ от 23.07.2007 № 470, в котором
приводится порядок регистрации ККТ.
Если обобщить правила работы с кассой, то они таковы:
1. Кассиром должен быть назначен отдельный работник, обладающий
соответствующей квалификацией и имеющий знание кассовой дисциплины. С