46
Для материалов, которые отпускаются в производство и на другие нужды
ежедневно оформляется требование. Требование выписывает плановый отдел
или отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов
материалов сроком на один месяц. На более длительный срок применяют
квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными
талонами на фактический отпуск. В таких картах заполняют все необходимые
данные, с обязательным указанием наименования материала и лимита
месячного расхода. Лимит исчисляют исходя из имеющейся производственной
программы на месяц и действующих норм расхода.
Лимитно-заборная карта оформляется в двух экземплярах (Рисунок 9).
Рисунок 9 – Образец лимитно-заборной карты
Один экземпляр получает цех, другой – склад, отпускающий материалы.
Кладовщик записывает сколько отпущено материалов и остаток лимита в обоих
экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель
цеха, получающий материал, расписывается в карте, находящейся на складе.
В случае, когда необходимо отпустить материал сверх лимита или
заменить один материал другим оформляют выписки отдельного требования-
накладной на замену. В лимитно-заборной карте заменяемого материала
47
делают запись «Замена, смотри требование №» и уменьшают остаток лимита.
При возвращении не использованных в производстве материалов записывают в
лимитно-заборную карту без составления каких либо дополнительных
документов.
Применение лимитно–заборных карт значительно сокращается
количество разовых документов. Применение современных вычислительных
машин позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить
трудоемкость составляемых карт.
Материалы, не регулярно применяемые в производстве, отпускаются со
склада по требованию-накладной. Такие накладные выписывает цех-получатель
в двух экземплярах. Первый экземпляр, завизированный кладовщиком, остается
в цехе, второй экземпляр, с распиской получателя – у кладовщика.
Не редко возникает необходимость передачи материалов сторонним
организациям. В таких случаях отдел снабжения оформляет накладные на
отпуск материалов на сторону. Накладные выписываются в двух экземплярах
на основании нарядов, договоров и других документов, подтверждающих
передачу материалов. Первый экземпляр накладной остается на складе и
является основанием для аналитического и синтетического учета материалов и
при отпуске с последующей оплатой служит для выписки бухгалтерией
расчетно-платежных документов. Второй экземпляр передается получателю
материалов. При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной
применяют товарно-транспортную накладную.
В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают
в бухгалтерию ООО «Синтез-Сандра» по реестру приемки-сдачи документов,
составленному в двух экземплярах. Первый экземпляр сдается в бухгалтерию,
на втором бухгалтер ставит визу и он остается на складе.
2.4 Оценка эффекта от внедрения автоматизированного учета материалов
в программе «1С: Бухгалтерия»
Одной из важнейших задач по ведению бухгалтерского учета является его
автоматизация. Повысить оперативность обработки данных и достоверность
48
деловой информации, принимать более объективные финансовые и
управленческие решения позволяет применение бухгалтерских пакетов и
программ.
Грамотного бухгалтера не сможет в полной мере заменить компьютерная
программа. Однако данные программы могут сэкономить время и силы за счет
автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и
отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его
перспективы.
Компьютерная техника на сегодняшний день развита настолько, что
позволяет обрабатывать первичные документы по материальным запасам,
учетные данные, вести счета. С помощью компьютера сегодня можно
формировать различные виды отчетности.
На сегодняшний день можно вести учет материально-производственных
запасов с помощью компьютера при:
- сборе и регистрации первичной информации (учет сырья и материалов
на складах);
-ведении учетных регистров;
-организации учета расчетов предприятия, учета затрат на производство и
калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг);
-расчете и печати отчетов.
Руководству для принятия решений по повседневным вопросам требуется
оперативно получать информацию, что становится возможным с помощью
компьютерных системы учета материально- производственных запасов.
Создание бухгалтерских программ стало наиболее успешным
направлением в разработке отечественного программного обеспечения.
Несомненным лидером в этой области стала компания «1С». Эта компания
начала свое развитие в девяностых годах 20 века. Наиболее распространенным
продуктом данной компании стала программа автоматизации бухгалтерского
учета «1С: Бухгалтерия»[42].
49
Программа «1С: Бухгалтерия» удобна в работе, чем другие программы из
того же ценового диапазона. В настоящее время одним из обязательных
условий для приема бухгалтера на работу является умение работать с этой
программой.
В ООО «Синтез-Сандра» не ведется автоматизированный учет, для более
удобной работы рекомендую использовать программу «1С: Бухгалтерия версии
8.3».
Это версия программы имеет ряд преимуществ:
- возможность использования различных систем налогообложения;
- эффективное формирование отчетности;
- одновременное ведение учета в нескольких представительствах,
организациях, филиалах;
- справочник корреспонденций счетов;
- наглядная и удобная панель функций;
- все современные инструменты для контроля и анализа.
Ведение бухгалтерского учета материально- производственных запасов с
помощью 1С предоставляет возможность сэкономить один из самых важных
ресурсов - время, которое предприятие сможет использовать для принятия
решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего
предприятия, планирования и прогнозирования.
Основными элементами учета материалов в системе «1С:Бухгалтерия»
являются справочники «Материалы», внешний вид которого приведен на
рисунке 10, а также «Места хранения МПЗ» и некоторые вспомогательные.
Конфигурацией «Бухгалтерия предприятия» представлен большой блок
документов, которые предназначены для отражения операций
производственного «Поступление товаров и услуг»:
1. Авансовый отчет;
2. Требование-накладная;
3. Акт об оказании производственных услуг;
4. Инвентаризация незавершенного производства;
50
5. Передача в переработку (из переработки);
6. Поступление из переработки;
7. Реализация услуг по переработке;
8. Передача материалов в эксплуатацию;
9. Возврат материалов из эксплуатации;
10. Списание материалов из эксплуатации;
11. Выработка материалов.
Рисунок 10 - справочник материалов в системе «1С: Бухгалтерия».
Применение организацией автоматизированных учетных программ
позволяет обеспечить формирование таких учетных регистров как:
1. оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным
номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
2) ведомость расхода материалов по объектам;
3) оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
4) оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным
поставкам;
5) другие регистры согласно учетной политике организации.
В оборотных ведомостях указываются:
- номенклатурный номер материала;
51
- наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт,
артикул, размер, марка и т.д.);
- единица измерения; цена; остаток на начало месяца количество и сумма;
- приход за месяц количество и сумма;
- расход за месяц количество и сумма;
- остаток на конец месяца количество и сумма.
Целесообразность автоматизации учета материально- производственных
запасов заключается в следующем.
1. Повышается продуктивность работы бухгалтеров. Они
освобождаются от технической работы и больше занимаются творческой
деятельностью, что позволяет делать более глубокие исследования, вести
постановку более сложных задач по учету материально- производственных
запасов.
2. Более глубоко и всесторонне исследуются процессы учета
материально-производственных запасов, более полно изучаются факторы и
выявляются резервы материально-производственных запасов.
3. Повышаются оперативность и качество учета, его общий уровень и
действенность.
Рассмотрим автоматизацию учета материально-производственных
запасов с помощью модуля бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия».
При использовании программы «1С: Бухгалтерия» бухгалтер может
использовать настройки типовой конфигурации или создавать собственные.
Руководствуясь нормативными документами по учету материалов, а также
описанием к программе.
Для типовой конфигурации можно предложить следующую схему
оформления операций по движению материалов. При поступлении материалов
кладовщик составляет приходный ордер, вносит запись о поступлении в
карточку учета материалов и передает бухгалтеру для отражения в
бухгалтерском учете приходный ордер и документы поставщика. Бухгалтер
отражает поступление с помощью документа «1С: Бухгалтерия» «Поступление
52
материалов». Документ автоматически формирует операцию с проводками, а
также автоматически производит расчет суммы НДС. Для отражения в учете
операций по продаже материалов, потребности в которых в настоящее время не
имеется, предназначен документ «Отгрузка материалов на сторону».
Данная программа предусматривает заполнение табличной части
документа двумя способами:
- обычным вводом новой строки табличной части документа. При этом
окно справочника «Материалы» открывается вновь для каждой новой строки
накладной;
- способом множественного подбора материалов непосредственно из
справочника «Материалы». При этом также открывается форма справочника
«Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в
личную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается
следующий материал и т.д.
Таким образом, автоматический учет отгрузки материалов на сторону
позволяет бухгалтеру выбрать наилучший для себя вариант заполнения
накладной по отгрузке. При этом оба варианта позволяют сэкономить время
при заполнении документации и обеспечивают наглядность операций.
Для отражения передачи спецодежды и спецоснастки в производство
предназначен документ «Передача спецодежды и спецоснастки в
производство». Это позволит при проведении документа автоматически
создавать элементы справочника «Направления использования», в которые
заносятся данные, необходимые для дальнейшего автоматического
обслуживания введенных в эксплуатацию спец. материалов. Также при
проведении документа таким способом формируются записи в бухгалтерском
учете, отражающие операция передачи активов в производство (эксплуатацию).
Данная программа позволяет автоматизировать список материалов
находящихся на складах.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что внедрение
автоматизации учета материально-производственных запасов позволит
53
оперативно формировать информацию по различным аспектам, необходимую
руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.
Улучшится координация деятельности по сбору и обработке отчетных данных
на высшем уровне управления и в производственных отделениях,
следовательно, улучшится деловая активность, маневренность.
54
3. АУДИТ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ
3.1 Общие положения аудита учета материально-производственных
запасов
Сложным и наиболее объемным участком в работе бухгалтера является
учет материально-производственных запасов. Таким же сложным он является и
для аудита.
Целью аудита является определить правильность оформления операций
согласно действующим нормативным актам, а также подтвердить
достоверность данных отчетности по наличию и движению материалов.
Перед аудитором в процессе проверки операций с материально-
производственными запасами поставлены следующие задачи:
– изучить состав материальных запасов, познакомиться с условиями их
хранения;
– оценить систему внутреннего контроля за использованием сырья и
материалов в производстве;
– подтвердить правильность оценки запасов и отражения операций по их
движению в учете;
– оценить качество проводимых инвентаризаций материально-
производственных запасов.
Для изучения документооборота аудитор визуально знакомиться с
документами и опрашивает работников, принимающих участие в обеспечении
функционирования системы бухгалтерского учета, применяемой проверяемой
организацией. Ознакомиться со всем документооборотом крупного
предприятия невозможно. Обычно применяют выборочную проверку, при этом
особое внимание уделяют системе внутреннего контроля. Аудитор может
получить информацию об операциях с материально-производственными
запасами из различных документов, которые оформляются и ведутся при
поступлении, учете, отпуске на производство, списании материалов,
внутреннем перемещении. Также аудитор может получить информацию, изучая
план счетов бухгалтерского учета. Аудитор изучает и сопоставляет полученные
данные. Изучив полученную информацию, он устанавливает полноту
55
оприходования производственных запасов, правильно ли они
классифицированы и оценены, обоснованно ли их списали в расход.
Значительную часть себестоимости составляет стоимость материалов. При
неправильном учете материальных ценностей, формируется неправильная
себестоимость готовой продукции и искажается финансовый результат,
налогооблагаемой прибыли. На финансовый результат деятельности всего
предприятия также влияет решение вопросов по приобретению и доставке
материалов. Поэтому важно, чтобы аудитор особенно тщательно изучил все
особенности синтетического и аналитического учета материалов на
проверяемом предприятии. Для принятия оптимальных управленческих
решений и для обеспечения контроля за сохранностью материалов необходимо
владеть аналитической информацией о составе, стоимости, движении
материалов, используемых в производстве.
Перед проведением аудита аудитор планирует характер, масштабы и
сроки проведения проверки. Для проверки достоверности данных
бухгалтерского учета и отчетности аудитор применяет аудиторские процедуры.
Когда аудитор находит нарушения, он выявляет их характер, суть и уровень
существенности. Аудитору мало выявить нарушения, он должен обязательно их
обосновать, представить доказательства, описывая аудиторские процедуры или
методы выявления нарушений, порядок построения аудиторской выборки при
ее применении.
После того, как аудитор закончит проверку, он может разработать
рекомендации по устранению ошибок в бухгалтерском учете и
совершенствованию системы бухгалтерского учета.
В ходе проверки сохранности и использования материалов на
предприятии аудитор начинает с материального отдела бухгалтерии. Аудитор
изучает состав, подчиненность и квалификацию кадров. Обязательны для
изучения нормативные документы, применяемые в организации, наличие
графика документооборота, схем отражения на счетах хозяйственных операций
с материально-производственными запасами; используемые методы