15
отражены, как минимум, в трудовом договоре.
На средних и крупных предприятиях об отсутствии единой системы
оплаты труда речь не идет - это, прежде всего, невыгодно и самому
работодателю, поскольку затрудняет учет и расчеты, снижает
мотивированность сотрудников. В этом случае система оплаты труда на
предприятии устанавливается и трудовым договором с работником, и
коллективным договором, и специальными нормативными актами, такими, как
Положение об оплате труда и Положение о премировании, в соответствии со
статьей 135 Трудового Кодекса РФ.
Разработка отдельного документа - Положения об оплате труда -
является наиболее предпочтительным вариантом, позволяя установить единые
правила и принципы оплаты труда для всех сотрудников организации, позволяя
регулировать ее размер в зависимости от квалификации, уровня образования и
личной эффективности каждого работника. Такое решение вопроса позволяет
сделать систему оплаты труда прозрачной и максимально понятной как для
работающих на предприятии, так и для проверяющих его деятельность
сотрудников контролирующих органов.
Помимо основной денежной суммы, получаемой на руки, в понятие
заработной платы входят премиальные вознаграждения. Премия представляет
собой поощрение сотрудника в денежном эквиваленте. Такой способ
вознаграждения за хорошую трудовую деятельность может иметь как
постоянную, так и разовую основу. Этот вопрос решается локально в каждой
отдельной организации посредством составления соответствующего документа.
Оплату трудовой деятельности можно разделить на два вида:
- основную. Она представляет собой денежную выплату за
отработанные временные рамки или же за количество выполненной работы;
- дополнительную. В данный перечень входят выплаты за нерабочее
время. То есть моменты, когда сотрудник находился на больничном, в
оплачиваемом отпуске или при выдаче денежных средств в момент увольнения.
Также любой порядок начисления заработной платы предусматривает
16
возможность наличия надбавок. Это поощрения за:
- длительный стаж;
- результат трудовой деятельности;
- активность на рабочем месте;
- интенсивность;
- прочую деятельность, направленную на благо организации.
Схема формирования заработной платы, начисления налогов с нее
представлена на рисунке 1:
Рисунок 1. Схема формирования заработной платы и
отчислений с нее
Таким образом, нормативно-правовое регулирование бухучета и аудита
расчетов с персоналом обеспечивают Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс
РФ, Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008 № 307-ФЗ,
«Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
РФ». На уровне каждого отдельного экономического субъекта порядок
вознаграждения работников регламентирует учетная политика и локальные
акты, например, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об
оплате труда, Положение о премировании и другие.
Расчет налогов
17
1.2. Документальное оформление учета расчетов с персоналом по
оплате труда и иным операциям
Учетной политикой и распоряжением (приказом) руководителя
организации закрепляется используемая форма первичной документации.
Первичная документация может вестись как в бумажном, так и в электронном
виде по унифицированным формам, утвержденным постановлением
Госкомстата № 1 от 05.01.2004
1
.
Если бухгалтер самостоятельно разрабатывает формы документов, это
необходимо отразить в учетной политике предприятия. В таких регистрах
должны присутствовать все обязательные реквизиты. Сроки хранения кадровых
документов самые высокие среди всей бухгалтерской документации. Регистры,
содержащие сведения о трудовом стаже, условиях труда, выплатах зарплаты
предприятие обязано хранить 75 лет. Поэтому требования к грамотному
составлению и учету таких бумаг крайне высоки.
К документам кадрового учета и учета заработной платы относят:
- личные карточки сотрудников, трудовые договоры личные и
коллективные, соглашения, штатное расписание;
- приказы о приёме на работу, о переводах и увольнениях, о
премировании сотрудников и наложении взысканий;
- график отпусков, приказы о предоставлении отпуска, о направлении в
служебную командировку;
- расчетные и платежные ведомости, рапорта и ведомости о выработке,
акты и ведомости о браке производства, листки учета простоев;
- лицевые счета сотрудников и прочие.
В любом случае, какой бы документ не оформлялся, он должен
полностью соответствовать последним требованиям законодательства, быть
грамотно составлен и заполнен, учтен в соответствующих регистрах и по
окончании отчетного периода подшит и сдан в архив на хранение.
1
Постановление Государственного комитета РФ по статистике от 05 января 2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» //
Финансовая газета. - 2004. - №6. – С.1.
18
«Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления
структуры, штатного состава и штатной численности организации»
1
.
Это организационно-распорядительный документ, в котором приведены
организационная структура, перечень должностей на предприятии с указанием
количества работников, занимающих такие должности, и размеров
должностных окладов. Штатное расписание, как правило, вводят в действие с
начала календарного года приказом руководителя предприятия, и действует оно
в течение всего года.
«Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма
№ T-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма
№ Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа
делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет
заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет
о предоставлении отпуска работнику»
2
.
График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о
времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех
структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
(контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о
прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма
№ Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника
(работников). На основании приказа делается запись в личной карточке,
лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме
№ Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора
(контракта) с работником».
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и
приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются
1
Капкова Е. Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы //
Экономика и жизнь. - 2015. - №24. – С.6.
2
Пенкальская Я.В. Организация учета расчетов с персоналом // Новое в
бухгалтерском учете и отчетности. - 2015. - № 17. – С.35.
19
для оформления и учета поощрений за успехи в работе.
«Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма
№ Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой
дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего
времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 - только для учета
использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату
труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-54), расчетной ведомости (форма
№ Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49)»
1
.
Табель учета использования рабочего времени ведется всеми
юридическими лицами независимо от количества трудоустроенных у них
работников. Также уместно вести табель физическим лицам -
предпринимателям, особенно если размер заработной платы их наемных
работников зависит от отработанного времени.
Табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой
категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в
пределах категорий - в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.
Каждого работника включают в табель, как правило, один раз.
Исключение - внутренние совместители. Их в табеле указывают дважды: для
отражения времени основной работы и времени работы по совместительству.
Табель учета использования рабочего времени оформляют в одном
экземпляре за 2 - 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за
прошлый месяц. Включение работника в табель или исключение из него (в
связи с увольнением или внутренним перемещением) осуществляют на
основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и о прекращении
трудового договора (контракта).
В свою очередь, отметки в табеле о причинах неявок на работу или о
фактически отработанном времени, о работе в сверхурочное время или других
1
Самойлов И.В. Первичные документы по начислению заработной платы // Главбух. - 2015. - № 21. –
С.29.
20
отклонениях от нормальных условий работы производят только на основании
должным образом оформленных документов по учету личного состава.
Для ведения учета использования рабочего времени каждому
работающему присваивают табельный номер
Учет использования рабочего времени осуществляют в табеле одним из
двух следующих способов:
- методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
- путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. д.).
Для отражения использованного рабочего времени за каждый день в
табеле отведены две строки:
- одна - для отметки условных обозначений видов затрат рабочего
времени;
- вторая - для записи количества отработанных или неотработанных
часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.
Для начисления основной заработной платы работникам-сдельщикам
используют документы по учету выработки. Какой именно это будет документ,
зависит от принятой на предприятии системы учета выработки и организации
выполнения самих работ. Так, это может быть:
- рапорт о выработке и приемке работ;
- маршрутный лист (маршрутная карта);
- ведомость о выработке;
- наряды и другие документы.
Начисление дополнительной заработной платы осуществляют на
основании таких первичных документов, как приказ (распоряжение) о
премировании, об установлении доплаты, о предоставлении отпуска и т. п.
Для документального оформления начислений оплаты труда по
среднему заработку (например, за время нахождения в отпуске или в
командировке) составляют соответствующие расчеты.
Лицевой счет работника применяется для ежемесячного отражения всех
видов начислений работнику, удержаний из сумм заработной платы и выплат в
21
течение календарного года. По сути - это единственный первичный документ,
который заполняется отдельно на каждого работника и содержит полную
информацию о производимых с ним расчетах по заработной плате. Ведется
лицевой счет на основании первичных документов по учету выработки и
выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды
оплаты.
Форма №Т-54 «Лицевой счет» утверждена Постановлением Госкомстата
РФ от 05.01.2004 № 1. При автоматизированной обработке данных по
заработной плате указанным Постановлением предлагается форма №Т-
54а «Лицевой счет», в которой уже заполнены условно-постоянные реквизиты,
необходимые для расчета заработной платы (наименование организации,
Ф.И.О. работника, его табельный номер и другие), а различные виды выплат и
удержаний обозначены в виде кодов.
Ведение лицевых счетов по указанным формам не является
обязательным (пункт 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 года №402-
ФЗ). Работодатель может самостоятельно разработать форму первичной
документации для отражения сведений о выплаченной в течение календарного
года заработной плате. Необходимо лишь, чтобы в самостоятельно
разработанных формах присутствовали обязательные реквизиты первичного
учетного документа.
Расчет заработной платы работникам может отражаться как в расчетно-
платежной ведомости (форма № Т-49), предназначенной еще и для учета
выплаты заработной платы, так и в отдельном документе – расчетной
ведомости (форма № Т-51).
Расчетная ведомость применяется для расчета заработной платы
работникам организации (в том числе аванса – зарплаты за первую половину
месяца).
Организация может применять как самостоятельно разработанную
форму расчетной ведомости, так и форму №Т-51, утвержденную
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
22
Если организация применяет расчетно-платежную ведомость
(к примеру, по форме № Т-49), отдельная расчетная ведомость уже не
составляются.
Расчетная ведомость заполняется на всех работников, независимо от
того, каким образом они получают заработную плату (наличными или путем
перечисления на банковские карты).
Расчетная ведомость по форме №Т-51 составляется бухгалтерией в
одном экземпляре.
Начисление заработной платы в расчетной ведомости производится на
основании данных первичных документов по учету выработки, фактически
отработанного времени и других документов.
Работодатель обязан информировать работника о его заработной плате
при ее выплате (абзац 1 части 1 статьи 136 Трудового Кодекса РФ). Делается
это путем вручения расчетного листка.
«Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка.
В Трудовом Кодексе РФ указано, что работодатель разрабатывает форму
расчетного листка самостоятельно (часть 2 статьи 136 Трудового Кодекса
РФ)»
1
.
Для подтверждения факта вручения расчетного листка работнику
можно:
- или предусмотреть отрывную часть, на которой работник будет
расписываться;
- или вести журнал учета выдачи расчетных листков.
При этом, несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем
каждые полмесяца (часть 6 статьи 136 Трудового Кодекса РФ), расчетный
листок достаточно выдавать лишь с окончательным расчетом, ведь составные
части заработной платы при выплате аванса еще не известны.
Порядок обработки первичной документации по заработной плате
1
Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Заработная плата в современных условиях. – СПб.: Герда, 2015. –
С.96.
23
показан на рисунке 2.
Рисунок 2. Обработка информации по учету заработной платы
Для статистического наблюдения и отдельных расчетов (например,
среднего заработка) по оплате труда используется фонд заработной платы.
Состав фонда заработной платы устанавливается Госкомстатом России по
согласованию с Минэкономики, Минфином, Минтрудом и Центральным
банком Российской Федерации.
В состав фонда заработной платы включаются начисленные
организацией суммы оплаты труда независимо от источников их выплаты в
денежной и натуральной формах.
Таким образом, при осуществлении учета заработной платы
используется большое число документов. Документы, являющиеся основанием
для начисления заработной платы, следующие:
- штатное расписание, трудовые договоры, приказы о приеме на работу -
устанавливают систему, форму и размер оплаты труда сотрудника;
- наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени -
подтверждают выполнение норм выработки;
- служебные записки, приказы о поощрении - влияют на сумму
заработной платы в конкретном месяце.
24
1.3. Методика проведения аудита расчетов по оплате труда и иным
операциям
Начисление зарплаты, удержания из нее, расчет налоговых платежей -
трудоемкий процесс системы бухгалтерского учета любого предприятия. Такие
операции постоянно повторяются и характеризуются своей
многочисленностью. К особенностям указанного раздела учета можно отнести
и регулярные изменения налогового законодательства в этой области. Все
перечисленные факторы усложняют аудит расчетов с персоналом по оплате
труда и иным операциям.
В ходе проверки аудитор ставит следующие цели:
- изучение законности расчетов в сфере заработной платы;
- подтверждение соответствия учета действующим стандартам и
нормативно-правовым актам, определяющим порядок начисления и выплаты
зарплаты;
- оценка эффективности установленных у работодателя форм и систем
оплаты труда;
- установление полноты аналитического учета зарплаты;
- проверке полноты начисления и перечисления в бюджет НДФЛ,
начисления и расчетов в государственные внебюджетные фонды.
Аудит заработной платы позволяет решить множество задач. В первую
очередь, своевременная проверка операций по начислению зарплаты позволяет
предприятию получить аудиторское заключение с указанием ошибок и
недочетов в бухгалтерском учете, рекомендации по оптимизации форм и
систем оплаты труда.
В дальнейшем такое заключение дает возможность работодателю
привести в соответствие с законодательством бухгалтерский учет, без
экономических потерь и штрафных санкций пройти налоговую проверку, в
более короткие сроки провести процедуру ликвидации, реорганизации,
реструктуризации.
Базой для проведения аудита заработной платы и иным операциям