5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 6
Глава 1. Теоретические основы учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами .......................................................................................................................... 8
1.1. Понятие и содержание учета расчетов с подотчетными лицами .................... 8
1.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами .. 13
1.3. Цель, задачи и методология аудита расчетов с подотчетными лицами ....... 15
Глава 2. Особенности ведения учета и аудиторская проверка расчетов с
подотчетными лицами в АО «ИРЦ» ....................................................................... 20
2.1.Общая характеристика деятельности организации АО «ИРЦ» г.
Новокуйбышевск ....................................................................................................... 20
2.2. Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами в АО «ИРЦ» ..... 26
2.3. Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в организации ... 40
Глава 3. Совершенствование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в
АО «ИРЦ» .................................................................................................................. 55
3.1. Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными
лицами в организации ............................................................................................... 55
3.2. Предложения по совершенствованию аудита расчетов с подотчетными
лицами в организации ............................................................................................... 60
3.3. Расчет экономической эффективности разработанных мероприятий .......... 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 67
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................... 71
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 71
6
ВВЕДЕНИЕ
Для нормальной производственной деятельности предприятия должны
приобретать необходимые материальные ценности: горюче-смазочные
материалы, запасные части, минеральные удобрения, прочие материалы, а
также различные работы, услуги не только по безналичному расчёту, но и за
наличный расчёт. В таких ситуациях работнику выдаются наличные денежные
средства под отчёт для выполнения определённых действий по поручению
организации. В результате у предприятий возникает необходимость в учёте
расчётов с подотчётными лицами.
В процессе аудита и контроля расчётов с подотчётными лицами наряду с
операциями по хозяйственным и командировочным расходам проверяются
кассовые операции предприятия. В целях грамотного и арифметически верного
начисления налогов необходимо определить возможность компенсации,
рассмотреть налогообложение как доходов предприятия, так и связанного с
затратами дохода работника. Помимо указанных выше аспектов, аудит
использования подотчётных сумм способствует предотвращению
злоупотреблений на данном участке учёта и наиболее эффективной
организации подобных расчётов.
Эти обстоятельства и обусловили актуальность темы выпускной работы –
«Бухгалтерский учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами (на примере АО
«ИРЦ»).
Объектом исследования являются расчёты с подотчётными лицами на АО
«ИРЦ».
Предметом исследования в выпускной квалификационной работе
выступают учёт и аудит расчётов с подотчётными лицами.
Целью данной выпускной квалификационной работы является разработка
рекомендаций по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными лицами в
АО «ИРЦ».
Поставленная цель работы определила решение следующих задач:
7
- представление организационно-экономической характеристики АО
«ИРЦ»;
- описание деятельности предприятия;
- анализ финансово-хозяйственной деятельности исследуемого
предприятия;
- изучение документального оформления расчётов с подотчётными
лицами;
- рассмотрение особенностей синтетического учёта расчётов с
подотчётными лицами;
- изучение особенностей налогообложения при учёте
командировочных расходов и оплате товаров (работ, услуг) наличными
денежными средствами через подотчётное лицо;
- проведение аудиторской проверки расчётов с подотчётными лицами
в АО «ИРЦ» с целью установления достоверности бухгалтерской отчётности на
данном участке;
- по результатам проделанной работы внести рекомендации по
совершенствованию учётной работы на данном участке учёта.
В работе использовались монографический, экономико-статистический, а
также методы получения аудиторских доказательств (устный опрос, проверка
документов, прослеживание, аналитические процедуры).
Материалом исследования послужили: нормативные акты, труды
отечественных специалистов в области бухгалтерского учёта, аудита и анализа
расчётов с подотчётными лицами и документация АО «ИРЦ».
8
Глава 1. Теоретические основы учёта и аудита расчётов с
подотчётными лицами
1.1. Понятие и содержание учёта расчётов с подотчётными лицами
Подотчётными лицами называют работников организации, которые
получают авансом денежные средства из кассы для удовлетворения нужд
организации
1
:
1. расходы на командировки по территории Российской Федерации и за
границу;
2. оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. представительские расходы.
Средства, превращающие наличные деньги в инструмент для проведения
расчетов за выполненные работы, приобретенные товары и оказанные услуги,
для приобретения материально-производственных запасов и внеоборотных
активов называются – абсолютная ликвидность денежных.
Расчёты наличными денежными средствами осуществляются не только
при выплатах работникам сумм оплаты труда, материального поощрения и т.д.
Каждый отдельный платёж, совершенный подотчётным лицом сторонней
организации, не должен превышать установленных пределов расчётов
наличными денежными средствами.
Организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы
без каких-либо ограничений (лимит отсутствует). Это требование относится к
двум случаям:
1. доверенность на использование подотчётных средств имеется;
2. доверенность отсутствует. Если у подотчётного лица остались суммы
подотчётных денежных средств, то их следует внести в кассу учреждения
также в течение трёх рабочих дней после возвращения из командировки.
1
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учебное пособие / В.П. Астахов. – Ростов н/Д:
Издательский центр «МарТ», 2019. – 928 с.
9
Срок, на который выдаётся аванс подотчётному лицу, утверждается
учётной политикой учреждения
2
.
В налоговом учёте подотчётные средства по представительским расходам
могут быть учтены в составе прочих расходов в размере, который не превышает
4% от фонда заработной платы за этот период. Налогообложению не подлежат:
1. комиссионные сборы;
2. суточные в размере до 700руб. /день на территории РФ, и до
2500руб./день за границей РФ;
Если распоряжениями компании предусмотрена выплата работникам
суточных в сумме, большей, чем указанные, разница подлежит обложению
НДФЛ как доход сотрудника.
3. расходы на проезд, самолёт до места и обратно;
4. расходы по проживанию и найму жилья;
5. расходы на проезд до вокзала или аэропорта;
6. расходы на провоз багажа;
7. расходы по оплате услуг связи;
8. расходы по получению виз;
9. расходы по получению и регистрации служебного заграничного
паспорта;
10. расходы за обмен наличных на иностранную валюту.
Вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на
командировки, принимаемые к вычету при исчислении налога на прибыль
организаций.
При выдаче денежных средств организация обязана: указать сумму и
срок, на которые выданы денежные средства; запретить передачу подотчётных
денежных средств от одного работника другому. Денежные средства под отчёт
могут получать только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчётных
лиц, который утверждает руководитель предприятия.
2
Богаченко В.М., Кириллова Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник. – Ростовн/Д:Феникс,2018 – 480с.
10
Если лицо, которому должны быть выданы деньги, не включено в этот
список, то организация должна составить приказ, где будет об этом
информировано; получить от подотчётного лица отчёт о расходах.
Важно заметить, что когда от работника в установленный срок не
поступает авансовый отчёт с подтверждающими документами, то возникает
задолженность перед организацией
3
.
В течение месяца с момента наступления события работодатель имеет
право принять решение об удержании долга из зарплаты работника. При этом
необходимо, чтобы работник знал об этом и не возражал против такой меры.
Если работодатель не смог осуществить такое удержание, он имеет право
обратиться в суд.
Попытка судебного взыскания долга — дополнительный аргумент в
пользу того, что дохода для НДФЛ пока ещё нет. Расписку о получении
наличных средств пишут только чернилами или шариковой ручкой, без
допущения ошибок.
Сумма пишется прописью (тысячи, рубли) и копейки цифрами.
Бухгалтеры проверяют полный отчёт расхода средств, документы,
подтверждающие произведённые расходы, правильно ли оформлены эти
документы и подсчитаны суммы.
Так же заключаются договоры о полной материальной ответственности с
подотчётным лицом, и при возникновении ущерба оно должно будет его
возместить. Если подотчётное лицо не согласно с этим, то дело
рассматривается в суде на основании заявления.
Приобретение любых активов осуществляется не только по безналичному
расчёту, но и за наличные денежные средства. Для этих целей организации
выдают своим работникам наличные денежные суммы из кассы в подотчёт.
Подотчётные лица – это штатные работники организации, а также работающие
на условиях совместительства либо выполняющие работы по договору подряда,
3
Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля с подотчётными лицами / И.П. Васильева
// Налоговый вестник. - № 7.2020 – С. 1 – 10.
11
получающие авансом денежные средства из кассы на расходы, которые связаны
с осуществлением деятельности юридического лица
4
.
Порядок проведения расчётов с подотчётными лицами представлен на
рисунке 1.
Рисунок 1 – Порядок проведения расчётов с подотчётными лицами
Организация может выдавать денежные средства подотчётным лицам на
следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на
оплату представительских расходов рисунок 2.
4
Алексеева Г.И. Расчёты с подотчётными лицами: новшества в порядке ведения кассовых операций //
Бухгалтерский учёт в бюджетных и некоммерческих организациях. 2018. №3 (435). URL:
https://cyberleninka.ru/article/n/raschety-s-podotchetnymi-litsami-novshestva-v-poryadke-vedeniya-kassovyh-operatsiy
(дата обращения: 18.03.2020).
Подотчётное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в
трёхдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию
авансовый отчёт (форма №АО-1) об израсходованных суммах.
Суммы на командировочные расходы выдаются подотчётному лицу только после
приказа директора. Суммы командировочных расходов сверхустановленных
законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с
производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при
налогообложении прибыли.
В случае перерасхода подотчётным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды
или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о
выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чём делается
запись в авансовом отчёте. Если подотчётное лицо истратило меньшую сумму, чем
получило в подотчёт, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может
быть удержана из зарплаты подотчётного лица.
12
Рисунок 2 – Цели выдачи в подотчёт
На рисунке 3 представлены основные задачи учёта расчётов с
подотчётными лицами.
Рисунок 3– Основные задачи учёта расчётов с подотчётными
лицами
5
5
Васильева И.П. О проведении внутреннего бухгалтерского контроля с подотчётными лицами /
И.П. Васильева // Налоговый вестник. - № 7. 2020– С. 1 – 10.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в
розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей,
материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику
предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка
работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне
места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом
служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути
или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
Представительские расходы - это затраты организации по приёму и
обслуживанию представителей других организаций, участвующих в
переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также
участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный
перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ.
Задачи
своевременное,
полное и достоверное
отражение на счетах
бухгалтерского учёта
документальная
обоснованность
использования
подотчётных сумм
контроль за
рациональным
использованием
денежных средств
13
Таким образом, учёт расчётов с подотчётными лицами имеет важное
значение во всей системе бухгалтерского учёта. Эта часть бухгалтерского учёта
наиболее уязвима с точки зрения разных нарушений и злоупотреблений.
Вычеты по налогообложения подлежат в размере, соответствующем указанным
нормам.
1.2. Аналитический и синтетический учёт расчётов с подотчётными
лицами
Подотчётными лицами являются сотрудники компании, получившие
денежные средства для покрытия командировочных или деловых расходов.
Бухгалтерская иерархия расчётов, в которую входят лица, ответственные
по счету 71 «Расчеты с подотчётными лицами».
В соответствии с ведением кассовых операций в Российской Федерации,
выдачей наличных денежных средств в порядке отчётности на основании
запроса, запроса сотрудника со снисходительной визой руководителя и др. А
денежные средства учреждений на текущие расходы, хозяйственную сумму
определяют руководители учреждений и срок, который её решает. Есть ещё
одно правило для счёта 71
6
:
- счёт показывает, по долгу, поступление денежных средств к
подотчётному лицу;
- на кредит, потраченный подотчётным лицом.
Итоговый баланс счёта 71 рассчитывается следующим образом: меньший
оборот вычитается из большего оборота, а остаток отражается там, где оборот
выше. Дебетовое сальдо описывает дебиторскую задолженность, то есть
задолженность лица, подотчётного предприятию. Кредитный баланс описывает
кредиторскую задолженность, то есть корпоративный долг подотчётного лица.
По возвращении из командировки попросите работника представить
директору отчёт для утверждения в течение трёх дней с приложением к справке
6
Винокуров М. Зачем нужен аудит / М. Винокуров.// Деловой крестьянин. – 2018. – № 8. – С. 13.
14
о командировке документов, подтверждающих обоснованность расходов.
Потом её переводят в бухгалтерию.
Также аналитический учёт на счёте 71 в разрезе отчитывающихся
субъектов организации по каждому платежу и по каждому представленному
отчёту.
И есть два варианта закрытия счёта 71:
1. В кассу возвращён подотчёт Дт 50 Кт 71;
2.Долг был вычтен из зарплаты ответственного лица Дт 50 Кт 73.
Командировочные расходы включаются в состав производственных
затрат, т.е. в счета раздела «производственные затраты». Командировочные
расходы всегда включаются в счёт 26.
Искусственный Учёт расчётов с индивидуальной подотчётностью ведётся
из регистра 7 или в соответствующей автоматизированной пассивно-активной
бухгалтерской таблице учёта 71 «Расчёты с людьми для отчётности».
Что касается денежных эмиссий, выданных в соответствии с отчётом, то
счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами» вычитается из кредита счёта 50
«Денежные средства».
Для сумм, израсходованных подотчётными лицами, счёт 71 кредитуется
на соответствующий счёт, на котором рассчитываются затраты по
приобретённым запасам, или на другие счета по расходам.
Подотчётные суммы, которые не были своевременно выплачены
персоналом, отражаются по дебету 94 «Недостача и утрата от порчи
ценностей» и остатку счёта 71 «Счета с подотчётными лицами». В дальнейшем
эти суммы вычитаются из заработной платы: дебет счёта 70 «Расчёты с
персоналом по оплате труда» и Кредит счёта 94 «Недостача»
7
.
При невозможности вычета из сумм задолженности по заработной плате
дебет вводится на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» и
кредит на счёте 94 «Нетрудоспособность и убытки, вызванные повреждением
7
Воробьева В.Д. Расчёты с подотчётными лицами / В.Д. Воробьева // Бухгалтерский учет. – 2019. - № 23. – С.
18 – 21.