33
ют при помощи записи:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – если эту задол-
женность нельзя удержать из зарплаты работника.
В дальнейшем сумма задолженности может быть списана, а также отра-
жена в учете ООО «Броско» при помощи записей:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Несвоевременно возвращенные подотчетные деньги в ООО «Броско»
квалифицируются как дебиторская задолженность, которая должна быть взыс-
кана. Задолженность по ним сохраняется в случае увольнения работника и в
последующем ее могут признать безнадежной в общем порядке, а также спи-
сать на прочие расходы, которые признаются с целью обложения налогами
прибыли.
В ООО «Броско» в 2016-2018 гг. сотрудников не направляли в загранич-
ные командировки. Поэтому проведем рассмотрение теоретического примера.
В загранкомандировку может быть направлен только работник субъекта
хозяйствования. Это устанавливают нормы ТК РФ.
Сотрудники, которых по поручению руководителя направляют в загран-
командировку, получают компенсацию дополнительных расходов:
на оформление визы, загранпаспорта, страховки;
на оплату обязательных сборов.
Согласно ст. 8 и ст. 9 ТК РФ, максимальный срок командировок, в т.ч. за
рубеж, может устанавливать трудовой договор, соглашение, коллективный до-
говор, локальные акты предприятия (приказ, распоряжение).
Возможность осуществления служебных загранкомандировок за счет
предприятия-работодателя предусматривается только для подотчетного лица,
иными словами – работника, связанного с предприятием взаимоотношениями
по трудовому договору. Соответственно, физическое лицо, которое в штате
34
предприятия не состоит, невозможно направить в служебную загранкоманди-
ровку, и, соответственно, ему не могут выплачиваться суммы на расходы по
командировке.
Направление работника в служебную командировку оформляют прика-
зом руководителя.
Работнику по возвращении из командировки нужно на протяжении 3-х
рабочих дней предоставить работодателю:
авансовый отчет о потраченных в связи с командировкой суммах с
приложением подтверждающей документации;
отчет об исполненной работе в командировке, который согласован с
руководителем структурного подразделения работодателя, в письменном виде.
Так как сотрудника направляли на территорию зарубежной страны, не-
которые его расходы, совершенные в командировке, можно оформить докумен-
тами, которые составили на иностранном языке. В данном случае они должны
обладать построчным переводом на русский язык, в связи с чем, к авансовому
отчету требуется перевод документации, составленной на иностранном языке.
Поступление иностранной валюты в кассу предприятия отражается сле-
дующим образом:
Дебет счета 50 «Касса», например, на субсчете 50/4 «Касса в иностран-
ной валюте»
Кредит счета 52 «Валютные счета субсчет 52/2 «Текущие валютные сче-
та».
Выдача иностранной валюты на командировочные расходы отражается
записью:
Дебет счета 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валю-
те»
Кредит счета 50/4 «Касса в иностранной валюте».
При этом выдачу подотчетных сумм в рублях можно учитывать по суб-
счету 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях».
Бухгалтерский и налоговый учет расходов по загранкомандировкам
35
производится в том же порядке, как и при командировках в пределах Россий-
ской Федерации. Особого внимания требуют лишь операции с иностранной ва-
лютой и учет курсовой разницы.
Курсовые разницы, возникающие при изменении курса валют за время
командировки, отражаются:
Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит счета 50/4 «Касса в иностранной валюте».
Бухгалтерский учет по валютным счетам предприятия и операциям в
иностранной валюте ведется в рублях на основании пересчета иностранной ва-
люты по официальному курсу Российской Федерации на дату совершения опе-
рации.
Оплата суточных при загранкомандировках осуществляется в размере:
в сумме суточных не более 700 руб. в день при проезде по территории
Российской Федерации;
в сумме суточных не более 2 500 руб. в день при нахождении на тер-
ритории иностранных государств.
Операции по учету расходов можно отразить в учете следующими про-
водками (таблица 6).
Таблица 6
Корреспонденция счетов при учете расходов на заграничную
командировку
Содержание хозяйственных операций
Корреспондирующие
счета
дебет
счета
кредит
счета
Получены по чеку деньги для выдачи работнику аванса
на командировку в рублях
50/1
51
Получены деньги с текущего валютного счета для вы-
дачи работнику аванса на командировку в иностранной
валюте
50/4
52/2
Выдан работнику в подотчет аванс в рублях
71/1
50/1
Выдан работнику в подотчет аванс в иностранной ва-
люте
71/2
50/4
Отражена положительная курсовая разница на дату
выдачи валютных средств из кассы в подотчет
50/4
91/1
36
Продолжение таблицы 6
Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в
иностранной валюте
50/4
71/2
Отражен возврат неизрасходованной подотчетной суммы в
рублях
50/1
71/1
Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по
возвращенной неизрасходованной подотчетной сумме в ино-
странной валюте на дату ее возврата в кассу
91/2
71/2
На основании авансового отчета фактические и докумен-
тально подтвержденные командировочные расходы в ино-
странной валюте отнесены на себестоимость продукции
20
71/2
Отражена отрицательная курсовая разница, возникшая по
командировочным расходам в иностранной валюте, на дату
их списания на себестоимость продукции
91/2
71/2
На основании авансового отчета фактические и докумен-
тально подтвержденные командировочные расходы в рублях
отнесены на себестоимость продукции (без учета НДС)
20
71/1
Отражена сумма НДС по произведенным командировочным
расходам в рублях в пределах Российской Федерации
19
71/1
Предъявлены к вычету суммы НДС, относящиеся к команди-
ровочным расходам в рублях в пределах Российской Феде-
рации
68-1
19
Предприятие должно проводить инвентаризацию подотчетных сумм, в
ходе которой проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с
учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каж-
дому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).
Исходя из вышеизложенного, необходимо отметить, что в процессе фи-
нансово-хозяйственной деятельности у ООО «Броско» возникает потребность в
использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по ко-
мандировкам, выдачи им средств на представительские цели, покупки товаров
у других предприятий или у физических лиц, а также на иные хозяйственно-
операционные цели. При этом работники ООО «Броско», получающие денеж-
ные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются
подотчетными лицами.
37
2.3. Документальное оформление и учет расчетов с подотчетными
лицами по суммам, выданным на хозяйственные и представительские
расходы
Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Броско» ведется в про-
грамме «1С:Бухгалтерия 8.3».
Представительскими расходами ООО «Броско» считаются расходы по
приему и обслуживанию представителей других предприятий, участвующих в
переговорах для установления и поддержания сотрудничества.
Работнику ООО «Броско», который является ответственным за расходо-
вание денег на представительские расходы, после окончания приема, необхо-
димо по форме № АО-1 подготовить авансовый отчет. К нему прилагаются аб-
солютно все первичные документы, которые подтверждают расходы по приему
делегации (например, закупочные акты, чеки ККТ и т.д.).
Подотчетные суммы, которые не были возвращены сотрудниками
ООО «Броско» в предусмотренные сроки, отражаются по кредиту счета
71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей». Данные суммы в последующем списываются со счета 94
в дебет счета 70 (в том случае, если они могут удерживаться из заработной пла-
ты работника предприятия) либо 73 (в том случае, если они не могут удержи-
ваться из заработной платы работника предприятия).
ООО «Броско» провело деловую встречу с представителями стороннего
предприятия, программа которой включала: переговоры в бизнес-холле, посе-
щение театра, последующий ужин в ресторане, размещение партнеров в гости-
нице и доставку их в аэропорт с утра. На билеты и ужин были выданы денеж-
ные средства из кассы в размере 50 000 руб. коммерческому директору Уваро-
ву И.Г. Остальные расходы были оплачены в безналичном порядке.
Затраты составили:
аренда бизнес-холла – 27 325 руб. (включая НДС 4 168,22 руб.);
буфетное обслуживание – 4 857 руб. (в т.ч. НДС 740,90 руб.);
стоимость билетов в театр – 15 337 руб.;
38
ужин в ресторане – 23 456 руб.;
стоимость проживания в гостинице – 8 500 руб.;
транспортные расходы – 2 856 руб.
Проводки по учету представительских расходов в ООО «Броско» приве-
дены в таблице 7.
Таблица 7
Проводки по учету представительских расходов в
ООО «Броско»
Де-
бет
счета
Кре-
дит
счета
Сумма,
руб.
Расчет
Детали-
зация
Доку-
менты
Примеча-
ние: суммы,
принимае-
мые к нало-
говому уче-
ту
60
51
27 325,00
-
Оплата
аренды
Выписка
банка
-
26
60
23 156,78
27 325,00
– 4 168,22
Приняты
расходы на
аренду
бизнес-
холла
Договор,
акт вы-
полнен-
ных работ
Не принима-
ются
19
60
4 168,22
-
Принят к
учету
входной
НДС
Счет-
фактура
Входной НДС
нельзя при-
нять к выче-
ту (т.к. не
принимаются
расходы)
60
51
4 857,00
-
Оплата
буфета
Выписка
банка
-
26
60
4 116,10
4 857,00 –
740,90
Приняты
расходы на
буфетное
обслужи-
вание
Договор,
акт вы-
полнен-
ных работ
Принимается
19
60
740,90
-
Учтен вхо-
дящий НДС
Счет-
фактура
Принимается
к вычету
71
50
50 000,00
-
Выданы
денежные
средства в
подотчет
Расход-
ный кас-
совый ор-
дер
-
26
71
15 337,00
-
Учтена
стоимость
билетов в
театр
Авансо-
вый отчет
Не принима-
ются
39
Продолжение таблицы 7
26
71
23 456,00
-
Учтена
сумма
ужина в
ресторане
Авансо-
вый отчет
Принимаются
50
71
11 207,00
-
Возвраще-
ны неис-
траченные
денежные
средства в
кассу
Приход-
ный кас-
совый ор-
дер
-
60
51
8 500,00
-
Оплачены
расходы на
прожива-
ние в гос-
тинице
Выписка
банка
-
26
60
8 500,00
-
Приняты к
учету за-
траты на
гостиницу
Договор,
акт вы-
полнен-
ных работ
Не принима-
ются
60
51
2 856,00
-
Оплата
услуг
транспорт-
ного пред-
приятия
Выписка
банка
-
26
60
2 856,00
-
Приняты к
учету
транспорт-
ные затра-
ты
Договор,
акт вы-
полнен-
ных работ
Принимаются
Таким образом, затраты на проведение деловой встречи обошлись
ООО «Броско» в 77 421,88 руб.
Также необходимо отметить, что в налоговом учете представительские
расходы – нормируемые – они не могут превышать 4% от суммы заработной
платы за текущий отчетный период. Также список принимаемых затрат при
расчете налога на прибыль строго ограничен в ст. 264 НК РФ. При этом размер
расходов, превышающих лимит и не учтенных при подсчете прибыли в теку-
щем квартале, может быть принят в течение года по мере увеличения затрат на
оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Кроме того, сумма входного НДС может быть принята к вычету лишь в
том случае, когда представительские расходы учтены при подсчете налогообла-
гаемой прибыли (п. 7 ст. 171 НК РФ). Если такие затраты не принимаются к
40
расчету прибыли, то и входной НДС с этих трат списывается в расходы, не вли-
яющие на расчет налога, проводкой Дебет счета 91.2 Кредит счета 19.
В условиях примера сумма затрат на аренду бизнес-холла не принимает-
ся при расчете прибыли, соответственно, и сумма входного НДС не может быть
включена в книгу покупок, даже при наличии корректно оформленных доку-
ментов. Таким образом, бухгалтеру нужно будет списать НДС в размере
4 168,22 руб. в прочие расходы:
Дебет счета 91.2 Кредит счета 19 – 4 168,22 руб.
В декабре 2017 г. ООО «Броско» организовал деловую встречу с бизнес-
партнерами, программа которой состояла из обеда в ресторане «Разговоры» и
посещения театра. На проведение мероприятия работнику ООО «Броско» Ката-
еву С.Р. выдали под отчет деньги на сумму 40 000 руб.
Сумма фактических расходов на деловое мероприятие составила
27 200 руб., в т.ч.:
– обед в ресторане «Разговоры»: 14 000 руб., транспортные услуги по
доставке партнеров в ресторан: 1 200 руб.;
– билеты в театр: 10 500 руб., транспортные услуги по доставке партне-
ров в театр: 1 500 руб.
Остатки неиспользованных средств Катаев С.Р. вернул в кассу
ООО «Броско».
Бухгалтер ООО «Броско» сделал в учете следующие проводки (табли-
ца 8).
Таблица 8
Проводки по учету представительских расходов в
ООО «Броско»
Дата
Содержание
операции
Документ-
основание
Сумма,
руб.
Дебет
счета
Кредит
счета
05.12.2017
Катаевым С.Р. получе-
ны средства под отчет
Расходный кассовый
ордер, заявление
40 000
71
50
15.12.2017
Учтены представитель-
ские расходы на обед и
посещение театра
Отчет авансовый, от-
чет о переговорах,
акт о представитель-
ских расходах, ресто-
ранный счет-фактура
24 500
26
71
41
Продолжение таблицы 8
18.12.2017
Возращен остаток
невостребованных
средств Катаевым С.Р.
в кассу
Приходный кассовый
ордер
12 800
50
71
18.12.2017
Транспортным пред-
приятием выставлен
счет на оплату услуг
доставки
Счет-фактура, аван-
совый отчет
2 700
26
76
19.12.2017
Перечислены средства
в счет оплаты за услу-
ги доставки
Платежное поручение
2 700
76
51
Отметим, что по НК РФ расходы на культурное мероприятие
ООО «Броско» (посещение театра 10 500 руб.), а также транспортные расходы
(1 500 руб.) в налоговом учете не признаются как представительские расходы.
Сотрудника Иванова Л.И. отправили в командировку на пять дней, ему
под отчет выдали сумму 20 000 руб. Размер суточных у Иванова Л.И. составил
1 000 руб. По возвращению он предоставил авансовый отчет с приложенной
документацией:
– билеты на поезд в оба конца в размере 8 000 руб. (в т.ч. НДС:
1 220 руб.), НДС выделили отдельной строкой;
– счет от гостиницы на бланке строгой отчетности в размере 5 000 руб.
(в т.ч. НДС: 763 руб.), НДС тоже выделили отдельной строкой (таблица 9).
Таблица 9
Проводки бухгалтерского учета командировочных расходов в
ООО «Броско»
Сумма,
руб.
Дебет
счета
Кредит
счета
Название операции
20 000
71
50
Деньги выдали под отчет из кассы
6 780
20
71
Расходы на билеты списали без учета НДС
1 220
19
71
Выделили НДС по затратам на билеты
1 220
68.НДС
19
Направили НДС к вычету
4 237
20
71
Списали затраты на гостиницу без учета НДС
763
19
71
Выделили НДС по затратам на гостиницу
763
68.НДС
19
Направили НДС к вычету
5 000
20
71
Списали суточные
2 000
50
71
Работник вернул остаток денег в кассу пред-
приятия
Как правило, под расходами на хозяйственные нужды подразумеваются
42
затраты, которые связаны с приобретением в торговой розничной сети хозяй-
ственных либо канцелярских принадлежностей, бензина, материалов и т.д.
Так, Петрову О.В. выдали под отчет из кассы 12 000 руб. На подотчет-
ную сумму работник купил материалов на сумму 11 800 руб. (в т.ч. НДС –
1 800 руб.).
Бухгалтер ООО «Броско» сделал записи:
Дебет счета 71 Кредит счета 50-1 – 12 000 руб. – выданы денежные
средства Петрову О.В. под отчет;
Дебет счета 10 Кредит счета 71 – 10 000 руб. (11 800 руб. – 1 800 руб.) –
оприходованы материалы;
Дебет счета 19 Кредит счета 71 – 1 800 руб. – учтен НДС по оприходо-
ванным материалам на основании счета-фактуры поставщика;
Дебет счета 68 Кредит счета 19 – 1 800 руб. – принят к вычету НДС по
материалам;
Дебет счета 50.1 Кредит счета 71 – 200 руб. (12 000 руб. – 11 800 руб.) –
возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.
В ООО «Броско» расчеты с подотчетными лицами включают в себя:
приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, канцелярских
товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств.
Рассмотрим перечень расходов ООО «Броско», оплата которых осу-
ществляется подотчетными суммами (таблица 10).
Таблица 10
Расходы ООО «Броско», оплата которых осуществляется
подотчетными суммами
Виды расходов
Расходы
Хозяйственные
Основные средства и материалы
Канцелярские
Почтовые
Бытовая химия
Документы проездные и прочее
В ООО «Броско» издан приказ, согласно которому средства под отчет
могут получать сотрудники и главный бухгалтер.