56
«Об утверждении Инструкции о порядке составления, предоставления годовой,
квартальной бухгалтерской отчетности государственных бюджетных и
автономных учреждений», от 15.12.2010г. № 173н «Об утверждении форм
первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета,
применяемых органами государственной власти, органами местного
самоуправления, органами управления государственными внебюджетными
фондами, государственными академиями наук, государственными
учреждениями и методических указаний по их применению», от 30.03.2015 №
52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров
бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти,
органами местного самоуправления, органами управления государственными
внебюджетными фондами, государственными учреждениями, и Методических
указаний по их применению», и другими законодательными и нормативными
актами.
Однако в отдельных случаях требования вышеуказанных актов в
проверяемом периоде не соблюдались. Так, при проверки правильности и
полноты организации учетной политики выявлены следующие замечания:
1. В связи с вступлением в силу Приказа № 52н, Указание Банка России
от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства"
1
8
(Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N
32404), Приказов Минфина России от 29.08.2014 № 89н, от 06.08.2015 № 124н,
от 01.03.2016 № 16н, от 31.12.2015 № 227н соответствующие изменения в
учетную политику и Приложение № 5 к учетной политике «График
документооборота» не внесены.
Необходимо отметить, что график документооборота составлен
1
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404)
57
формально без учета специфики и особенностей Финансово- хозяйственной
деятельности ДООСЦ. Например, графиком предусмотрено формирование и
исполнение документов не характерных и неиспользуемых в учреждениях
данного типа: книга продаж (п.42), книга покупок (п.43), карточка учета
лимитов бюджетных обязательств (п.48) и др.
Так же в рамках учетной политики утвержден перечень первичных
учетных документов, по которым формы законодательством РФ не
установлены, однако образцы таких документов к учетной политике не
приложены.
Кроме того утвержденный план счетов предусмотренный учетной
политикой не отражает его фактического применения в финансовой
деятельности предусмотренной в Инструкциях 157н,162н.
Оплата труда работников ДООСЦ регламентирована локальными
нормативно- правовыми актами, утвержденными приказом ДООСЦ от
09.01.2014 № ½-од: Положением о порядке и условиях установления
премиальных выплат по итогам работы, за выполнение особо важных и
срочных работ; Положением о порядке и условиях выплаты материальной
помощи работникам; Положением о порядке и условиях доплат за работу, не
входящую в круг должностных обязанностей, а так же коллективным
договором утвержденным директором ДООСЦ и согласованным
представителем трудового коллектива 24 июля 2014года.
Размеры базовых окладов работников ДООСЦ установлены в
соответствии с приложением № 2 к постановлению администрации г.
Хабаровска от 08.11.2013 № 756 «Об установлении размеров базовых окладов,
базовых ставок заработной платы работникам муниципальных казенных и
бюджетных учреждений системы образования по профессиональным
квалифицированным группам, финансируемым за счет средств бюджета».
Согласно штатному расписанию с 01.01.2015 года фонд оплаты труда
работников ДООСЦ утвержден в сумме 788044,95 рублей в месяц с
количеством штатных единиц 20. Штатное расписание на 01.01.2016
58
утверждено без изменений, относительно 2015 года, с фондом оплаты труда в
сумме 788044,95 рублей в месяц с количеством штатных единиц 20.
Проверка состояния учета расчетов с персоналом по оплате труда
проведена за период работы с 01.01.2015 по 31.12.2015г.
При проверке правильности начислений и выплаты заработной платы
использовались вышеуказанные правовые акты, штатное расписание, табели
учета рабочего времени, приказы ДООСЦ, журнал операций с безналичными
денежными средствами № 2, журнал операций расчетов по оплате труда № 6,
карточки- справки (ф. 0504417), записки – расчеты об исчислении среднего
заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях,
расчетные и сводные ведомости.
Аналитический учёт расчётов с работниками по заработной плате
осуществляется бухгалтером централизованной бухгалтерией ручным
способом, без использования автоматизированного программного продукта
«1С: Зарплата и кадры бюджетного учреждения».
При проверки учета расчетов с персоналом по оплате труда выявлены
следующие нарушения:
В ходе проверки выявлен случай неправильного расчета оплаты труда
педагогу дополнительного образования Тельмановой Ю.Ш. в августе 2017 г.
бухгалтером излишне начислена сумма в размере 5200 руб. 00 коп. Также
неверно удержано по исполнительному листу у Ушакова В.Б.
3.2 Совершенствование внутреннего контроля расчетов с персоналом по
оплате труда
Закон о бухгалтерском учете обязал экономический субъект
организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов
хозяйственной жизни. К экономическим субъектам относится и МБУ ДО
ДООСЦ. Исполнение данной обязанности вызывает и у главного бухгалтера, и
у директора учреждения немало вопросов, касающихся порядка организации
59
данного контроля. Штат в учреждении не большой, что не позволяет иметь
ревизора. Поэтому эти функции возложены на главного бухгалтера. Поэтому
эти функции возложены на главного бухгалтера. Это связано с тем, что в его
должностные обязанности входит:
- руководство работой по организации системы внутреннего контроля за
правильностью оформления хозяйственных операций, соблюдением порядка
документооборота, технологии обработки учетной информации и ее защиты от
несанкционированного доступа;
-обеспечение контроля за соблюдением порядка оформления первичных
учётных документов;
- оказание методической помощи директору и другим работникам
организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа
хозяйственной деятельности.
Таким образом, уже в силу своих должностных обязанностей главный
бухгалтер наделен контрольными функциями. Но для совершенствования
внутреннего контроля, для выявления потенциальных рисков и недопущения
ошибок и их предотвращения, в случае их возникновения, в организации
следует организовать должный внутренний финансовый контроль, в частности
по оплате труда. Оплата труда работников учреждения является одной из
важных статей расходов организации. Также заработная плата, в силу своих
функций, является главным стимулятором воспроизводства. Исходя из этого,
важно выявлять риски в области оплаты труда, исправлять допущенные
ошибки и предотвращать возможные последствия. Всё это требует организации
эффективной системы внутреннего контроля.
Изучив международный опыт по организации внутреннего контроля,
разработанные на данный момент Концепции, Положения, стандарты по
внутреннему аудиту и др., для МБУ ДО ДООСЦ предлагается следующие
направления усовершенствования внутреннего финансового контроля, в
частности, в сфере оплаты труда.
1. В настоящий момент нет единой методологии и нормативной базы по
60
организации внутреннего финансового контроля в бюджетных учреждениях.
Предварительными условиями, которые объективно необходимы для
правильного результативного функционирования системы внутреннего
контроля необходимо признать наличие:
- сформированной нормативной базы;
- специально созданных или наделенных соответствующими
полномочиями структурных подразделений и определение им задач в данной
области, закрепление прав, обязанностей, а также ответственности за их
неисполнение;
- установление квалификационных требований к профессиональным
знаниям и навыкам директора и сотрудников организации, необходимым для
осуществления финансового управления, в том числе внутреннего финансового
контроля.
2. Так как данное учреждение с небольшим финансовым и кадровым
потенциалом создание специализированных подразделений внутреннего
контроля здесь не целесообразно. Организационная и методическая работа по
осуществлению контроля может возлагаться на главного бухгалтера, директора
или на любого другого работника бухгалтерии. Если возможности организации
позволяют открыть штат ревизора (контролера), то целесообразнее нанять
сотрудника на эту должность.
Разработать Положение о внутреннем контроле в учреждении. На
основе положения разработать стандарты внутреннего контроля и стандарты
внутреннего контроля и аудита, осуществляемые контрольно-аудиторскими
подразделениями. Стандарты внутреннего контроля должны применяться
каждым сотрудником с помощью самоконтроля, контроля по уровню
подчиненности, смежного контроля.
3. По каждой из процессов и процедур, выполняемых в рамках оплаты
труда, выявить риски:
- риски нарушения требований законодательства и иных нормативных
правовых актов, регулирующих оплату труда работников учреждения;
61
- риски неправильного или неполного отражения результатов
реализации процессов, выполнения процедур (операций) в бухгалтерском
учете;
-риски искажения и (или) несвоевременности представления
документации (работниками, например, справки на стандартные вычеты и т.д.)
и т.д. После выявления рисков следует сделать их анализ и сформировать по
ним реестр рисков.
4. Для каждого риска, включенного в реестр рисков, определяется
комплекс мер по их минимизации. К мерам по минимизации рисков можно
отнести:
- уточнение правил (регламентов) выполнения отдельных операций
(процедур, действий);
уточнение мер по контролю в отношении операций (процедур,
действий), выполняемых в рамках финансового управления;
повышение квалификации сотрудников, выполняющих операции
(процедуры, действия), которым сопутствуют риски, подлежащие
минимизации;
иные меры, выполнение которых может привести к минимизации
рисков.
3.3 Разработка предложений по совершенствованию учета и повышению
эффективности работы сотрудников организации на основе оптимизации
оплаты труда
Ранее было установлено, что в результате аудиторской проверки были
выявлены нарушения по следующим направлениям:
-в ходе инспектирования возникали проблемы со своевременностью
предоставления всех необходимых документов из-за отсутствия налаженного
процесса делопроизводства (различные места хранения);
- несоответствие учетной политики действующему законодательству;
-некорректно ведется начисление заработной платы.
62
Для решения указанных проблем были даны следующие рекомендации:
-разработать график документооборота по учету расчетов с персоналом
по оплате труда;
-разработать политику резервирования под оплату труда, результаты
которой закрепить в Учетной политике;
- разработать Положение по расчету средней заработной;
- разработать Положение о внутреннем контроле в учреждении.
Внутренний контроль в организации должен вводиться поэтапно.
Первый этап внедрения методики внутреннего контроля начинается с
определения отделов, в которых возникают расходы и для которых будут
разработаны регламентные документы, в частности бухгалтерский учет по
оплате труда в данном учреждении. Далее обозначаются функции и
определяется круг ответственных лиц за их выполнение.
На втором этапе выясняются риски, которые могут привести к
финансовым потерям или исказить финансовую отчетность.
Третьим этапом нужно утвердить положение о системе внутреннего
контроля, содержащее информацию о количестве сотрудников, методах и
способах контроля, функциях службы внутреннего контроля.
На четвертом этапе проводятся сами контрольные процедуры:
формирование карты внутреннего контроля, свод информации по контрольным
процедурам в журнал учета контрольных мер.
Пятым этапом службами внутреннего контроля предоставляется отчет о
проведении контрольных процедур руководству.
На шестом этапе производится наблюдение за результатами основных
показателей контрольных процедур.
На начальном этапе внедрения данной методики внутренний контроль
должен быть сосредоточен на детальных проверках (расчетные листы, журналы
операций, Главная книга, первичные документы и т.д.). Данная процедура
позволит выявить наиболее уязвимые для рисков и ошибок места. Далее в ходе
развития процесс внутреннего контроля будет совершенствоваться и проникать
63
в организационную деятельность предприятия, где он будет предоставлять не
только информацию о качестве учетной деятельности, но и предложения по её
усовершенствованию.
Документом, являющимся основанием выполнения текущих мер по
контролю, будет карта внутреннего финансового контроля (по оплате труда).
Для примера разработана карта внутреннего финансового контроля и
представлена в таблице 19:
Таблица 19
Карта внутреннего финансового контроля
.
№
Объект проверки
Срок
проведения
проверки
Период, за
который
проводится
проверка
Ответственный
исполнитель
1
Расчетная
ведомость
Ежемесячно
Месяц
бухгалтер
Карта внутреннего контроля – документ, содержащий по каждой
отражаемой в нем операции данные о должностном лице, ответственном за
выполнение операции, периодичности выполнения операции, должностных
лицах, осуществляющих контрольные действия в ходе самоконтроля и (или)
контроля по уровню подчиненности (подведомственности), периодичности
контрольных действий, а также иные необходимые данные.
Процедура формирования карты внутреннего контроля состоит из
следующих этапов:
- анализ предметов ВК на необходимость проведения в отношении них
контрольных мероприятий;
формирование перечня процессов и операций ВК, требующих доработки
или изменения;
формирование перечня документов, процессов и операций, в отношении
которых целесообразно проведение контрольных мероприятий.
Далее, результаты с карт внутреннего финансового контроля заносятся в
Журнал учёта внутреннего контроля (представлен в таблице 20). Результаты с
64
карт внутреннего контроля можно заносить в журнал раз в месяц.
Журнал учета внутреннего контроля Таблица 20
Дата
прове
рки
Руковод
итель
объекта
проверк
и
Лицо,
ответств
енное за
проведе
ние
проверк
и
Предме
т
контро
ля и
контро
льные
действи
я
Выявленн
ые
нарушен
ия
Дата
устранения
замечания/от
ветственный
Подпись
лица,
осуществл
явшего
контрольн
ые
процедур
ы
30.08.
2017
Старых
Е.П.
Федорче
нко Ю.П.
Расчетн
ая
ведомос
ть
Неправиль
но
рассчитана
сумма
удержания
по НДФЛ
сентябрь
Затем полагается составление и представление отчетности по результатам
внутреннего контроля. Например, разработан «Отчет о проведённых
контрольных мероприятиях на «31» августа 2017 г.» (представлен в таблице
21). Служба внутреннего контроля (или ревизор / контролер) ежеквартально
(например, не позднее чем через семь рабочих дней со дня завершения
отчетного квартала) представляет руководителю отчет о проведенных
контрольных мероприятиях. Отчетность, которую подписывает руководитель
СВК или контролер, должна содержать достоверную и полную информацию о
результатах ВК в учреждении.
Отчет о проведенных контрольных мероприятиях Таблица 21
Предмет ВК
Тип контрольных
мероприятий и
метод ВК
Проверяемый
период
Фактическое
выполнение
контрольного
мероприятия
1
2
3
4
Расчетная
ведомость
Текущий и
последующий
контроль;
контроль по
уровню
подчинённости
август
Принято к
исполнению
Отчет можно предоставлять по группе операций и процессов раз в месяц,
65
и сводный по всем проведенным контрольным мероприятиям раз в квартал.
Также следует проводить постоянный мониторинг средств контроля –
осуществление регулярного наблюдения за исполнением контрольных мер с
целью обеспечения их непрерывности и эффективности. Мониторинг
осуществляется в отношении средств контроля, которые применятся для
минимизации значимых рисков. Результаты мониторинга используются для
корректировки предпринимаемых мер по контролю.
Можно выделить следующие методы контроля: самоконтроль, контроль
по уровню подчиненности, смежный контроль, контроль по уровню
подведомственности. Последний метод относится к последующему контролю,
остальные относятся к предварительному контролю. Для организации
эффективной системы внутреннего контроля в бюджетных учреждениях
необходима нормативная и методологическая база, разработанная на уровне
государства с учетом специфик местности и организационных форм
организаций.
Элементы системы внутреннего контроля бюджетной организации
ДООСЦ в обобщенном виде приведены в таблице 22.
Элементы системы внутреннего контроля Таблица 22
Цель – повышение эффективности управления финансами в
бюджетном учреждении
Результаты внутреннего контроля и его анализ
Объективные результаты
Субъективные результаты
Акт проверки; Отчет по
результатам контроля; Оценка
рисков; Отчет о результатах
последующего
автоматизированного
оперативного внутреннего
контроля.
Журнал учета выявленных ошибок и
нарушения;
Отчет о проведенных контрольных
мероприятиях.
Методы внутреннего контроля
Проверка документов на соответствие НПА, внутренним стандартам;
Подтверждение (согласование) операций, действий; Сверка данных;
Сбор, анализ и мониторинг информации о результатах выполнения
функций и осуществления полномочий.
Определение и оценка рисков