61
Таблица 16
Обобщающий РД
Нарушения, выявленные в результате аудиторской проверки
Выявленные нарушения
Ошибка,
тыс. руб.
1. Штатное расписание и оплата по нему пересматривается раз в
год, а необходимо хотя бы раз в квартал. Индексация заработной
платы не производится.
2. В расчетно-платежных ведомостях не заполняются строки и
графы, а именно, номера документов и коды структурных
подразделений
5,0
3. Отсутствует график отпусков
4. Недоначислены отпускные
1,0
5. Частично отсутствуют заявления на вычет по НДФЛ
3,4
Итого
9,4
Допустимый размер ошибки, при котором достоверность показателей
бухгалтерской отчетности не будет считаться нарушенной, составляет для
расходов по оплате труда – 90 тыс. руб. Обнаружены ошибки на сумму 9,4 тыс.
руб., что не выходит за рамки допустимого размера ошибки.
Для устранения вышеуказанных недостатков и обеспечения правильной
и рациональной организации учета расчетов с персоналом по оплате труда
рекомендуется:
– руководителю предприятия в первую очередь вывести на должный
уровень первичный учет, а именно: строгое и обязательное заполнение всех
реквизитов;
– главному бухгалтеру предприятия, путём дооформления документов
обеспечить наличие всех обязательных реквизитов, предусмотренных
законодательством;
– начальнику отдела кадров во избежание нарушений при оплате труда
следует пересматривать штатное расписание хотя бы один раз в квартал;
– главному бухгалтеру во избежание вероятности искажения
помесячных данных, рекомендуется, данные аналитического и синтетического
учёта сверять помесячно;
– руководителю предприятия внести в учетную политику данные по
инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда;
62
– установить программу «1С: Зарплата и управление персоналом» для
начисления оплаты труда работников предприятия.
– проводить внутренний контроль учета расчетов по оплате труда с
работниками, минимум 1 раз в квартал.
Закон о бухгалтерском учете обязал экономический субъект
организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов
хозяйственной жизни. К экономическим субъектам относится и ООО
«Продторг». Исполнение данной обязанности вызывает и у главных
бухгалтеров, и у руководителя учреждения немало вопросов, касающихся
порядка организации данного контроля.
В ООО «Продторг» штат работников небольшой, что не позволяет иметь
не только контрольно-ревизионный отдел, но и ревизора (контролера). Поэтому
эти функции возложены на главного бухгалтера. Это связано с тем, что в его
должностные обязанности входит:
– руководство работой по организации системы внутреннего контроля за
правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка
документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от
несанкционированного доступа;
– обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления
первичных учётных документов;
– оказание методической помощи руководителям отделений и другим
работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля,
отчетности и анализа хозяйственной деятельности.
Таким образом, уже в силу своих должностных обязанностей главный
бухгалтер наделен контрольными функциями. Но для совершенствования
внутреннего контроля, для выявления потенциальных рисков и недопущения
ошибок и их предотвращения, в случае их возникновения, в организации
следует организовать должный внутренний финансовый контроль, в частности
по оплате труда.
Оплата труда работников ООО «Продторг» является одной из важных
63
статей расходов организации. Также заработная плата, в силу своих функций,
является главным стимулятором воспроизводства. Исходя из этого, важно
выявлять риски в области оплаты труда, исправлять допущенные ошибки и
предотвращать возможные последствия. Всё это требует организации
эффективной системы внутреннего контроля.
Для ООО «Продторг» предлагается следующие направления
усовершенствования внутреннего финансового контроля, в частности, в сфере
оплаты труда.
1. Так как данное предприятие с небольшим финансовым и кадровым
потенциалом создание специализированных подразделений внутреннего
контроля здесь не целесообразно. Организационная и методическая работа по
осуществлению контроля может возлагаться на главного бухгалтера,
руководителя или на любого другого работника бухгалтерии. Если
возможности организации позволяют открыть штат ревизора (контролера), то
целесообразнее нанять сотрудника на эту должность.
2. Разработать Положение о внутреннем контроле в организации. На
основе положения разработать стандарты внутреннего контроля и стандарты
внутреннего контроля и аудита, осуществляемые контрольно-аудиторскими
подразделениями. Стандарты внутреннего контроля должны применяться
каждым сотрудником с помощью самоконтроля, контроля по уровню
подчиненности, смежного контроля.
3. По каждой из процессов и процедур, выполняемых в рамках оплаты
труда, выявить риски. Для каждого риска, включенного в реестр рисков,
определяется комплекс мер по их минимизации. Риски и меры по минимизации
рисков в части учета расчетов оплаты труда представлены в приложении 13.
Документом, являющимся основанием выполнения текущих мер по
контролю, будет карта внутреннего финансового контроля (по оплате труда).
Для примера разработана карта внутреннего финансового контроля и
представлена в приложении 14.
4. Далее, результаты с карт внутреннего финансового контроля
64
заносятся в Журнал учёта внутреннего контроля (представлен в приложении
15). Результаты с карт внутреннего контроля можно заносить в журнал,
например, раз в месяц.
5. Затем полагается составление и представление отчетности по
результатам внутреннего контроля. Например, разработан «Отчет о
проведённых контрольных мероприятиях на «31» марта 2019г.» (представлен в
приложении 16). Служба внутреннего контроля (или ревизор / контролер)
ежеквартально (например, не позднее чем через семь рабочих дней со дня
завершения отчетного квартала) представляет руководителю отчет о
проведенных контрольных мероприятиях. Отчетность, которую подписывает
руководитель СВК или контролер, должна содержать достоверную и полную
информацию о результатах ВК в учреждении.
Отчет можно предоставлять по группе операций и процессов раз в
месяц, и сводный по все проведенным контрольным мероприятиям раз в
квартал.
6. Также следует проводить постоянный мониторинг средств контроля –
осуществление регулярного наблюдения за исполнением контрольных мер с
целью обеспечения их непрерывности и эффективности.
Мониторинг осуществляется в отношении средств контроля, которые
применятся для минимизации значимых рисков. Результаты мониторинга
используются для корректировки предпринимаемых мер по контролю.
Можно выделить следующие методы контроля: самоконтроль, контроль
по уровню подчиненности, смежный контроль, контроль по уровню
подведомственности. Последний метод относится к последующему контролю,
остальные относятся к предварительному контролю.
Элементы системы внутреннего контроля ООО «Продторг» в
обобщенном виде приведены в приложении 17.
Итак, перед тем как вводить систему внутреннего контроля, необходима
серьезная методология, которая заключается в формировании списка операций,
возможных рисков и карт внутреннего контроля, также необходимо
65
надлежащим образом проанализировать нормативно-правовые акты,
регулирующие внутренний контроль.
Внутренний контроль в организации должен вводиться поэтапно. В
приложении 18 представлены этапы внедрения внутреннего контроля в ООО
«Продторг».
Таким образом, можно сделать вывод, что численность работников ООО
«Продторг» небольшая, поэтому здесь нет отдельного отдела или ревизора
(контролера), который осуществлял бы внутренний контроль, позволяющий
вовремя выявлять ошибки, предотвращать риски и их последствия. В связи с
этим была разработана методика внедрения СВК в данной организации.
Внутренний контроль в организации должен вводиться поэтапно. Внедрение
настоящей методики проводится в 6 этапов, в результате которой в организации
должна функционировать эффективная СВК по оплате труда, обеспечивающая
надежность финансовой информации, а также снижающая риски проведения
ошибочных процедур. Внедрение системы внутреннего контроля в ООО
«Продторг» позволит обеспечить достоверность информации, оптимально
использовать ресурсы.
3.3. Разработка предложений по совершенствованию учета и повышению
эффективности работы сотрудников организации на основе оптимизации
оплаты труда
В современных условиях хозяйствования большое значение имеет
дальнейшее совершенствование документооборота по учету выработки и
заработной платы, в частности, сокращение количества первичных документов
на основе автоматизации первичного учета и внедрения машиночитаемых
документов вместо бумажных.
В ООО «Продторг» используется автоматизированная система
бухгалтерского учета с использованием современных персональных
компьютеров, что является важной частью системы информационного
обеспечения всей деятельности, на которых установлены обновленные
66
профессиональные программы такие, как «1С: Предприятие 8.3» для ведения
бухгалтерского учета.
Предлагается установить программу «1С: Зарплата и управление
персоналом» для начисления оплаты труда работников предприятия.
В «1С: Предприятие» версия 8.3 есть бухгалтерский учёт зарплаты, но
нет ее расчёта, т.е. в программе автоматизированы начисление и выплата
заработной платы (оклады, надбавки и районные коэффициенты), отпускные и
больничные (до 59 сотрудников), с оформлением соответствующих документов
(включая платежные документы), но если начисленная сумма отличается от
оклада, учет больничных и отпускных ведется для 60 и более сотрудников,
требуется расчёт с учётом различных начислений и удержаний (например, в
«1С: Предприятие» не поддерживается автоматический расчет сверхурочных,
ночных и т.п.), то сумму необходимо будет рассчитать отдельно и ввести в
программу в ручную (или загрузить из программы 1С: Зарплата и Управление
персоналом 8).
Внедрение программы «1С: Зарплата и управление персоналом» в ООО
«Продторг» необходимо т.к. требуется автоматизация расчёта различных видов
и форм оплаты труда (повременная [с использованием месячных, дневных и
почасовых тарифных ставок], сдельная, а также их варианты — повременно-
премиальная и сдельно-премиальная формы оплаты труда), для расчёта
всевозможных доплат, начислений и удержаний (премии, больничные,
отпускные, пособия по уходу за ребенком, «за выслугу лет», разовые или
долгосрочные доплаты и т.д.), учета рабочего времени, ведения штатного
расписания, полноценного воинского учета с формированием необходимой
отчетности, а также решения задач связанных с реализацией кадровой политики
предприятия.
Основным преимуществом новой версии 1С УЗП является возможность
вести кадровый, налоговый и регламентированный учет согласно
существующему законодательству Российской Федерации.
Однако на этом потенциал программы 1С ЗУП не ограничивается, и ее
67
применяют многие компании, ориентированные на максимально качественную
организацию работы с персоналом, для управления человеческими ресурсами
частных компаний малого, среднего и крупного бизнеса.
В «1С: Зарплате и управлении персоналом 8» автоматизирована
поддержка всех необходимых процессов для управления персоналом. Также
благодаря программе 1С ЗУП можно легко осуществлять расчёт зарплаты,
налогообложение, подготавливать отчетность и справки, которые требуются
для предоставления в государственные и социальные фонды. Можно
рассчитывать затраты на зарплату и премии за установленные периоды года.
Что касается правовых норм, то в каждой функции учтены требования
действующего законодательства, а также тенденции развития предприятий в
вопросах, касающихся управлением персоналом.
В «1С: Зарплата и управление персоналом», версия 8.3 возможно
провести анализ заработной платы. Перед тем, как в 1С посмотреть
начисленную зарплату, нужно зайти в меню «Зарплата» в поле «Отчеты по
заработной плате». При составлении отчета можно выбрать период начисления,
заполнить сведения по каждому сотруднику, проанализировать удержания и
применения льгот. Программа 1С: 8 формирует аналитические данные и анализ
в разрезе любого показателя. Все отчеты выводятся на печать.
Программа «1С: Зарплата и управление персоналом», версия 8.3
позволяет формировать отчеты по зарплате.
Отчеты найти можно в разделе Зарплата – Отчеты по зарплате:
1) Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) – выводятся
начисления, удержания и выплаты по сотрудникам, сгруппированные
помесячно. Сальдо выводится на начало и на конец месяца, включенного в
период формирования отчета.
2) Анализ ФОТ по начислениям – выводится сопоставление планового
фонда оплаты труда сотрудников и фактической зарплаты сотрудников как и в
отчете «Анализ ФОТ по сотрудникам», но с точностью до отдельных
начислений.
68
Расчетная ведомость в произвольной форме в 1С 8.3 ЗУП 3 – это
«Анализ зарплаты по сотрудникам». Существуют два его варианта: «Анализ
зарплаты по сотрудникам (помесячно)» и «Анализ зарплаты по сотрудникам (в
целом за период)». Отличие отчета Анализ зарплаты по сотрудникам (в целом
за период) в том, что данные за несколько месяцев будут выведены в одной
таблице.
В отчёте «Анализ зарплаты по сотрудникам» содержится информация
обо всех начислениях и выплатах за выбранный период, а также об
отработанных днях и часах, с разбивкой по подразделениям и по сотрудникам.
В «Анализе зарплаты» видны все начисления за выбранный период. Строки
соответствуют сотрудникам, сгруппированным по отделам или обособленным
подразделениям. Столбцы показывают виды начислений и удержаний. В
правой части отчета отображаются все выплаты, например, авансы, отпускные,
выплаченные в межрасчет, заработная плата. Сальдо на конец месяца
показывает переплату или недоплату, задолженность за предприятием или
сотрудником.
Используя этот отчет, руководитель может:
1) Оценить, какую долю в общем бюджете составляют выплаты по
каждому подразделению;
2) Увидеть, как много было переработано часов конкретным
сотрудником, чтобы, например, понять, есть ли смысл в найме
дополнительного работника;
3) Понять, какой вид выплаты составляет наибольшую долю бюджета.
Эта информация подскажет пути поиска альтернативных решений для
экономии бюджета:
– Например, если обнаружено, что расходы на командировочные
слишком высоки, то можно рассмотреть вариант решения некоторых задач
удалённо или найти в штат сотрудника, живущего в часто посещаемом городе.
– Если высоки расходы на социальные выплаты, такие как пособия по
больничным листам или декретные выплаты, можно обратить внимание
69
бухгалтерии на необходимость быстрее вернуть деньги из Фонда социального
страхования.
В отчете есть 4 варианта отбора: организация, подразделение,
должность, физическое лицо.
Также возможно сформировать отчет «Свод начислений и удержаний по
организации» в разделе Зарплата – Отчеты. Свод обобщает итоги по различным
видам начислений за выбранный период. Используя этот отчёт удобно
отслеживать динамику по периодам. Руководителям и аналитикам требуется
сравнивать выплаты за текущий и предыдущие годы. Допустим, большую долю
расходов составляли командировочные выплаты, но с открытием филиала в
другом городе они сократились. Оклад по дням также может уменьшиться, если
заработная плата в том регионе ниже.
Другая ситуация: выплаты за текущий и предыдущий годы по каждой
строке примерно равны, но с появлением нового отчёта 6-НДФЛ явно
увеличилась доплата за работу в праздники и выходные. Это риск снижения
мотивации сотрудников бухгалтерии, так как расходуется их личное время.
Возможно, стоит рассмотреть возможность найма нового работника.
Также возможно сформировать отчет «Бухучет зарплаты». В этом отчёте
отражена информация об общей сумме начислений за выбранный период,
налогов и взносов с этих начислений.
В этом отчёте можно заметить изменения суммы взносов в фонды в
течение года и планировать взносы на следующий год. Например, к концу года
взносы в ПФР и ФСС могут уменьшаться. Принципиальное значение имеет
достижение предельной базы начислений сотрудникам. Для расчета взносов в
ПФР предельная база - 1 021 000,00р. После превышения предела, ставка
взносов в Пенсионный Фонд меняется с 22% до 10%. Взносы в ФСС после
достижения базы в 815 000,00 перестают выплачиваться. То есть к концу года
доля взносов в ПФР и ФСС от общих начислений значительно уменьшается от
первоначальных 30%.
Если в начислениях предел не достигнут, прогнозировать расходы на
70
взносы легко, они составляют 30% от начислений, за исключением
необлагаемых видов выплат. Но в большинстве организаций происходит
превышение предельной базы и снижение ставок. В таком случае проще
ориентироваться на отчет за прошлый период, чем рассчитывать
самостоятельно.
Для контроля и анализа расходов на оплату труда в рамках программы
1С, предлагается формировать отчет «Анализ расходов на оплату труда». Отчет
предназначен для получения сведений о расходах на оплату труда и
отчислениях на социальные нужды. Он позволяет контролировать расходы по
зарплате и налогам по каждому подразделению и номенклатурной группе (по
всем счетам затрат).
Таким образом, начисление заработной платы – дело довольно
кропотливое, особенно для большой организации. Вручную без ошибок это
выполнить весьма проблематично. Нужно учесть все льготы, налоговые
вычеты, применить разные ставки НДФЛ. Начисление зарплаты в 1С позволяет
полностью автоматизировать весь процесс учета. При грамотном внесении
первичных данных, есть возможность формировать отчеты аналитического
учета для руководства и в государственные органы.
В работе предложены следующие мероприятия:
1) разработана методика внедрения системы внутреннего контроля
(СВК) в данной организации. Внутренний контроль в организации должен
вводиться поэтапно. Внедрение настоящей методики проводится в 6 этапов, в
результате которой в организации должна функционировать эффективная СВК
по оплате труда, обеспечивающая надежность финансовой информации, а
также снижающая риски проведения ошибочных процедур.
2) Предлагается установить программу «1С: Зарплата и управление
персоналом» для начисления оплаты труда работников предприятия, которая
позволяет проводить анализ фонда оплаты труда, сокращает ошибки в учете.
Прогнозируемое сокращение ошибок в ООО «Продторг» при внедрении
мероприятий по учету оплаты труда отражено в таблице 17.