65
отличающиеся законностью, наглядностью, простотой и мобильностью.
Выполнение рекомендованных мероприятий поможет в дальнейшем
гарантировать объективность и достоверность бухгалтерской отчетности, а
также высокую эффективность работы ООО «ОфисДжет».
3.2 Разработка предложений по совершенствованию учета и повышению
эффективности работы сотрудников организации на основе оптимизации
оплаты труда
На сегодняшний день вопросу о состоянии и поиске возможных путей
совершенствования аудита расчетов в области оплаты труда в РФ отводится
немаловажное значение. Зарубежная и отечественная аудиторская практика
свидетельствует о важности развития и совершенствования аудиторской
деятельности, поскольку укрепление методической базы для качественного
проведения аудита - необходимое условие развития института аудита,
являющегося неотъемлемым элементом инфраструктуры современной
экономики.
Способы учета расчетов по оплате труда и учета рабочего времени,
которые используются на предприятии ООО«ОфисДжет» в данный момент,
являются достаточно приемлемыми, так как предприятие имеет небольшой
штат. Как уже отмечалось ранее, учет в ООО «ОфисДжет» ведется с помощью
лицензионного программного обеспечения «1С: Предприятие 8.2», однако,
данная программа достаточно узкоспециализированная в области оплаты труда.
Например, при начислении заработной платы расчеты по страховым взносам не
происходят автоматически, поэтому бухгалтеру требуется составлять этот
документ вручную.
Учет рабочего времени в ООО «ОфисДжет» не автоматизирован, и
бухгалтер тратит достаточно много времени на составление табеля. Все это
значительно усложняет начисление заработной платы и, как показал
внутренний аудит, возникают небольшие погрешности в ведении и оформлении
первичной документации. Также важно отметить, что руководители не имеют
удобной системы оценки эффективности работы сотрудников, так как учет
66
общего времени нахождения сотрудников на рабочем месте как таковой не
ведется. Отсутствует возможность получать сведения о посещении
сотрудниками своих рабочих мест, а также о том, сколько времени они провели
на предприятии. Поэтому руководству компании ничего не остается, как верить
своим работникам на слово, либо полностью полагаться на записи специалиста
по охране труда.
Вследствие этого внутренний контроль в ООО «ОфисДжет» организован
на достаточно слабом уровне. Для обоснования совершенствования учета
рабочего времени, смоделируем следующую ситуацию. Предположим, в
организации есть несколько сотрудников с примерно одинаковым опытом и
стажем работы. Если сотрудник находится на рабочем месте 5 часов и
выполняет работы на 4 часа, то это можно назвать хорошим результатом. А
бывает и наоборот, сотрудник находится на рабочем месте 9 часов, а время,
которое он затратил на труд, составляет всего 2-3 часа.
Следовательно, нужно разобраться, в чем причина такой разницы. Для
этого необходимо вести учет общего времени нахождения сотрудников на
рабочем месте и иметь данные о времени, затраченном ими на работу.
Благодаря такой информации руководство сможет быстро реагировать на
определенные отклонения в этих видах времени.
Всё это даст возможность выявлять причины неэффективной работы на
отдельных рабочих местах, сравнивать эффективность работы различных
сотрудников, а также избежать недопонимания между руководством и
сотрудниками предприятия. Таким образом, совершенствование учета рабочего
времени, которое будет основано на устройстве, считывающем отпечатки
пальцев U160, позволит повысить в ООО «ОфисДжет» точность измерения
времени нахождения сотрудников на предприятии, а также уменьшит влияние
человеческого фактора в данном процессе. Так как, одно дело, когда учет
рабочего времени полностью автоматизирован, а, следовательно, производится
точным и беспристрастным устройством. И другое дело, когда полагаешься на
слова сотрудников или специалиста по охране труда. Благодаря данному
67
устройству у руководителей ООО «ОфисДжет» будет информация, которая
позволит делать более точные измерения производительности каждого
работника, а при неудовлетворительных данных принимать необходимые меры.
Также стоит отметить, что и для самих сотрудников такое внедрение
будет полезным, так как некоторые люди стесняются признаться руководству,
что работают не так эффективно как могли бы из-за нехватки знаний или
опыта, из-за плохого самочувствия или из-за неисправности оборудования и
т.д. Что касается внедряемой программы «1С: Зарплата и Управление
Персоналом 3.1», то, как известно, процесс расчета заработной платы является
очень ответственным и сложным, так как требует специальных знаний в
бухгалтерском и кадровом учете. Сложность заключается в том, что при
расчете используются непростые формулы, а заработок исчисляется для
каждого сотрудника по отдельности с учетом его опыта и квалификации, а
также с учетом различных надбавок, начислений и удержаний.
А благодаря внедряемой программе в ООО «ОфисДжет» - «1С: ЗУП 3.1»,
учет расчетов с персоналом по оплате труда станет намного легче и удобней
для бухгалтера, так как эта программа очень проста в использовании и обладает
рядом таких преимуществ, как: - универсальность, так как программу можно
использовать на предприятиях с любым количеством сотрудников, любых
форм собственности, любых видов деятельности и любого региона Российской
Федерации; - эффективность, так как в программе очень удобный и понятный
интерфейс, что дает возможность оперативно освоить программу, а также
быстро и эффективно работать; - актуальность, так как «1С: ЗУП 3.1»
соответствует требованиям законодательства Российской Федерации, а когда в
законодательстве появляются изменения, то они своевременно вносятся в
программу. - совместимость, так как из предыдущих версий программы «1С:
ЗУП», возможен перенос данных в конфигурацию, а из других программ,
например, «КАМИН: Расчет заработной платы 3.0», «1С: Зарплата и кадры»,
«1С: Бухгалтерия» можно перейти на «1С: ЗУП 3.1», просто и легко. Таким
образом, благодаря определенному программному обеспечению руководство
68
ООО«ОфисДжет» сможет получать специализированную отчетность о
посещаемости и времени, проведенном сотрудниками на своих рабочих местах.
К такой отчетности будут относиться: - табель учета рабочего времени (форма
Т-13); - ежедневный отчет посещаемости; - табель посещаемости; - отчет о
приходах-уходах и т.д.
Это позволит в наглядной и удобной форме производить анализ
использования сотрудниками своего рабочего времени. А благодаря
внедряемой программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом 3.1» и
автоматизации табеля Т-13 начисление заработной платы станет намного
удобней и проще.
3.3 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
В настоящее время рынок информационных технологий предлагает ряд
программных решений для автоматизации процесса расчетов с персоналом по
оплате труда. Внедрение подобных программ дает возможность увеличить
эффективность работы предприятия. Совершенствование учета расчетов с
персоналом по оплате труда в ООО «ОфисДжет» будет реализовано благодаря
программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом 3.1».
Данная разработка 1С является эффективным решением,
обеспечивающим автоматизацию целого ряда задач, которые связаны с
расчетом заработной платы и управлением персоналом. Благодаря внедряемой
программе «1С: Зарплата и управление персоналом 3.1» у руководителей ООО
«ОфисДжет» появится целый ряд специальных управленческих возможностей.
Во-первых, «Монитор руководителя» - инструмент, благодаря которому
руководители ООО «ОфисДжет» смогут контролировать ключевые показатели,
которые связаны с эффективностью управления персоналом.
Во-вторых «Управление начислениями» - инструмент, благодаря
которому появляется возможность автоматизировать процедуру оформления и
утверждения изменений заработной платы, а следовательно руководство ООО
«ОфисДжет» сможет производить анализ изменений зарплаты и выплат
премий. Особо важно отметить, что с помощью данной программы главный
69
бухгалтер ООО «ОфисДжет» может выполнять следующие операции: - ведение
табельного учета; - учет начислений; - учет удержаний; - расчет зарплаты; -
составление ведомостей в банк; - составление ведомостей в кассу; - составление
зарплатных отчетов.
Также программа позволяет формировать регламентированную
отчетность в стандартизированной форме и в соответствии с актуальными
требованиями законодательства. Данная программа поможет бухгалтеру ООО
«ОфисДжет» снизить трудоемкость работы и повысить точность расчетов. Что
касается внедряемой в ООО «ОфисДжет» системы учета рабочего времени, то
она будет реализована с использованием устройства, считывающего отпечатки
пальцев. Таким устройством выступит сканер отпечатков пальцев U160 от
компании «ZKTeco». Это китайская компания, которая специализируется на
разработке биометрических и электронных систем контроля управления
доступом.
Данное устройство будет подсчитывать в ООО «ОфисДжет» время между
отметками с видом «Приход» и «Уход». Если возникнет ситуация, когда в
течение дня будет сделано несколько отметок о прибытии и уходе, то
устройство будет автоматически суммировать время между парами «приход-
уход» за день для каждого работника организации. Также стоит отметить, что
если сотрудник забыл поставить отметку, когда пришел на работу или когда
ушел с нее, то в таком случае проставлять время его работы придется вручную,
так как оно не будет учитываться устройством. Информация о посещениях
изначально будет храниться в сканере. Чтобы иметь к ней доступ, нужно будет
выгрузить данные со сканера в базу данных на компьютере в программе
«ZKTime 5.0».
Табель учета рабочего времени (форма Т-13) будет конечным документом
данного устройства. Табель будет создаваться в программе «1С: Зарплата и
Управление Персоналом 3.1» на основе данных, фиксируемых сканером. В
табель будут попадать данные в пределах месяца, чтобы обеспечить
70
возможность вводить табель как за часть месяца, так и за весь месяц сразу. Это
необходимо для начисления авансов.
Рассмотрим, каким образом в ООО «ОфисДжет» будет организована
система учета рабочего времени. В цикле работы системы пять основных
шагов. Первом шагом будет выгрузка информации о сотрудниках из базы «1С»
в базу данных «ZKTime». На втором шаге данная информация будет выгружена
из базы данных «ZKTime» в устройство, считывающее отпечатки пальцев.
После назначения 54 отпечатка пальцев каждой записи сотрудников,
устройство будет готово к использованию. На третьем шаге информация о
посещениях загружается со сканера в базу данных «ZKTime». На четвертом
шаге эти данные попадают в базу данных «1С». Последним шагом является
создание табеля учета рабочего времени на основании полученных данных.
Далее проведем оценку экономической эффективности от внедрения
разработанной системы учета расчетов с персоналом по оплате труда и системы
учета рабочего времени в ООО «ОфисДжет».
Источники экономического эффекта от внедрения информационных
систем могут быть следующими: - снижение трудоемкости работ, а,
следовательно, снижение себестоимости продукции и повышение
производительности труда; - экономия производственных ресурсов; -
увеличение объемов сбыта продукции, благодаря снижению брака и
повышению качества продукции; - дополнительный доход за счет решения
задач, направленных на повышение эффективности производства и сбыта,
которые до внедрения информационной системы не решались. Эффективность
внедрения информационных систем - это соотношение между эффектом от
внедрения информационных систем и затратами на их внедрение.
Для того, чтобы усовершенствовать учет расчетов с персоналом по оплате
труда и учет рабочего времени, предприятие понесет ряд затрат на следующие
мероприятия: - покупка и установка программы «1С: Зарплата и Управление
Персоналом 3.1»; - покупка и установка сканера отпечатка пальцев U160
компании «ZKTeco»; - настройка и первичное оснащение информационной
71
системы; - оплата за проверку и поддержание работоспособности системы; -
обучение персонала; - оплата труда сотрудника, ответственного за учет
рабочего времени; - оплата электроэнергии.
К прибыли предприятия, благодаря совершенствованию учета расчетов с
персоналом по оплате труда и учета рабочего времени будут относиться: -
уменьшение затрат на оплату учета рабочего времени; -увеличение прибыли за
счет более эффективного контроля использования сотрудниками своего
рабочего времени. Раньше сотрудник, отвечающий за учет рабочего времени на
предприятии тратил на это 30 минут в день. При 22 рабочих днях в месяц на это
уходило 11 часов в месяц. Сотруднику с оплатой в 300 руб./час необходимо
было платить за этот вид работ 3300 руб. в месяц. После совершенствования
системы учета рабочего времени, на этот вид работ в месяц будет уходить всего
около 1 часа. Таким образом, на этом будет экономиться до 3000 рублей в
месяц.
Наблюдения показывают, что иногда некоторые сотрудники по разным
причинам могут приходить на работу позже установленного времени. Обычно
такие опоздания не превышают 20 минут, однако, если большинство
сотрудников будет регулярно опаздывать, то это может привести к
значительному снижению общего времени выполняемых работ.
Также некоторые сотрудники могут работать недостаточно эффективно, а
для руководства очень важно быть осведомленными о причинах таких
отклонений. Расчет прибыльности от оптимизации использования
сотрудниками рабочего времени в результате проверок весьма условен и
неоднозначен. Но можно предположить, что, если примерно четверть из 20
сотрудников, приходящих на работу каждый день (часть сотрудников
выполняют работу не из офиса), регулярно опаздывают на 15-20 минут, то
предприятие потенциально теряет около 1 часа выполненных работ за день.
Так как 1 час работ организации стоит приблизительно 900 рублей, то
предприятие может терять на опозданиях до 20 тысяч рублей в месяц.
Следовательно, работа с сотрудниками над опозданиями и неэффективным
72
использованием своего рабочего времени может помочь сэкономить
предприятию немаленькую сумму. Также, что немало важно, благодаря
совершенствованию системы учета расчетов с персоналом по оплате труда в
ООО «ОфисДжет» с помощью программы «1С: Зарплата и Управление
Персоналом 3.1», бухгалтер сможет снизить трудоемкость работы и повысить
точность расчетов. И тем самым избежать ошибок в ведении и оформлении
первичных документов. В таблице 8 показаны ожидаемые расходы и
планируемые доходы в ООО «ОфисДжет» по первым 6 месяцам, при условии,
что эффект от работ с сотрудниками наступит на второй месяц использования
системы.
Таблица 8
Планируемые расходы и доходы на совершенствование учета
расчетов по оплате труда и учета рабочего времени в ООО
«ОфисДжет», тыс. руб.
№
п/п
Наименование затрат
Период (месяц)
1
2
3
4
5
6
1.1
Затраты на приобретение
программы «1С: Зарплата
и Управление Персоналом
3.1
9,5
-
-
-
-
-
1.2
Затраты на регистрацию,
установку и настройку
программы «1С: Зарплата
и Управление Персоналом
3.1» версии ПРОФ
2
-
-
-
-
-
1.3
Затраты на первичное
информационное
оснащение базы данных
«1С»
2,2
-
-
-
-
-
1.4
Затраты на создание
модуля для обмена между
базами «1С» и «ZKTime»
для конкретной
конфигурации
12
-
-
-
-
-
1.5
Затраты на приобретение
и доставку устройства
считывания отпечатков
пальцев U160 компании
«ZKTeco»
13
-
-
-
-
-
1.6
Затраты на установку и
настройку сканера, а
также
специализированного
программного обеспечения
«ZKTime 5.0»
11
-
-
-
-
-
73
2
Текущие затраты:
-
-
-
-
-
-
2.1
Затраты на обучение
персонала
-
-
-
-
-
2.2
Проверка и поддержание
работоспособности
системы
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
0,7
2.3
Затраты на
электроэнергию
0,1
0,1
0,1
0,1
0,1
0,1
2.4
Зарплата персонала, за
обслуживание системы
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
3
Общие затраты по
периодам
51
1,3
1,3
1,3
1,3
1,3
4
Ожидаемые доходы
-
-
-
-
-
-
4.1
Отпадает необходимость
ведения журнала приходов
и уходов, а также в ручном
составлении табеля учета
рабочего времени
3
3
3
3
3
3
4.2
Оптимизация
использования
сотрудниками рабочего
времени в результате
проверок
-
20
20
20
20
20
5
Общие доходы по
периодам
3
23
23
23
23
23
6
Денежный поток
-48
21,7
21,7
21,7
21,7
21,7
Рассчитаем величину экономического эффекта и экономической
эффективности совершенствования учета расчетов с персоналом по оплате
труда и учета рабочего времени:
Д = 3 + 23 + 23 + 23 + 23 +23 =118 тыс. руб.,
З = 51 +1,3 +1,3 +1,3 +1,3 +1,3 = 57,5 тыс. руб.,
Э =118 - 57,5 = 60,5 тыс. руб.,
Итак, по полученным результатам можно сделать выводы, что
совершенствование учета расчетов с персоналом по оплате труда и учета
рабочего времени являются эффективным для предприятия, поскольку затраты
на приобретение, установку и настройку окупятся уже на третий месяц. Затраты
на поддержание работоспособности системы и ее использование будут
незначительны (57,5 тыс. руб.), в то время как потенциальная прибыль
достаточно большая (118 тыс.руб.). Величина экономического эффекта
составит 60,5 тыс. руб.
74
Таким образом, совершенствование учета расчетов с персоналом по
оплате труда в ООО «ОфисДжет» благодаря внедрению программы «1С:
Зарплата и управление персоналом 3.1» является отличным решением для
предприятия. Так как внедрение данного продукта позволит автоматизировать
процесс расчета заработной платы и выйти предприятию на высокий уровень
управления. А благодаря внедряемой системе учета рабочего времени,
реализованной с использованием устройства, считывающего отпечатки
пальцев, ООО «ОфисДжет» снизит затраты за счет оптимизации использования
сотрудниками рабочего времени, а также за счет автоматизации учета рабочего
времени. Следовательно, данные мероприятия значительно усилят внутренний
контроль в ООО «ОфисДжет» и увеличат эффективность работы организации.
Выводы по главе 3
В целях совершенствования внутреннего контроля расчетов с персоналом
по оплате труда в ООО «ОфисДжет» рекомендуется автоматизировать табель
учета рабочего времени, а также предлагается совершенствование системы
оплаты труда путем внедрения устройства, которое будет считывать отпечатки
пальцев, а именно сканер U.1.6.0, и программы «1С.: Зарплата и Управление
Персоналом. .3.1.»
Данное устройство будет подсчитывать в ООО «ОфисДжет» время между
отметками с видом «Приход» и «Уход». Если возникнет ситуация, когда в
течение дня будет сделано несколько отметок о прибытии и уходе, то
устройство будет автоматически суммировать время между парами «приход-
уход» за день для каждого работника организации.
Оценка экономической эффективности данного мероприятия дает
возможность сказать, что совершенствование учета расчетов с персоналом по
оплате труда и учета рабочего времени являются эффективным для
предприятия, поскольку затраты на приобретение, установку и настройку
окупятся уже на третий месяц. Затраты на поддержание работоспособности
системы и ее использование будут незначительны (57,5 тыс. руб.), в то время