14
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно
вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату
такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть
обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери
информации. Электронные документы подписываются электронными
подписями. Вносить исправления в документы, оформленные в электронном
виде, запрещено.
Перед тем, как приступать к работе на кассе, кассиры должны
внимательно ознакомиться со своей должностной инструкцией и перечнем
документов, утвержденных руководством предприятия, которые могут
прилагаться к кассовым ордерам. В бухгалтерской отчетности работа с кассой
нумеруется счетом 50.
К нему могут открываться субсчета: 50/1 – касса предприятия; 50/2 –
операционная касса организации (банк, транспортное предприятие и другие);
50/3 – реализация и оприходование денежных документов (марки, векселя,
железнодорожные, авиабилеты).
Учет ПКО и РКО происходит в журнале их регистрации, а также в
кассовых книгах. В журнал вписываются их порядковые номера после того, как
на них поставит свою подпись главный бухгалтер или директор. Он должен
храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора. Кассовая книга — это
общая финансовая ведомость, где расписываются все операции за день
(отчетный период). Главным требованием к ней является указание остатка в
кассе на конец рабочего дня. Если никаких операций не проводилось, тогда
остатком будет сумма, выведенная за прошлый отчетный период. Также
существуют ведомости о выдаче финансовых средств. Они должны содержать
такие обязательные реквизиты, как анкетные данные лица, которому положены
выплаты, информацию о начисленных средствах, уплаченных с них налогов и
других обязательных платежей, включая алименты и иные взыскиваемые по
решению суда деньги. Должна указываться и итоговая сумма, подлежащая
15
выдаче на руки.
Таблица 1
Основные проводки по счету 50
Содержание операций
Дебет
Кредит
Поступление наличных денежных средств в кассу со
счетов в банке на выдачу заработной платы, премий,
денежных средств под отчет и другие цели
50
51,
52,
55
Возврат в кассу излишне выплаченных сумм оплаты
труда, сумм доходов от участия в предприятии
50
70
Возврат в кассу неиспользованных подотчетным лицом
денежных средств, ранее выданных под отчет
50
71
Поступившие суммы от учредителей
50
75
Поступление претензионных и страховых сумм в
погашение дебиторской задолженности
50
76
Поступившая наличная денежная выручка за
реализованную продукцию (товары, работы, услуги)
50
90/1
Внесены из кассы денежные средства на счета в банке
51,52,55
50
Выплачена заработная плата (дивиденды) работникам,
пособия
70
50
Наличные денежные средства выданы под отчет
71
50
Выплачены из кассы дивиденды учредителю
75/2
50
Выплачена депонированная заработная плата
76/5
50
Сдача денег в банк через инкассатора, отделение связи
57
50
Отражены излишки денег, выявленные при
инвентаризации
50
92
Отражена недостача наличных денег в кассе
94
50
Аналитический учет по счету 50 «Касса» ведется кассирами,
ответственными за кассовую наличность. Регистром аналитического учета
является кассовая книга, в которой отражаются данные приходных и расходных
кассовых документов.
Согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 290-ФЗ с 1 февраля 2017
года вместо привычных нам ККТ к ИФНС будут подключать только онлайн-
кассы. А к 1 июля 2017 года представители абсолютно всего бизнеса, как
малого, так и крупного, должны обновить (или модернизировать) старые ККТ
на новое онлайн оборудование.
С помощью новых онлайн ККТ налоговики смогут в режиме реального
времени получать информацию о всех кассовых операциях в вашей
компании. Онлайн-кассы будут формировать чек не только в бумажном, но и
16
электронном виде, что позволит отправлять покупателю чек по электронной
почте или СМС.
В соответствии с письмом Минфина РФ от 30.03.2016 № 03-01-
15/17988 налогоплательщики ЕНВД и патента, которым при некоторых
условиях разрешено вообще не использовать кассовый аппарат, должны будут
к 1 июля 2018 года в обязательном порядке перейти на онлайн ККТ. При этом
расходы на переоборудование можно будет поставить в вычет по налогу.
Этапы перехода на онлайн кассы
1) с 15 июля 2016 года – добровольный переход на онлайн кассы (по
желанию).
2) с 1 февраля 2017 года – подключать к ИФНС будут только онлайн
кассы.
3) с 1 июля 2017 года – абсолютно весь бизнес уже должен будет перейти
на онлайн кассы.
4) с 1 июля 2018 года — налогоплательщики ЕНВД и патента должны
будут в обязательном порядке применять онлайн ККТ, хотя на сегодняшний
день им можно вообще обходиться без кассы.
Перейти на новое оборудование можно 2 путями:
1) Модернизировать текущую модель (новый фискальный накопитель и
программное обеспечение). Устройство некоторых касс как раз позволяет это
сделать. Это самый дешёвый вариант — обойдётся в 10 000 — 20 000 рублей.
Сейчас все основные продавцы кассовой техники активно предлагают эту
услугу.
2) Купить новую кассу. Так как конкуренция среди производителей
нового оборудования сейчас небольшая, то и цены на онлайн кассы готовятся
заряжать немалые — порядка 20 000 — 40 000 рублей за 1 аппарат. У бизнеса
всё равно нет выбора — закон обязывает их перейти на онлайн кассы, и
аппараты придётся покупать даже за неадекватно высокие деньги.
17
Согласно закону покупатель по желанию вместо бумажного чека может
потребовать отправить ему электронный. Для этого уже разработано мобильное
приложение. Оно позже будет в свободном доступе для скачивания. То есть:
1) Можно сказать продавцу, что нужен электронный чек и дать ему свой
телефон.
2) Продавец проводит манипуляции с вашим телефоном и кассовым
сканером, передаёт данные.
Власти вместе с IT-специалистами посчитали, что такой порядок поможет
избежать очередей и сократит время обслуживания по сравнению с тем, если
отправлять электронные чеки посредством СМС или на электронную почту
(ведь данные процессы происходят не сразу).
1.2 Порядок определения лимита кассы
Отечественные компании используют для своих хозяйственных целей
наличные денежные расчеты. Случаи такого использования нередки и могут
быть связаны с выдачей наличных денег своим работникам или подотчетным
лицам, а также сдачей или получением наличных в банке. Российские
предприятия не лишены возможности использовать наличные деньги и в иных
случаях, перечень которых не является исчерпывающим.
Все отечественные предприятия, осуществляющие прием или выдачу
наличных денег, должны иметь кассу и самостоятельно установить лимит
остатка кассы на конец операционного дня. Это правило прямо следует из
содержания п. 2 Указания Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Важно помнить, что все наличные деньги сверх установленного лимита должны
сдаваться в банк.[13]
Пунктом 4.6 названного Указания определено, что движение наличных
денег в кассу или из кассы учитывается в кассовой книге, форма которой
утверждена Госкомстатом Российской Федерации.
18
Записи в кассовую книгу вносятся на основании кассовых документов,
которые подписываются бухгалтером и кассиром. Если такие операции ведет
руководитель, то и кассовые документы подписывает руководитель.
В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в
кассовой книге и кассовых документах и в этой же книге указывает остаток
денег, который заверяется подписью кассира. Соответственно, заполнение
кассовой книги должно осуществляться без ошибок.
В любом случае на конец операционного дня в кассе предприятия не
могут находиться наличные деньги в количестве, превышающем лимит остатка
кассы, который устанавливается предприятием самостоятельно.
Единственное исключение предусмотрено пунктом 2 Указаний, которым
прямо указаны дни, когда предприятие имеет право аккумулировать в своей
кассе наличные денежные средства в размерах, превышающих рассчитанные
лимиты.
Такое исключение из общего правила применяется в дни выдачи
заработной платы работникам, стипендий, выплат в фонд заработной платы и
выплат социального характера. Исключение также — это дни получения
наличных денег в банке на указанные расходы в выходные и нерабочие
праздничные дни, но только в случае, если в указанные дни предприятие
проводит операции с наличными деньгами.
Во всех указанных случаях превышение наличности в кассе предприятия
является допустимым. В остальных случаях предприятие за нарушение
кассовой дисциплины может быть привлечено к ответственности,
предусмотренной ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
В силу пункта 1 вышеназванной нормы права за накопление в кассе
денег сверх лимита соответствующий субъект может быть привлечен к
установленной ответственности. Размер возможных штрафов предусмотрен
этой же нормой КоАП РФ и составляет для организаций денежную сумму в
размере от 40000 до 50000 рублей, а для должностных лиц — сумму от 4000 до
5000 рублей.
19
Центральный Банк Российской Федерации своими Указаниями от
11.03.2014 № 3210-У утвердил порядок определения лимита остатка наличных
денег (далее — Порядок). Данный порядок является приложением к
вышеназванным Указаниям и согласно пункту 2 Указаний обязателен для
применения при расчете предприятием такого лимита.
Необходимо подчеркнуть, что каждое предприятие самостоятельно
рассчитывает и определяет размеры лимитов остатка наличности в кассе
предприятия.
Однако такое определение лимитов происходит не произвольно.
Предприятие не имеет права установить лимит в размере, избранном
предприятием.
При определении и расчете размера лимитов наличных денег
организация должна принимать в расчет характер своей деятельности. Также
должен учитываться общий объем движения наличных денег в кассе
предприятия. В этом случае в расчет берется как объем поступления в кассу
организации, так и объем выдачи наличных из кассы предприятия. Указанное
выше правило прямо предусмотрено пунктом 2 Указаний ЦБ РФ.
Также следует учитывать некоторые особенности расчета лимита
предприятиями, имеющими обособленные подразделения. Для того, чтобы
предприятию, имеющему обособленные подразделения, правильно рассчитать
лимит кассы на 2016 год, необходимо исходить из того, куда именно такие
структуры сдают наличность.
Если структура предприятия сдает наличность в кассу компании, то
лимит на предприятие рассчитывается с учетом движения наличных по кассе
структурного подразделения. То есть такой лимит является общим и для
головной организации, и для ее обособленных подразделений.
Если же соответствующее подразделение сдает деньги на счет в банке,
то лимит для такой структуры рассчитывается самостоятельно по правилам,
установленным Порядком.
20
Пунктом 1 Порядка определено, что для расчета размера лимита
предприятие должно применять общий объем поступлений наличных от
продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Если же предприятие
недавно создано и не имеет общего объема поступлений, то в расчет следует
брать планируемые объемы поступлений наличных от продажи товаров,
оказания услуг или выполнения работ.
В общем виде указанный расчет лимита наличных в кассе предприятия
выглядит следующим образом:
«Лимит остатка» = «Объем поступлений наличных за расчетный
период» / «Расчетный период от 1 до 92 дней» x «Количество дней между
днями сдачи наличных в банк»
Как следует из содержания пункта 1 Порядка, расчетным периодом
является любое количество дней, за которое учитываются поступления в кассу
и которое произвольно выбирается предприятием. Однако такое количество
дней не может быть меньше 1 и больше 92. Указанные дни являются рабочими.
Количество дней между днями сдачи наличных в банк следует
определять в пределах 7 рабочих дней и указывать в расчете именно в рабочих
днях. Если же предприятие или его обособленная структура находится в
местности, где отсутствуют банки, то такой период может быть увеличен до 14
рабочих дней. Указанный интервал может определяться предприятием
произвольно или исходя из фактического интервала сдачи наличных в банк, а
также из интервала, указанного в соответствующем договоре с банком. В
любом случае такой интервал не может превышать максимальные пределы.
Пунктом 2 Порядка определено, что для расчета размера лимита
предприятие может применять общий объем выдачи наличных денег из кассы
организации. Если же предприятие недавно создано и не имеет общего объема
выдачи наличных из кассы, то в расчет следует брать планируемые объемы
выдачи наличных денег из кассы.
Для того чтобы рассчитать лимит кассы, как указано в пункте 2 Порядка,
следует воспользоваться формулой:
21
«Лимит остатка в кассе» = «Объем выдачи наличных за расчетный
период» / «Расчетный период от 1 до 92 дней» x «Количество дней между
днями получения наличных в банке»
Как следует из содержания пункта 2 Порядка, расчетным периодом
является любое количество дней, за которое производится учет выданных
средств. Указанное количество дней произвольно выбирается предприятием.
Однако такое количество дней не может быть меньше 1 и больше 92.
Указанные дни являются рабочими.
Количество дней между днями получения по чеку наличных в банке
следует определять в пределах 7 рабочих дней и указывать в расчете именно в
рабочих днях. Если же предприятие или его обособленная структура находится
в местности, где отсутствуют банки, то такой период может быть увеличен до
14 рабочих дней. Указанный интервал определяется предприятием
самостоятельно. Его можно определять произвольно в указанных пределах или
же исходя из фактического интервала получения наличных в банке, но с
обязательным учетом указанных пределов. В указанный интервал не
включаются дни получения наличных для выплаты заработной платы,
стипендий и прочих выплат в пользу работников.
Важно учитывать, что Центральный Банк Российской Федерации,
утвердив Порядок, предоставил каждому предприятию довольно широкое поле
для маневра в части возможности установления наиболее приемлемого лимита
исходя из наиболее удобных для предприятия периодов сдачи наличных денег в
банк или получения наличных в банке.
В любом случае и при любом методе расчета лимита остатка наличных в
кассе предприятия такой лимит должен рассчитываться в рублях Российской
Федерации. Указанное правило прямо следует из содержания формул,
приведенных Центральным Банком Российской Федерации в пунктах 1 и 2
Порядка.
Банк России в указанном Порядке не указал, должно ли предприятие
устанавливать лимиты в целых рублях или же оно имеет право вводить лимиты,
22
содержащие копейки. Как указала Федеральная налоговая служба в письме от
06.03.2014 № ЕД-4-2/4116@ со ссылкой на Письмо ЦБ РФ от 24.09.2012 № 36-
3/1876, предприятию следует округлять лимиты до целых рублей по правилам
математического округления. Такое округление не приводит к нарушению
кассовой дисциплины и не создает состав административного правонарушения.
Пунктом 2 Указаний ЦБ РФ прямо предусмотрено, что предприятие,
использующее в своей деятельности наличные денежные средства,
устанавливает лимиты остатка таких средств в кассе путем издания
распорядительного документа.
В сложившейся практике таким распорядительным документом является
приказ генерального директора предприятия об установлении лимитов.
Следует отметить, что ни нормативные акты ЦБ РФ, ни иные положения
отечественного законодательства не содержат специальных требований к
приказу о лимите кассы. Учитывая, что с установлением лимита кассы связана
возможность предприятия накапливать наличность в пределах лимита, в таком
приказе обязательно должна быть отражена информация о размере лимитов,
начале применения лимитов и периоде их действия. Также следует привести в
приказе расчет лимитов.
С учетом того, что отсутствуют обязательные требования к форме и
содержанию такого приказа, каждое предприятие вправе издать такой приказ в
произвольной форме, а также включить в него положения, не указанные выше.
Вместо заключения следует отметить, что каждое предприятие вправе в
любое время пересчитать лимиты. В то же время пересчет лимитов можно не
производить в случае, если в последующем показатели, используемые в
расчете, изменились. Об этом прямо сказано в пунктах 8, 9 Письма
Центрального Банка РФ от 15.02.2012 № 36-3/25.
Кроме этого, следует отметить, что ИП и малые предприятия могут не
устанавливать лимиты.
Если лимит все-равно превышен, выручает известный метод
«подотчетника». Он достаточно прост. Лишнюю сумму «выдают» под отчет
23
сотруднику фирмы. То есть выписывают на него соответствующий расходный
ордер. Например, с формулировкой «под отчет на хозяйственные нужды». А
утром следующего дня кассир «принимает» деньги обратно по приходному
кассовому ордеру. Реального движения денег при этом, естественно, не
происходит. Они как лежали, так и лежат в кассе. А объяснить ситуацию
просто: запланированная покупка отменилась. Этим способом фирмы
пользуются достаточно широко. Он без лишних проблем позволяет получить
отсрочку сдачи наличных денег в банк.
Иногда нарушение все равно происходит. Например, кассир вовремя не
заметил, что лимит превышен. Если операций по кассе мало, можно провести
выдачу под отчет задним числом. Естественно, при этом придется
переделывать всю кассовую книгу за последующие дни.
Далее рассмотрим особенности учета кассовых операций на примере
ООО «Новомет-Сервис».