25
Сумма аванса определяется исходя из:
- приблизительной стоимости проезда в командировку и обратно и
расходов на проживание в командировке;
- суммы суточных за все дни командировки;
- других планируемых командировочных расходов работника.
Аванс можно:
- или выдать наличными из кассы организации;
- или перечислить на банковскую карточку работника.
Такой порядок выдачи аванса на командировочные расходы надо
отразить в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных
командировках.
При этом организация может сама оплатить какие-то из
командировочных расходов (например, билеты для проезда к месту
командировки и обратно, услуги гостиницы) в безналичном порядке со своего
расчетного счета. В этом случае аванс на эти цели можно не выдавать.
При возвращении из командировки либо после покупки товарно-
материальных ценностей подотчетное лицо составляет авансовый отчет и
прикладывает к нему все оправдательные документы. Авансовый отчет состоит
из двух частей:
I часть: фамилия, имя, отчество подотчетного лица и т. п.; срок
командировки; сумма, выданная под отчет; израсходовано; остаток или
задолженность предприятия;
II часть (обратная сторона отчета): сумма расходов, на основании всех
приложенных документов; суточные (расчет); проезд (билеты); проживание,
при наличии квитанции.
Авансовый отчет (форма № АО-1) заполняется работником. После его
сдачи в бухгалтерию документ проверяется бухгалтером, который проставляет
26
бухгалтерские проводки. Сроки обработки сданных отчетов составляют 5 дней.
Право утверждения отчетов принадлежит руководителю.
12
При расчете налога на прибыль подтвержденные документами
командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета.
НДС по расходам на командировки принимается к вычету при
соблюдении двух условий:
- командировочные расходы оплачены организацией или работником;
- по ним есть счет-фактура.
Всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами возмещение
стоимости:
- питания, в том числе, когда стоимость питания отдельно выделена в
счете гостиницы;
- проезда, если до начала командировки или после ее окончания
работник использовал отпуск в месте командировки (даты билетов и даты
командировки не совпадают).
При применении УСН командировочные расходы, подтвержденные
документами, учитываются:
- если они оплачены за счет выданного работнику аванса - на дату
утверждения авансового отчета;
- если они оплачены работником за счет собственных средств и
возмещаются ему после утверждения авансового отчета - на дату выплаты
возмещения работнику.
13
В бухгалтерском учете командировочные расходы отражаются так:
12
Смышляева С.В. Как составить авансовый семьи отчет // Консультант. 2014. с.43-46.
13
Феоктистов И.А. Командировочные расходы. Отражение в Налоговом учете. Главбух. 2015. №13.
с.44-48.
Проводка
Операция
Д 71 - К 50 (51)
Работнику выдан аванс на командировку
Д 26 (20) - К 71
Учтены командировочные расходы
27
Для учета взаимоотношений организации со своими работниками,
связанных с использованием подотчетных сумм, используется счет 71 «Расчеты
с подотчетными лицами». По этому счету ведется аналитический учет,
объектами которого являются работники – подотчетные лица. Существует
целый ряд нормативных документов, регулирующих расчеты с подотчетными
лицами, в первую очередь это:
- Трудовой Кодекс РФ;
- Налоговый Кодекс РФ;
- Гражданский Кодекс РФ;
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета.
На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками
организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-
операционные и командировочные расходы.
Таблица 1
Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Дебет
Кредит
Сальдо начальное - задолженность
подотчетных лиц организации на
начало периода
Сальдо начальное - задолженность
подотчетным лицам организации на
начало периода
Оборот - выдача денег подотчетным
лицам
Оборот - погашение (списание
подотчетных сумм)
Сальдо конечное - задолженность
подотчетных лиц организации на конец
периода
Сальдо конечное - задолженность
подотчетным лицам организации на
конец периода
Выдача аванса ответственному лицу из кассы организации отражается в
дебете счета 71 и кредите счета 50 «Касса». Утвержденный авансовый отчет
отражается в кредите счета 71 и дебете счета для расходов (20, 26, 10).
Если согласно предварительному отчету работник потратил больше
денег, чем получил в качестве аванса, то организация должна выплатить
работнику сумму, превышающую сумму. Факт надбавки к работнику из кассы
организации отражается на дебете счета 71 и кредите счета 50. Если работник
недостаточно использовал полученный авансовый платеж, он возвращает
28
дополнительную сумму в кассу организации, которая является отражено в счете
71 кредит и дебет счета 50.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и
дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти
суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в
дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть
удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим
операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Таблица 2
Корреспонденция счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
Счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" корреспондирует со счетами:
- по дебету
- по кредиту
50
Касса
10
Материалы
51
Расчетные счета
20
Основное производство
55
Специальные счета в банках
26
Общехозяйственные расходы
76
Расчеты с разными
дебиторами и кредиторами
50
Касса
91
Прочие доходы и расходы
51
Расчетные счета
55
Специальные счета в банках
70
Расчеты с персоналом по оплате труда
73
Расчеты с персоналом по прочим
операциям
76
Расчеты с разными дебиторами и
кредиторами
91
Прочие доходы и расходы
94
Недостачи и потери от порчи
ценностей
97
Расходы будущих периодов
99
Прибыли и убытки
Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование
средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные
расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет
29
утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим
соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного
авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных
сумм в установленном порядке.
1.3 Значение аудита расчетов с подотчетными лицами в организации
Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является проверка
выполнения действующего законодательства и правильности организации
бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.
Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
- подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и
учета для расчетов с подотчетными лицами;
- проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными
лицами;
- подтверждение правильности оформления и отражения в отчетности
учета расчетов с подотчетными лицами.
Основными документами, регулирующими расчеты с подотчетными
лицами, являются следующие
1. Налоговый кодекс РФ ч. 1 и 2.
2. Закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
3. Постановление Правительства РФ «О размерах возмещения
расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ,
работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального
бюджета» №729.
4. Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных
в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при
служебных командировках на территории иностранных государств работников
организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» №812.
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в
РФ (Приказ Министерства финансов РФ № 34н).
6. ПБУ 3/06 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в
30
иностранной валюте», утв. Приказом Минфина РФ №154н.
7. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
организаций и Инструкция по его применению (Приказ Министерства
финансов РФ № 94н).
8. Письмо Центрального банка России «Об утверждении Порядка ведения
кассовых операций в РФ».
14
Подотчетными суммами являются денежные авансы, выданные
работникам предприятия из кассы на незначительные административные и
операционные расходы, которые могут быть внесены как безналичными
платежами, так и на командировочные расходы. Расчеты с подотчетными
лицами используются практически на каждом предприятии и очень
разнообразны.
Все деловые операции связаны с выдачей наличных из кассы
организации или напрямую из банка для отчета. Поскольку расчеты с
подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудита является
довольно трудоемким, несмотря на то, что сами операции являются довольно
монотонными, а методы и процедуры их проверки просты.
15
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами проводится
непрерывным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать
помощников.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с
одной стороны, довольно узок - это предварительные отчеты и заявки на
выдачу денег из кассы. С другой стороны, перечень документов, касающихся
расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен,
поскольку расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими
разделами учета, например, кассовыми операциями, расчетами с поставщиками
и подрядчиками, операциями для движение материальных ценностей и т. д., а,
следовательно, при проверке необходимо сопоставлять отчеты о расходах с
14
Земсков В. В. Методология статистического исследования результатов аудиторских проверок.
15
Письмо Центрального банка России «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в
РФ». План счетов бухгалтерского учета.
31
документами по другим разделам счета. Основными документами, которые
необходимо изучить при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
− приказ об учетной политике;
− авансовые отчеты;
− приказы о направлении сотрудников в командировку;
− список лиц, которым разрешено получение наличных денег из
кассы;
− заявления на выдачу денег из кассы.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в
проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.
При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать
следующие элементы документов:
− соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;
− наличие номера и даты составления;
− указание подотчетного лица;
− указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы,
суммы остатка и перерасхода;
− указание назначения аванса;
− наличие подписей;
− заполнение обратной стороны авансового отчета.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по
существу заключается в проверке законности отраженных в учете операций с
подотчетными лицами.
При этом необходимо следить за соблюдением сроков предоставления
авансовых отчетов в бухгалтерию и их исполнения. Отчетный период для
подотчетных лиц проверяется аудитором путем проверки дат в кассовых чеках
для выдачи денег для отчета и в предварительных отчетах. Необходимо
руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской
Федерации. Отчетный период не может превышать 3 рабочих дня после
32
истечения срока, на который были выпущены деньги, или с даты возвращения
из командировки. В этом случае аудитор должен удостовериться в наличии
распоряжения главы организации об установлении подотчетных лиц, которым
могут быть выданы деньги за отчет и в сроки сдачи отчетности. В то же время
проверяется наличие существенной дебиторской задолженности для
подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также
причины не погашения дебиторской задолженности. В то же время документы,
прилагаемые к предварительному отчету, сверяются с данными, отраженными в
этом отчете
.
16
Таким образом, при проверке расчетов с подотчетными лицами
используется метод полной проверки, то есть каждый предварительный отчет
анализируется. Это делает этот тестовый участок трудоемким. После
выполнения этих процедур аудитор может убедиться, что отчеты о расходах и
сопроводительные документы выполнены правильно и информация в них
соответствует действительности и что расходы правильно отнесены к
себестоимости или затратам за счет чистой прибыли.
16
. Учет расчетов с подотчетными лицами. Главбух-Инфо.
33
ГЛАВА 2. Анализ расчетов с подотчетными лицами в организации АО «ИРЦ»
2.1 Организационно-экономическая характеристика организации
ОАО «Информационно-расчетный центр» г. Новокуйбышевска создано
1 декабря 2005 г. в соответствии с Решением комитета по управлению
муниципальным имуществом г. Новокуйбышевска от 29.11.2005 г. № 367 «О
создании открытого акционерного общества «Информационно-расчетный
центр».
5 апреля 2017 г. в соответствии с нормами ФЗ-99 от 05.05.2014 г. "О
внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса РФ и о
признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов
Российской Федерации" открытое акционерное общество «Информационно-
расчетный центр» переименовано в акционерное общество «Информационно-
расчетный центр»
Полное наименование - Акционерное общество «Информационно-
расчетный центр».
Сокращенное наименование – АО «ИРЦ».
Организация имеет круглую печать, содержащую его фирменное
наименование на русском языке «АО ИРЦ» и указание на место нахождения
общества.
Место нахождения АО ИРЦ: Самарская область город Новокуйбышевск
ул. Коммунистическая 35
Основным предметом деятельности Общества является: - управление
эксплуатацией жилищного фонда, с 01 апреля 2014 года появилось направление
в деятельности – услуги по приему и обработке информации граждан (Колл-
центр), с 08 октября 2018 года зарегистрирован дополнительный вид
деятельности - деятельность по приему платежей физических лиц платежными
агентами. Предметом деятельности АО «ИРЦ» является создание условий для
качественного обслуживания населения, проживающего на территории
городского округа Новокуйбышевск, по начислению платы за потребляемые
жилищно-коммунальные услуги, ведения учета и регистрации граждан.
34
Основные направления деятельности АО «ИРЦ» :
− Начисление платы населению за жилье и коммунальные услуги;
− Обеспечение безопасности сведений, содержащихся в базе данных;
− Изготовление и доставка абонентам платежных документов на
оплату жилья и коммунальных услуг (ЖКУ);
− Адресный учет поступающих платежей;
− Предоставление оперативной, бухгалтерской и иной отчетности о
состоянии расчетов с абонентами за жилье и коммунальные услуги;
− Работа с обращениями абонентов, связанная с начислением и
оплатой за предоставленные жилищные и коммунальные услуги;
− Оказание информационно-вычислительных услуг;
− Формирование и ведение текущей и архивной базы лицевых счетов
и регистрационного учета;
− Претензионная работа с плательщиками;
Внедрение рациональной учетной документации, прогрессивных форм и
методов ведения расчета и учета на основе применения современных средств
вычислительной техники и информационных технологий.
Информационно-расчетный центр обладает конкурентным
преимуществом, поскольку в Новокуйбышевске нет предприятий-аналогов,
способных выполнять подобные операций. На рынке, безусловно, существуют
такие программные продукты, как «БИТ: ЖКХ 8», разработанные на базе «1С:
Бухгалтерии 8», но для их функционирования необходимы: покупка лицензии,
стоимость которой колеблется от 9000 рублей за 500 лицевых счетов до 80000
рублей за неограниченное их количество, оплата абонентской платы, обучение
персонала и так далее, поэтому услуги «ИРЦ» обходятся дешевле, а
отработанный за 15 лет механизм работы оказывается более эффективным.
Основная же причина создания «ИРЦ» - гарантия прозрачности
начислений квартплаты и исключение возможности нецелевого использования