56
средствами осуществляется с помощью приходного кассового ордера формы
КО-1 и расходного кассового ордера формы КО-2. До передачи в кассу
приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы
регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и
расходных кассовых документов. На предприятии кассовая книга ведется
автоматизированным способом. Для учета кассовых операций в ООО
«Полисервис» согласно Плана счетов используется активный счет 50
«Касса». Счет 50 «Касса» предназначен для обобщения информации о
наличии и движении денежных средств в кассе предприятия. По дебету счета
50 «Касса» отражается поступление денежных средств в кассу предприятия.
По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных
средств из кассы предприятия. Обобщение информации по счетам
осуществляется в журнале-ордере и главной книге.
Аудит кассовых операций в ООО «Полисервис» включает:
- выявление правильности документального оформления кассовых
операций,
- соответствие организации аналитического и синтетического учета в
соответствии с учетной политикой организации.
- пошаговая сверка остатков в кассе и по учетным регистрам.
Исследование показало, что учет кассовых операций в организации
осуществляется на должном уровне и аудиторское заключение можно
составить положительное.
57
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учёт
и аудита кассовых операций ООО «Полисервис»
3.1. Основные ошибки, выявленные в организации бухгалтерского учета
кассовых операций
Основными нарушениями, которые могут быть выявлены в результате
проведения аудита денежных средств, являются следующие.
1. Ошибки при организации расчетов наличными деньгами
1.1. Ошибки при установлении лимита остатка наличных средств
Лимит остатков наличных денег устанавливается самостоятельно
предприятием по определенной методике. Основными ошибками при этом
могут быть: неустановление лимита остатка наличных денег.
В данном первом случае лимит кассы считается нулевым.
Следовательно, любой остаток наличных денег в кассе на конец дня (кроме
случаев, когда такие остатки допускаются, например, в течение трех дней
после начала выплаты заработной платы) считается нарушением кассовой
дисциплины, и при проведении очередной банковской проверки неизбежны
штрафные санкции и меры административного воздействия к руководству
организации.
Напомним, что ответственность за нарушение порядка ведения
кассовых операций установлена законодательно. В частности, за
несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных
средств, а также за накопление в кассах наличных денежных средств сверх
установленных лимитов взимается штраф.
1.2. Неоприходование или неполное оприходование денежной
наличности
Неоприходование денежной наличности может быть результатом
злого умысла либо недостаточной квалификации или организованности
бухгалтера.
58
Отметим, что санкции предусмотрены только за неоприходование
наличных денег. Слово "несвоевременное" здесь не уместно. Следовательно,
если ошибка вскрыта и исправлена до проведения проверки, применение
финансовых санкций вряд ли будет правомерным
Таким образом, почти единственной ситуацией, когда применение
санкций реально, является та, когда в течение длительного периода времени
проводки по счету 50 «Касса» вообще не делаются, иначе ошибка будет
выявлена не позднее следующего дня (или четвертого рабочего дня,
следующего за получением денег, в случае получения наличности для
выплаты заработной платы). При списании кассовых расходов на счете 50
неминуемо образуется кредитовое сальдо.
Что касается случаев неполного оприходования полученных
денежных средств, то эта ошибка является более распространенной (по
сравнению с полным неоприходованием). Чаще всего причиной такой
ошибки является неправильное перенесение в учетные регистры суммы,
указанной в чеке. Наиболее часто ошибка допускается в случае, если
получаемая сумма не является точной. При этом весьма вероятно ошибочное
перенесение порядка цифр.
1.3. Осуществление расчетов наличными денежными средствами с
другими организациями
Расчеты наличными денежными средствами между организациями не
запрещены, но ограничены предельной суммой, установленной Указания
Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных
расчетов» - 100 тыс. руб.
Под одним платежом понимаются расчеты одного юридического лица
с другим юридическим лицом наличными деньгами за приобретаемые
товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким
денежным документам. Расходование наличных денег подтверждается
копией товарного чека, счетом, накладной, отчетом подотчетного лица о
59
расходовании полученных наличных денег с приложением первичных
документов.
Законодательством не запрещается проводить оплату по одному
договору или поставке в течение нескольких дней в пределах указанных
пределов.
1.4. Нарушения в обеспечении сохранности денежных средств
В данном случае речь должна идти не об ошибках, а о нарушениях.
Руководители предприятий обязаны оборудовать кассу (изолированное
помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения
наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а
также при их доставке из учреждения банка и сдаче в банк. Кроме того,
действующими нормативными документами установлен целый ряд
требований к техническому оборудованию кассы, организации доставки
наличных денег из кредитного учреждения и при их хранении в организации,
а также требований к персоналу, выполняющему функции по выдаче денег,
их доставке из учреждения банка и охране помещения кассы.
Даже формальное минимальное отступление от установленных
требований может иметь весьма конкретные последствия для руководителя
организации и главного бухгалтера. В этом случае договор о полной
материальной ответственности, заключенный с кассиром организации,
практически может прекратить свое действие. Например, если касса
технически оборудована ненадлежащим образом, взыскание недостачи денег
с кассира возможно только в судебном порядке, да и то при условии, что
имело место не недостача, а хищение, и кассир в этом хищении участвовал.
1.5. Нарушения ведения кассовых операций
В штате предприятия предусмотрена должность кассира, который
несет материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им
ценностей. После издания приказа о назначении руководитель предприятия
обязан ознакомить кассира с правилами ведения кассовых операций и
заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
60
Отсутствие договора о полной материальной ответственности
исключает возможность взыскания сумм допущенных недостач в полном
объеме. В этом случае к кассиру может быть применена только ограниченная
материальная ответственность: взыскан ущерб в размере, не превышающем
его оклад.
Кассир не может передоверить кому бы то ни было выполнение своих
обязанностей. При необходимости временной замены обязанности кассира
возлагаются на другого работника, с которым заключается договор о полной
материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром
работы (болезнь) находящиеся у него под отчетом ценности передаются
другому кассиру в присутствии инвентаризационной комиссии с
обязательным составлением акта (форма инв-15).
Невыполнение данных требований, в частности несоставление акта
инвентаризации кассы, снимает материальную ответственность и с самого
кассира, и с лица, которое его замещает.
Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке от
покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия, производится по
приходным кассовым ордерам (форма КО-1), которые выписывает работник
бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер или лицо, на это
уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия. О
приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному
кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это
уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или
оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается физическому лицу или
прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер
обязательно регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных
документов (форма КО-3 или КО-3а).
Таким образом, нарушением следует считать практику, при которой
приходные кассовые ордера выписываются непосредственно кассиром.
Приходные кассовые ордера (выписанные в бухгалтерии, которая
61
расположена отдельно от кассы) запрещается выдавать на руки лицам,
внесшим денежные средства. Приходный кассовый ордер передается для
исполнения непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его
оформления, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера,
принимает деньги, подписывает ордер и квитанцию.
Последствия нарушения этих требований также очевидны. Наиболее
вероятной будет ситуация, когда плательщик внесет неполную сумму,
подлежащую оплате. Если ордер выписан в бухгалтерии, но не проверен
кассиром, ответственность за нанесенный материальный ущерб будет
солидарной: бухгалтера, выписавшего ордер, и кассира.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по
расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежаще оформленным
другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям,
заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы
штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу
денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером
предприятия или лицами, на это уполномоченными.
В случае если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам
документах, заявлениях, счетах имеется разрешительная надпись
руководителя организации, его подпись на расходных кассовых ордерах не
обязательна.
В некоторых организациях используется порядок, при котором
разрешительные надписи делает не руководитель организации, а
руководитель соответствующего функционального структурного
подразделения (например, при приобретении материально-производственных
запасов – начальник отдела снабжения). В данной ситуации проблемы могут
возникнуть у главного бухгалтера, если он завизирует такой документ, или у
кассира, если он примет документ без разрешительной надписи руководителя
и визы главного бухгалтера. Персональную ответственность за финансово -
хозяйственную деятельность организации вообще и финансовое состояние в
62
частности несут в полном объеме только два человека: руководитель и
главный бухгалтер. Следовательно, они всегда имеют возможность
расценить те или иные произведенные расходы незаконными или
нерациональными. В этом случае наиболее вероятным исходом будет
привлечение кассира к материальной ответственности.
Расходный кассовый ордер также составляется в бухгалтерии,
регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров и передается кассиру для исполнения. Выдача расходных (так же,
как и приходных) ордеров на руки лицам, получающим деньги, не
допускается. Разумеется, основной целью, которая преследуется данным
требованием, является исключение возможностей внесения исправлений и
подчисток в ордер. Но нельзя не считаться и с вероятностью утери
документа. В последнее время в некоторых организациях используется опыт
западных предпринимателей: сотрудники организации не знают о размерах
оплаты труда, установленных коллегам. В связи с этим выдача расходного
ордера на руки получателю может повлечь разглашение коммерческой
информации.
Расписка в получении денег может быть сделана получателем только
собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной
суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами (при получении денег по
платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не
указывается).
Требование собственноручной подписи весьма актуально для случаев,
когда получение денег производится по доверенности. В этой ситуации
получатель должен поставить свою подпись, а не пытаться подделать
подпись того работника, за которого он получает деньги. Последствия
нарушения могут быть весьма плачевными: оба работника (доверитель и
поверенный) могут отказаться от факта получения денег.
2. Ошибки при отражении кассовых операций в бухгалтерском учете
63
Например, Д-т 50 К-т 55 – этой проводкой должно было бы
оформляться получение наличных денег со счетов в учреждениях банков.
Однако остатки средств со специальных счетов зачисляются на расчетный
счет, а использование аккредитивов и чековых книжек (открытых по счету
55) не предполагает расчетов наличными денежными средствами. Поэтому и
данная проводка, по нашему мнению, является неправомерной. Правильной
следовало бы считать следующую схему:
Д-т 51 К-т 55; Д-т 50 К-т 51.
Впрочем, договором банковского счета, заключаемым между
организацией и кредитным учреждением, может быть предусмотрена
возможность получения наличных денег и со специальных счетов.
Д-т 50 К-т 60 – эта проводка используется только в том случае, если
поставщики или подрядчики возвращают часть ранее перечисленных
организацией сумм наличными деньгами в кассу. Ситуацию, описываемую
этой проводкой, нельзя назвать достаточно распространенной. Здесь речь
может идти, например, о закрытии расчетов с ликвидируемой организацией,
если операции по ее расчетному счету приостановлены (или счет вообще
закрыт), когда при проведении сверки взаиморасчетов выявлен остаток сумм
задолженности, а ликвидируемая организация желает эту задолженность
погасить.
Ошибочным будет отнесение подобной проводкой сумм недопоставки
или иных расчетов, связанных с нарушением хозяйственных договоров. В
данном случае суммы следует предварительно отнести на счет 63 "Расчеты
по претензиям":
Д-т 63 К-т 60; Д-т 50 К-т 63.
Д-т 07,10,11,12,15 К-т 50 – при оформлении проводок в
корреспонденции с этими счетами предполагается, что оплата
приобретенных активов и их поступление на предприятие происходят
одновременно или, если смоделировать ситуацию, описанную проводкой,
получится, что закупка всех видов товарно-материальных ценностей
64
производится самим кассиром и непосредственно в кассе предприятия. Но
дело в том, что приобретение и оприходование имущества (помимо оплаты)
предполагает совершение сопутствующих операций (приемка, проверка и
т.п.), а приобретение оборудования к установке может, кроме того, быть
обусловлено осуществлением расходов по доведению приобретенного
имущества до состояния, в котором оно пригодно к эксплуатации в
запланированных целях. Таким образом, можно заключить, что ни одна из
перечисленных проводок права на существование не имеет. В случае если
товарно-материальные ценности приобретаются за наличный расчет, следует
использовать счет 71: нормальный документооборот не будет нарушен, а
допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности
будет соблюдено.
Например:
Д-т 71 К-т 50 – на сумму выданных под отчет наличных денежных
средств;
Д-т 10 К-т 71 – на сумму стоимости материалов, приобретенных за
наличный расчет
Д-т 60, 61, 62, 64 К-т 50 – эти проводки рекомендуется производить
через счета учета расчетов с подотчетными лицами с вручением им
документов, подтверждающих оприходование наличных денежных средств в
кассе получателя. Данной проводкой оформляется выдача из кассы наличных
денежных средств представителям юридических лиц по их доверенности,
что, хотя и возможно, но требует соблюдения законодательства по
использованию наличных денежных средств. Целесообразность оформления
выдачи денег через подотчетных лиц обусловлена тем, что реально
представители покупателей или продавцов сравнительно редко получают
деньги в кассе организации - эта операция осуществляется через работников
организации. Если все-таки деньги выдаются представителю делового
партнера, от кассира требуется особая тщательность в проверке
сопутствующих документов: доверенности, документа, удостоверяющего
65
личность, копий договоров и т.п.
Проведенная проверка показала, что учет операций с наличными
денежными средствами в ООО «Полисервис» имеет определенные
недостатки:
- имеются недостатки в оформлении первичных кассовых документов,
- имеются отклонения в данных регистров синтетического и
аналитического учета.
3.2. Мероприятия по совершенствованию учета и аудита кассовых
операций
Основными направлениями совершенствования учета кассовых
операций в ООО «Полисервис» являются следующие:
- контроль за полнотой заполнения первичных документов,
- разработка плана и программы внутреннего контроля учета кассовых
операций.
Так, для совершенствования контроля за сохранностью и
использованием денежных средств можно предложить примерную
программу внутрихозяйственного контроля. Данная программа позволит
усилить контрольные функции всех должностных и материально-
ответственных лиц, которые обязаны отвечать за сохранность и целевое
использование денежных средств (таблица 15).
Таблица 15
Примерная программа внутреннего контроля за учетом и
сохранностью денежных средств
Вопросы проверки
Ответственный за
проверку
1
2
Проверка помещения кассы, прочность закрепления
решеток на окнах, состояние печатей на сейфе
кассир
Проверка состояния предупредительной сигнализации
и средств противопожарной безопасности
гл. бухгалтер, гл. инженер,
кассир
Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы
гл. бухгалтер