57
5. Не составляется отдельная опись на объекты непригодные и не
подлежащие восстановлению. Процесс списания длительная процедура,
такие объекты складируются в отдельном помещении, что приводит к
«захламлению» помещений, которые можно было использовать более
целесообразно.
6. В ФГБОУ ВО СЗГМУ им. И.И.Мечникова имеет место
неправильное отнесение расходов на статьи бюджетной классификации при
ремонте основного средства. Компьютер должен быть учтен как единый
инвентарный объект основных средств, поскольку каждая его часть не может
выполнять свои функции в отдельности. В августе 2016 года в ФГБОУ ВО
СЗГМУ им. И.И.Мечникова произведена замена вышедших из строя
мониторов в 3-х компьютерах. Ремонтные работы проведены службой
технической поддержки организации. Для ремонта использованы мониторы,
на приобретение которых расходы были учтены по статье 310 «Увеличение
стоимости основных средств».
Замена вышедших из строя составных частей компьютерной техники
(таких как монитор, системный блок, клавиатура и т.д.) необходима для
поддержания компьютера в рабочем состоянии. Такие затраты никак не
влияют на изменение первоначальной стоимости основного средства. Замена
таких составляющих может рассматриваться как текущий ремонт с
использованием прочих материалов. Исходя из этого, расходы по
приобретению таких составляющих должны быть запланированы и отражены
по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ
23
.
В данном случае не изменилось функциональное назначение ОС,
также не изменились эксплуатационные характеристики, остались без
изменений технологическое и служебное назначение. Такую замену
комплектующих нельзя расценить как модернизацию согласно п.27
Инструкции № 157н и п.2 ст.257 НК РФ.
23
Приказ Министерства Финансов РФ от 01.08.2013 г. № 65н «О порядке применения бюджетной
классификации Российской Федерации» (ред. от 29.12.2016 г.)
58
Таким образом, статья 310 «Приобретение основных средств»
расходована не по целевому назначению. На эту же сумму завышена
стоимость основных средств.
Таким образом, анализ организации бухгалтерского учета показал
следующие недостатки в учете основных средств (табл.11)
Таблица 11
Выявленные основные недостатки учета основных средств
Номер
Содержание недостатков
1
Включение материально - ответственного лица в состав
инвентаризационной комиссии.
2
Несвоевременное заключение договоров о материальной
ответственности.
3
Неправильное применение бюджетной классификации при ремонте
имущества.
4
Не заполнение отдельных реквизитов в документах.
5
Инвентарные номера нанесены способом, не обеспечивающим
сохранность маркировки (маркер, приклеены скотчем).
6
Не составляется отдельная опись на активы непригодные и не
подлежащие восстановлению.
7
Процедура списания ОС является длительным процессом, что приводит
к захламлению помещений, которые можно было использовать более
целесообразно
Данные недостатки требуют устранения, и возможными путями будут
следующие мероприятия:
- организация внутреннего контроля, за оформлением и составлением
документов в отделе по учету основных средств;
- нанесение инвентарных номеров способом, обеспечивающим сохранность
маркировки (краска, жетоны и т.п.);
- приобрести и ввести в эксплуатацию программный комплекс по
автоматизации учета и инвентаризации основных средств. Что приведет к
сокращению временных издержек и трудозатрат при проведении
инвентаризации; повысит качество учета ОС с помощью уникальной
59
идентификации объектов основных средств. Позволит получать информацию
об основном средстве в момент проведения инвентаризации. Обеспечит
полную автоматизацию результатов инвентаризации;
- посещение работниками бухгалтерии курсов повышения квалификации;
- Материально-ответственным лицам необходимо вести инвентарные списки
объектов основных средств, находящихся на их ответственном хранении. Для
этого, закрепить в номенклатуре дел каждого подразделения номер дела, где
будут храниться данные регистры учета, что обеспечит сохранность
основных средств в местах их хранения и эксплуатации;
- доработать программное обеспечение "Axapta» с учетом требований новых
нормативных актов и специфики деятельности, чтобы оптимизировать
затраты рабочего времени на проведение операций по учету основных
средств. Своевременное формирование информации по объектам учета как в
разрезе видов и групп основных средств, так и по подразделениям и
материально-ответственным лицам поможет устранить имеющиеся ошибки в
учете основных средств, обеспечить действенный и эффективный контроль,
за их хранением и использованием.
3.2 Совершенствование внутреннего контроля за наличием и движением
основных средств
Как видим, существуют недостатки в ведении учета основных средств
в ФГБОУ ВО СЗГМУ им. И.И.Мечникова, поэтому необходимо разработать
рекомендации по совершенствованию учетной и контрольной работы. Таким
шагом может стать усиление внутреннего контроля.
В настоящее время с учетом нестабильности в экономическом и
социальном развитии страны подвергается существенным изменениям и
политика в области доходов и расходов, в частности, учреждений
образования.
В связи с общим ухудшением экономической ситуации в стране
(падением курса рубля, инфляцией, снижением цен на энергоносители) в
60
скором времени наиболее остро может проявиться ситуация с
недостаточностью финансирования отраслей бюджетной сферы для
выполнения Указа Президента РФ «О мероприятиях по реализации
государственной социальной политики».
В данном случае в связи с нестабильностью ситуации в стране, может
возникнуть и напряженность с финансированием учреждений образования.
Поэтому одним из предложений по совершенствованию учета доходов и
расходов в бюджетном учреждении может стать проведение экономического
анализа и контроля доходов и расходов, с помощью которого будут
устранены ошибки в учете доходов и расходов, и не будет происходить
отвлечения или незаконного использования средств.
Пункт 157 Инструкции о порядке составления и представления
годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов (утв.
приказом Минфина России от 28.12.2010 № 191н) подтверждает, что
результаты проводимого в учреждении внутреннего контроля обязательно
должны быть отражены в отчетности, а конкретно, в пояснительной записке
к годовой бухгалтерской отчетности. В пояснительной записке заполняется
таблица 5 Сведений о результатах мероприятий внутреннего контроля.
Информация в данной таблице должна содержать сведения о
результатах мероприятий по внутреннему контролю, проведенных
учреждением в отчетный период. Направления мероприятий внутреннего
контроля, которые должны быть отражены: соблюдение требований
законодательства, соблюдение финансовой дисциплины, контроль за
целесообразным и эффективным использованием материальных и
финансовых ресурсов. Так же объектом внутреннего контроля является
правильное и достоверное ведение бухгалтерского учета и составление
отчетности.
Учреждение размещает документы в соответствии с
законодательством на сайте bus.gov.ru. В кабинете учреждения размещены
61
учредительные документы, во вкладке «отчетность» размещены отчеты об
исполнении сметы, балансы, отчет о финансовых результатах.
Так же в кабинете есть вкладка «мероприятия внутреннего и внешнего
контроля». Если мероприятия внешнего контроля, проведенные в отчетном
году, перечисляются учреждением и указываются результаты этих проверок,
то о мероприятиях внутреннего контроля на сайте нет никакой информации.
Для организации внутреннего контроля необходимо разработать
Положение о внутреннем контроле в ФГБОУ ВО СЗГМУ им.
И.И.Мечникова.
Необходимо включить цели и задачи внутреннего контроля в общую
часть положения о внутреннем контроле в учреждении.
Их необходимо сформулировать с учетом Бюджетного кодекса РФ и
законодательства о бухучете.
Например, сформулировать цели так:
– определить законность исполнения плана финансово- хозяйственной
деятельности;
– повысить экономность, результативность и эффективность
использования бюджетных средств;
– предупредить нарушения при исполнении бюджетных расходов;
– подтвердить достоверность бюджетного учета и отчетности.
Охарактеризуем предлагаемую методику проведения контроля за
учетом основных средств, поэтапно, т.е. определим системно все действия,
осуществляемые контролером на данном участке.
Методические рекомендации по проведению внутренней проверки
учета представлены нами на рисунке 5.
62
Рисунок 5 - Этапы методики контроля за осуществлением
бухгалтерского учета
При осуществлении контроля по данной методике типичные ошибки
на данном участке могут заключаться в следующем:
1. Неверное использование плана счетов, при осуществлении
бухгалтерских проводок;
2. Не имеется в наличии документов, которые подтверждают
поступление и списание основных средств;
3. Ненадлежащим образом ведется учет (неправильная
корреспонденция счетов, расхождения между данными аналитического и
синтетического учета и т.п.).
Рекомендуется на первом этапе контроля проверить документальное
оформление поступления основных средств – наличие первичных
документов, договоров, актов, наличие утвержденных сумм на приобретение
или ремонт в плане финансово- хозяйственной деятельности. Также
1 этап-проверка
документального
оформления и
нормативного
регулирования учета
основных средств
1. Наличие в учетной
политике раздела по
учету основных
средств
2. Наличие лимитов
БА
2 этап- выборочная
проверка по нескольким
позициям правильности
учета поступления и
расходования ОС
1. Сверка
регистров и
отчетности
1. Проверка сальдо по
счету ОС с главной
книгой и балансом
2. Проверка
правильности
занесения данных в
журналы
3. Сверка
поступления и
выбытия с журналами
учета
3 этап - выборочная
проверка по нескольким
позициям правильности
учета
1. Проверка
наличия
первичных
документов
2. Проверка
правильности
учета расходов по
счетам
63
необходимо проверить нормативные акты, на основании которых поступают,
учитываются, расходуются основные средства. Проверить, как отражены эти
положения в учетной политике учреждения.
На втором этапе сверяются данные синтетического и аналитического
учета. Это может заключаться в выборочной проверке на одну и ту же дату
следующих документов:
− проверка сальдо по счету 101 00 000 «Основные средства» в главной
книге и сверка его с соответствующими остатками в балансе;
− проверка соответствия сумм журналов по учету с суммами в
главной книге;
− осуществить сверку выданных средств на приобретение основных
средств и приобретенных, сопоставляя при этом данные оплаченных счетов и
обороты по дебету счета 0 101 00 000 и оборотов по кредиту счета 0 302 00
000 в главной книге за каждый месяц;
На третьем этапе контроля предлагается по отдельным операциям
проверить обоснованность и правильность поступления и списания основных
средств. Необходимо сверить поступившие и списанные основные средства с
первичными документами.
Например, по данному учреждению необходимо проанализировать
акты на списание основных средств - есть ли основания для списания,
создана ли комиссия, все ли подписи имеются в актах. Проверить
своевременность оплаты счетов на приобретение. Также нужна проверка
необходимости приобретения данного основного средства.
Правильность учета расходов по счетам учета предусматривает
проверки по различным объектам учета:
Например, правильность учета оплаты приобретения, списания
основных средств, начисления амортизации, проведения ремонта,
предусматривает сверку выставленных счетов с оплаченными суммами со
счета учреждения, своевременность данной оплаты, правильность отнесения
расходов на счета.
64
Внутренний контроль является достаточно эффективным, поскольку
при правильной его организации выявляются проблемы в бюджетном
учреждении на ранних стадиях выполнения государственного
(муниципального) задания и оказания услуг.
Приказом руководителя предусматривается возложение функций
внутреннего контроля на конкретных сотрудников. Если в учреждении
осуществлялись проверки внешними контролерами, то акты проверок
необходимо рассматривать органу внутреннего контроля с целью
своевременного устранения нарушений и использования данного опыта в
работе, чтобы в дальнейшем такие нарушения не допускать. Утвержденная
приказом комиссия по внутреннему контролю обязана рассматривать
результаты финансово-хозяйственной деятельности учреждения,
разрабатывать меры по улучшению деятельности и выносить предлагаемые
мероприятия на коллективное обсуждение.
Также необходимо организовать внутренний контроль за исполнением
документов. В приказе об учетной политике необходимо установить жесткие
санкции за несвоевременную и некачественную обработку документов.
Работники учреждения, допустившие недостатки, искажения и нарушения, в
письменной форме обязаны представить руководителю учреждения
объяснения по вопросам, относящимся к результатам проведения контроля.
3.3 Разработка предложений по совершенствованию учета и повышению
эффективности использования основных средств
Бухгалтерия, являясь составной частью управленческого аппарата
учреждения, тесно связана со всеми службами, отделами и подразделениями
(хозяйственной службой, ОМТС, транспортный отдел), получая от них
необходимую для учета и контроля документацию и снабжая их
экономической информацией о результатах работы. Тем самым бухгалтерия
65
оказывает непосредственное влияние на экономические показатели
деятельности учреждения образования.
Форма бухгалтерского учета в ФГБОУ ВО СЗГМУ им.
И.И.Мечникова автоматизированная, используется программный комплекс
«1С: Бухгалтерия», Axcapta.
По поводу проведения инвентаризации активов можно предложить
автоматизацию инвентаризации. Во многих бюджетных учреждениях в
настоящее время процесс инвентаризации автоматизирован. Компанией
AXELOT предложен на базе технологической платформы «1С» для
автоматизации бюджетного управления программный модуль «1С:
бюджетирование» и специализированное решение – «1С: Предприятие 8.
Инвентаризация и управление имуществом» предназначено для
автоматизации инвентаризации и грамотного управления объектами
имущества, где используются современные средства автоматической
идентификации – технология RFID и штрихкодирования.
В последнее время использование технологии RFID стало наиболее
востребовано. Применение радиочастотной идентификации обладает рядом
преимуществ:
- считывание данных с меток, которые находятся вне зоны
видимости;
- дальность действия RFID-меток и считывателей;
- возможность одновременного считывания данных с нескольких
меток;
- возможность хранения на одной метке значительного объема
информации;
-устойчивость меток к воздействию окружающей среды;
-возможность перезаписывания информации и многое другое.
Комплекс представляет собой современное решение, обеспечивающее
автоматизацию инвентаризации и диагностических осмотров с
использованием RFID-сканеров, радиотерминалов, мобильных компьютеров.
66
Благодаря этой возможности ощутимо оптимизируется работа по
управлению имуществом. Информация обо всех объектах имущества, их
количестве, статусах, типах, ответственных за них должностных лицах
хранится в единой информационной базе, ведется единый учет объектов,
причем данные, хранящиеся в базе, можно оперативно изменять согласно
установленным требованиям. Эффективность выполнения операций,
связанных с имуществом, отслеживается, так как программа позволяет
формировать отчеты о типе и наименовании имущества, его статусе, месте
расположения.
Использование единой платформы позволяет эффективно
организовать работу и обеспечить хранение информации при работе
большого количества пользователей. Система реализует механизм
управления базами данных, которые территориально разнесены, и
объединение их в единую иерархическую многоуровневую структуру.
Поскольку автоматизируется процесс ведения учета и инвентаризации
основных средств, то потребуются меньшие трудозатраты на ведение учета.
Учет основных средств смогут вести два бухгалтера, иногда
привлекая для инвентаризации кого-нибудь из бухгалтерии. В результате
будет сэкономлено 596,8 тыс. руб. (табл.12). Поэтому бухгалтерам можно
будет сделать доплату за добавление обязанностей.
Таблица 12
Расчет заработной платы бухгалтеров после сокращения
Бухгалтер по учету ОС
Зарплата в
месяц, тыс.р.
Экономия
было
стало
Бухгалтер 1
38,2
38,2
-
Бухгалтер 2
38,2
38,2
-
Бухгалтер 3
38,2
0
38,2
Всего с начислениями (30,2%) на год
1 790,5
1 193,7
596,8