15
1.2. Порядок организации учета кассовых операций
Сфера применения наличных расчетов строго регламентирована
Центробанком России в Указаниях от 07.10.2013 № 3073-У
10
. Так, наиболее
часто организации могут использовать деньги из кассы на заработную плату,
выдачу под отчет, расчеты с партнерами, получение и внесение денег на
соответствующий счет и так далее. На цели, не указанные Банком России,
наличные денежные средства компании направлять не могут.
Для отражения кассовых операций в коммерческих банках используются
следующие основные бухгалтерские проводки (таблица 1).
Таблица 1
Бухгалтерские проводки по учету кассовых операций
Содержание операций
Дебет
Кредит
1. Учет операций по поступлению денежной наличности в
кассу с корреспондентского счета коммерческого банка для
ее пополнения
20209
30102
2. Учет операций по поступлению денежной наличности в
кассу коммерческого банка для зачисления на расчетный
счет клиента
20202
40702
(405-
408)
3. Учет операций по поступлению в кассу коммерческого
банка денежных средств от инкассаторов: - до пересчета
денежной наличности; - отражение в бухгалтерском учете
внесенной в кассу коммерческого банка фактически
пересчитанной инкассированной денежной выручки; -
зачисление на расчетный счет клиентов инкассированной
денежной выручки
20209
20202
40906
40906
20209
40702
(405-
408)
4. Сдача работником банка неиспользованной остатка
денежных сумм, выданных под отчет
20202
60308
5. Поступление денежной наличности в кассу банка от
обменного пункта
20202
20202
20206
6. Внебалансовый учет ценностей в денежном хранилище
912 (01-
03,07)
99999
7. Учет операций по списанию денежной наличности из
кассы коммерческого банка: - сдача денежной наличности в
РКЦ Банка России - получение выписки о зачислении на
корреспондентский счет денежной наличности
20209
30102
20202
30209
8. Отправление денежной наличности для подкрепления
касс обменных пунктов
20206
20202
9. Выдача с расчетных счетов клиентов денежной
наличности для различных выплат, установленных
законодательством
40702
(402-
408)
20202
10. Выдача сотруднику банка денежной наличности
60308
20202
10
Об осуществлении наличных расчетов : Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У (Зарегистрировано в
Минюсте России 23.04.2014 № 32079) // Вестник Банка России. – 2014. - № 45.
16
При любом использовании наличных денег соответствующее
предприятие обязано неукоснительно соблюдать и иной нормативный акт
Центробанка Российской Федерации, которым являются Указания от 11.03.2014
№ 3210-У (далее - Указания)
11
. Поименованный нормативный документ
содержит исчерпывающий перечень процедур, необходимых для правильного
ведения кассовой дисциплины компании.
Пунктом 1 названных Указаний упрощенный порядок кассовых
операций введен для индивидуальных предпринимателей и компаний,
относящихся к субъектам малого предпринимательства. Для всех остальных
компаний при использовании наличности строго обязательным является
неукоснительное соблюдение правил ведения кассовых операций.
Каждая компания, использующая или планирующая использовать
наличные расчеты, должна самостоятельно рассчитать и установить лимиты на
остаток наличности в кассе. Если пренебречь указанным требованием пункта 2
Указаний Центробанка, то лимит будет равен нулю и, соответственно, у
компании не будет возможности хранить в кассе денежные средства в любом
размере.
Важной особенностью при расчете лимита, а, следовательно, и
правильного порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации
является необходимость расчета лимита с учетом характера своей
деятельности. Помимо этого, при расчете лимита должен учитываться общий
объем движения наличных денег в кассе предприятия. Должны учитываться как
объем поступления в кассу организации, так и объем выдачи наличных из
кассы предприятия. Данное правило прямо предусмотрено пунктом 2 Указаний
ЦБ РФ.
Как следует из содержания Указаний, правила ведения кассовых
операций прямо предусматривают необходимость расчета лимитов по
11
О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства : Указание Банка
России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 03.02.2015) (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 № 32404)
// Вестник Банка России. – 2014. - № 46.
17
формулам, содержащимся в Приложении к Указаниям Центробанка РФ.
После того как лимиты рассчитаны, они вводятся в действие приказом
руководителя компании, который составляется в произвольной форме, но
должен содержать дату введения лимитов, их размер, период действия лимитов
и их расчет. Также в приказе можно указать лицо, ответственное за контроль
соблюдения лимитов.
ИП и малые предприятия могут не устанавливать лимиты.
Пунктом 1 Указаний Центробанка РФ установлено, что денежные
средства, превышающие размеры лимитов, не могут храниться в кассе
компании и должны быть зачислены на банковские счета компании.
Оформление движения наличности.
Важным условием правильного ведения кассовых операций является
верное оформление движения наличных в кассе.
Пунктом 4.1 Указания Центробанка РФ определено, что кассовые
операции оформляются кассовыми документами, которые обязательны для
составления компаниями. Такими документами являются РКО и ПКО, которые
подписываются главным бухгалтером (бухгалтером) и кассиром или
руководителем, если кассовые операции ведет руководитель.
Пунктом 4.6 Указания Центробанка РФ прямо предусмотрено, что
наличные, поступающие в кассу или выдаваемые из кассы, обязательно
отражаются в кассовой книге.
Указания Центробанка РФ в части порядка ведения кассовых операций в
РФ прямо предусматривают, что записи в кассовую книгу вносятся на
основании кассовых документов.
В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в
кассовой книге и кассовых документах, а также указывает остаток денег,
который заверяется подписью кассира.
При выдаче зарплаты работникам из кассы следует вести расчетно-
платежную ведомость, в которой работники своей подписью подтверждают
факт выдачи и сумму полученных денег.
18
Формы документов, которые должны применяться отечественными
предприятиями при ведении кассовых операций, утверждены Госкомстатом
России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Все отечественные организации
для правильного оформления движения наличных денег в кассу и из кассы
обязаны использовать только документы по утвержденным формам.
Использование документов по иным формам является нарушением.
Действия работников компании, осуществляющих ведение кассы,
детально регламентированы в п. 4 Указаний Центрального Банка России.
Среди лиц, имеющих право осуществлять кассовые операции, п. 4
Указания называет кассиров, ознакомленных со своими правами и
обязанностями под роспись. Также кассу может вести руководитель компании.
Указания Центробанка Российской Федерации, установившие правила
ведения кассовых операций в 2016 году, также допускают использование
технических средств, принимающих и выдающих наличность.
Все операции по кассе и кассовые документы могут оформляться строго
ограниченным кругом работников, которые перечислены выше. Кассиру
должна быть вручена печать с реквизитами кассовой операции, а также
образцы подписей лиц, наделенных правом на подписание РКО и ПКО.
Следует помнить, что всю наличность, которую старший кассир
передает или получает от кассиров, следует фиксировать в книге учета по
форме № КО-5
12
.
Важным обстоятельством в положении о кассовых операциях занимает
возможность выдачи наличности под отчет только на основании письменного
заявления соответствующего лица.
Выдача наличности обособленным подразделениям и получение ее от
таких же структур производится на основании РКО и ПКО, оформляемых в
соответствии с Указаниями Центробанка России.
При осуществлении операций, являющихся кассовыми, компаниям
необходимо неукоснительно следовать Указаниям Центробанка России.
12
Полковский Л.М. Бухгалтерский управленческий учет. – М.: Дашков и Ко, 2016. – 256 с.
19
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины.
Пунктом 1 статьи 7 Закона РФ от 21.03.1991 № 943-1 «О налоговых
органах Российской Федерации» полномочия по проверке соблюдения
отечественными компаниями кассовой дисциплины возложены на налоговые
органы России
13
.
В случае выявления фактов каких-либо нарушений дисциплины
налоговый орган вправе привлечь соответствующее предприятие к
административной ответственности.
Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ст.
15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Пунктом 1 статьи 15.1 КоАП РФ за нарушение порядка работы с
наличными деньгами, несоблюдение порядка ведения кассовых операций или
накопление в кассе денег сверх лимита соответствующее предприятие может
быть привлечено к установленной ответственности в виде штрафа.
Размер возможных штрафов предусмотрен этой же нормой КоАП РФ и
составляет для организаций денежную сумму в размере от 40000 до 50000
рублей, а для должностных лиц - сумму от 4000 до 5000 рублей.
Надо помнить, что, если имела место продажа без применения ККТ, на
организацию, ее осуществившую, может быть наложен штраф в размере от ¾
до целого наличного платежа, по которому не был пробит кассовый чек.
Независимо от цены покупки штраф будет не меньше 30000 рублей.
Необходимо учесть, что организация, допустившая нарушение кассовой
дисциплины, может быть оштрафована в течение двух месяцев с момента
совершения каждого проступка (статья 4.5 КоАП России, письмо ФНС РФ от
26.01.2005 № 22-3-11/073@).
Окончание смены кассиром подразумевает передачу им выручки,
полученной в кассу предприятия, старшему кассиру или руководителю
организации. Для фиксации факта такой передачи используется отчет кассира.
13
О налоговых органах Российской Федерации : Закон РФ от 21.03.1991 № 943-1 (ред. от 03.07.2016) (с изм. и
доп., вступ. в силу с 01.01.2017) // Ведомости СНД и ВС РСФСР. – 1991. - № 15. - Ст. 492.
20
Этот документ содержит, в том числе, сведения о показаниях счетчиков кассы,
размере полученных в кассу наличных денежных средств за смену, подписи
должностных лиц, участвующих в передаче и приеме выручки и
контролирующих данный процесс.
Кассовые операции надлежит оформлять с применением специально
установленных для каждой из них форм первичной документации. Типовые
(унифицированные) формы таких документов разработаны компетентными
государственными ведомствами и в отличие от иных операций, оформляемых
первичными документами, являются обязательными к применению.
Унифицированная форма отчета кассира-операциониста КМ-6
утверждена Постановлением Государственного комитета статистики
Российской Федерации от 25 декабря 1998 года № 132.
Как следует из Указаний по применению указанной формы,
утвержденной данным Постановлением, такой отчет для кассира-
операциониста носит ежедневный характер. Другими словами, каждая смена
кассира завершается для него подготовкой такого отчета. Он составляется в
единственном экземпляре за подписью кассира, к нему прикладывается
полученная за смену выручка.
Счетчики контрольно-кассовой техники фиксируют размер выручки за
смену кассира-операциониста по состоянию на начало и конец его смены. Из
этой суммы вычитаются наличные денежные средства, возвращенные
покупателям (клиентам).
В таком виде (с приложением выручки) отчет передается по приходному
ордеру соответствующим руководителям - старшему (главному) кассиру или
директору организации. Если, к примеру, рассматриваемая операция
осуществляется субъектом малого предпринимательства, использующим в
работе одну-две кассы, то в данном случае кассир-операционист осуществляет
передачу наличных денежных средств напрямую в банк (через инкассаторов). В
отчете об этом делается соответствующая отметка.
Рассматриваемый кассовый отчет является основанием для создания
21
сводного отчета.
Унифицированная форма для рассматриваемой кассовой операции
является обязательной к применению. На это, в т.ч., указывает Федеральная
налоговая служба России в Письме от 23 июня 2014 года № ЕД-4-2/11941
14
.
Из письма, в частности, следует, что унифицированные формы,
утвержденные Государственным комитетом Российской Федерации по
статистике, используются исключительно для учета событий и операций,
относящихся к использованию контрольно-кассовой техники. Поэтому
недопустимо самостоятельное определение хозяйствующим субъектом форм
первичных документов, утвержденных законодательством о применении
контрольно-кассовой техники и применяемых с целью осуществления
надзорных полномочий налоговых органов в данной сфере.
Отчет, в частности, включает в себя реквизиты, идентифицирующие
кассовый аппарат, структурное подразделение, ответственных должностных
лиц, сумму наличных денежных средств, полученных в кассу за смену, а также
фиксирует факт передачи выручки кассиром-операционистом другим
ответственным должностным лицам либо работникам банка. Все указанные
сведения и информация о действиях закрепляются подписями ответственных
должностных лиц.
Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в
Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и
введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых
необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.
Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном
Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не
разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.
Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании
могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую
14
Серебрякова Т.Ю., Антонова М.В. Бухгалтерский и управленческий учет. Лабораторный практикум. – М.:
Инфра-М, 2017. – 300 с.
22
книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере,
или иным машинописным способом.
В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если
такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки
подписей лиц, вносящих исправления в книгу.
Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть
подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи
которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство
в содержание книги.
Независимо от способа ведения кассовой книги обеспечить ее хранение
обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.
Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или
расходному кассовому ордеру.
При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа
Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены
методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а
также порядок ведения кассовой книги
15
.
В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при
движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.
Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ,
питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые
марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные
документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и
хранящиеся в организации.
При заполнении листов кассовой книги следует помнить и
неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению
денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения
15
Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых
органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами
управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными)
учреждениями, и Методических указаний по их применению : Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н
(ред. от 16.11.2016) (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 N 37519) // Официальный интернет-
портал правовой информации [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.pravo.gov.ru, 08.06.2015.
23
денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение
денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».
Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за
внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения
наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения
соответствующих записей в книгу является расходный или приходный
кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями
отечественных законодательных актов.
В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на
вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна
быть прошита и пронумерована.
В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге,
названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании.
Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными
подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с
обязательной расшифровкой таких подписей.
Важно помнить, что все расходные или приходные операции
обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую
книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов.
Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит
остатка наличных, должны быть сданы в банк.
Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение
рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то
соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.
Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному
подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п.
4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую
книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой
книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает
самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.
24
Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает
на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в
компании нет главного бухгалтера.
К отличительным чертам учета кассовых операций в банке можно
причислить наличие кассового планирования, а также применение специальных
символов кассового плана.
Учет кассовых операций в кредитной организации основывается на таких
принципах как: непрерывность учета; постоянство правил, применяемых для
бухучета; правильная оценка и отражение доходов и расходов; отражение
доходов/расходов по кассовому методу, то есть по факту; своевременный учет
операций непосредственно по свершении; раздельное отображение активов и
пассивов; соответствие остатков балансовых и внебалансовых счетов на начало
отчетного периода аналогичным итоговым остаткам по предыдущему
отчетному периоду; отражение операций по их экономической сущности, а не
по юридической форме; отсутствие двусмысленности при отражении операций;
составление сводного баланса и отчетности. ЕСЛИ В БАНКЕ К отличительным
чертам учета кассовых операций в банке можно причислить наличие кассового
планирования, а также применение специальных символов кассового плана.
Необходимость кассового планирования возникает вследствие
непрерывности кассовых операций. Потому банки вправе требовать от
клиентов предоставления кассового плана на определенный период.
Клиентские планы и план банка суммируются. Консолидированный кассовый
план предоставляется в территориальное учреждение ЦБ. Это позволяет
своевременно получить средства для осуществления непрерывной
деятельности. Что касается специальных символов кассового плана, то таковые
помогают отобразить источник возникновения наличных средств или
направление их использования. Данный символ двухзначного вида указывается
в кассовом плане и при реальном свершении операции в первичной и
бухгалтерской документации. К прочим особенностям банковского учета
можно отнести обязательный дополнительный контроль по кассовым