64
- проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них
и заранее готовится.
4.Предоставление права подписи на КО-1 и КО-2 другим лицам, помимо
главного бухгалтера и руководителя предприятия, не отраженное в
распоряжениях руководителя предприятия.
5.Формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении)
кассиров.
6.Отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на
счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия.
7.Отсутствие договоров о полной материальной ответственности с
кассиром.
8.Отсутствие у кассиров навыков подготовки к ревизии,
свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует
увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.
Инвентаризация кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на
место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При
наличии в проверяемом предприятии нескольких касс аудитор опечатывает их,
чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одних кассах за
счет денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет
о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой
книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены
им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег
не имеется. Отчет визируется главным (старшим) бухгалтером предприятия.
Производя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующий
порядок:
- проверка кассы производится в присутствии кассира и главного
бухгалтера проверяемой фирмы, доступ других лиц в кассу во время ревизии не
разрешается;
- на время проверки кассы все кассовые операции прекращаются. При
65
невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они
опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать у аудитора;
- подсчет наличных денег и ценных бумаг, находящихся в кассе,
производится аудитором в присутствии кассира и главного бухгалтера. Полный
пересчет денег обязателен независимо от того, находятся ли они в
разрозненном виде или в банковской упаковке. [24]
Результаты инвентаризации оформляют актом который подписывают
кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным
аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальне
йшей проверки. По результатам проверки кассы ООО «Новомет-Сервис»-
излишков и недостач не обнаружено.
Расписки разных лиц, неоформленные кассовые расходные ордера,
ведомости, счета и другие в остаток наличия кассы не включаются и в качестве
оправдательных документов аудитором во внимание не принимаются. При
обнаружении таких, а также сомнительных документов о позаимствовании
наличных денег из кассы аудитор отмечает это нарушение в акте проверки
кассы с указанием, кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели, в какой
сумме выданы деньги;
- все хранящиеся в кассе наличные деньги и другие ценности аудитор
должен считать принадлежащих проверяемому предприятию, так как хранение
в кассе денег или иных ценностей общественных и других организаций
(профкома, кассы взаимопомощи и др.) запрещено;
- наличие излишка или недостачи денег в кассе аудитор отмечает в
акте проверки кассы и одновременно должен получит от кассира письменное
объяснение о причинах излишка или недостачи. При обнаружении
значительных недостач или злоупотреблений следует потребовать
немедленного отстранения кассира от должности и передачи дела
следственным органам;
- правильно оформленные кассовые документы аудитор передает
кассиру для составления отчета с указанием в нем остатка на момент проверки.
66
В тех случаях, когда в момент проверки в кассе имеются отдельные ведомости,
по которым выплата заработной платы произведена частично, аудитор должен
предложить главному бухгалтеру и кассиру закрыть в установленном порядке
эти ведомости, оформить на них кассовый расходный ордер и включить его в
отчет кассира, в котором проводится остаток денег на момент проверки; если
же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по
ведомостям не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут
не включаться, а записываются в акте как частично оплаченные расходные
документы (платежные ведомости), не включенные в кассовый отчет. В этом
случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым
номерам выплачена заработная плата и её общая сумма. Указанная запись
подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и аудитора.
Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий
хранения денежных средств, входе которой аудитору необходимо выяснить:
- обеспечена ли сохранность денег при доставке из банка и во время
выдачи заработной платы;
- имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или
несгораемый шкаф;
- застрахована ли касса организации;
- соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого
шкафа). Так в Порядке ведения кассовых операций установлено, что ключи от
металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается
оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо
изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в
опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей
предприятий. Не реже одного раза в квартал производится их проверка
комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты её
фиксируются в акте;
- соблюдается ли установленный лимит хранения наличности по
отдельным датам.
67
Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность
кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного
работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о
полной индивидуальной материальной ответственности.
Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах
лимитов, установленных банками по согласованию с руководителем
организации. Лимит остатка кассы устанавливается самим ООО
«Новомет-Сервис» по расчету.
Организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх
установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки,
согласованные с обслуживающими банками.
К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об
установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.
Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 5
рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по
временной нетрудоспособности работникам организации.
Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных
с расчетного счета в банке, аудитор применяет метод взаимного контроля
операций. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости
аналитического учета по дебету счета 50 «Касса», с данными журнала-ордера
№ 2 по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Эти суммы должны совпадать. В
случаях расхождения их сопоставляют по приходным кассовым ордерам,
выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости
проверяют непосредственно в учреждении банка.
Очень внимательно аудитор должен проверить полноту и
своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка.
Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также
неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях,
исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью
«аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.
68
Направления использования денежных средств и их целевое назначение
организация определяет по своему усмотрению. Владельцы счета на обороте
денежных чеков указывают целевое назначение получаемых денежных сумм.
Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования
наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков.
Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему
получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток,
исправлений, а также при расхождении остатков следует получить в банке
выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии
ревизуемой фирмы с данными выписки.
В ходе проверки аудитор выявляет случаи превышения расчета
наличными средствами между организациями и своевременно информирует
руководителя о возможных санкциях.
Кассовые операции по списанию денег в расход проверяются по
документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь
период, подлежащий ревизии. При проверке используются следующие формы
учетной документации по кассовым операциям: формы № КО-1 «Приходный
кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал
регистрации приходных и расходных кассовых документов», документы
безордерного оформления приема и выдачи денег, формы № КО-4 «Кассовая
книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», учетные
регистры по счету 50 «Касса», Главная книга, балансы на соответствующие
даты и др. При этом необходимо обращать внимание и на оформление
кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей,
погашаются ли кассовые документы: приходные – штампом «получено»,
расходные – «оплачено» с указанием даты, нет ли следов подчисток и
исправлений.
Как свидетельствует аудиторская практика, наибольшее число
злоупотреблений по кассе устанавливается с заработной платой и
подотчетными суммами. Здесь и включение в ведомости подставных лиц, и
69
завышение итогов к выдаче с целью получения из банка излишних сумм.
В ходе проверки кассовых операций аудитору, кроме того, следует
проверить:
- ведутся ли в проверяемом предприятии ежеквартальные внезапные
проверки кассы;
- производится ли ежедневная сдача кассиром в бухгалтерию кассовых
отчетов, имеются ли на кассовых отчетах расписки главного бухгалтера или его
заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним;
- используются ли по целевому назначению полученные из банка
деньги на выдачу заработной платы, командировки и хозяйственные расходы,
соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному для проверяемого
предприятия банком;
- своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств по
невыданной заработной плате; сдаются ли в банк выручка от реализации
материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории, дома
отдыха и другие поступления в кассу;
- имеются ли случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без
доверенностей. При наличии таких факторов аудитор должен уточнить
причины этих операций, по чьему распоряжению они произведены и не
скрываются ли за этим злоупотребления;
- имеются ли случаи подписи расходных кассовых документов одним
руководителем проверяемого предприятия или одним главным бухгалтером;
- имеются ли случаи подписи руководителем и главным бухгалтером
незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения
при получении денег в банке; хранятся ли чековые книжки у главного
бухгалтера в сейфе или в нарушение действующего порядка у кассира;
- наличие на предприятии журнала регистрации приходных и
расходных кассовых ордеров, а также кассовой книги, которая должна быть
пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью, все листы
книги должны быть заверены подписями руководителя и главного бухгалтера;
70
- наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных
документах подписей соответствующих должностных лиц и подписей
получателей денег;
- погашение кассовых документов специальными штампами;
- законность произведенных из кассы выплат денежных средств,
списываемых на расходы и другие синтетические счета без последующего
представления отчетов по этим операциям;
- правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;
- своевременность депонирования невыплаченных сумм.
Проверка кассовых документов одновременно является и проверкой
соблюдения кассовой и финансовой дисциплины.
Все случаи неполного набора документов по расходным кассовым
операциям должны быть зафиксированы аудитором. По ним подсчитывают
итог, который соизмеряют с кредитовым оборотом по счету 50 «Касса» для
определения уровня существенности ошибок.
Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки – в области
кассовых операций могут быть классифицированны следующим образом:
1. Прямое хищение денежных средств
1.1 Ничем не замаскированное
1.2 Замаскированное неоформленными документами и расписками.
2. Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм
2.1 Из банка
2.2 От различных физических и юридических лиц по приходным
ордерам
2.3 От различных юридических лиц по доверенностям
3. Излишнее списание денег по кассе
3.1 Повторное использование одних и тех же документов
3.2 Неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах
3.3 Списание сумм без оснований или по подложным документам
3.4 Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм
71
списаний
4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и
организациям
4.1 Присвоение депонированной заработной платы и средств,
начисленных по другим основаниям
4.2 Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям
5. Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими
предельную величину
5.1 С другими юридическими лицами и предпринимателями,
действующими без образования юридического лица
5.2 Поступающими в кассу проверяемого предприятия
6. Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары,
выполненные работы и оказанные услуги
6.1 Без применения контрольно-кассовых машин
6.2 Без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах
7. Некорректное отражение операций в регистрах синтетического учета
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций
возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.
Для того, чтобы составить свое мнение о постановке бухгалтерского
учета, достоверности и объективности учетных данных, эффективности
системы внутреннего контроля аудитор должен собрать достаточное
количество доказательств. Собирая доказательства, аудитор использует
достаточно ограниченное число методов их получения. Основные методы
получения следующие:
1.Наблюдение или участие в инвентаризации.
2.Наблюдение за выполнением хозяйственных и бухгалтерских
операций.
3.Устный опрос.
4.Получение письменных подтверждений.
5.Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц.
72
6.Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента.
7.Проверка арифметических расчетов.
8.Анализ.
С точки зрения технологии аудиторского дела инвентаризацию можно
рассматривать как метод получения наиболее ценных и достоверных
доказательств о реальности и точность статей баланса, фактов совершения
хозяйственных операций.
Процедура наблюдения за выполнением хозяйственных или
бухгалтерских операций несложна, но также важна для оценки системы
внутреннего контроля организации бухгалтерского учета на проверяемом
предприятии. Эту операцию, как правило, ведущий аудитор берет на себя или
поручает опытным сотрудникам.
Устный опрос, как метод сбора аудиторских доказательств представляет
аудитору обширную информацию для размышления.
Опрос или беседа должны быть проведены со всеми сотрудниками,
участвующими в ведении учета и составлении отчетности. Эта процедура
проводится на начальной стадии проверки, когда аудитор знакомится с
проверяемым предприятием, оценивает объем и степень сложности работ для
того, чтобы составить соответствующую программу проверки.
Аудиторская процедура получения письменных подтверждений
непосредственно связана с предыдущей, но имеет свою особенность. Если при
устном опросе ответы опрашиваемых аудитор фиксирует на каком-либо
носителе информации (бумаге, компьютер диктофоне) самостоятельно, то для
получения письменных подтверждений персоналу предприятия выдаются
специальные опросные листы, анкеты.
Опросные листы должны содержать такие реквизиты, как фамилия, имя,
отчество, должность опрашиваемого. Заполненный опросной лист также
должен быть проверен главным бухгалтером предприятия и заверен его
подписью.
К документам, полученных клиентом от третьих лиц, относятся:
73
- расчетные документы других предприятий (платежные поручения,
платежные требования-поручения, платежные требования, реестры чеков и
реестры на получение средств с аккредитива, векселя, квитанции к КО-1);
- первичные учетные документы других предприятий (счета, счета-
фактуры, накладные акты выполненных работ);
- документы подтверждающие реальность отражаемых в отчетности
сумм по расчетам с финансовыми, налоговыми органами, банками, оставление
на балансе не отрегулированных сумм, по расчетам с которыми не допускается
Положением о бухгалтерском учете – выписки банка, акты сверки расчетов с
расчетами налоговой службы по уплате налогов, акты камеральных проверок
предприятия внебюджетными фондами;
- кредитные договора;
- юридические документы, подтверждающие реальность отражаемой в
отчетности дебиторской и кредиторской задолженности – договора на поставку
товаров, выполнении работ, оказании услуг, акты сверки взаиморасчетов,
судебные иски и т.д.
- юридические документы, подтверждающие определенные права
предприятия, выписки из реестров акционеров, договора аренды и пр.;
- проводя эту процедуру, аудиторы обращают внимание на правильность
составления, оформление этих документов, а также на своевременность,
точность и полноту их отражения в бухгалтерском учете.
К документам, подготовленным на предприятии клиента, относятся
документы различной степени сложности. Так как эти документы составляются
на предприятии, то информация является внутренней и её достоверность
зависит от качества системы внутреннего контроля предприятия.
К таким документам относятся первичные документы по различным
разделам учета, журналы, книги, карточки, ведомости и прочие регистры
синтетического учета в зависимости от применяемой формы счетоводства:
Главная книга предприятия, бухгалтерская и иная финансовая отчетность,
расчеты и декларации по уплате налогов и иных сборов, взносы в бюджет и