48
авансовый отчет об израсходованных в процессе командировки суммах с
приложением к нему подтверждающих расходы документов;
отчет о проделанной в командировке работе, согласованной с
начальником структурного подразделения организации и генеральным
директором в письменном виде.
Так как сотрудник организации направляется в командировку на
территорию иностранного государства, то некоторые его расходы,
осуществленные в командировке, могут быть подтверждены документами,
которые составлены на иностранном языке. В данном случае, к авансовому
отчету должен быть приложен построчный перевод на русский язык
документов, которые составлены на иностранном языке.
При этом работодатель возмещает сотруднику следующие расходы:
суточные (в данной организации установленная норма составляет 2 100
руб.);
расходы на проезд (стоимость билета, проезд на общественном транспорте и
др.);
расходы по найму жилого помещения (гостиницы или отеля);
расходы по оформлению загранпаспорта (сборы и пошлины);
расходы на оформление визы;
расходы на междугородние телефонные переговоры;
услуги VIP-залов (залов офисных делегаций).
При этом целесообразным будет открытие следующих субсчетов:
субсчет 71/1 – расчеты с подотчетными лицами, открытый в рублях;
субсчет 71/2 – расчеты с подотчетными лицами, открытый в иностранной
валюте;
субсчет 50/1 – касса предприятия, в рублях;
субсчет 50/2 – касса предприятия, в иностранной валюте;
субсчет 68/1 – расчет с бюджетом по НДФЛ;
субсчет 69/1 – расчеты по социальному страхованию и обеспечению;
49
субсчет 91/1 – прочие доходы;
субсчет 91/2 – прочие расходы.
Далее рассмотрим типовые проводки учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" (таблица 4).
Таблица 4
Корреспонденция счетов при учете расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" для
загранкомандировок
Содержание операции
Дебет
Кредит
1. Командированному сотруднику выданы в подотчет
из кассы предприятия денежные средства на
командировочные расходы в иностранной валюте
71/2
50/2
2. Командированному сотруднику выданы в подотчет
из кассы предприятия денежные средства на
командировочные расходы в рублях
71/1
50/1
3. Отражена курсовая разница по задолженности
командированного сотрудника в иностранной валюте
(на дату въезда на территорию РФ)
71/2
91/1
4. Отражена курсовая разница по задолженности
командированного сотрудника в иностранной валюте
(на дату утверждения авансового отчета)
91/2
71/2
5. Списаны расходы по авансовому отчету,
выраженные в иностранной валюте
26, 44
71/2
6. Списаны расходы по авансовому отчету,
выраженные в рублях
26, 44
71/1
7. Возвращен в кассу предприятия остаток выданной
подотчетной суммы в иностранной валюте
50/2
71/2
8. Возвращен в кассу предприятия остаток выданной
подотчетной суммы в рублях
50/1
71/1
9. Начислен взнос на социальное страхование (дата
начисления заработной платы в период
командировки)
26, 44
69
10. Удержан НДФЛ из заработной платы сотрудника
(дата выплаты заработной платы в период
командировки)
70
68/1
Далее рассмотрим пример отражения в учете расчетов с подотчетными
лицами в случае командировки сотрудника ООО "Медицинский центр доктора
Князева" за рубеж.
Заместитель директора по техническим вопросам (табельный № 2) по
распоряжению директора организации получил в подотчет аванс по расходному
кассовому ордеру от 17.11.2017 года № 81 в сумме 1 150 € (по курсу 64,81 руб.)
на командировку в Германию с целью приобретения медицинского
оборудования. Продолжительность командировки составляет 5 дней с
50
17.11.2017 года по 21.11.2017 год. Задолженность по ранее выданным в
подотчет суммам сотрудник Орлов В. С. на 17.11.2017 года не имеет.
Основанием для совершения командировки данного сотрудника
являются следующие документы:
приглашение немецкой компании «TRANSFER» с целью проведения
переговоров в Берлине в главном офисе компании, в приглашении
оговорено, что все командировочные расходы несет российская сторона;
приказ директора Общества о направлении в командировку сотрудника
Орлова В. С. в город Берлин от 16.11.2017 года № 36 с целью проведения
переговоров с компанией «TRANSFER» сроком на 5 дней;
смета командировочных расходов Потапова А.В. (таблица 5).
Таблица 5
Смета командировочных расходов Орлова В. С. в ООО
"Медицинский центр доктора Князева" для загранкомандировки
Наименование расходов
Сумма, в
иностранной
валюте
Сумма, в
рублях
1. Железнодорожные билеты Сургут-Екатеринбург и
Екатеринбург-Сургут (5 800 руб. х 2 = 11 600 руб.)
178,98
11 600
2. Авиабилеты авиакомпании «Airlines»
Екатеринбург-Берлин (Германия) и Берлин-
Екатеринбург (Россия) (7 200 руб. х 2 = 14 400
руб.)
222,19
14 400
3. Номер в гостинице «Berlin» на 4 суток х 75 €
По нормам (65 € в сутки)
Сверх установленных норм
300
260
40
19 443
16 850,6
2 592,4
4. Суточные 5 суток х 55 €
По норме 5 суток х 2 100 руб. = 10 500 руб.
Сверх установленной нормы
275
162
113
17 822,8
10 500
7 322,8
5. Оформление визы
91,04
5 900
Итого:
1 067,21
69 165,8
Перед убытием в командировку сотрудник ООО "Медицинский центр
доктора Князева" Орлов В. С. 16.11.2017 года был зарегистрирован в Журнале
учета сотрудников, которые убывают в командировку. По прибытию из
командировки сотрудником предприятия 22.11.2017 года был сдан в
бухгалтерию предприятия авансовый отчет Потапова А.В. об израсходованных
денежных средствах № 32. В соответствии с представленным авансовым
51
отчетом сотрудником были осуществлены следующие командировочные
расходы (курс 1 € на дату представления авансового отчета = 63,92 руб.):
железнодорожные билеты Сургут-Екатеринбург и Екатеринбург-Сургут
на общую сумму 9 600 руб. (150,19 €);
авиабилеты авиакомпании «Airlines» Екатеринбург-Берлин и Берлин-
Екатеринбург на общую сумму 14 380 руб. (224,97 €);
номер в гостинице «Berlin» за 4 суток проживания на общую сумму
19 443 руб. (304,18 €), по норме – 16 619,2 руб. (260 €), сверх нормы –
2 824 руб. (44,18 €);
суточные 5 суток – на общую сумму 17 822 руб. (278,82 €), по норме –
10 500 руб. (164,27 €), сверх нормы – 7 322 руб. (114,55 €);
оформление визы составило 5 900 руб. (92,30 €).
Таким образом, общая сумма представленного авансового отчета равна
67 145 руб. (1 050,45 €), расходы в пределах норм – 56 999,2 руб. (891,73 €),
сверх норм – 10 145,8 руб. (158,72 €).
Кроме того, к авансовому отчету были приложены следующие
подтверждающие расходы документы:
железнодорожные билеты Сургут-Екатеринбург и Екатеринбург-Сургут
на общую сумму 150,19 €;
авиабилеты авиакомпании «Airlines» Екатеринбург-Берлин и Берлин-
Екатеринбург на общую сумму 224,97 €;
счет № FA698-2 от 17.11.2017 года гостиницы «Berlin» за 4 суток
проживания на общую сумму 304,18 €;
квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы на
сумму 92,30 €;
отчет о проделанной работе Орловым В. С. с указанием, что цель
командировки достигнута и заключен договор о приобретении
медицинского оборудования;
52
загранпаспорт сотрудника с отметкой заграничных постов (пребывания
его за границей).
По приходному кассовому ордеру сотрудником ООО "Медицинский
центр доктора Князева" в кассу предприятия был внесен остаток
неиспользованных средств от 22.11.2017 года № 85. Отразим представленные
события в виде операций по расчетам с подотчетными лицами, полученные
проводки представим в таблице 6.
Таблица 6
Операции с подотчетным лицом ООО "Медицинский центр доктора
Князева" Орловым В. С. при загранкомандировке
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, в
€
Сумма,
в руб.
1. Командированному сотруднику
Потапову А.В. выданы в подотчет из
кассы предприятия денежные
средства на командировочные
расходы (расходный кассовый ордер
от 17.11.2017 № 83)
71/2
50/2
1 150
74 531,5
2. Отражена курсовая разница по
задолженности командированного
работника в иностранной валюте
91/2
71/2
- 16,01
- 1 023,5
3. Списаны расходы по авансовому
отчету от 22.11.2017года № 32 (по
норме)
44
71/2
891,73
56 999,2
4. Списаны расходы по авансовому
отчету от 22.11.2017 года № 32
(сверх нормы)
44
71/2
158,72
10 145,8
5. В кассу предприятия возвращена
неиспользованная подотчетная
сумма (приходный кассовый ордер от
22.11.2017 № 85)
50
71
115,56
7 386,5
Далее рассмотрим пример осуществления хозяйственных расходов и
расходов на приобретение товарно-материальных ценностей. Иногда
сотрудникам ООО "Медицинский центр доктора Князева" требуются наличные
денежные средства для приобретения канцелярских товаров и иных
материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов,
выполненных работ или оказанных услуг.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам предприятия ООО
"Медицинский центр доктора Князева" посредством кассы или расчетного
счета производится в следующих случаях:
53
в подотчет на осуществление хозяйственных и операционных расходов;
в порядке возмещения произведенных работником организации
посредством личных средств расходов на нужды предприятия (по
решению директора организации).
Среди расходов на хозяйственные нужды ООО "Медицинский центр
доктора Князева" выделяют затраты на приобретение в розничной торговой
сети канцелярских и хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на
АЗС, затраты на оплату мелкого ремонта и др.
В данном случае первичными подтверждающими документами
расходования подотчетных денежных сумм являются: товарные чеки
магазинов; расходные накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным
кассовым ордерам; акты выполненных работ (оказанных услуг); счета-фактуры;
проездные документы и др.
Далее рассмотрим типовые проводки учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" при осуществлении
хозяйственных расходов (таблица 7).
Таблица 7
Корреспонденция счетов при учете расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" для
хозяйственных расходов
Содержание операции
Дебет
Кредит
1. Сотруднику выданы в подотчет из кассы
предприятия денежные средства на приобретение
товарно-материальных ценностей
71
50
2. Оприходовано имущество, приобретенное
подотчетным лицом
07, 08, 10,
41
71
3. Отражена сумма НДС по приобретенным товарно-
материальным ценностям
19
71
4. Оплачены общепроизводственные расходы
подотчетным лицом
25, 26
71
5. Затраты подотчетных лиц, связанные с продажей
услуг (работ) учтены в расходах на продажу
44
71
6. Осуществлен налоговый вычет
68/2
19
7. В кассу предприятия возращена неиспользованная
подотчетная сумма
50
71
Далее рассмотрим пример отражения в учете расчетов с подотчетными
лицами в случае приобретения товарно-материальных ценностей для
хозяйственных нужд ООО "Медицинский центр доктора Князева".
54
Регистратор ООО "Медицинский центр доктора Князева" Андреева
Мария Ивановна (табельный № 5) по распоряжению директора организации
получила в подотчет аванс по расходному кассовому ордеру от 22.11.2017 года
№ 83 в сумме 1 800 руб. на приобретение инвентаря и канцелярских
принадлежностей для офиса организации. Денежные средства выданы на срок –
4 дня. Задолженность по ранее выданным в подотчет суммам сотрудница
Андреева М.И. на 22.11.2017 года не имеет.
Андреевой М.И. в бухгалтерию организации был предоставлен
авансовый отчет о потраченных средствах от 25.11.2017 года № 38
(Приложение 4). К авансовому отчету приложены следующие подтверждающие
расходы документы:
кассовый чек на приобретение бумаги для печати формата А4 500 л в
пачке на сумму 350 руб.;
кассовый чек на приобретение калькуляторов «Citizen» по цене 690 руб. х
2 единицы на общую сумму 1 380 руб.
Таким образом, общая сумма авансового отчета составила 1 730 руб.
Авансовый отчет был принят бухгалтером ООО "Медицинский центр доктора
Князева", правильность оформления подтверждено главным бухгалтером и
утвержден директором 25.11.2017 года. Остаток денежных средств, выданных
подотчет был внесен Андреевой М.И. в кассу организации по приходному
кассовому ордеру от 25.11.2017 № 86.
Поэтому далее представим операции, совершенные в учете в ходе
осуществления покупки товарно-материальных ценностей для хозяйственных
нужд (таблица 8).
В ООО "Медицинский центр доктора Князева" также имеют место
представительские расходы. Под ними понимаются затраты на прием и
обслуживание представителей иных организаций и учреждений, которые
участвуют в переговорах с целью установления и поддержания сотрудничества.
55
Таблица 8
Расчеты с подотчетным лицом ООО "Медицинский центр доктора
Князева" на хозяйственные нужды
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1. Сотруднику Андреевой М.И. выданы в
подотчет из кассы предприятия денежные
средства на хозяйственные нужды
(расходный кассовый ордер от 22.11.2017
№ 83)
71
50
1 800
2. Приобретена бумага для печати
(кассовый чек от 24.11.2017 года №
3779344)
10
71
350
3. Приобретены калькуляторы (кассовый
чек от 24.11.2017 № 3684526)
10
71
1 380
4. В кассу предприятия возвращена
неиспользованная подотчетная сумма
(приходный кассовый ордер от 25.11.2017
№ 86)
50
71
70
ООО "Медицинский центр доктора Князева" самостоятельно определен
порядок расходования средств на такие представительские расходы, а также их
документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с
деловыми партнерами, при приеме разных делегаций часто возникают
потребности в определенных расходах. Таковыми расходами являются
представительские расходы. Существует множество мнений и споров по поводу
того, какие расходы можно считать представительскими, какие
подтверждающие документы должны быть и каковы лимиты по
представительским расходам.
Представительскими расходами в ООО "Медицинский центр доктора
Князева" могут быть расходы на:
проведение официального приема или обслуживание представителей иных
предприятий или учреждений, участвующих в переговорах с целью
установления и поддержания сотрудничества независимо от места
проведения указанных мероприятий;
транспортировка этих лиц к месту проведения представительского
мероприятия и обратно;
организация буфетного обслуживания во время проведения переговоров;
оплата услуг переводчиков, которые не являются штатными сотрудниками
56
организации во время проведения представительских мероприятий.
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ определен состав представительских расходов
налогоплательщика. В сравнении с перечнем представительских расходов,
который определен постановлением с целью их бухгалтерского учета, состав
таких расходов в НК РФ ограничен: к ним не могут быть отнесены расходы на
оплату гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для
сопровождающих их лиц, расходы на оплату питания (суточных), на оплату
культурных, бытовых и прочих расходов, на приобретение сувениров. В
соответствии с налоговым законодательством к представительским расходам не
могут быть отнесены расходы на организацию развлечений, отдыха,
профилактики и лечения заболеваний участников представительских
мероприятий. Согласно пункта 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы
в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих
расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов
налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Подтверждающими представительские расходы сотрудников ООО
"Медицинский центр доктора Князева" являются следующие документы: счета
предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об
оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и др.
Далее рассмотрим типовые проводки учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" при осуществлении
представительских расходов (таблица 9).
Таблица 9
Корреспонденция счетов при учете расчетов с подотчетными
лицами в ООО "Медицинский центр доктора Князева" для
хозяйственных расходов
Содержание операции
Дебет
Кредит
1. Сотруднику выданы в подотчет из кассы
предприятия денежные средства на
представительские расходы
71
50
2. Списаны представительские расходы
44
71
3. Учтен НДС по представительским расходам
19
71
4. НДС представлен к возмещению
68/2
19
5. В кассу предприятия возращена неиспользованная
подотчетная сумма
50
71
57
Более подробно такой вид расходов рассмотрим на конкретном примере.
Директором ООО "Медицинский центр доктора Князева" с целью поддержания
дальнейшего сотрудничества с организацией-заказчиком 13.12.2017 года был
проведен официальный прием. С этой целью регистратору Андреевой М.И. по
расходному кассовому ордеру № 89 от 12.12.2017 года из кассы предприятия
были выданы в подотчет наличные денежные средства в сумме 30 000 руб.
Основанием для выдачи данного аванса послужили следующие документы:
приказ директора ООО "Медицинский центр доктора Князева" от
12.12.2017 года № 48 «О проведении официального приема
представителей ООО «Гарант Плюс»»;
смета расходов на проведение официального приема представителей
компании ООО «Гарант Плюс» на общую сумму 30 000 руб.
14.12.2017 года регистратором Андреевой М.И. в бухгалтерию
организации представлен отчет «О проведении официального приема
представителей компании ООО «Гарант Плюс», а также авансовый отчет от
14.12.2017 года № 49, к которому приложены все подтверждающие
представительские расходы документы. Остаток денежных средств, выданных
подотчет был внесен Андреевой М.И. в кассу организации по приходному
кассовому ордеру от 14.12.2017 № 99 в сумме 500 руб. Поэтому далее
представим корреспонденцию счетов на проведение этих операций (таблица
10).
Таблица 10
Операции с подотчетным лицом ООО "Медицинский центр доктора
Князева" на хоз. нужды
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма
1. Сотруднику Андреевой М.И. выданы в
подотчет из кассы предприятия денежные
средства на представительские расходы
(расходный кассовый ордер от 12.12.2017
№ 89)
71
50
30 000
2. Отражены расходы на проведение
официального приема представителей ООО
«Гарант Плюс» (без НДС)
44
71
25 000
3. Отражена сумма НДС в
представительских расходах
19
71
4 500
4. Сумма НДС к возмещению
68/2
19
4 500