55
Глава 3. Совершенствование учёта и аудита расчётов с
подотчётными лицами в АО «ИРЦ»
3.1. Мероприятия по совершенствованию учёта расчётов с подотчётными
лицами в организации
В любой организации, осуществляющей финансово-хозяйственную
деятельность, происходит движение денежных средств — оплачивается всё
необходимое для её жизнедеятельности. Расчёты часто производятся через
сотрудников предприятия, которым выдаются деньги под отчёт. Если компания
ведёт активную деятельность, то хорошо организованный контроль и учёт
подотчётных сумм поможет избежать неоправданных расходов и убытков.
Некоторые стороны учёта выдачи денег под отчёт регламентированы
законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер,
работающий с подотчётниками.
Но есть и такие моменты в осуществлении операций с финансовыми
средствами, выданными на хознужды, которые напрямую не оговорены
нормативными актами, а налоговики склонны интерпретировать их в свою
пользу, считая бухгалтерский учёт слабо организованным.
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые
службы, пути совершенствования учёта расчётов с подотчётными лицами
можно предложить по нескольким направлениям:
− организация предельно чёткого порядка выдачи и возврата
подотчётных сумм;
− особый контроль над оформлением авансовых отчётов и
оправдательных документов;
− правильное ведение бухгалтерского учёта подотчётных сумм.
Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется наличными,
поэтому основным правовым документом, которым нужно руководствоваться
при этом, является указание Банка России от 11.03.2016 № 3210-У. П. 6.3
данного документа определяет три момента для выдачи денег в подотчёт:
56
− наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для
которого служит заверенное руководителем заявление работника;
− отчёт об использовании полученного аванса работник должен
предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были
получены деньги;
− получить следующий подотчёт можно лишь при условии полного
погашения предыдущего.
Остальные моменты в организации учёта — размер средств на хознужды,
время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчёта, сроки его
проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает по своему
усмотрению.
Исходя из вышесказанного и того, что любой факт хозяйственной
деятельности может быть принят к учёту только на основании документального
подтверждения (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), рекомендуется
разработать внутренний документ (положение, распоряжение), в котором будут
зафиксированы основные моменты выдачи и возврата подотчётных сумм с
учётом специфики компании.
Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учёт
хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые
могут выдаваться подотчётные средства, а при необходимости — лимит
денежных средств на определённые цели. Необходимо также разработать
правила составления авансовых отчётов, порядок, сроки их проверки и
утверждения.
Бухгалтер может предложить на утверждение руководителю
самостоятельно разработанную упрощенную форму отчёта, содержащую все
необходимые реквизиты (ст. 4. закона «О бухгалтерском учёте»).
В случае необходимости выдачи подотчётных денег сотруднику
безналичным путём в положение также нужно включить эту возможность
подотчёта и описать её порядок. Также рекомендуется написать, что для
получения подотчёта на карту сотрудник должен оформить заявление на имя
57
руководителя с указанием данных карты. Такое разъяснение содержится в
письме Минфина России от 25.08.2016 № 03-11-11/42288.
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь
список лиц, которые могут получать деньги в подотчёт. Для этого
руководителю нужно издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый
сотрудник из этого списка должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Приказ должен быть отдельный — только для перечня подотчётных лиц,
без включения в него других вопросов, так как при возникновении
необходимости в изменении списка подотчётных лиц проще будет издать
новый приказ, касающийся только этого вопроса.
Что касается заявления на выдачу подотчётных сумм, оно пишется в
свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором стоит
предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по
подотчётным суммам. Руководителю же следует подписывать заявление только
после наличия такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае
уменьшается вероятность выдачи подотчёта работнику с незакрытой
задолженностью. Зафиксировать форму заявления и правила его оформления
также нужно в положении по расчёту с подотчётными лицами.
Много вопросов у работников налоговой инспекции возникает при
проверке авансовых отчётов. И это обоснованно — расходы, сделанные
подотчётным лицом, напрямую влияют на налогооблагаемую базу.
Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчётное лицо
прикладывает к отчёту, не могут подтверждать произведенные затраты и
уменьшать налогооблагаемую базу.
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчётных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию вместе с отчётом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учёта расчётов с подотчётными лицами можно
разработать инструкцию для подотчётных лиц. В этом документе нужно
подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных
58
чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы
потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах компании, а не
поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учёту
может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату.
Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или
услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в
случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать
заменить его тем, который законно оформит сам.
Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для
компании вещь, но предоставил только кассовый чек, в котором кроме суммы
ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому нельзя правильно
оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти из
положения другим способом: создать комиссию, оформив её приказом.
Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приёмки-передачи с полным её
описанием, на основании которого бухгалтер сможет оприходовать покупку.
Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам,
которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение
налогооблагаемой прибыли повлечёт за собой нежелательные последствия в
виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые
реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.
Расчёты с подотчётными лицами — тот участок, где от бухгалтера
требуется внимание и контроль сразу по трём позициям:
− работа с сотрудниками — организация контроля своевременной и
правильной отчётности, целевого расходования денежных средств,
предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
− контроль наличия и оформления всех необходимых первичных
документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для налогового
учёта;
59
− правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского
учёта.
Следуя закону, бухгалтер должен вести аналитический учёт по каждой
выданной сумме. Для совершенствования учёта расчётов с подотчётными
лицами рекомендуется разработать журнал ведения учёта подотчётных сумм в
хронологической последовательности в разрезе подотчётных лиц и сроков
отчёта.
Если наличные, выдаваемые авансом в подотчёт, превышают
установленный законом лимит при расчётах юридических лиц и
предпринимателей, то бухгалтеру в момент выдачи денег следует обратить
внимание сотрудника на то, чтобы он не нарушал этого правила (п. 6 указания
от 07.10.2015 № 3073-У). Об этом также рекомендуется написать в инструкции
для подотчётников.
Для того, чтобы обоснованно списывать за счёт чистой прибыли
дополнительные услуги, включённые и оплаченные в счета по
командировочным расходам, рекомендуется делать это на основании
Положения о служебных командировках, утверждённого приказом
руководителя.
Бухгалтеру необходимо внимательно изучать предоставленную
подотчётным лицом первичную документацию, чтобы правильно отделить
расходы за счёт чистой прибыли от расходов, отнесённых на счёт издержек
производства.
Бухгалтерские проводки должны использоваться в соответствии с
Планом счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Не стоит упрощать их и
списывать расходы, минуя счёт по подотчётным лицам. Это нарушение
фиксирования самого факта хозяйственной деятельности, которое может
привести к совершению ошибки в расчётах с подотчётными лицами.
Выдача и контроль подотчётных сумм — непростой участок для
бухгалтера. Тем не менее, законодательством предоставлено большое поле для
совершенствования учёта расчётов с подотчётными лицами путём
60
формирования удобного и точного ведения учёта и контроля на основании
разработанных внутренних документов.
На предприятии рекомендуется внедрить новую версию программы 1С:
Бухгалтерия 8.2», позволяющих оптимизировать учёт расчётов с подотчётными
лицами. Складской учёт на предприятии не автоматизирован и, поэтому
трудоёмок.
Вышла новая версия (1.5.13) типовой конфигурации программы «1С:
Бухгалтерия 8.3». Особое внимание в ней уделено повышению удобства
работы, легкости освоения программы, развитию средств сервиса и контроля.
3.2. Предложения по совершенствованию аудита расчётов с подотчётными
лицами в организации
Основными нарушениями учёта расчётов с подотчётными лицами могут
быть то, что документы по учёту в организации оформлены с нарушением
установленных требований; (нет подписи руководителя, даты составления,
основания для выписки):
– выплаты подотчётным лицам на основании документов,
подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчётов;
– несоблюдение установленного лимита расчётов наличными деньгами;
– арифметические ошибки при подсчёте оборотов и остатков в учётных
регистрах;
– отсутствие платёжных документов, подтверждающих факт совершения
операций по учёту расчётов с подотчётными лицами, или их оформление
ненадлежащим образом;
– некорректная корреспонденция счетов по учёту кассовых операций.
В связи с этим необходимо проводить сверку расчётов и инвентаризацию
по счёту 71.
Основные способы, которые используют для проведения ревизии
кассовых операций являются сравнение, наблюдение и анализ. Для их
61
осуществления используются приёмы фактического и документального
контроля.
К приёмам фактического контроля относится инвентаризация, то есть
проверка фактического наличия денежных средств и документов в кассе, а
также обследование кассового хозяйства.
На предприятии не всегда вовремя проводит ревизии, неправильное
оформление документов по проведении ревизии, а случаются и те случаи, когда
ревизию и инвентаризацию практически не проводят.
Что касается приёмов документального контроля, то сюда можно
отнести:
- формальную проверку (к примеру, проверка заполнения кассовых
ордеров с заполнением всех обязательных реквизитов);
- логическую и экономическую проверку (действительно ли было
целесообразно выдать директору хозяйства на хозяйственные нужды под отчёт
крупную сумму наличности);
- нормативно-правовую проверку (например, кассир не имеет право
выдать подотчётному лицу новую сумму, если предыдущая не была погашена);
- встречную проверку (сопоставляются записи в учётных регистрах,
относящиеся к данной хозяйственной операции);
- проверку документов по данным корреспондирующих счётов.
Органы налоговой службы применяют штрафные санкции за нарушение
кассовой дисциплины, предусмотренные п.1 Указа № 436.
В помощь бухгалтерам и с целью облегчения ведения учёта,
осуществления контроля в реальном времени, а также принятии своевременных
решений в управлении предприятием, а также исключения ошибок, разного
типа в том числе опечаток, описок, целесообразно использовать программное
обеспечение, на данный момент наиболее известные и распространённые и
адаптированные к бухгалтерскому учёту это различные конфигурации
программы 1С: Бухгалтерия.
В приложении представим санкции за нарушение кассовой дисциплины.
62
С целью устранения нарушений в учёте денежных средств на
предприятии необходимо осуществлять постоянные внеплановые
инвентаризации.
Особое внимание необходимо сосредоточить на правильность
оформления кассовых документов.
Обратить внимание на качество оформления документов: подлинность
подписей получателей, возможные исправления, правильность отнесения
операций на корреспондирующие счета, наличия подписи руководителя.
Во время проверки отчёта кассира и приложенных к нему документов,
сопоставляются номера последних приходных и расходных кассовых ордеров с
записями в Журнале регистрации для убеждения в полноте их учёта. При
обнаружении расхождений в сумме или нумерации ордеров, необходимо
выяснить причины их возникновения.
Следует постоянно проводить проверку соблюдения порядка выдачи
предприятиями наличности под отчёт (соблюдения требований, установленных
сроков представления в бухгалтерии авансовых сумм, целевое их расходование)
и соблюдение лимита остатка наличности, сроков и порядка сдачи выручки,
своевременности возврата в банк неизрасходованных в срок средств, выданных
на оплату труда и другие выплаты.
Совершенствование аудита кассовых операций происходит ежегодно.
Этот вид аудиторской проверки крайне важен, так как кассовые операции
имеют большое значение для проведения финансово-хозяйственной
деятельности предприятия. Организациям необходимо обратить внимание на
внутренний контроль над их деятельностью и учёт расчётов с подотчётными
лицами
3.3. Расчёт экономической эффективности разработанных мероприятий
Для более быстрого освоения «1С:Бухгалтерии 8.3» в новой версии
реализованы следующие инструменты:
63
− «Стартовый помощник» - предназначен для ввода основных
сведений, необходимых для начала работы с программой. Последовательно
ответив на вопросы «Стартового помощника», можно сразу приступать к вводу
текущих документов;
− электронное пособие по быстрому освоению «1С:Бухгалтерии 8»
для пользователей, которые самостоятельно осваивают программу. Пособие
представляет собой сквозной пример от начала ведения учёта до формирования
бухгалтерской отчётности и даёт представление об основных понятиях
программы и приёмах работы, помогает выработать полезные навыки;
− обновлённая «Панель функций» - позволяет начинающим
пользователям осваивать программу быстрее, а опытным пользователям
эффективнее выполнять ежедневные задачи. Разделы учёта обновлённой
панели функций представлены в виде схем работы и содержат визуальное
представление последовательности операций.
От того, насколько удобно и комфортно работать в программе, зависит и
производительность труда бухгалтера, и его удовлетворённость работой в
целом. В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.3» улучшен пользовательский
интерфейс для работы с такими часто используемыми формами, как банковская
выписка и платёжное поручение.
Работа с банковскими выписками стала нагляднее. Реализован журнал
выписок с отбором по организации и счёту в банке.
Каждая выписка показывает проведённые по банку документы, остатки и
обороты за день. С выпиской удобно работать так же, как и с журналом
документов: можно ввести новый документ, отменить проведение, просмотреть
бухгалтерские записи.
Форма платёжного поручения стала удобнее для заполнения. Основные
реквизиты документа выделены в отдельные группы. Назначение платежа
помещено на первую закладку и просматривается при открытии формы. При
выборе организации или контрагента договор (и расчетный счёт) подставляется
автоматически, если он основной или единственный.
64
Упрощены такие процедуры, как загрузка курсов валют и адресных
классификаторов, ввод начальных остатков основных средств, сведений о счёте
в банке и др. Разработана процедура контроля ввода вида операции – одного из
определяющих реквизитов документа.
Теперь выбор операции запрашивается сразу при вводе нового
документа. Эта возможность может быть отключена в настройках пользователя.
И начинающим, и опытным пользователям очень важно быть уверенными в
том, что при ведении бухгалтерского и налогового учёта ими случайно или в
силу недостаточной квалификации не были допущены ошибки и неточности.
В новой версии «1С: Бухгалтерии 8.3» реализован ряд новых
контрольных и сервисных функций.
Например, «Режим проверки соотношений показателей налоговых
деклараций» предназначен для выявления методических и арифметических
ошибок, допущенных пользователем при составлении регламентированных
отчётов. С помощью этого механизма контролируется взаимная увязка данных
как между разделами одной отчётной формы, так и между различными
формами отчётности.
При этом пользователь сразу видит, по каким показателям выявлены
расхождения, ведущие к ошибкам в отчётности. Режим проверки включен в
наиболее используемые декларации.
«Экспресс-проверка ведения учёта» обеспечивает анализ данных на
соответствие законодательству и заложенной в программе методологии учёта,
помогает выявить ошибки в ведении учёта, подсказывает возможные причины
их возникновения и даёт рекомендации по их исправлению.
Например, программа позволяет контролировать превышение
ежедневного лимита по кассе, выдачу средств под отчёт без представления
авансовых отчётов по расходу средств, полученных ранее, ошибки в нумерации
кассовых документов и т.д.
Добавлены новые отчёты по закрытию месяца, позволяющие повысить
прозрачность ряда завершающих операций, в частности расчёта себестоимости,