12
быстро. Правления Национального банка Республики Беларусь 28 июня 2004 г.
№ 98 (в редакции от 13 февраля 2016 года № 24)
Наличная иностранная валюта может быть получена организациями со
своих счетов в банках на цели, определенные законом и используемая для
целей, для которых она была получена.
Прием и выдача валюты из кассе производится по приходно-расходным
кассовым документам, прием по ПКО ф.№КО-1в, в котором исходная строка
отображается в строке "снизу". Валюты. Сдавшему валюту в кассу в
подтверждение факта приема валюты выдается квитанция к ПКО.
Выдача валюты производится по РКО Ф. КО-2в. Валюта также может
быть выдана платежным ведомостям . Общая сумма валюты выдается на
заявление на РКО. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются
бухгалтером и регистрируется в Журнале регистрации входящих и исходящих
кассовых ордеров в наличной иностранной валюте.
Выдача валюты производится по документу, удостоверяющему личность,
может и надлежащим образом оформленной доверенности. При приеме
наличной иностранной валютой, обязаны проверять ее подлинность и
платежность. Прием и выдача валюты по приходным и расходным кассовым
ордерам должны совершаться только в день составления этих документов.
Не допускается хранение наличной иностранной валюты и наличных
белорусских рублей в одном сейфе. Наличная иностранная валюта и
белорусские рубли должны быть размещены отдельно.
Все поступления и выдачи валюты зарегистрированы в кассовой книге по
форме КО-4в, которая должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена
гербовой печатью предприятия. Ведение кассовой книги допускается с
помощью программно-технических средств при условии обеспечения
абсолютной сохранности кассовых документов.
Для отражения операций с валютой предприятия ведут отдельную
кассовую книгу по операциям в иностранной валюте. В то же время
организация должна иметь только одну кассовую книгу по операциям в
13
иностранной валюте. Записи в книге свершаются в разрезе видов валют.
В кассе юридического лица, какому установлен лимит остатка кассы,
может храниться наличная иностранная валюта в пределах лимитов остатка
кассы. При образовании сверхлимитного остатка кассы наличная иностранная
валюта должна быть сдана в обслуживающий банк независимо от
установленных сроков сдачи наличной иностранной валюты.
Выдача наличной иностранной валюты на расходы, связанные со
служебными командировками работников за границу, может производиться за
счет возврата ранее полученных со счета в иностранной валюте и
выпущенными для этой цели средства хранились в кассе в пределах
установленного лимита.
Обслуживающий банк устанавливает по согласованию с юридическими
лицами, ежегодно, как правило в течение 1-го квартала, лимит остатка кассы
юридическим лицам, подразделениям.
Лимит остатка кассы определяется исходя из размеров фактической
необходимости изменения наличной иностранной валюты, и устанавливается с
учетом специфики деятельности предприятия.
Для того, чтобы установить порядок и сроки сдачи наличной иностранной
валюты, а также лимитов остатка кассы юридическим лицам передаются в
Обслуживающий банк в установленной форме. Перечень информации,
указанный в заявлении, при необходимости, может быть изменен по решению
руководителя банка или уполномоченным лицом. Ответственность за
достоверность представленной информации в заявлении несет юридическое
лицо, индивидуальный предприниматель.
Установленных лимитов остатка наличных денег, порядок и сроки сдачи
наличной иностранной валюты действительны в течение срока, установленного
в решении обслуживающего банка.
Порядок ведения кассы и хранение денежных средств
Движение наличных денег отражается в кассовой книге.
В кассовая книго КО-4 форма утверждена постановлением Министерства
14
финансов Республики Беларусь от 19.04.2012 43.
Она должна быть пронумерована, прошнурована , запечатанных
сургучной печатью, количество листов заверено подписями руководителя
предприятия и главного бухгалтера. Кассовая книга является регистром
аналитического учета к счету 50 "Касса".
На предприятии должна быть только одна книга. Каждый лист кассовой
книги состоит из двух равных частей. Один из них остается после заполнения
кассовой книги, а вторая часть - отчет кассира - отрывной части. Лист кассовой
книги заполняется шариковой ручкой под копировальную бумагу.
Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми
номерами. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге
запрещаются. Исправления заверяются подписью кассира и подписью главного
бухгалтера. Записи в кассовой производятся кассиром сразу после получения
или выдачи наличных денег отдельно за каждый входящий и исходящий
кассовый ордер.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за
день, выводит остаток наличных денег на следующее число и передает в
бухгалтерию отчет вместе с приложенными к нему документами под расписку
на первом экземпляре кассовой книги. При совершении операций за день на
общую сумму, не превышающую двух минимальных зарплат, разрешается
кассовые отчеты составлять не ежедневно, а за 5 дней с выделением остатка
денег на каждый день.
В период выдачи наличных денег на оплату труда, пенсий, пособий,
дивидендов, остаток денег в кассе списывается по учтенным в кассовой книге
приходным и расходным кассовым ордерам.
По строке «В том числе на оплату труда» указывается сумма остатка
наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости (по зарплате).
В то же время сумма выданных за день наличных денег по платежной
ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не
отражается по колонке «Расход» в кассовой книге.
15
Платежная ведомость на оплату труда должна храниться в кассе для
подтверждения отсутствия недостачи.
По окончании года листы брошюруются, книга опечатывается, общее
количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера.
Учет денежных документов и переводов в пути
В кассе организации могут храниться не только наличные денежные
средства, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками
строгой отчетности.
К денежным документам относятся путевки в дома отдыха и санатории,
почтовые марки, марки госпошлины, проездные билеты и др. Все они имеют
цену приобретения. Учет поступления денежных документов и их списания
оформляется выпиской приходных и расходных кассовых ордеров. Бухгалтерия
открывает книгу движения денежных документов. Книга регистр ведется
кассиром. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
При поступлении денежных документов:
Д-т сч. 50-3 К-т сч. 71 - приобретение за наличный расчет через
подотчетных лиц.
Д-т сч. 50-3 К-т сч. 76, 60 приобретение по безналичному расчету
При получении путевок в дома отдыха и санатории работники
уплачивают определенную часть стоимости, а остальная часть погашается за
счет собственных средств организации. При выдаче путевок:
Д-т сч. 50-1,70 К-т сч. 50-3 – на сумму стоимости путевки, внесенную
работниками
Д-т сч. 92,84 К-т сч. 50-3 на часть стоимости путевки, возмещаемую за
счет организации.
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки, вкладные листы к ним и
другие) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».
Организации могут сдавать имеющиеся в кассе денежные средства в
вечерние кассы банков, инкассаторам, в кассу почтовых отделений для
зачисления на их расчетный счет. При этом с этим возникает ситуация, когда в
16
кассе денежных средств уже нет, а на расчетный счет они зачисляются только
на следующий рабочий день.
Следовательно, от момента сдачи денежных средств из кассы до
зачислении на расчетный счет они находятся некоторое время в пути. Для
учета денежных средств в пути предназначен счет 57 «Переводы в пути». Счет
активный. По дебету отражаются денежные средства, сданные инкассаторам, в
вечерние кассы банков, почтовым отделениям. По кредиту – денежные
средства, зачисленные на расчетный счет.
Сальдо дебетовое, показывает сумму средств, не зачисленных на
расчетный счет.
Могут открываться субсчета:
1 – Инкассированные денежные средства
2 – Денежные средства для покупки валюты
3 – Валютные средства для продажи
4 – Переводы в пути по банковским картам.
На субсчете 1 учитывается выручка, сданная инкассаторам, отделениям
связи.
На субсчете 2 отражаются перечисленные с расчетного счета средства,
направленные на покупку валюты. По дебету – перечисление средств в
белорусских рублях для участия в торгах по покупке валюты и превышение
рублевого эквивалента купленной валюты над суммой в белорусских рублях.
По кредиту – сумма приобретенной валюты по курсу на дату зачисления и
превышение снятой с расчетного счета суммы в белорусских рублях над
рублевым эквивалентом купленной валюты.
На субсчете 3 ведется учет перечисленной для продажи на торгах
валюты с выделением в аналитическом учете операций по обязательной,
добровольной продаже и конверсии валюты.
Субсчет 4 используется торговыми организациям, осуществляющими
продажу товаров по банковским карточкам.Основанием для записи по счету
являются квитанции учреждений банков, почтовых отделений, копии
17
сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка, выписки
банков и др.
По счету 57 составляются следующие бухгалтерские записи.
Д-т сч. 57 К-т сч. 50 сданы денежные средства инкассаторам, почтовым
отделениям
Д-т сч. 51 К-т сч. 57 сданные денежные средства зачислены на расчетный
счет
Д-т сч. 57 К-т сч. 52 списана с транзитного валютного счета
поступившая выручка для обязательной продажи
Д-т сч. 57 К-т сч. 51 перечислены с расчетного счета денежные средства
для покупки валюты . Синтетический учет ведется в ж/о 3.
1.2 Инвентаризация денежных средств в кассе и отражение ее
результатов в бухгалтерском учете
Методика проведения и оформления результатов проверки наличных
денег, денежных документов и бланков строгой отчетности.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию
имущества и обязательств, в ходе которой наличие, состояние и оценка
имущества и обязательств проверяются и документально подтверждаются.
В соответствии с правилами ведения кассовых операций не менее одного
раза в квартал, проводится инвентаризация денежной наличности и других
ценностей . Сроки проведения ревизии кассы устанавливает руководитель. Он
назначает комиссию, которая по итогам работы составляет акт инвентаризации
наличных денег и других ценностей. Не допускается проведение
инвентаризации при неполном составе комиссии. [ 5 ]
До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в
кассе кассир составляет отчет. В него включаются все приходные и расходные
документы, имеющиеся в кассе.
Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные
правилами ведения кассовых операций в Республике Беларусь во внимание не
18
принимаются и в отчет кассира не включаются.
Никаких подписок и помарок не допускаются в описях. Исправления
оговариваются и подписываются членами комиссии и материально
ответственными лицами.
Кассир дает расписку комиссии о том, что все входящие и исходящие
документы на денежные средства включены в отчет и к моменту
инвентаризации в кассе нет неоприходованных или не сданных в расход денег.
Проверяется правильность составления отчета кассира и выведения
остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации.
При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и
расходных документов необходимо сопоставить номера последних приходных
и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в
журнале регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних
кассовых операций.
После проверки правильности выведения остатка по кассовому отчету
совершается досканальный полистный пересчет наличных денег, включая и
находящиеся в опечатанных банком пачках.
Во время проведения инвентаризации операции по выдаче и приему
денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.
Результат инвентаризации оформляется актом и подписываются всеми
членами комиссии и ответственным лицом, итоги проверки доводятся до
сведения руководителю предприятия.
Он сравнивает фактическое наличие с учетными данными и выявлены
излишки или недостачу денег. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию
организации, второй остается у материально ответственного лица.
Контроль за соблюдением правил ведения кассовых операций,
осуществляется финансовыми органами местных исполнительных
органоввласти , налоговых органов по месту регистрации предприятия, а также
банков. [ 4]
19
На основании акта проверки предприятия, проведенной учреждением
банка, последний направляется в налоговые органы по месту регистрации
хозяйства в качестве плательщика соответствующее уведомление.
Налоговые органы принимают решения о взыскании штрафных санкций
предприятий. Сумму финансовых санкций за нарушение правил ведения
кассовых операций приведен в Инструкции о мерах ответственности за
нарушение Правил ведения кассовых операций в Республике Беларусь,
утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики
Беларусь № 125 от 27 июня 2013 г. [6].
Результаты инвентаризации должны соответствующим образом отражены
в бухгалтерском учете. Руководитель предприятия принимает решение по
результатам инвентаризации после получения письменного объяснения у
кассира о причинах расхождения. Если недостача денежных средств-это
следствие злоупотребление действий кассира, он отстранен от занимаемой
должности.
В случае обнаружения излишков денежных средств, ссылались на
финансовый результат и переписка вычисляется Дт- 50 Кт- 99.
В случае, если виновное лицо не найдено, сумма недостачи за его счет и
списывается Дт- 73 Кт- 94.
В этом случае материально-ответственное лицо возмещает сумму
недостачи и процент от этой суммы. Проценты определяются с учетом ставки
рефинансирования (учетная ставка) Национального банка Республики
Беларусь.
Проверка соблюдения условий, обеспечивающих сохранность
денежных средств
Для обеспечения сохранности наличных денег в кассе предприятия
необходимо правильно подобрать помещение, сейфы, тщательно подборать
кассиров, провести инструктаж, заключить с ними договоров о полной
материальной ответственности, периодически проводить внеплановые
инвентаризации наличных денег.
20
Руководители предприятий обязаны создавать условия, которые будут
обеспечивать сохранность денежных средств в кассе. Помещение кассы должно
быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций заперты с
внутренней стороны. Посторонним лицам вход в кассу ограничен.
Все ценности в кассе храниться в сейфах или специальных несгораемых
шкафах, которые по окончании рабочего дня кассир должен закрывать ключом
и опечатывать сургучной печатью.
Ключи от сейфа и печать должны храниться у кассира, а дубликаты
ключей в опечатанном кассиром пакете – у руководителя предприятия. В кассе
запрещается хранить ценности, не принадлежащие предприятию.
Если в силу каких-либо причин обнаружена потеря ключей от сейфов,
руководитель предприятия обязан сообщить о случившимся в органы
внутренних дел , принять меры к незамедлительной замене замков,
металлического шкафа или сейфа. [12]
Перед открытием помещения кассы, металлических шкафов, сейфов
кассиры обязаны осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и
печатей, удоставериться в исправности охранной сигнализации.
1.3 Особенности учета кассовых операций в условиях машинной
обработки информации
Комплекс задач финансово-расчетных операций охватывает
автоматизацию той части бухгалтерских операций которая связана с деньгами,
финансированием фондами, резервами, использованием прибыли и т.п.
Эти операции могут осуществляться как на одном рабочем месте и в
рабочих местах, связанных друг с другом. Из этого следует, что организация
базы данных этого пакета должна обеспечивать централизованную и
распределенную обработку данных.
Пакет комплекса задач финансово-расчетных операций включает в себя
работы, которые могут выполняться независимо друг от друга.
Это наличные и банковские операции, операции с подотчетными лицами,
депонентами, дебиторами и кредиторами, по финансированию и т. д.
21
Выполнение технологической процедуры ввода информации
осуществляется на основе обработки первичных документов (платежные и
инкассовые поручения, платежные требования, входящие и исходящие приказы
и т. д.) Ведение информационной базы включает операции регистрации и
контроля первичных документов, хранение информации. Важным моментом
является организация рационального хранения и своевременного резервного
копирования информации. Чтобы сократить время обработки данных,
нормативно-справочная информация, которая вводится однократно, а затем
использовать повторно. Для формирования перечня указанных приходных и
расходных кассовых ордеров за период в программе предназначен отчет
«Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров».
Бухгалтерский учет ведется не только в национальной денежной единице,
но и в иностранной валюте. С помощью "справочник валют", производится
регистрация текущих курсов валют, пересчет и разнесение по счетам
бухгалтерского учета курсовых разниц по валютным операциям.
Работник бухгалтер - кассир, в обязанности которого входит работа с
первичной документацией, проверяет входящие документы по форме
(заполнение всех реквизитов, корректировка пересчета натуральных
показателей в ценность, правильность исправлений, и т. д.) и по содержанию
(законность документированных операций, логическая увязка отдельных
показателей и т. д.). Документы, составленные с нарушением установленного
порядка их оформления должны возвращаться для их доработки и правильного
оформления.
Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные
документы по операциям, которые противоречат законодательству и
установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств,
запасов и других ценностей. Такие документы должны быть переданы для
контроля и аудита контрольно-ревизионному отделу (службе безопасности)
для принятия решений.