43
качестве средств труда и действующих в натуральной форме в течение
длительного времени как в сфере материального производства, так и в
непроизводственной сфере, при этом они сохраняют натуральную форму и
переносят свою стоимость на стоимость создаваемой продукции по частям по
мере износа.
Проверка условий хранения и эксплуатации объектов основных
средств, обеспечения их сохранности предполагает получение сведений о
том, за кем закреплены отдельные объекты, как организована их охрана и
использование. Для этого полезен осмотр складов, помещений больницы,
опрос сотрудников КГБУЗ «Абанская РБ».
Путем изучения учетных данных аудитор устанавливает наличие
объектов основных средств по отдельным классификационным группам
(производственные и непроизводственные, собственные и арендуемые) и
местам размещения (подразделениям и материально ответственным лицам).
Выясняя правильность организации аналитического учета основных средств,
следует обращать внимание на наличие инвентарных номеров, технической
документации, сроки поступления и оприходования объектов. Состояние
учета основных средств в местах их нахождения (на складе, в эксплуатации,
в ремонте, на консервации) анализируется по данным инвентарных карточек
и их описей. При расхождении данных аналитического и синтетического
учета определяются их причины, виновные лица и экономические
последствия.
Важным этапом проверки является изучение своевременности
проведения, полноты и правильности отражения результатов инвентаризации
основных средств в учете (по данным инвентаризационных описей,
сличительных ведомостей, решениям руководителя по итогам
инвентаризации, бухгалтерским справкам).
При необходимости возможно проведение контрольной выборочной
инвентаризации отдельных объектов основных средств. Полнота и
44
своевременность оприходования объектов основных средств устанавливается
по первичным документам и записям в учетных регистрах и др.
Поступление объектов основных средств должно быть проверено с
точки зрения законности, целесообразности и правильности отражения в
учете по каждой операции.
Проверка правильности оценки и переоценки основных средств в
зависимости от их количества может быть осуществлена сплошным
порядком или выборочно. Для этого путем прослеживания первичных
документов и арифметических расчетов выясняется действительная
первоначальная (восстановительная) стоимость объектов на определенную
дату и сравнивается с учетной.
По данным учетных регистров выясняется правильность указанной в
них корреспонденции счетов по оприходованию и вводу в эксплуатацию
объектов основных средств. Далее аудитор должен проверить правильность
первоначальной оценки основных средств, при этом аудитор должен
помнить, что НДС включается в стоимость основного средства (кроме их
приобретения за счет средств предпринимательской деятельности).
Устанавливается достоверность начисления амортизационных
отчислений по объектам основных средств. При определении срока
амортизации объектов основных средств предприятие должно исходить из
срока их полезного использования, который устанавливается на основании
технических условий эксплуатации, централизованного порядка, а при их
отсутствии - на основании ожидаемого физического износа или других
ограничений (например, исходя из срока по договору аренды).
Путем арифметического пересчета сумм амортизационных отчислений
по отдельным объектам и сопоставления полученных результатов с данными
ведомостей, анализа указанной в учетных регистрах корреспонденции счетов
аудитор выясняет правильность применения методики расчета и норм
амортизации, определения величины амортизируемой стоимости объектов,
45
отнесения исчисленных сумм амортизации на соответствующие счета учета
затрат и др.
Внимательному аудиторскому изучению подлежат операции по
выбытию основных средств (реализации, безвозмездной передаче,
списанию). Эти операции целесообразно подвергнуть сплошной проверке
путем изучения первичных документов (актов списания, актов приемки-
передачи, накладных, счетов-фактур и т.д.) и регистров аналитического и
синтетического учета (карточек, ведомостей, машинограмм и др.). Например,
анализируя факты ликвидации пришедших в негодность объектов основных
средств, аудитор должен выяснить причины списания, законность и
целесообразность этой операции, порядок ликвидации и оприходования
образующихся запасных частей, материалов и др.
Акты на списание объектов основных средств должны быть составлены
с соблюдением установленной формы, то есть иметь все заполненные
реквизиты, мотивированное заключение комиссии, подписи всех членов
комиссии и руководителя предприятия.
Аудитору следует убедиться в соблюдении на предприятии требований
методологии учета и налогового законодательства по операциям с
основными средствами (путем прослеживания, арифметического контроля
операций, анализа правильности применяемых схем корреспонденции
счетов).
Выявленные нарушения и ошибки фиксируются в рабочих документах
аудитора. Проведенные исследования позволили нам выделить типичные
ошибки, совершаемые в организации:
- несвоевременное оприходование объектов основных средств;
- неправильное исчисление первоначальной стоимости поступивших
объектов основных средств;
- начисление износа по полностью амортизированным объектам;
46
- некорректная корреспонденция счетов при отражении операций по
выбытию основных средств (списании, реализации по цене ниже остаточной
стоимости и др.);
- неоприходование материальных ресурсов, остающихся при
ликвидации объектов основных средств;
- неправильное исчисление налогооблагаемой прибыли при реализации
объектов основных средств.
Результаты аудиторской проверки обобщаются в рабочих документах
аудитора (РД) и в отчетных документах аудитора (ОД).
По результатам проверки основных средств в КГБУЗ «Абанская РБ»
нарушений не обнаружено.
3.2 Совершенствоание внутреннего контроля за наличием и движением
основных средств
Контроль – одна из функций управления, представляющая
собойсистему наблюдения и проверки функционирования управляемого
объекта с целью оценки обоснованности и эффективности
принимаемыхуправленческих решений, выявления степени их реализации,
обнаружения и предупреждения отклонений и неблагоприятных ситуаций
[41,с. 30].
В бюджетных учреждениях, в отличие от коммерческих организаций,
система контроля за всеми совершаемыми хозяйственными операциями
должна быть на достаточно высоком уровне. По-другому и быть не может.
Нормы законодательства не дают послаблений учреждениям
здравоохранения, и ведение мероприятий направленных на
совершенствование бухгалтерского учета основных средств, в частности
мероприятий внутреннего контроля им просто необходимо. К сожалению,
47
данному учету в нормативных актах и ведении практики уделяется немного
внимания, поэтому бухгалтеру приходится самостоятельно решать, каким
образом разрабатывать и применять организацию данной работы [24, c.192].
Для совершенствования бухгалтерского учета рассмотрим систему
внутреннего контроля, определим какие контрольные методы, и процедуры
она включает, как с помощью новейших разработок улучшить качество и
организацию данных мероприятий, в частности организацию учета,
сохранности и состояния основных средств в КГБУЗ «Абанская РБ».
Методические приемы документального и фактического контроля на
практике должны применяться упорядоченно, образовыватьопределенную
логическую последовательность, систему. Именно такая система и
представляет собой методикупроведения той или инойпроверки. Кроме
изложения задач (конкретных вопросов), применяемых приемов (процедур)
такая методика должна содержать сведенияоб источниках исходной
проверяемой информации, характерных нарушениях, которые, как правило,
имеют место, а также ссылки на необходимые нормативные документы для
обоснования тех или иныхотклонений, выявляемых в ходе проведения
проверки.
Система внутреннего контроля использования основных средств в
КГБУЗ «Абанская РБ»должна строиться таким образом, чтобы отвечать
потребностям конкретных субъектов, которыми могут выступать учредители
организации, менеджмент организации или внешние пользователи.
Наиболее полными являются требования к системе внутреннего
контроля, предъявляемые управленческим персоналом КГБУЗ «Абанская
РБ», что и определяет их как наиболее интересный объект для рассмотрения
системы внутреннего контроля.
Можно выделить несколько стадий, имеющих наибольшее значение в
системе управленческого учета основных средств в КГБУЗ «Абанская РБ»:
1. Принятие инвестиционного решения о создании (приобретении)
объекта, производственного комплекса.
48
2. Принятие решения о замене действующего оборудования на новое.
3. Контроль за использованием основных средств.
Контроль над использованием основных средств связан (за
исключением определения момента необходимости замены объекта, уже
рассмотренного ранее) с оценкой правильности работы бухгалтера по учету
основных средств по бухгалтерскому учету основных средств, избежания
возникновения программных ошибок.
Возникновение сбоев в работе бухгалтерских программ реально
предусмотреть в момент приобретения программного продукта, учитывая
при этом финансовую ответственность поставщика за некорректную работу
программы (в том числе и в сумме налоговых требований и санкций).
Другой момент контроля достоверности работы бухгалтерского
служащего организации заключается в проведении периодических проверок
его работы.
При этом проверка может проводиться службой внутреннего контроля
и/или аудиторскими организациями (за исключением случаев обязательной
проверки финансовой отчетности, которую должны проводить независимые
аудиторские компании) [9, c.79].
Кроме того, проведение проверок службой внутреннего контроля
можно заменить контрольным тестированием работников.
В автоматизированной системе управления организацией тестирование
может быть проведено по решению менеджера, курирующего работу
бухгалтерской, экономической или производственной службы в пределах
своих полномочий, внезапно и целенаправленно (для конкретного
работника). Использование такого способа позволяет осуществлять ведение
должностных инструкций не только на бумажных носителях, но и
автоматизированном программном комплексе с указанием сфер деятельности
сотрудника и возможностью выбора вопросов для тестирования только из
определенного раздела справочника вопросов.
49
Для поддержания «здоровой» обстановки в КГБУЗ «Абанская РБ», по
нашему мнению, следует предусмотреть периодичность проведения
тестирования и порядок устранения недостатков, выявленных при
тестировании. Перечень вопросов (табл. 8) должен периодически
пересматриваться. Это позволит многократно удешевить процедуру текущего
контроля и избежать ошибок в работе бухгалтера.
Таблица 8 - Тест контроля по учету использования основных средств
№
п/п
Содержание
Ответы
Да
Нет
Примечание
1
Имеется ли приказ о создании комиссии по
классификации поступающих основных средств
Х
2
Фиксируется ли в учетных регистрах место
размещения и эксплуатации основных средств
Х
3
Разработан ли график документооборота по учету
основных средств
Х
4
Осуществляет ли главный бухгалтер контроль над
соблюдением графика документооборота
Х
5
Произведена ли классификация основных средств для
налогового учета
Х
6
Разработан ли кодификатор основных средств
Х
7
Сверяются ли данные аналитического учета с
регистрами синтетического учета
Х
Есть
расхождения,
не
учитываемые
бухгалтером
8
Выбран ли вариант учета затрат на ремонт основных
средств
Х
9
Составляются ли налоговые регистры по начислению
амортизации по основным средствам для
налогообложения налогом на прибыль
Х
10
Составляются ли налоговые регистры по начислению
амортизации по основным средствам для
налогообложения налогом на имущество
Х
Данные из
бухгалтерского
учета
Все способы усиления контроля за учетом использования основных
средств имеют два аспекта:
1) технический;
2) психологический.
Влияние техническогоаспекта выражается в нахождении конкретных
ошибок, повышении профессионального уровня подготовки бухгалтера
посредством получения дополнительных знаний.
50
Психологический аспект действует из подсознания человека,
постоянно напоминающего ему о возможности проверки и, как следствие,
наказании при обнаружении ошибок, что «заставляет» человекаработать
более качественно и самостоятельно повышать уровень своего
профессионализма.
Основной метод внутреннего контроля - инвентаризация. Внутренний
контроль в КГБУЗ «Абанская РБ» осуществляется в соответствии с
требованиями Закона о бухгалтерском учете посредством проведения как
ежегодных плановых инвентаризаций имущества и обязательств, так и
внеплановых выборочных контрольных мероприятий в целях проверки
обоснованности и эффективности, принятых руководством управленческих
решений, выявления отклонений, ошибок, нарушений в учете и
своевременного их устранения. К сожалению, руководители учреждений
здравоохранения, как и их финансовые службы, не всегда относятся к
проведению инвентаризаций добросовестно. Иногда контрольные
мероприятия носят только формальный характер.
Главный бухгалтерКГБУЗ «Абанская РБ»должен относиться к
вопросам оформления документации по инвентаризации крайне
ответственно. От того, насколько грамотно оформлена первичная
документация, насколько полно отражены все необходимые параметры,
зависят результаты инвентаризации. Стоит обратить внимание на то, что в
случае обнаружения недостач и хищений результаты инвентаризации
являются законным основанием для обращения в правоохранительные и
судебные органы. Ниже в табл.9 рассмотрим наиболее распространенные
нарушения, совершаемые при проведении инвентаризации, а также дадим
оценку их возможных последствий.
Таблица 9 - Виды нарушений и их последствия
Вид нарушения
Нарушенная норма
Последствия нарушения
Инвентаризационные описи и
акты составлены в одном
экземпляре
Пункт 2.5
Методических
указаний
Результаты инвентаризации
могут быть признаны
недействительными
51
Формы первичных учетных
документов по инвентаризации
имущества и финансовых
обязательств не соответствуют
законодательно утвержденным
Пункт 2.14
методических
указаний и
требования Приказа
Минфина России №
123н
Результаты инвентаризации
могут быть признаны
недействительными
На каждой странице описи не
выведены итоги (числовые
значения прописью, количество
порядковых номеров и сумма
материальных ценностей, общий
итог в натуральных
показателях)
Пункт 2.9
методических
указаний
Имеется возможность
несанкционированных
исправлений
результатовинвентаризации
Отсутствуют подписи
материально ответственных лиц в
формах, в которых они
предусмотрены
Пункт 2.10
методических
указаний
Невозможно предъявить
претензии к материально
ответственным лицам
Ошибки и исправления не
подписаны и не заверены членами
инвентаризационной комиссии
Пункт 2.9
Методических
указаний
Исправления являются
недействительными
Инвентаризационные описи
содержат незаполненные строки
после утверждения результатов
инвентаризации, последние
незаполненные страницы не
прочеркнуты
Пункт 2.9
Методических
указаний
Имеется возможность
несанкционированных
исправлений
результатовинвентаризации
Так же актуальным остается вопрос о том, правомерно ли не
распечатывать результаты инвентаризации, а хранить в электронном виде. В
наш прогрессивный век у бухгалтеров все чаще возникают вопросы по
поводу хранения данных инвентаризации только в электронном виде. На
основании п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете организации
предоставлено право оформлять первичные и сводные учетные документы на
бумажных и машинных носителях информации. Как следствие каждый
первичный учетный документ должен содержать личные подписи лиц,
ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее
оформления.
Следовательно, либо документ должен быть составлен на бумажном
носителе, либо электронный документ должен быть заверен электронными
цифровыми подписями (ЭЦП) с соблюдением норм Федерального закона от
10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Иные варианты,
52
обеспечивающие выполнение данного требования, на сегодняшний день
законодательством не предусмотрены.
Автоматизация процесса инвентаризации основных средств в КГБУЗ
«Абанская РБ», как один из методов повышения эффективности ведения
учета основных средств, это следующий шаг, данной дипломной работы.
Проведение инвентаризаций в КГБУЗ «Абанская РБ» процесс
масштабный и длительный. Это связано в первую очередь с тем, что
специфика деятельности каждого учреждения различна, вследствие этого и
инвентаризация основных средств, требует детального осмотра каждого
объекта. Данный процесс предлагается автоматизировать.
Задействовать технологию автоматической идентификации можно с
использованием различного оборудования. В наше прогрессирующее новыми
технологиями и разработками время, разработана универсальная технология
проведения инвентаризации основных средств, с последующим контролем
сохранности. Существующее инновационное решение, позволяет
задействовать новейшее высокотехнологичное оборудование с целью
получения максимальной оптимизации при учете и описи основных средств.
Программный комплекс "KEEP COUNT Основные средства" позволяет
существенно оптимизировать и усовершенствовать процессы бухгалтерского
учета основных средств, материальных ценностей и прочего имущества.
Разработанная система расширяет функциональность используемых систем
учета, таких как: "1С: Бухгалтерия бюджетного учреждения 7.7", на базе
которой ведется учет основных средств в КГБУЗ «Абанская РБ».
Использование данной технологии позволит: сократить временные
издержки на проведение инвентаризации; минимизировать трудовые
затраты; уменьшить вероятность исчезновения имущества; избавиться от
неточностей при приеме или выбытии основных средств; выявить прямые
злоупотребления материально ответственных лиц; обеспечить контроль над
составом, местонахождением и перемещением объектов имущества.