56
одну группировку – 0 105 30 000 «Материальные запасы – иное движимое
имущество учреждения».
Аналитический учет по данным счетам ведут в карточке количественно-
суммового учета материальных ценностей по пользователям имущества, его
местонахождению, по видам имущества в структуре групп, его количеству и
стоимости.
Выбытие или отпуск материальных активов производится по
фактической стоимости каждой единицы. Выбранный способ учета установлен
учетной политикой КУ МО Динский район «ЦБ УО и К».
Аудит учета движения МПЗ КУ МО Динский район «ЦБ УО и К» был
проведен в четыре этапа:
1) анализ положений учетной политики бухгалтерского учета запасов,
2) исследование соответствия фактического учета положениям
учетной политики,
3) проведение аналитических процедур,
4) подготовка выводов по результатам аудита данного конкретного
участка учета.
В процессе проведенного исследования аудитором изучены особенности
бухгалтерского учета МПЗ в КУ МО Динский район «ЦБ УО и К». Так было
выяснено, что бухгалтерский учет МПЗ в КУ МО Динский район «ЦБ УО и К»
соответствует требованиям действующего законодательства и специфике
деятельности организации. Однако, в КУ МО Динский район «ЦБ УО и К»
недостаточно эффективен механизм методического обеспечения учета МПЗ:
учетная политика не содержит всех существенных аспектов, необходимых для
организации учетного процесса материальных ценностей; в учете КУ МО
Динский район «ЦБ УО и К» допускается некорректное оформление первичных
учетных документов; в учете найдены ошибки при регистрации фактов
хозяйственной деятельности; отсутствует график документооборота в части
движения МПЗ; в учетной политике не закреплены регистры бухгалтерского
учета движения МПЗ.
57
ГЛАВА 3 НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА МАТЕРИАЛЬНО-
ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ В КУ МО ДИНСКИЙ
РАЙОН «ЦБ УО И К»
3.1 Повышение эффективности использования материально-
производственных запасов на предприятии
На основе проведенного аудита учета МПЗ в КУ МО Динский район
«ЦБ УО и К» были выявлены следующие недостатки в учете:
1) Имеются несоответствия в ведении учета материалов с учетной
политикой предприятия.
Рассматривая информационную функцию существующей системы
бухгалтерского учета производственных запасов с позиций требований и нужд
системы управления КУ МО Динский район «ЦБ УО и К», могут быть
выделены недостатки, представленные на рисунке 13.
Рисунок 13 - Недостатки информационной функции бухгалтерского
учёта материально-производственных запасов в КУ МО Динский
район «ЦБ УО и К»
Инерционность
учетной информации
Неоперативный характер
формирования
результатной
информации
Недостатки информационной
функции бухгалтерского учета
материально-производственных
запасов
Недостаточная полнота
и многоаспектность
учетной информации
Преимущественная
ориентированность
на удовлетворение
потребностей
внешних пользователей
информации
58
Во-первых, это инерционность, недостаточная оперативность учетной
информации. Во-вторых, недостаточная полнота и многоаспектность учетной
информации. В-третьих, неоперативный характер формирования результатной
информации. В-четвертых, преимущественная ориентированность на
удовлетворение потребностей внешних пользователей информации.
2) Имеются недостатки в учете спецодежды, стоимость спецодежды
списывается предприятием на затраты в момент отпуска, без учета срока
службы;
3) Не разработан график документооборота;
4) Расхождения в данных бухгалтерского и складского учета,
количественные расхождения материалов;
5) Отсутствуют любые регистры внутреннего учета по МПЗ.
Изучив ситуацию, связанную со сложившейся практикой учета МПЗ в
КУ МО Динский район «ЦБ УО и К», предлагаем пути совершенствования
учета данного участка работ.
1) Для приведения в соответствие в ведении учета МПЗ с учетной
политикой КУ МО Динский район «ЦБ УО и К» необходимо: уточнить метод
списания запасов по средней себестоимости (средневзвешенной или
среднескользящей); привести четкий перечень документов, отражающих
особенности документального оформления операций по учету МПЗ. Такие
документы могут быть систематизированы в графике документооборота,
который позволит упростить учетные процедуры, выполняемые сотрудниками
бухгалтерии – специалистами по учету МПЗ. Кроме того, в целях повышения
эффективности использования и управления запасами, в учетной политике
следует закрепить нормы списания и расходования спецодежды.
2) Важным дополнением и составной частью системы управления
производственными запасами в КУ МО Динский район «ЦБ УО и К» является
разработанная интегрированная система документооборота в управленческом и
финансовом учете (Приложение 20).
59
3) Для организации бесперебойного производственного процесса
необходима своевременная информация об остатках производственных запасов
на складе. Поэтому предлагается дополнить регистры складского учета
(карточки учета материалов) показателем «критическая норма остатка»,
контроль за которым осуществлять при помощи предлагаемого Акта о
критических остатках производственных запасов на складе (Приложение 21).
4) Выдаваемая работникам спецодежда должна соответствовать их полу,
росту и размерам, характеру и условиям выполняемой работы и обеспечивать
безопасность труда. В соответствии со статьей 215 Трудового кодекса
Российской Федерации, средства индивидуальной защиты работников должны
соответствовать требованиям охраны труда, установленным в Российской
Федерации, и иметь сертификаты соответствия. Для учета спецодежды были
разработаны и рекомендованы к использованию индивидуальные карточки на
каждого работника. Предлагаемая «Индивидуальная карточка работника»
представлена в Приложении 22.
Данная карточка заполняется на каждого работника отдельно.
Спецодежда коллективного пользования должна выдаваться работнику только
на время выполнения тех работ, для которых они предусмотрены. В этих
случаях средства индивидуальной защиты выдаются под ответственность
мастера. При использовании карточки работодатель сможет организовать
надлежащий учет и контроль за выдачей работникам средств индивидуальной
защиты в установленные сроки по данной карточке.
Помимо индивидуальных карточек для контроля спецодежды в
организации был разработан регистр по учету выданной спецодежды. Данный
регистр представлен в Приложении 23.
Выдаваемые работникам спецодежда и другие средства индивидуальной
защиты должны соответствовать характеру и условиям работы и обеспечивать
безопасность труда. Поэтому в отдельных случаях в соответствии с
особенностями производства работодатель может по согласованию с
государственным инспектором по охране труда или иным уполномоченным
60
органом заменять один вид спецодежды на другой, обеспечивающий более
полную защиту от опасных и вредных производственных факторов.
В бухгалтерском учете спецодежду включают в состав оборотных
активов по фактической стоимости и отражают на счете 105 «Материалы». И
это не зависит от ее стоимости и срока полезного использования. Движение
спецодежды учитывается с применением счета 105 «Материалы», к которому
открываются субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»
и «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации».
Данный регистр составляется в двух экземплярах. Один передается в
бухгалтерию, а второй хранится у кладовщика.
5) Построение системы документооборота в КУ МО Динский район «ЦБ
УО и К» зависит от многих факторов. Правильная организация
документооборота позволит избежать существенных ошибок в учетной
деятельности предприятия. Контроль за соблюдением графика
документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер.
Рекомендовано вручить каждому работнику под роспись выписку из графика
документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере
его деятельности. Примерный график документооборота представлен в
Приложении 24.
Не правильная организация документооборота на предприятии
способствует возникновению определенных трудностей, связанных с потоком
документации: таких как, документы вовремя не сданы в бухгалтерию
предприятии для проверки, отсутствие сопроводительных документов на
пришедшие материальные ценности, не правильно списанные материалы,
которые отпущены на определенный заказ. Поэтому очень важно, чтобы вся
документация велась правильно и вовремя сдавалась в бухгалтерию.
6) Предложенный учетный регистр передачи со склада в производство
необходим для отражения материалов необходимых для выполнения заказов от
покупателей. В регистре отражены материалы, которые кладовщик должен
отпустить со склада, для выполнения каждого конкретного заказа. В случае,
61
если для комплектации заказа материалов недостаточно, кладовщик может
заранее оформить заявку на их приобретение. Данный документ должен
выдаваться главным инженером кладовщику до поступления заказа в
производство и сдаваться кладовщиком в бухгалтерию после исполнения заказа
со всеми внесенными изменениями.
Предлагаемый «Регистр передачи материалов со склада в производство»
представлен в Приложении 25.
Применение этого регистра позволяет проследить за отпуском
материалов на определенный заказ, а также позволит кладовщику заранее
сформировать заявку по недостающим материалам и предоставить заказчику до
исполнения заказа в полном объеме. С помощью разработанного регистра
можно отслеживать отклонения, выдачу материалов со склада. Выдача
материалов производится в соответствии с установленными нормами, то есть
отпуск материалов в производство должен производится на основе
предварительно установленных лимитов. Такие лимиты устанавливаются на
основе норм расхода материалов.
7) Регистр по отгрузке комплектующих материалов необходим для того,
чтобы своевременно отслеживать отгрузки комплектующих материалов,
планировать работу по их доставке до покупателей. Из этого регистра видно,
какие комплектующие материалы были отгружены, кем вывезены, по какому
адресу, а также какая оплата была произведена в связи с их отгрузкой, так как
организация делает возможной расчет на месте с клиентом. Заполняется
регистр менеджером, который непосредственно работает с клиентами, и
сдается в бухгалтерию по истечении дня. Регистр по отгрузке комплектующих
материалов представлен в Приложении 26.
Поставка комплектующих материалов должна быть произведена в
сроки. Оформление комплектации включает в себя следующие этапы:
- расчет цены комплекта исходя из стоимости комплектующих;
- оформление заявки покупателя на покупку комплекта;
- заказ недостающих комплектующих у поставщика;
62
- оформление поступления комплектующих на склад;
- сборку комплекта;
- отгрузку комплекта покупателю;
- контроль полученных результатов.
В случае поставки дефектных комплектующих материалов организация,
допустившая отгрузку некачественного материала, обязана при последующих
отгрузках предъявлять сертификат качества. В случае его отсутствия
покупатель имеет право отказать в оплате счета.
8) Применение регистра по отгрузке комплектующих материалов
позволит наиболее эффективно отслеживать процесс отгрузки материалов со
складов до места назначения, так как в регистре будут указаны время и место
назначения.
Данный регистр необходим для определения перерасхода или экономии
материалов, которые были выданы для комплектации изделия и срок их
гарантийного обслуживания, а также в регистре указываются причины, по
которым произошли отклонения от плана. Заполняется по мере выполнения
заказа бухгалтером. Служит для анализа данных поквартально. Регистр
выпуска заказов на квартал представлен в Приложении 27.
Данный учетный регистр разработан для анализа материальных запасов,
из которых было изготовлено изделие, а также тех, которые после изготовления
должны числиться на гарантийном обслуживании. Для определения
перерасхода или экономии, которые могут возникнуть по ряду причин, таких
как, замена альтернативных материалов по более низкой цене без снижения
качества изделия, или замена бракованных материалов.
9) Регистр по учету недостач материалов необходим для учета
материалов на местах их хранения. Причины возникновения потерь (недостач)
материалов различны. Самое главное при выявлении недостачи - правильно
определить причину ее возникновения. В регистре указываются суммы
недостач материалов на складах, по какой причине, а также на кого возложена
материальная ответственность за их сохранность. Составлять данный регистр
63
должен бухгалтер при инвентаризации в присутствии кладовщика. Применение
данного регистра позволит отслеживать недостачи или излишки по
материально-ответственным лицам по проводкам.
Регистр по учету недостач материалов представлен в Приложении 28.
Применение этого регистра позволит своевременно отследить
недостающие материалы на складе, а также привлечь к ответственности
виновных лиц. В случае если виновное лицо не установлено, то недостачу
материалов относя на убытки предприятия.
10) Помимо этого, с целью совершенствования документооборота
необходимо устранить недостаток учетной политики организации КУ МО
Динский район «ЦБ УО и К» в части отражения порядков и сроков проведения
инвентаризаций. Для устранения противоречия с законодательными актами и
создания оптимальных условий для отражения финансово-хозяйственной
деятельности организации, необходимо определить порядок и сроки
проведения инвентаризаций и отразить это должным образом в учетной
политике организации КУ МО Динский район «ЦБ УО и К».
С целью устранения недостатков необходимо проводить
инвентаризацию по материалам ежемесячно, а внезапные проверки проводить
по приказу руководителя.
По результатам ревизии при обнаружении недостачи материалов,
появляется необходимость воспользоваться регистром по учету недостач
материалов.
Так как с целью обеспечения сохранности материалов ревизии
проводятся ежемесячно, для их проведения в организации КУ МО Динский
район «ЦБ УО и К» должна быть создана постоянно действующая
инвентаризационная комиссия. Инвентаризацию проводит выездная
инвентаризационная комиссия, в чьей компетенции находится проведение всех
плановых и неплановых инвентаризаций. Так как при использовании выездной
комиссии соблюдение сроков проведения инвентаризаций не соблюдаются
должным образом, в связи с этим точность и срочность отражения
64
материальных ценностей снижается. Помимо нейтрализации
вышеперечисленных отрицательных эффектов, создание такой комиссии
избавит предприятие от излишних и необоснованных затрат. В целом, такое
нововведение приведет к улучшению финансово-хозяйственной деятельности
организации.
Разработанные предложения по документообороту: график
документооборота, порядок и сроки проведения инвентаризации материалов,
создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии, должны быть
утверждены приказом генерального директора организации и закреплены в
учетной политике для целей бухгалтерского учета.
11) Рекомендуется также рассмотреть вопрос прохождения повышения
квалификации персоналом бухгалтерской службы КУ МО Динский район «ЦБ
УО и К» с целью ознакомления работников с порядком применения последних
изменений в законодательстве.
Оценка предложенных рекомендаций в бухгалтерском учете МПЗ в КУ
МО Динский район «ЦБ УО и К» представлена в таблице 18.
Таблица 18
Оценка предложенных рекомендаций
Рекомендации по
исправлению выявленных
нарушений по учету МПЗ
Результаты предложенных мероприятий
1
2
Приведение в соответствие в
ведении учета МПЗ с учетной
политикой
- утверждение графика документооборота в части
учета МПЗ;
- уточнение метода списания запасов по средней
себестоимости;
- установления норм списания спецодежды;
- разработка форм регистров учета МПЗ для
систематизации информации о движении запасов
внутри отчетных периодов
Правильная организация
документооборота на предприятии
- улучшение качества заполнения документации;
-своевременное отражение хозяйственных
операций;
- возможность отследить всю документацию на
предприятии
Дополнение регистров складского
учета (карточки учета материалов)
показателем «критическая норма
остатка»
- для организации бесперебойного
производственного процесса по остаткам МПЗ на
складе введение предлагаемого Акта о
критических остатках производственных запасов
на складе
65
Продолжение таблицы 18
1
2
Разработка регистра передачи
материалов со склада в
производство
- возможность отследить весь комплект
материалов, выданных на заказ;
-формирование заявок на недостающие материалы
Разработка регистра по отгрузке
комплектующих материалов
-возможность отслеживать отгрузку
комплектующих материалов по нескольким
адресам;
- помогает отслеживать лица, выполнявшие
отгрузку комплектующих материалов
Разработка регистра по выпуску
заказов за квартал
- возможность отслеживать перерасхода или
экономию материалов;
- возможность отслеживать гарантийный срок
каждого заказа в отдельности и формировать
заявки на замену материала в течение срока
гарантии
Разработка регистра учета
недостач
-возможность отслеживать в течение календарного
года все суммы недостач по каждому кладовщику
Разработка регистра по учету
выданной спецодежды
-возможность отслеживать контроль за выдачей
работникам средств индивидуальной защиты в
установленные сроки
Предложенные рекомендации по совершенствованию учета материалов
организации КУ МО Динский район «ЦБ УО и К» имеют практическое
значение для дальнейшей хозяйственной деятельности организации.
Применение представленных регистров значительно упрощает и ускоряет
работу бухгалтерской службы организации, увеличивая эффективность работы
организации в целом и повышая точность отражаемых операций по учету
материалов. Также применение разработанных регистров в дальнейшем
приведет к усилению внутреннего контроля с целью отражения информации по
учету материалов и соблюдения законов и нормативных актов.
Разработка представленных предложений в организации КУ МО
Динский район «ЦБ УО и К» позволит наиболее эффективнее отслеживать
отгрузку комплектующих материалов, их сохранность на складе организации,
выявлять виновных материально-ответственных лиц. Разработанные регистры
дают полный контроль за сохранностью материалов позволяют избежать
дальнейших ошибок в движении материалов и способствует
совершенствованию бухгалтерского учета учреждения.