5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….6
Глава 1.Теоретические и методические основы учета и аудита расчетов с
подотчетными
лицами………………………………………………………………......9
1.1 Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами………........9
1.2 Теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами………….16
Глава 2. Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «УниПак»…...20
2.1 Краткая экономическая характеристика предприятия …………………..20
2.2 Документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами...30
2.3 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в
организации…………………………………………………………………………36
2.4 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами……………...45
2.5 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «УниПак»………………..48
2.6 Оценка и оформление результатов аудита расчетов с подотчетными лицами 65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………….……………………………………………………70
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ……………………………..75
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Расходный кассовый ордер …………………………………80
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Схема учета расчетов с подотчетными лицами…………….81
ПРИЛОЖЕНИЕ В. График документооборота по расчетам с подотчетными
лицами...……………………………………………………………………….........82
ПРИЛОЖЕНИЕ Г. Счет-фактура ……………………………………………........84
ПРИЛОЖЕНИЕ Д. Общий план аудита по ООО «УниПак» ……………….......85
ПРИЛОЖЕНИЕ Е. Программа аудита ООО «УниПак» …………………….......86
ПРИЛОЖЕНИЕ И, К. Баланс ……………………………………………………..89
ПРИЛОЖЕНИЕ Л, М. Отчет о финансовых результатах ………………………93
ПРИЛОЖЕНИЕ Н. Отчет кассира ………………………………………………..97
ПРИЛОЖЕНИЕ О. Кассовая книга …………………………………………......99
6
ПРИЛОЖЕНИЕ П.Схема движения информации по учету кассовых операций100
ВВЕДЕНИЕ
Тема исследования «Бухгалтерский учет и аудит расчетов с
подотчетными лицами» является актуальной, так как в процессе финансово-
хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость
приобретения материальных ценностей, а также различных работ и услуг не
только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях
обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для
выполнения определенных действий по поручению организации. В подотчет
выдаются наличные для предстоящих командировочных расходов, для оплаты
хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный
расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты
выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-
операционные цели.
Расчеты наличными денежными средствами периодически
осуществляются практически всеми субъектами предпринимательской
деятельности независимо от их организационно-правовой формы, объемов
реализации и прочих финансово-экономических показателей с целью ускорения
расчетов и снижения издержек, связанных с оформлением безналичных
операций. При этом расчеты наличными денежными средствами между
участниками хозяйственных договоров применяются достаточно редко, что
объясняется существенными ограничениями, установленными гражданским и
банковским законодательством.
Наиболее распространены расчеты наличными денежными средствами
при оплате командировочных расходов.
Во всех случаях расчеты наличными денежными средствами должны
производиться через подотчетных (материально ответственных) лиц.
Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения
довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также
7
своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных
средств под отчет и их последующего списания.
Ввиду того, что налоговые и иные контролирующие органы обращают
особое внимание на расчеты наличными денежными средствами, вопросы
изучения и точного практического применения порядка отражения в
бухгалтерском и налоговом учете данных операций имеют исключительно
важное значение.
Такая актуальность вопроса обусловила выбор данной темы выпускной
работы.
Целью написания выпускной работы является: комплексное исследование
организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами и
разработка предложений по его совершенствованию в условиях рынка, а также
решение важнейших экономических вопросов, выявление резервов повышения
экономической эффективности производства, финансовой устойчивости и
платежеспособности организации.
Для достижения поставленной цели решены следующие задачи:
- исследованы теоретические и методические вопросы организации
бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами;
- изучены организационно-экономические и правовые характеристики
организации ООО «УниПак»;
- проанализирована практика организации бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами в ООО «УниПак»;
- разработаны предложения по совершенствованию учета расчетов с
подотчетными лицами;
- выявлены цели и задачи, распланированы и разработаны методики
проведения, оценка и оформление результатов аудита расчетов с подотчетными
лицами в ООО «УниПак».
Объектом исследования служит комплексная система организации
бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
8
В качестве объекта анализа выбрано предприятие ООО «УниПак».
Юридический адрес: РФ, Татарстан, г. Казань, ул. Широкая, дом 2.
ООО «УниПак» является специализированным предприятием по
производству и реализации полипропиленовой упаковки, а именно,
полипропиленовой пленки, пакетов, вторичного полипропилена, обложек для
тетрадей, учебников, книг, журналов, удостоверений.
Основной задачей предприятия ООО «УниПак» является наиболее
полное обеспечение спроса населения высококачественной продукцией. Темпы
роста объема производственной продукции, повышение ее качества
непосредственно влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность
предприятия.
Теоретической и методологической основой разработки темы выпускной
работы «Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами» послужили
постановления правительства РФ, положение по ведению бухгалтерского учета
и бухгалтерской отчетности, утвержденное Министерством финансов РФ, а
также труды отечественных и зарубежных ученых экономистов, нормативные,
инструктивные, законодательные документы и личные исследования.
При проведении исследования и анализа использовались отчетные
материалы ООО «УниПак». В работе применялись общие методы исследования
- системный подход, сопоставительный, экономический анализ, статистические
группировки, а также выборочные статистические обследования, факторный
анализ.
Разработанные в выпускной работе предложения по совершенствованию
учета расчетов с подотчетными лицами позволят применительно к конкретным
организационно-техническим условиям ООО «УниПак» осуществить систему
мер, направленных на повышение аналитичности, оперативности
бухгалтерского учета, усиление контроля за товарными запасами, снижение
затоваривания неходовыми, залежалыми товарами, получение объективной
информации на счетах бухгалтерского учета в соответствии с конъюнктурой и
рыночным спросом, сокращение доли ручного труда.
9
Глава 1.Теоретические и методические основы учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами
1.1 Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами
Согласно Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. От
19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и
упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», подотчетные
лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на
осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок.
Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под
отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из
кассы банка [5].
Ю.А. Бабаев пишет, что подотчетные суммы на хозяйственные расходы
выдаются в размере 2-дневной потребности не более чем на 3 дня. Если вне
места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней.
На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и
расходы по найму жилого помещения [20, с.558].
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то
ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник
был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог
продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Е.П.Козлова, Т.И.Бабченко и Е.Н. Галанин считают, что временная
нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены
документально. В срок командировки не включаются дни временной
нетрудоспособности. Работнику возмещаются услуги по предварительной
покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по
10
бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего
пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на
основании документов [27,с. 159].
По мнению Н.П. Кондракова, полученные авансы разрешается
использовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В
течение 30 дней после возвращения из командировки подотчетные лица
обязаны представить авансовый отчет об израсходованных суммах [29, с. 485].
Н.Л. Вещунова пишет в своей книге, что расчеты с подотчетными
лицами учитываются на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на
основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода,
сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать
руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать
расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную
сумму [21, с. 387].
В книге Ю.А. Бабаева, подотчетное лицо в установленный срок должно
представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими
документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для
административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы
подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому
ордеру [20, с. 559].
В.Г. Гетьман приводит записи по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» в таблице 1 [44, с. 487].
Таблица 1- Записи на счетах бухгалтерского учета при расчетах с
подотчетными лицами
Хозяйственная операция
Дебет
Кредит
Выдан аванс на
командировочные расходы
71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
50 «Касса»
Отражены расходы по найму
жилого помещения (без учета
НДС)
44 «Расходы на
продажу»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
Учтена сумма НДС, уплаченная за
найм жилого помещения
19 «Налог на
добавленную стоимость
по приобретенным
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
11
ценностям»
Возврат неиспользованной суммы
в кассу от подотчетного лица
50 «Касса»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
На израсходованные суммы,
принятые и утвержденные по
авансовым отчетам, делаются
записи:
25«Общепроизводствен-
ные расходы», 26
«Общехозяйственные
расходы», 10
«Материалы»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
Подотчетные суммы, не
возвращенные работниками в
установленные сроки
94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым
ордером (форма № КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на
основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении
работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую
испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом
другому запрещается.
Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные
деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на
который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в
бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним.
По мнению П.И. Камышанова, И.В. Барсуковой, И.М. Густякова, сроки, на
которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем
организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по
организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для
всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц [26, с.
558].
С 8 января 2015 года вступило в силу Постановление правительства РФ
от 29 декабря 2014 года № 1595. Данным нормативным документом изменился
порядок направления сотрудников в служебные командировки. Новые правила
существенно облегчили процедуру оформления командировки: на замену 4
ранее существовавшим документам (приказ, командировочное удостоверение,
12
служебное задание и отчет) пришел один – приказ работодателя. Именно он
служит обоснованием командировочных расходов.
С этого времени для определения срока пребывания сотрудника в
командировке будут использоваться проездные документы. До внесения
изменений для подтверждения срока нахождения в командировке сотруднику
было необходимо отмечаться в местах пребывания (в организациях, куда он
направлен). Теперь же для этого будет достаточно проездных документов. При
использовании работником для служебной командировки личного транспорта
для компенсации затрат на топливо ему будет необходимо составить
служебную записку и приложить к ней кассовые чеки или квитанции.
С 8 августа 2015 года начали действовать поправки к предыдущим
изменениям.
Постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 года №771
уточняется порядок подтверждения фактического срока пребывания
сотрудников в командировке:
Если работник отправляется в командировку на личном, служебном
или арендованном автомобиле (по доверенности), к служебной записке
прилагаются любые документы, подтверждающие использование транспорта
для поездки к месту назначения и обратно: квитанции, счета, кассовые чеки,
путевые (маршрутные) листы и пр.
Если по каким-либо причинам проездных документов нет,
достаточным обоснованием считаются документы, которые подтверждают факт
и даты проживания работника по месту его командировки: гостиничный счёт,
талон, квитанция.
В особых случаях (если нет ни проездных документов и прочих
подтверждений о маршруте следования транспорта, ни доказательных
документов о найме жилья и пользовании гостиничными услугами), работник
13
подает служебную записку и (или) письменное подтверждение принимающей
организации, где отмечены даты его прибытия и отъезда.
Важно, что новые поправки еще больше упростили процедуру
оформления командировок. Последним пунктом данного Постановления
отменены обязательные Журналы учета работников, выбывающих в служебные
командировки из командирующей организации.
Для направления сотрудников в командировки и должного оформления
расходной составляющей в 2015 году необходимо подготовить и вести
следующие документы:
Приказ работодателя о направлении работника в
командировку (можно использовать унифицированную форму N Т-9, которая
утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, но не
является обязательной, так как в настоящее время работодателям разрешено
утверждать и использовать собственные формы первичных документов,
упоминание о «служебном задании» в графе «основание» из формы нужно
исключить);
Авансовый отчёт сотрудника (заполняется при получении
сотрудником аванса перед командировкой, сдаётся после командировки с
подтверждающими документами (чеки и квитанции));
Внести соответствующие отметки в табель рабочего времени(во время
отсутствия работника, буква «к», без указания отработанных часов);
Служебная записка с чеками и квитанциями при использовании
личного транспорта во время командировки и необходимости возмещения
затрат на ГСМ (нет утверждённой формы);
Поскольку обязательные журналы учёта командированных работников
с 8 августа 2015 г. отменены, организация может по собственному усмотрению
и в произвольной форме вести записи о прибывающих и выбывающих в
служебные командировки сотрудниках.
14
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются
от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в
командировке на территории РФ [2].
Для целей налогообложения прибыли размер суточных по-прежнему
составляет 100 рублей за один день пребывания в командировке.
Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить
НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над необлагаемой этим
налогом суммы суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из
доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных
средств налогоплательщику.
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными
средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее
время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими
лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.
Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную
сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в
кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику
выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию
этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения
полного расчета по полученной подотчетной сумме.
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны,
является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое
количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов
как бухгалтерского, так и налогового учета.
На сегодняшний день бухгалтерия предприятия должна исходить из
принципа, что умелое использование денег и денежных средств само по себе
может приносить организации дополнительный доход. Поэтому нужно
постоянно думать о рациональном вложении временно свободных денежных
средств и не допускать их завуалирование.