38
Рисунок 4 - Структура расходов средств, выданных подотчет в
ООО «Медицинский центр доктора Князева»
Командировочное удостоверение сотруднику оформляется и
подписывается в одном экземпляре. В течение всего периода командировки
документ находится у него.
Срок командировки определяется в приказе директором ООО
«Медицинский центр доктора Князева», учитывая при этом объем, сложность и
другие особенности служебного поручения. Иными словами, предельный срок
командировки отсутствует. Основным документом, подтверждающим срок
поездки, является командировочное удостоверение.
Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или
другого транспортного средства от места постоянной работы
командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия,
командированного на место назначения.
При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно
днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее
– последующие сутки. Аналогично определяется день приезда работника на
место его постоянной работы. Вопрос присутствия сотрудника на работе в день
выезда и в день приезда из командировки решается по договоренности с
директором ООО «Медицинский центр доктора Князева» в зависимости от
времени отправки и прибытия транспортного средства.
Например, заместитель директора по медицинской части 10 октября
(отправка поезда – 12 часов 34 минуты) направлена в служебную командировку
39
в другой город. Согласовав данный факт с директором предприятия, в день
своей отправки на рабочем месте она отсутствовала. На место постоянной
работы сотрудница прибыла 14 октября в 23 часа 28 минут, поэтому дни
командировки – это 10, 11, 12, 13 и 14 октября (т.е. 5 дней). В том случае, если
аэропорт, вокзал или пристань расположены за чертой города, то также
учитывается время, необходимое для проезда к ним.
Если аэропорт, из которого сотрудник прибывает обратно, находится в
пятидесяти минутах езды на автотранспорте. Поэтому, прилетев в 23 часа 28
минут, сотрудница потратила еще 50 минут на проезд (до постоянного места
работы). Следовательно, временем прибытия будет 00 часов 18 минут 15
октября, что значит – 6 дней командировки (10, 11, 12, 13, 14 и 15 октября).
Фактически срок пребывания в командировке определяется отметками в
командировочном удостоверении (датами приезда и выезда). На них ставятся
печати и подписи уполномоченных должностных лиц. В том случае, когда
сотрудника командируют в несколько организаций, которые находятся в
разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате
приезда и дате выезда проставляются каждой из организаций.
В период нахождения сотрудника учреждения в командировке и в пути
за ним сохраняется средний заработок за все дни работы по графику,
установленному в ООО «Медицинский центр доктора Князева». В случае
болезни командированного, при подтверждении нетрудоспособности, ему
возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются
суточные. Причем в течение всего времени, пока у него не появилась
возможность приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к
месту постоянного жительства. За период болезни сотруднику начисляется
пособие по временной нетрудоспособности по общим правилам.
Направляя сотрудника ООО «Медицинский центр доктора Князева» в
командировку, ему выдают аванс. Данный аванс (денежные средства)
используются для оплаты расходов на проезд и найма жилого помещения, а
40
также дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места
постоянного жительства (суточных).
Однако, при командировке сотрудника в организацию, откуда у него
есть возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства,
суточные не выплачиваются.
Если сотрудник организации является совместителем, то в таком случае
за ним сохраняется средний заработок у того работодателя (той организации),
который направил его в командировку. При направлении данного сотрудника в
командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на
условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих
работодателей. А вот возмещаемые расходы по командировке распределяются
между командирующими работодателями по взаимному соглашению между
ними.
Расходы, которые сотрудник произвел сверх выданного аванса, а также
иные расходы, которые были им произведены с разрешения директора ООО
«Медицинский центр доктора Князева», ему возмещаются. Определенные
суммы и размеры расходов, которые связаны с командировкой, в исследуемой
организации определяются коллективным договором и локальным
нормативным актом.
Возмещение расходов по проезду (в том числе страхового взноса на
обязательное личное страхование пассажиров, оплата услуг по бронированию,
оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных
принадлежностей) осуществляется только при наличии подтверждающих
документов.
Возмещение расходов по бронированию и найму жилого помещения на
территории РФ сотрудникам ООО «Медицинский центр доктора Князева»
(кроме случаев, когда жилье им предоставляется на бесплатной основе)
осуществляется в порядке и размерах, определенных коллективным договором
и локальным нормативным актом.
41
В случаях направления специалистов в загранкомандировки
командировочные удостоверения не оформляются. Оплата или возмещение
расходов сотрудника в иностранной валюте, которые связаны с
загранкомандировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом
от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ.
При направлении сотрудника ООО «Медицинский центр доктора
Князева» в командировку на территорию иностранного государства
дополнительно возмещаются следующие затраты (рисунок 5). Причем
последний пункт дает широкие возможности для возмещения расходов, но,
разумеется, документально подтвержденных и экономически обоснованных.
Рисунок 5 - Дополнительные расходы, выданные подотчет в ООО
«Медицинский центр доктора Князева»
По окончанию командировки в течение трех рабочих дней сотрудник
должен предоставить в бухгалтерию организации следующие документы:
авансовый отчет о суммах, израсходованных в ходе командировки, и
окончательный расчет по выданному ему авансу;
отчет о выполненном задании в письменной форме, согласованный с
директором ООО «Медицинский центр доктора Князева»;
Сборы за право
въезда или
транзита
автомобильного
транспорта
Расходы на
оформление
заграничного
паспорта, визы и
других выездных
документов
Обязательные
консульские и
аэродромные
сборы
Расходы на
оформление
обязательной
медицинской
страховки
Иные
обязательные
платежи и сборы
42
К авансовому отчету обязательно прикладываются следующие
документы:
командировочное удостоверение;
подтверждающие расходы документы о фактических расходах по
проезду, о найме жилья и других расходах, которые связаны с
командировкой.
В том случае, когда сотрудником не предоставлен в бухгалтерию
предприятия в установленные сроки авансовый отчет и остаток средств в кассу,
предприятие удерживает сумму задолженности из заработной платы
подотчетного лица, которое получило аванс.
2.3 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ООО
"Медицинский центр доктора Князева"
Учет по операциям с подотчетными лицами в ООО "Медицинский центр
доктора Князева" ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Далее
рассмотрим учет служебных командировок по территории РФ сотрудников
ООО "Медицинский центр доктора Князева".
Напомним, что служебной командировкой признается поездка
сотрудника по распоряжению в данном случае директора ООО "Медицинский
центр доктора Князева" с целью совершения служебного задания вне места
постоянной работы. За весь период нахождения сотрудника в командировке
(включая время нахождения его в пути) за ним сохраняется средняя заработная
плата за все рабочие дни недели согласно с установленным графиком по месту
постоянной работы.
В ООО "Медицинский центр доктора Князева" для учета расчетов с
подотчетными лицами ведется специальные журналы – Журнал учета
сотрудников, выбывающих в командировку и Журнал учета сотрудников,
прибывших из командировки. В одном из данных журналов работник ООО
"Медицинский центр доктора Князева" подтверждает факт отбытия в
43
командировку личной подписью при получении командировочного
удостоверения. Кроме того, приказом по предприятию закреплено
ответственное лицо, отвечающее за ведение данных журналов.
Как было замечено ранее, расчет фактического времени (суточных)
нахождения сотрудника в командировке осуществляется на основании отметок
в командировочном удостоверении (по форме № Т-10), которое выписывается
по приказу директора ООО "Медицинский центр доктора Князева". В данном
удостоверении указываются такие обязательные атрибуты, как фамилия, имя,
отчество, период, место и цели командировки сотрудника. При выбытии
сотрудника предприятия с места постоянной работы в командировку и
прибытии его в место назначения и обратно ставятся отметки. По возвращению
из командировки сотрудник ООО "Медицинский центр доктора Князева" сдает
в бухгалтерию предприятия свое командировочное удостоверение и составляет
авансовый отчет (по форме № АО-1), который утверждает директор ООО
"Медицинский центр доктора Князева" или уполномоченное лицо. К
авансовому отчету в обязательном порядке прилагаются все подтверждающие
совершенные сотрудником расходы документы.
При командировке сотруднику ООО "Медицинский центр доктора
Князева" в случае наличия подтверждающих документов могут быть
возмещены следующие расходы:
расходы по найму жилого помещения, включая плату за бронирование
номеров в гостиницах и отелях;
расходы на проезд к месту командировки и обратно, включая плату за
использование постельных принадлежностей в поездах;
расходы на проезд транспортом общего пользования к месту
командировки;
суточные за период нахождения сотрудника в командировке, включая
время нахождения его в пути;
расходы на различные комиссионные и страховые сборы;
44
расходы на услуги вокзалов и аэропортов;
расходы на перемещение багажа.
Суточные выплачиваются в ООО "Медицинский центр доктора Князева"
командированным сотрудникам за каждый день нахождения их в
командировке. В соответствии со статьей 168 ТК РФ и п.3 статьи 217 НК РФ в
ООО "Медицинский центр доктора Князева" директором установлены
следующие размеры суточных: для командировок на территории РФ – 700 руб.,
для командировок за пределы РФ – 2 100 руб.
Данные значения суточных не превышают пределы, установленные НК
РФ, и поэтому суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ.
В том случае, когда командированным сотрудником предприятия
израсходована не вся полученная им подотчетная сумма, то в день сдачи
авансового отчета в бухгалтерию предприятия ему необходимо вернуть
оставшуюся сумму аванса в кассу организации. При этом сотруднику будет
выдана квитанция от приходного кассового ордера (по форме № КО-1), копию
которой он должен сдать вместе с авансовым отчетом с целью подтверждения
полного расчета по полученной подотчет сумме.
Далее рассмотрим типовые проводки учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" (таблица 2).
Далее рассмотрим пример отражения в учете расчетов с подотчетными
лицами в случае командировки сотрудника ООО "Медицинский центр доктора
Князева" на территории РФ. Главный бухгалтер Потапов А. В. Клиники по
распоряжению директора получил в подотчет денежные средства в сумме
31 500 руб. по расходному кассовому ордеру № 95 от 06.12.2017 года на
командировку в Екатеринбург продолжительностью 7 дней. Целью
командировки является повышение квалификации «Изменения в налоговом
учете РФ с 01.01.2018 г.». Задолженность по ранее выданным в подотчет
суммам сотрудник на 06.12.2017 год не имеет.
45
Таблица 2
Корреспонденция счетов при учете расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" для
командировок на территории РФ
Содержание операции
Дебет
Кредит
1. Командированному сотруднику выданы в подотчет
из кассы предприятия денежные средства на
командировочные расходы
71
50
2. Выданы командированному сотруднику в подотчет
денежные средства с расчетного счета предприятия
71
51
3. Отражены расходы по найму жилого помещения,
суточные, билеты на проезд и др.
44
71
4. Начислен НДС на услуги
19
71
5. В кассу предприятия возвращена неиспользованная
подотчетная сумма
50
71
6. Отражена сумма задолженности сотрудника перед
предприятием по невозвращенному остатку
подотчетной суммы
73
94
7. Удержана из заработной платы сотрудника сумма
задолженности по выданным авансам
70
73
Основанием для совершения командировки данного сотрудника являются
следующие документы:
служебное задание с целью направления сотрудника в командировку от
06.12.2017 года № 44 (Приложение 1);
приказ директора ООО "Медицинский центр доктора Князева" от
06.12.2017 года № 45 о направлении сотрудника в служебную
командировку продолжительностью 7 дней, с 07.12.2017 года по
13.12.2017 года в город Екатеринбург, с размером суточных в сумме 700
руб. в день (Приложение 2);
смета командировочных расходов (расходы на приобретение
железнодорожных билетов – 5 800 руб. х 2 = 11 600 руб.; расходы по
найму номера в гостинице «Турист» - 5 суток х 3 000 руб. = 15 000 руб.;
суточные – 7 суток х 700 руб. = 4 900 руб.; Итого – 31 500 руб., в т.ч. НДС
на услуги – 1 769,5 + 2 288,1 = 4 057,6 руб.);
командировочное удостоверение от 05.12.2017 года № 43, подписанное
директором ООО "Медицинский центр доктора Князева" и заверенное
печатью (Приложение 3).
46
Перед убытием в командировку сотрудник ООО "Медицинский центр
доктора Князева" Потапов А.В. 06.12.2017 года был зарегистрирован в Журнале
учета сотрудников, которые выбывают в командировку. По прибытию из
командировки сотрудником предприятия 14.12.2017 года был сдан в
бухгалтерию предприятия авансовый отчет Потапова А.В. об израсходованных
денежных средствах № 44. К авансовому отчету были приложены следующие
подтверждающие расходы документы:
железнодорожные билеты Сургут-Екатеринбург и Екатеринбург-Сургут
на общую сумму 9 600 руб., в т.ч. НДС – 1 464,4 руб.;
счет № 6523745 от 07.12.2017 года гостиницы «Турист» за 5 суток
проживания на общую сумму 12 500 руб., в т.ч. НДС – 1 906,8 руб.;
командировочное удостоверение Потапова А.В. с отметкой в ООО «Плюс
Сервис» город Екатеринбург.
Отразим представленные события в виде операций по расчетам с
подотчетными лицами, полученные проводки представим в таблице 3.
Далее рассмотрим пример служебной командировки заместителя
директора по техническим вопросам Орлова В.С. за границу для приобретения
оборудования. В соответствии со статьей 8 и 9 ТК РФ коллективным договором
ООО "Медицинский центр доктора Князева" определены максимальные сроки
командировок, в том числе и за рубеж. В загранкомандировки направляются
сотрудники предприятия, которые являются подотчетными лицами и состоят в
штате данной организации. Направление сотрудника организации в
загранкомандировку оформляется все тем же приказом директора. Сотруднику
ООО "Медицинский центр доктора Князева" выдается служебное задание, в
котором указывается фамилия, имя и отчество командированного, его
должность и структурное подразделение в котором он работает.
47
Таблица 3
Операции с подотчетным лицом ООО "Медицинский центр доктора
Князева" Потаповым А.В.
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1. Командированному сотруднику Потапову
А.В. выданы в подотчет из кассы
предприятия денежные средства на
командировочные расходы (расходный
кассовый ордер от 06.12.2017 № 95)
71
50
31 500
2. Отражены расходы по найму жилого
помещения, суточные, билеты на проезд и
др. (авансовый отчет от 14.12.2017 года №
44)
44
71
23 628,8
3. Начислен НДС на услуги
19
71
3 371,2
4. В кассу предприятия возвращена
неиспользованная подотчетная сумма
(приходный кассовый ордер от 14.12.2017
№ 91)
50
71
4 500
5. Представлен НДС к возмещению
68/2
19
3 371,2
Кроме того, указывается страна, город и наименование организации, в
которую он командируется, дата выбытия и прибытия сотрудника из
командировки, продолжительность командировки, количество дней без учета
времени нахождения сотрудника в пути, наименование организации за счет
которой финансируется командировка (организации, направляющей
сотрудника в командировку или принимающей его), основание принятого
решения о служебной командировке и цель самой командировки. Служебное
задание подписывает начальник структурного подразделения, в котором
работает командируемый и генеральный директор организации.
В том случае, когда сотрудник организации командирован на
предприятие, которое находится на территории участников СНГ, с которыми
заключены межправительственные соглашения, осуществляется оформление
командировочного удостоверения.
Однако, в том случае, когда сотрудник организации командируется в
другие государства – командировочное удостоверение оформлять не требуется.
По возвращению из командировки сотрудник предприятия в течение
трех дней представляет работодателю следующие подтверждающие документы: