34
выбившего кассовый чек, регистрационный номер ККТ, сайт, на котором
можно проверить чек и тому подобное.
Согласно пункта 2 статьи 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ при
осуществлении расчета пользователь ККТ обязан выдать кассовый чек или
бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае
предоставлением покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета
абонентского номера либо адрес электронной почты направить кассовый чек
или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на
предоставленный абонентский номер либо адрес электронной почты.
5. Кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции)
Рассмотрим реквизиты кассового чека коррекции, в случае, когда кассир
самостоятельно исправляет ошибку в виде не пробитого ранее чека.
Рисунок 14. Реквизиты чека коррекции
Чек коррекции пробивается в том случае, если нужно исправить ошибку.
Бывают ситуации, когда чек пробит неверно, ошибочно или кассир не отбил
35
чек. Прежде чем сформировать чек коррекции нужно составить акт,
объяснительную или служебную записку с пояснением ситуации.
Этот документ должен иметь порядковый номер, дату, время и причины
ошибки. Затем формируем чек коррекции. В нем указываем сумму, признак
расчета (приход, если деньги вкладываются, или расход, если сумма изымается
из кассы), тип коррекции (самостоятельная операция), основание (реквизиты
поясняющего документа: наименование, номер, дата). Данный документ
должен быть подшит к кассовым документам за смену, в которой оформлен чек
коррекции. Чек коррекции является фискальным документом, и в обязательном
порядке передается в Федеральную налоговую службу.
Налоговый орган имеет полное право потребовать разъяснения по нему.
6. Отчет о закрытии смены;
Рисунок 15. Кассовый Z-отчет
36
В Z-отчете должно так же быть название организации, ИНН, общую
выручку, сумма наличных денежных средств, безналичных денежных средств,
и так далее.
7. Отчет о закрытии фискального накопителя (снимается ИТ
специалистами в случаях замены фискального накопителя, снятия с учета ККТ,
выхода ККТ из строя и передается сотруднику, ответственному за работу ККТ);
8. Отчет о текущем состоянии расчетов;
9. Подтверждение оператора.
Форматы фискальных документов, обязательные к использованию, а
также дополнительные реквизиты фискальных документов утверждены
Приказом ФНС РФ от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.
Продолжительность смены.
В соответствии с требованиями законодательства работа с фискальной
техникой делится на кассовые смены.
Перед началом осуществления расчетов с применением ККТ
формируется «Отчет об открытии смены», а по окончании осуществления
расчетов - «Отчет о закрытии смены».
При этом чек ККТ не может быть сформирован позднее чем 24 часа с
момента формирования отчета об открытии смены (п. 2 ст. 4.3 Закона № 54 —
ФЗ).
Требования к содержанию кассовых чеков и бланков строгой отчетности
устанавливает ст. 4.7 Закона №54-ФЗ. Кроме того, дополнительные реквизиты
и форматы фискальных документов регламентируются Приказом ФНС РФ от
21.03.2017 № ММВ-7-20/229
Сведения о каждом товаре дополняются признаком предмета расчета и
признаком способа расчета. Сумма по чеку может состоять не только из
наличных и безналичных платежей, и из предоплат и постоплат. Комбинируя
все это значения, отражаются разного рада торговые операции, например
продажу товара в кредит, по предоплате или через подарочную карту.
37
При оформлении предоплаты в момент расчета можно определить объем
и перечни услуг. Оформляется чек на предварительную оплату, в котором
должны быть указаны наименование товара или услуги.
5
Если заранее
определить услугу невозможно, то оформляется аванс.
Разменный фонд. Перед началом рабочей смены кассир выдает кассиру-
операционисту разменные деньги. Руководитель определяет размер и кассы, за
которыми закреплен разменный фонд. Обязанность обеспечить кассира-
операциониста разменными деньгами возложена на бухгалтера-кассира.
Возврат товара в день покупки. Если покупатель решил вернуть товар в
день его покупки, необходимо составить акт возврата, пробить чек с признаком
расчета «возврат прихода» и выдать деньги из кассы покупателю.
Для оформления возврата обязательно наличие соответствующего
заявления от покупателя, в котором указаны его паспортные данные, дата
рождения. Все заявления о возврате денежных средств должны быть подписаны
руководителем подразделения или иным лицом по решению руководителя.
Возврат из онлайн-кассы не в день покупки.
Если покупатель возвращает товар не в то день, когда он был
приобретен, то возврат оформляется точно так же. Формируется чек с
признаком расчета «возврат прихода» и соответствующий акт. Если у
покупателя сохранился чек на покупку, он изымается и хранится вместе с
чеком «возврат прихода» в бухгалтерии организации 5 лет. Возврат не в день
покупки осуществляется только на той кассе, на которой был пробит чек.
Возврат товара из онлайн-кассы, реализованного в период применения
старой ККТ.
Такие возвраты должны оформляться через главную кассу организации.
В этом случае нужно взять у покупателя заявление на возврат в свободной
форме, оформить акт по форме КМ-3, и выдать деньги покупателю на
основании РКО с указанием его паспортных данных.
5
Абз. 8 п.1 ст 4.7 Закона 54-ФЗ «Требования к кассовому чеку и бланку строгой отчетности»
38
Чек на возврат необходимо оформить независимо от наличной или
безналичной формы оплаты. Возврат производится по той форме оплаты, по
которой был отражен приход.
Обеспечение сохранности наличных денежных средств
Помещение основной кассы оборудовано металлическим сейфом для
хранения денег, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола
истины стальными ершами, а так же с исправным огнетушителем и
сигнализацией.
Выручка текущего дня должна находится в денежном ящике кассового
аппарата в течение рабочего дня. Если объем выручки не помещается в
денежный ящик, купюр необходимо упаковать в файл и убрать в сейф, так
чтобы при проверке без задержек вся выручка была предоставлена.
Все наличие денежные средства, скопившиеся за предыдущие дни,
денежные документа и ценные бумаги хранятся в несгораемых сейфах, ключи
от которых хранятся у кассиров. Сотрудникам запрещается оставлять ключи
без присмотра, передавать их любым другим лицам либо изготавливать
неучтенные дубликаты.
Так же, хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не
принадлежащих организации, запрещается.
При наличии в организации нескольких кассиров один из них выполняет
функции старшего кассира (далее старший кассир, назначается руководителем
подразделения) Старшим кассиром в течении рабочего дня ведется книга учета
принятых и выданных кассиром денежных средств.
В ней отражаются операции по передаче наличных денег между ним и
другим кассирами, с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в
книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств
осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются
подписями старшего кассира, кассира.
39
Обособленное подразделение сдает наличные денежные средства
непосредственно в банк через инкассаторскую службу, с которой заключен
договор.
Запрещается выдача денежных средств из кассы на хозяйственные
нужды без предварительного согласования с главным бухгалтером.
Оформление расчетов при отключении электроэнергии.
При осуществлении расчета на оказанные услуги во время отключения
электроэнергии, покупателю выдается бланк строгой отчетности. При
осуществлении продажи товара, покупателю выдается товарный чек.
После подачи электроэнергии, все расчеты, проведенные по БСО,
регистрируются с применением ККТ.
Проведение инвентаризации, плановых и внеплановых ревизий
фактического наличия денежных средств в кассе. Её проводит комиссия,
состав которой утверждается отдельным приказом руководителя.
Плановая инвентаризация проводится на 31 декабря каждого года. По
результатам инвентаризации плановых и внеплановых ревизий комиссия
составляет акт в двух экземплярах. В нем указывают выявленные недостачи
или излишки ценностей в кассе и обстоятельства их возникновения.
Рассмотрим пример заполнения акта инвентаризации.
40
Рисунок 16. Акт инвентаризации в ООО «ОЦ» Три-З»
Сверку остатка нужно проводить на конец рабочего дня. К акту должен
прикладываться КМ-4, это будет являться подтверждением того, что остатки
верны. При проверке обязательно присутствует главный бухгалтер, бухгалтер и
руководитель подразделения.
2.3. Бухгалтерский учет кассовых операций и формирование
отчетности
Как уже было отмечено в предыдущей главе для учета наличия и
движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет
50 «Касса». Основание для записей по счету 50 служат отчеты кассира.
41
Итоги за день в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются
путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или
приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке,
предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
Остаток средств в кассе приводится в ведомости только на начало и
конец месяца. На протяжении месяца для контроля оперативных целей
используется данные об остатках средств, показанные в отчетах кассира.
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге и в электронном виде.
Бумажные документы оформляются от руки или с применением
технических средств, например, компьютера и подписываются
собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно
вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату
такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть
обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери
информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде,
запрещено.
Рассмотрим отчет кассира от 06.04.2018 на примере организации ООО
«ОЦ»ТРИ-З».
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги. Подсчитывает
фактическую выручку в кассе, сверяет расход. После используя остаток на
начало рабочего дня, кассир выводит остаток наличных денежных средств в
кассе на конец рабочего дня.
Сейчас программа 1С облегчила составление отчетов для бухгалтеров и
кассиров, теперь можно сформировать отчет одним нажатием кнопки.
42
После внесения в программу данных о приходе и расходе мы можем
сформировать кассовую книгу. Она выглядит таким образом.
Рисунок 17. Кассовая книга от 06.04.18
В документе остаток на конец дня должен совпадать с наличностью в
кассе. После того как мы сформировали кассовую книгу, можем распечатать
ПКО и РКО. Приходным кассовым ордером будут являться наличные
денежные средства, принятые от физических лиц (Дт 50.01 ,Кт 62) она равна
390 395 тысяч рублей. Можно в пример привести и поступления в кассу
денежных средств от бухгалтера или остаток выданных под отчет денежных
средств.
43
Рисунок 18. Приходный кассовый ордер
Расходным кассовым ордером будет являться сдача наличности в банк
(Дт 57.01, Кт 50.01). Сумма составит ровно 390 000 тысяч рублей.