42
таблице 4 указаны предельные ограничения.
Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации
расходов на аренду жилья – это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для
суточной нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от
26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда
отправляется сотрудник.
Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ,
регламентирующий командировки — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.
Бухучет в бюджетных учреждениях, помимо единого плана счетов,
регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом
Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.Учет расчетов с подотчетными лицами
ведется на синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое
количество аналитических счетов. К основным в соответствии с КОСГУ из
которых можно отнести:
020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате»;
020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам»;
020813000 «Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на
выплаты по оплате труда»;
020821000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;
020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных
услуг»;
020823000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных
услуг»;
020824000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы
за пользование имуществом»;
020825000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по
содержанию имущества»;
020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ,
услуг.
43
Таблица 4
Размер компенсирующих расходов на пребывании сотрудника в
командировке
Вид
расходов
Размер компенсируемых расходов
Расходы подтверждены
Расходы не
подтверждены
Наем жилья
Не более 550 руб. в сутки
12 руб. в сутки
Суточные
100 руб. в день
Проезд
поездом
Не более стоимости билета в купейный
вагон скорого фирменного поезда
Стоимость плацкарта
Проезд по
воде
Не более стоимости билета:
для морского судна — в каюту группы V
регулярных транспортных линий и линий
с комплексным обслуживанием
пассажиров;
для речного судна — в каюту категории II
всех линий сообщения;
для парома — в каюту категории I
Стоимость билета:
для морского судна — в
каюту группы X
регулярных транспортных
линий и линий с
комплексным
обслуживанием
пассажиров;
для речного судна — в
каюту категории III
речного судна всех линий
сообщения
Проезд на
самолете
Не более стоимости билета в эконом-
классе
–
Проезд авто
транспортом
Не более стоимости билета на
автотранспортное средство общего
пользования (кроме такси)
Стоимость билета на
общественный автобус
Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением
бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с
подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками
по зарплате предусмотрен другой счет.
В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается
записями: Таблица 5
Таблица 5
Хозяйственные операции по выдаче денежных средств под отчет
Д-т
К-т
Описание
0 208XX 560
«Увеличение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц»
0 20134 610 «Выбытие
средств из кассы
учреждения»
Выданы денежные средства
в рублях под отчет
работнику учреждения
наличными или переведены
на его личную банковскую
карту
1 30405 XXX «Расчеты по
платежам из бюджета с
финансовым органом»
44
Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно
ли он заполнен, все ли документы приложены. Напротив каждой суммы —
номер аналитического счета. Расходы, принятые учреждением к учету,
бухгалтер отражает так: Таблица 6.
Таблица 6
Хозяйственные операции по расходам, принятым учреждением к
учету
Д-т
К-т
Описание
0 10500 340 «Увеличение
стоимости материальных
запасов»
0 208XX 660 «Уменьшение
дебиторской задолженности
подотчетных лиц»
Расходы,
принятые
учреждением к
учету за счет
средств,
выданных под
отчет
0 10600 000 «Вложения в
нефинансовые активы»
0 208XX 660 «Уменьшение
дебиторской задолженности
подотчетных лиц»
0 30200 000 «Расчеты по
принятым обязательствам»
0 208XX 660 «Уменьшение
дебиторской задолженности
подотчетных лиц»
0 40120 000 «Расходы
текущего финансового года»
0 208XX 660 «Уменьшение
дебиторской задолженности
подотчетных лиц»
0 10900 000 «Затраты на
изготовление готовой
продукции, выполнение
работ, услуг»
0 208XX 660 «Уменьшение
дебиторской задолженности
подотчетных лиц»
Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или,
наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу
Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность
подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается
сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер
формирует запись по одному из вариантов: Таблица 7.
Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений
в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных
экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с
19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми
юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в
связи со спецификой учета у бюджетников.
45
Таблица 7
Хозяйственные операции по учету перерасхода отчетных сумм
Д-т
К-т
Описание
0 20134 510 «Поступления
средств в кассу учреждения»
0 208XX 660
«Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц»
Возвращены
подотчетные
средства в кассу
учреждения
0 20111 510 «Поступления
денежных средств учреждения
с лицевых счетов в органе
казначейства» (для
бюджетных и автономных
учреждений)
0 208XX 660
«Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц»
Возвращены
подотчетные
средства на лицевой
счет учреждения
0 20121 510 «Поступления
денежных средств учреждения
в кредитной организации»
(для автономных учреждений,
имеющих счет в кредитной
организации)
0 208XX 660
«Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц»
Возвращены
подотчетные
средства на лицевой
счет учреждения
1 30405 000 «Расчеты по
платежам из бюджета с
финансовым органом» (для
казенных учреждений)
0 208XX 660
«Уменьшение
дебиторской
задолженности
подотчетных лиц»
Возвращены
подотчетные
средства на лицевой
счет учреждения
В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 №
49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:
отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с
проверкой целевого использования средств);
суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу
(проверяются целевое назначение и дата выдачи).
Данные правила не обходят стороной и Администрацию
Красносопкинского Сельсовета
Перед началом инвентаризации руководитель учреждения создает
соответствующий приказ.
Для проведения инвентаризации в учреждении создается комиссия,
состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит (Рисунок 8):
сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными,
подтвержденными первичной документацией;
46
поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен
авансовый отчет подотчетными лицами;
проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в
соответствии с целевым назначением.
Рисунок 8 – Обязанности инвентаризационной комиссии
В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все
необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с
подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются
бухгалтерией и утверждаются главой сельсовета.
К числу таких локальных актов относятся:
список сотрудников, которые получили право на получение
подотчетных сумм;
список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать
поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру-кассиру
– распоряжения по выдаче подотчетных сумм.
Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные
локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то она начинает заниматься
проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также
Члены
комиссии
Авансовые отчеты и документацию на получение
денежных средств в подотчет
Своевременность сдачи отчетов и возврата остатков
подотчетных сумм
Экономическую оправданность расходов и их
соответствие закрепленным целям
Список лиц, которым дано право брать деньги в
подотчет, и тех, кто может давать распоряжение на их
выдачу
Что
проверяют?
47
проверяется, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено
ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.
По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть
устранены, а виновные лица – привлечены к ответственности. Важно выявить
все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это
необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не
произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм.
Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи.
2.3. Аудит расчетов с подотчетными лицами
Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами был
составлен план проверки представлен в таблице 8.
Таблица 8
План аудита расчетов с подотчетными лицами по Администрации
Красносопкинского Сельсовета
Планируемые виды работ
Период
проведения
Исполнитель
1. Аудит организации первичного учета
03.07.2018
21.07.2018
Дворникова В.В.
2. Проверка правильности отражения
бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
22.07.2018
25.07.2018
Дворникова В.В.
3. Проверка организации налогового учета
по расчетам с подотчетными лицами
26.07.2018
28.07.2018
Дворникова В.В.
Рассмотрим аудиторские процедуры, которые применяются в процессе
анализа согласно программы проверки учета расчетов с подотчетными лицами.
Указанные процедуры представлены в Приложении 5.
На основании составленных плана и программы проверки проведем
непосредственно саму проверку расчетов с подотчетными лицами.
Согласно представленным данным был сопоставлен список лиц,
имеющих право на получение под отчет средств, с утвержденным приказом
руководителя.
Так, согласно приказу руководителя Администрации Красносопкинского
48
Сельсовета в данном списке указаны следующие лица: главный бухгалтер
Золотарева О. В; бухгалтер Силивона С. Я. ; секретарь Быстрицкая А. С.; завхоз
Серебров А. М.; водитель Скоробогат Е. К.
Анализируя авансовые отчеты и регистры учета расчетов с подотчетными
лицами, было установлено соответствие лиц, которым выдавались подотчетные
суммы.
При этом было обнаружено отсутствие заявления работника Быстрицкой
А. С о получении средств.
Сегодня действует порядок, определенный п. 6.3 указания ЦБ РФ от
11.03.2014 № 3210-У, согласно которому каждая подотчетная сумма в наличной
форме может быть выдана только на основании соответствующего заявления
работника. Отсутствие таких заявлений налоговые органы часто считают
административным правонарушением (правда, далеко не всегда их претензии
правомочны, поскольку ответственности именно за отсутствие заявлений
подотчетных лиц в законодательстве не существует).
Нормы указания № 3210-У распространяют свое действие только на
расчеты наличными. Безналичный подотчет должен регулироваться
локальными актами хозяйственного субъекта.
В данном случае, необходимо оформить недостающие документы,
завизировав их у подотчетных лиц и руководителя.
В учреждении существует практика как наличного, так и безналичного
расчета, при этом по безналичному подотчету отсутствует соответствующий
регламент.
Согласно письма Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 порядок
выдачи безналичных подотчетных средств должен быть зафиксирован в
учетной политике учреждения.
Так, согласно данному нормативному документу Администрации
Красносопкинского Сельсовета следует прописать в учетной политике для
целей бухгалтерского учета оба способа выдачи подотчетных сумм: в наличной
и безналичной форме, а также акцентировать внимание на том, что
49
безналичный подотчет может перечисляться как на личную карту работника,
так и на корпоративную карту. Данная информация может быть
сформулирована следующим образом: «Денежные средства под отчет
работникам на целевые расходы организации выдаются в наличной или
безналичной (путем перечисления на корпоративную карту учреждения или
личную карту работника) форме. Способ выдачи подотчетных средств
указывается в заявлении работника».
Следует отметить, что при перечислении подотчетнику сумм, в платежке
следует указать соответствующее назначение платежа – «под отчет», в таком
случае контролеры не смогут предъявить претензий по поводу того, что
средства были перечислены по иным основаниям – например в качестве
зарплаты (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).
Далее были проверены факты выдачи наличных денег под отчет
работникам, не отчитавшимся по ранее полученным подотчетным средствам.
Проверка показала два нарушения, по которым был составлен рабочий
документ аудитора в таблице 9.
Проверка показала, что в учреждении подотчетные суммы выдаются
работникам, несмотря на то, что подотчетным лицом не был предоставлен
авансовый отчет по предыдущей полученной подотчетной сумме. Авансовый
отчет по предыдущей подотчетной сумме работниками Серебровым А.Н. и
Скоробагат Е.К. не составлялся.
Таблица 9
Проверка своевременной отчетности за полученные средства под
отчет
Дата
получения
подотчетно
й суммы
№,
дата
АО
Дата
получения
новой
подотчетн
ой суммы
№,
дата
АО
Ф.И.О.
подотчетн ого
лица
Заключение
аудитора
12.07.18
—
28.07.18
—
Серебров А.Н..
Подотчетные лица
несвоевременно
отчитываются по
израсходованным
50
08.07.18
—
15.07.18
–
Скоробогат Е. К
подотчетным
суммам
За полученные денежные средства на расходы, необходимые для
хозяйственной деятельности учреждения, работник – подотчетное лицо должен
отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций...»
от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
после окончания периода, на который были получены средства;
после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного
отсутствия – болезни, отпуска и т. д.
Согласно абз. 3 п. 6.3 указания № 3210-У работнику следующие
подотчетные суммы можно выдавать только тогда, когда он полностью
отчитается за предыдущие. За нарушение данного правила возможен штраф по
ст. 15.1 КоАП (40 000–50 000 руб. для юрлиц, 4 000–5 000 руб. — для
должностных лиц).
Во избежание данного нарушения, рекомендуется в заявлениях
подотчетных лиц предусмотреть поле, в котором бухгалтер будет фиксировать
факт отсутствия у них задолженности по ранее выданным суммам.
Руководителю не следует подписывать заявление без визы бухгалтера.
При этом следует отметить, что по данным подотчетным лицам также
наблюдается несвоевременное предоставление авансовых отчетов, что влечет за
собой второе нарушение. Так, согласно п. 6.3 Указания № 3210 отчитаться по
полученным суммам работник обязан в 3-дневный срок, отсчитываемый со дня
окончания периода, на который они выдавались. Немного другое правило
установлено для командировочных расходов – по ним подотчетник обязан
отчитаться в 3 рабочих дня, исчисляемых со дня возвращения из командировки
(п. 26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Отчетная документация лица, взявшего деньги на совершение покупок
для работодателя, включает авансовый отчет, а также комплект первичных
51
документов, подтверждающих произведенные расходы. Если полученные
сотрудником средства не были потрачены полностью, их остаток он обязан
внести в кассу.
Принимать авансовый отчет без документального подтверждения
осуществленных трат недопустимо. Существует риск переквалификации
налоговиками выданных подотчетных сумм в доход сотрудника (постановление
Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12).
Для предотвращения опозданий предоставления отчетных форм в
учреждении необходимо четко контролировать сроки подотчетов. Чтобы
работники знали, когда им следует отчитаться, возможен вариант составления
памятки. При систематической задержке представления авансовых отчетов
следует проинформировать сотрудников о том, что по закону возможно
удержание НДФЛ по невозвращенным вовремя суммам. В случае если
перечисленные мероприятия неэффективны, следует провести процедуру
изъятия неподтвержденных первичными документами сумм из зарплаты.
Проверка соответствия фактического расходования подотчетных сумм
целям, на которые они выдавались, показала, что выданные средства
подотчетными лицами использовались только на цели, на которые были
выданы средства. Сопоставление авансовых отчетов и приказов руководителя
учреждения показало соответствие фактического приобретения и
предварительных целей расходования денежных средств.
Далее при проверке на предмет унификации авансовых отчетов по
командировочным расходам было установлено, что к авансовым отчетам
прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные
оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет
подотчетных сумм расходы.
По данному нарушению был составлен рабочий документ аудитора в
таблице 10.