Содержание
ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................................6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И
АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.......................................9
1.1. Подотчетные лица как объект бухгалтерского учета ..................................9
1.2. Понятие, значение и задачи учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на коммерческом предприятии...............................................................12
1.3. Нормативно-правовая база учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами.....................................................................................................................35
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА РАСЧЕТОВ С
ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ИП ДЕШИНА...................................................42
2.1. Краткая характеристика деятельности ИП Дешина....................................42
2.2. Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами
в ИП Дешина...........................................................................................................49
2.3. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в
ИП Дешина.............................................................................................................52
ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ НА
ПРИМЕРЕ ИП ДЕШИНА.........................................................................................57
3.1. Планирование аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными
лицами в ИП Дешина.............................................................................................57
3.2. Аудит учета расчетов по подотчетным суммам в ИП Дешина..................61
3.3. Результаты аудиторской проверки. Рекомендации по совершенствованию
учета расчетов с подотчетными лицами в ИП Дешина......................................69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.........................................................................................................76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ.................................................80
ПРИЛОЖЕНИЯ.........................................................................................................86
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью изучения
учета и аудита расчетов с подотчетными лицами для минимизации типичных
ошибок при учете таких расчетов. Хотя операции с подотчётными лицами
ставятся на учет достаточно просто, в них чаще всего встречаются ошибки
ввиду невнимательного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля
над расчетами с подотчетными лицами. Другой причиной является отсутствие
знания нормативно-правовой базы и наличия определенного опыта работы в
этой сфере. Поскольку операции с подотчетными лицами связаны с оборотом
наличных денежных средств, организация проведения бухгалтерского учета
данных операций очень часто сопровождается риском злоупотреблений со
стороны работников хозяйствующего субъекта. Операции с подотчетными
лицами учитываются при определении расходов для целей налогообложения,
то нарушения в данном разделе бухгалтерского учета могут повлечь за собой
существенные налоговые последствия для экономического субъекта в случае
налоговой проверки. Несмотря на большое количество исследований по теме
операций с подотчетными лицами, остаются нерешенными вопросы
правильности оформления первичных учетных документов подотчетными
лицами, налогообложения и контроля над операциями, совершаемыми за
наличные средства, в том числе с применением пластиковых карт. Имеют место
типичные ошибки отражения этих операций в учете, и в этой связи существует
необходимость повышения качества учетной и контрольной работы расчетов с
подотчетными лицами. Таким образом, изучение выбранной темы имеет
исключительно важное значение.
Целью данной выпускной квалификационной работы является изучение
теории и практики учета подотчетных операций и методики проведения аудита
расчетов с подотчетными лицами для дальнейшей разработки рекомендаций по
совершенствованию этих операций на исследуемом предприятии.
6
Для достижения цели исследования в работе необходимо решить
следующие задачи:
1 рассмотреть теоретические аспекты бухгалтерского учет и аудита
расчетов с подотчетными лицами;
2 изучить порядок организации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами в ИП Дешина;
3 исследовать порядок проведения аудита расчетов с подотчетными
лицами в исследуемой организации;
4 представить рекомендации по совершенствованию учета расчетов с
подотчетными лицами в ИП Дешина.
Объектом исследования выступают экономические отношения, которые
составляют содержание системы расчетов с подотчетными лицами
экономического субъекта, ведущего коммерческую деятельность. Предметом
исследования является методики ведения учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами.
Методологическую основу исследования составили труды российских и
зарубежных экономистов в области бухгалтерского учета и аудита. В
частности, в работе использованы результаты исследований И.В. Бахолдиной,
Ю.А. Бабаева, О.И. Васильчук, В.Г. Гетьмана, А.В. Глущенко, В.А. Ерофеевой,
Г.И. Закиевой, О.Е. Качковой, Т.В. Кириченко, Н.П. Кондракова, Н.А.
Лытневой, Н.В. Милякова, В.Р. Мухиной, Г.В. Савицкой, С.Н. Старостина, И.А.
Феоктистова и др.
Информационной базой исследования выступила годовая и бухгалтерская
отчетность ИП Дешина за 2016-2018 гг., регистры синтетического и
аналитического учета, а также первичная документация хозяйствующего
субъекта по расчетам с подотчетными лицами.
Структура выпускной квалификационной работы обусловлена
решаемыми задачами и включает введение, основную часть из трех глав,
заключение, список использованной литературы и приложения. Общий объем
7
работы (без учета приложений) составляет 85 страниц, в работе представлено 7
рисунков, 22 таблицы, список использованной литературы содержит 55
источников.
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ БУХГАЛТЕРСКОГО
УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ
1.1. Подотчетные лица как объекта бухгалтерского учета
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников
организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы
наличные деньги с условием представления отчета об их использовании
(отсюда и термин – «под отчет»)
1
.
Подотчетным лицом всегда является штатный работник организации или
совместитель. Подотчетное лицо обладает правом получения денежных средств
в организации для проведения наличных расчетов с контрагентами.
Основанием приобретения данного права выступает приказ или иной
распорядительный документ руководителя организации, либо должностные
обязанности подотчетного лица. Как правило, обязанность получения
денежных средств под отчет накладывается на тех сотрудников, которые
непосредственно связаны с производственным или хозяйственным процессом.
2
Подотчетное лицо обладает рядом прав и обязанностей, которые
взаимосвязаны с контрольными функциями отвечающих за эффективность
системы внутреннего контроля сотрудников организации. Перечень данных
прав и обязанностей представлен на рис. 1.
1
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146– ФЗ (ред. от 27.11.2019) (с изм.
и доп., вступ. в силу с 01.01.2020)
2
Мешков С.А., Макеева Т.Ю. О некоторых вопросах учета и контроля расчетов с подотчетными лицами //
Интеграция наук. – 2017. - № 6. – С. 89.
9
Рисунок 1. Права и обязанности подотчетного лица
Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации
наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться,
представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов,
подтверждающих расходы). При этом организация может выдавать денежные
средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на
командировочные расходы; на оплату представительских расходов.
Подотчетные суммы - это денежные средства, которые выдаются
сотруднику предприятия для покупки товаров, материалов, оплаты товаров,
командировочные расходы и т.д. и за которые он должен отчитаться
3
.
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в
розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей,
материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов
работника предприятия, направленного в командировку. Командировка - это
поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения
3
Чистякова Л.В., Красноперова О.А. Учетная политика организаций на 2017 год /Л.В. Чистякова, О.А.
Красноперова. – М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2016. – С. 57.
10
Права подотчетного лица
Получать на определенные цели
наличные денежные средства
Совершать покупку у выбранного
поставщика
Расходовать собственные денежные
средства при недостаточном
количестве выданных
Получать денежные средства на
командировочные расходы по
заявленной сумме
Получать денежные средства на
представительские расходы по
заявленной сумме
Получать исчерпывающую
информацию в устной и при
необходимости в письменной форме о
документообороте и требованиях
организации к расходам за наличный
расчет
Обязанности подотчетного лица
Указывать в заявлении цели и
направления расходования
Проверять полученные первичные
документы поставщика
Обязан уведомить руководство
соответствующего уровня о
превышении предполагаемых расходов
над заявленными
Отчитаться в течение трех дней после
возвращения из командировки
Отчитаться в течение определенного
локальными нормативными
документами организации срока
В предусмотренных локальных
документах организации расписаться
при согласии с требованиями
работодателя
вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом
служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути
или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
4
В командировку может быть направлен только штатный работник
организации. Гражданско-правовой договор (например, договор подряда или
поручения), командировкой не считается.
В соответствии с действующим законодательством командированному
работнику оплачиваются расходы по найму жилого помещения; расходы по
проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы
(например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику
перед его отъездом в командировку выдается аванс
5
.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и
обслуживанию представителей других организаций, участвующих в
переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также
участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК
РФ
6
. В соответствии с данной статьей, к представительским расходам относятся
расходы на официальный прием представителей других организаций;
обеспечение доступа к местам проведения встреч и обратно; буфетное
обслуживание лиц, участвующих во встрече во время переговоров; оплата
услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации. Данный
перечень является исчерпывающим. Поэтому к представительским расходам
нельзя отнести расходы на оплату проживания участников встреч.
4
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197–ФЗ (ред. от 16.12.2019)
5
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) (с изм. и доп., вступ.
в силу с 01.01.2020)
6
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 № 146– ФЗ (ред. от 27.11.2019) (с изм.
и доп., вступ. в силу с 01.01.2020)
11
1.2. Понятие, значение и задачи учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на коммерческом предприятии
Организация учета расчетов с подотчетными лицами в любой компании
представлена на рис. 2.
Рисунок 2. Основы организации учета расчетов с подотчетными
лицами
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана
счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной
Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н
7
.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам,
выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные
расходы, Планом счетов предусмотрено открытие и ведение счета 71 «Расчеты
с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со
счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами
суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в
7
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»
12
зависимости от характера произведенных расходов. Типовые проводки по
данному счету представлены в таблице 1.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в
дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть
удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по
прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда
работника)
8
.
Таблица 1
Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Содержание операции Дебет Кредит
Выданы под отчет денежные средства 71 50, 51
Оприходованы ценности, приобретенные
подотчетными лицами
07, 08, 10, 15, 41 71
Оплачены подотчетными лицами расходы на
хозяйственные нужды и командировочные
расходы
20, 23, 25, 26 71
Учтен НДС по приобретенным ценностям и
суммам расходов
19 71
Возвращены в кассу, на расчетный счет
неиспользованные денежные средства,
ранее выданные под отчет
50, 51 71
Отражена не возвращённая в срок
подотчетная сумма
94 71
Особенности отражения в бухгалтерском отчете расходов по
подотчетным суммам обусловлены спецификой понесенных расходов:
1) расходы, связанные с формированием стоимости внеоборотных
активов, а также материально-производственных запасов (если их фактическая
стоимость формируется отдельно), списываются на расчетные счета 08
«Инвестиции во внеоборотные активы» и 15 «Закупки и приобретение
материальных ценностей»;
8
Антипова А.Н. Наличные расчеты с подотчетными лицами /А.Н. Антипова. – М.: Главная книга, 2018. – С. 25.
13
2) расходы, связанные с приобретением товарно-материальных запасов
(если их фактическая стоимость сформирована без использования счета 15), -
на дебет соответствующего субсчета, открытого для счета 10 «Материалы»;
3) расходы, ранее отраженные как задолженность перед работниками
организации или другими получателями, отражаются как уменьшение
задолженности;
4) все остальные расходы списываются на счета расходов (для
соответствующих синтетических и аналитических счетов).
Если начисление заработной платы производится ответственному лицу с
использованием банковской карты, то возвращение подотчетной суммы может
быть оформлено как вычет. В этом случае при расчете заработной платы сумма
задолженности организации перед работником уменьшается на величину
остатка от подотчетной суммы, и уже уменьшенная сумма обязательства
переводится на банковскую карту. В этом случае дополнительные учетные
записи не должны выдаваться
9
.
Аналитический учет для счета 71 ведется для каждой суммы, выданной
согласно отчету. В некоторых случаях для целей финансового или
экономического анализа, а также при значительных оборотах сумм организация
аналитического учета для счета 71 производится в зависимости от целей, на
которые выдан аванс: на оплату труда; на оплату услуг связи; на оплату
транспортных услуг; на оплату коммунальных услуг; на арендную плату за
пользование имуществом; на приобретение основных средств; на приобретение
материалов; на командировочные расходы (с возможной дифференциацией по
видам расходов); на расчеты с поставщиками товаров и т.д.
10
.
Еще одним важным направлением организации учета расчетов с
подотчетными лицами является правильная организация учета налогов и
отчислений по этим операциям.
9
Бортникова А. Командировочные расходы в учете /А. Бортникова Новая бухгалтерия, 2016. – № 9. - С. 45.
10
Бортникова А. Загранкомандировка: как вести учет расходов /А. Бортникова // Новая бухгалтерия, 2016. – №
10. – С. 42.
14