- цель получения подотчетной суммы;
- информация о сумме имеющегося предыдущего аванса (с
указанием имеющегося перерасхода или остатка);
- сумма полученного аванса;
- расчет полученных и израсходованных подотчетных сумм;
- сумма остатка или перерасхода по подотчетным суммам;
- бухгалтерские записи с указанием счетов и субсчетов;
- информация об имеющихся приложениях к авансовому
отчету с указанием количества листов;
- сведения о проверке авансового отчета бухгалтерской
службой и сумме к утверждению, которая указывается
прописью и цифровым способом;
- подписи главного бухгалтера и бухгалтера хозяйствующего
субъекта;
- сведения о внесенном остатке по подотчетным суммам или
выданном перерасходе с указанием номера и числа
оформления кассового ордера.
Часть
вторая
Бухгалтер
Расписка является второй частью бланка авансового отчета
и является отрывной, в ней отражается информация о
принятии подготовленного отчета к проверке, указывается
следующая информация:
- сведения о лице, от которого принят отчет на проверку
(указывается
ФИО);
- проставляются номера авансового отчета и дата его
составления;
- отражается информация о сумме авансового отчета и
количестве документов с указанием листов;
- подпись бухгалтера хозяйствующего субъекта, который
принял отчет к проверке;
- дата.
Часть
третья
Подотчетн
ое лицо
совместно
с
бухгалтер
ом
В третьей части бланка авансового отчета, который
печатается на оборотной стороне:
- отражается наименование документа (с указанием
реквизитов, которые подтверждают произведенные расходы);
- проставляется сумма расхода (отдельно по отчету и
принятая к учету);
- указывается дебет счета и субсчета, куда будут отнесены
расходы;
- проставляется итоговая сумма;
- подотчетное лицо ставит свою подпись и расшифровку
подписи.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с даты:
- истечения срока, на который были выданы средства, указанные в
заявлении работника о выдаче денег под отчет;
25
- выхода работника на работу, если период, на который были выданы
деньги, истек во время его болезни или отпуска;
- возвращения работника из командировки.
За нарушение срока сотрудник может быть наказан материально.
2. Отчет составляется в единой форме № АО-1 или в форме, принятой
организацией.
3. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
4. Подписывается руководителем.
5. Документы, подтверждающие расходы работника - чеки, счета, билеты
и т. д., являются обязательными в качестве приложений к отчету.
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
Первая (передняя) часть заполняется бухгалтером. Здесь отражаются
реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и
подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об
израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их
движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о
получении от него неиспользованного аванса
23
.
Вторая часть - это отрывная расписка о принятии отчета к проверке.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется
коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты
документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также
общую сумму расхода. Бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету,
бухгалтерский счет, на который отнесет произведенные расходы
24
.
Отчет подписывается работником, бухгалтером и главным бухгалтером.
Затем он передается руководителю на утверждение.
Авансовый отчет может быть подготовлен в электронном виде и
подписан с использованием электронных подписей. Но для этого все
23
Масленникова Л.А. Как выдавать деньги в подотчет, чтобы все было правильно /Л.А. Масленникова //
Упрощенка, 2015. – № 7. – С. 35.
24
Соловьева Д.В. Годовой отчет организаций на упрощенной системе налогообложения 2017 / Д.В. Соловьева.
– М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – С. 17.
26
подписавшиеся должны иметь электронные подписи, в том числе сотрудник -
подотчетное лицо
25
.
В единой форме авансового отчета предусмотрена только одна форма
выдачи подотчетных сумм - наличными. Но организация имеет право
применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета и
предоставлять ей другие способы выдачи денег, а не только наличные
26
.
После получения отчета о расходах бухгалтер заполняет квитанцию
(отрывную часть отчета) и передает ее работнику. Необходимо подтвердить,
что отчет принят для проверки. Проверка заключается в следующем:
1. Целевые расходы должны контролироваться. Для этого бухгалтеру
необходимо посмотреть, на какие цели сотрудник получал денежные средства.
Эти данные указаны в документе, послужившем основанием для выдачи
подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, выписке
и т. д. Затем бухгалтер сравнивает цель с результатом в соответствии с
документами, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они
совпадают, то деньги были использованы по назначению.
2. Бухгалтер должен убедиться, что есть подтверждающие документы,
подтверждающие расходы, а также проверить правильность их оформления и
расчета сумм.
3. Если работник заплатил наличными, подтверждением расходов может
служить кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчетности
27
. А при
оплате кредитной картой - квитанции электронных банкоматов и терминалов.
Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны
соответствовать суммам, указанным в платежных документах. (Приложение Б)
Инспекторы ФНС часто требуют, чтобы к авансовому отчету был
приложен именно кассовый документ. Однако законодательно данное
25
Мещеряков В.И. Годовой отчет 2017 / В.И. Мещеряков. – М.: Агентство бухгалтерской информации, 2017. –
С. 74.
26
Негребецкая О.В. Как провести инвентаризацию расчетов с работниками и исправить ошибки /О.В.
Негребецкая // Зарплата, 2015. – № 3. – С. 52.
27
Пересыпкина Е.И. Рассчитываемся с подотчетными лицами / Е.И. Пересыпкина // Оплата труда:
бухгалтерский учет и налогообложение, 2016. – №5. – С. 13.
27
требование не установлено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из
форм первичной учетной документации. Это такой же оправдательный
документ, как и кассовый чек.
Плательщики ЕНВД и предприниматели (получившие патент до
01.07.2018 г.) вправе не применять ККТ. Вместо этого они предоставляют
покупателям товарные чеки, квитанции или другие документы, которые
подтверждают продажу товара. Обязательные реквизиты документов взамен
чеков ККТ следующие:
1) наименование, порядковый номер и дата выдачи документа;
2) наименование организации (Ф.И.О. предпринимателя), ИНН;
3) наименование и количество оплачиваемых товаров (работ, услуг);
4) сумма оплаты;
5) должность, фамилия и инициалы продавца, его личная подпись.
Если в товарном чеке или товарной накладной есть все эти данные, эти
подтверждающие документы могут быть приложены к авансовому отчету
28
.
Также может быть принят предварительный отчет сотрудника о
приобретении материалов, если к нему прилагается только кассовый чек. Но
для этого подотчетное лицо самостоятельно оформляет дополнительный
документ, подтверждающий получение ценностей. Например, при получении
материалов оформляется акт о приемке материалов по форме, утвержденной
руководителем организации, например, по форме № М-7.
Необходимо оформить такой документ, поскольку кассовая квитанция
подтверждает только сумму, потраченную работником. Исходя из этого,
невозможно принять ценности, полученные через сотрудника для учета.
Квитанция не содержит такой обязательный реквизит первичного документа,
как подписи ответственных лиц
29
.
28
Ермошина Е.Л. Налоговый учет расходов на зарубежную командировку / Е.Л. Ермошина // Налог на
прибыль: учет доходов и расходов, 2017. – № 11. – С. 17.
29
Рождественская Е.С. Бухгалтерский и налоговый учет расходов на проезд, связанных с разъездным
характером работы сотрудников предприятия торговли / Е.С. Рождественская // Бухгалтерский учет и налоги в
торговле и общественном питании, 2017. – № 4. – С. 68.
28
Если ответственное лицо приобретает материальные активы на рынке у
физического лица, то должен быть составлен акт закупки у физического лица.
Подтвержденный авансовый отчет утверждается руководителем
организации или уполномоченным сотрудником (например, руководителем
подразделения), что должно быть сделано в разумные сроки, которые
устанавливает руководитель организации.
При проверке отчета о расходах бухгалтер может обнаружить, что
сотрудник потратил больше денег, чем получил в подотчете. В случае, если
перерасход по отчету о расходах оправдан, организация, в соответствии с пп.
6.1 – 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У и ст. 22 ТК РФ,
обязана его возместить
30
.
Перерасход средств в отчете о расходах оправдан в следующих случаях:
- деньги были потрачены на поручение, выданное работнику, что должно
быть указано в приказе руководителя «О выдаче денег под отчет»;
- работник приложил к отчету о расходах надлежащим образом
оформленные подтверждающие документы, из которых ясна причина
перерасхода.
Если данные условия не выполнены, организация имеет право не
возмещать работнику перерасход
31
.
В случае командировочных расходов если перерасход превышает нормы
на командировочные расходы организация имеет право не возмещать разницу
работнику.
Работодатель обязан компенсировать работнику командировочные
расходы только в пределах, установленных коллективным договором или
локальным нормативным актом, например, Положением о командировках. В
локальных документах организации должен быть утвержден порядок
возмещения расходов в зависимости от конкретной ситуации. На практике
30
Филина Ф.Н. Бухгалтерские проводки и налоговый учет в организациях общественного питания. 6–е изд.,
перераб. и доп. /Ф.Н. Филина. – М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017. – С. 49.
31
Семенихин В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы.6–е изд., перераб. и доп. / В.В. Семенихин.–
М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2017.– С. 78.
29
командировочные расходы часто зависят от должности работника, опыта его
работы в организации, квалификации, структурного подразделения, в котором
работает сотрудник.
В целом Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает
компенсацию за перерасход средств на командировочные расходы, но
окончательное решение о размере компенсации принимает работодатель.
Бухгалтер в бухгалтерском учете суммы перерасхода на
командировочные расходы, который руководство организации не утвердило
для возмещения, не отражает. В этом случае организация не имеет
задолженности по расчетам с подотчетным лицом на эту сумму.
Если руководство организации соглашается компенсировать перерасход
средств на командировку, то его (перерасход) можно оформить из кассы или
путем перечисления денежных средств на карточку сотрудника, что должно
быть указано в заявлении на возмещение перерасхода. Если сумма перерасхода
выдается из кассы, оформляется распоряжение о денежных расходах. В этом
случае в специальном поле авансового отчета «Перерасход по кассовому
ордеру» следует указывать дату и номер расходного кассового ордера.
Срок, в течение которого организации следует компенсировать
перерасход, законодательно не ограничен. В связи с этим запись о погашении
долга в авансовый отчет можно внести и после его утверждения
32
.
После того как авансовый отчет был проверен бухгалтером, он
представляется на утверждение руководителю. Срок утверждения
руководителем авансового отчета также не ограничен законом. В связи с этим,
утверждение отчета может занять несколько дней после того, как сотрудник
представил авансовый отчет в бухгалтерию.
Окончательный расчет с работником происходит только после
утверждения авансового отчета руководством. Именно поэтому организация
32
Тепляков А.Б. Расчеты с работниками организации по суммам, выданным под отчет, и по прочим
операциям / А.Б. Тепляков. – М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2016. – С. 154.
30
имеет право возместить перерасход средств после того, как сотрудник выйдет
из отпуска
33
.
Перерасход в авансовом отчете можно компенсировать на банковскую
карту сотрудника. Для этого в учетной политике предприятия должен быть
предусмотрен такой порядок расчетов с подотчетными лицами. Например, в
учетную политику может быть введена запись следующей формы: «расчеты по
подотчетным суммам осуществляются либо через кассу, либо с использованием
зарплатных карточек сотрудников».
Таким образом, организация может перевести подотчетные средства на
зарплатную карточку своего сотрудника, а также, если такие действия
предусмотрены учетной политикой, возместить перерасходы на ту же карту.
В настоящее время нет никаких запретов и ответственности за
возмещение сотруднику, допустившему перерасход, по указанным суммам на
ту же банковскую карту, на которую переводится его заработная плата. Данный
вид операций не является кассовым нарушением (ст. 15.1 КоАП РФ)
34
.
При возникновении ситуации, когда работник приобрел за свой счет для
нужд организации некие материальные ценности и претендует на возмещение
понесенных расходов, авансовый отчет можно не оформлять (п. 6.3 указания
Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У
35
). Для оплаты личных расходов
работник пишет заявление и прикладывает документы, подтверждающие
покупку документов (кассовые чеки, бланки, бланки строгой отчетности,
проездные документы и пр.). При этом на расчет налога на прибыль, единого
налога при УСН и ЕНВД возмещение сотруднику подотчетных сумм при
отсутствии оправдательных документов не влияет
36
.
33
Хлебников П. Заграничные командировки и споры по расходам /П. Хлебников // Трудовое право, 2017. – №
8. – С. 91.
34
Сибелиус Т. Как оформить подотчет по–новому /Т. Сибелиус // Практическая бухгалтерия, 2017. – № 10. – С.
22.
35
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404)
36
Федорова О.С., Харалгина О.Л., Катанаева Т.В., Королева М.В., Чадина В.Э. Учетная политика предприятия
для целей бухгалтерского учета на 2017 год /О.С. Федорова, О.Л. Харалгина, Т.В. Катанаева, М.В. Королева,
В.Э. Чадина // Налоги и финансовое право, 2017. – № 2. – С. 8.
31
Можно не взимать страховые взносы, даже если работник не приложил
документы, подтверждающие расходы, к отчету о расходах. Нельзя утверждать,
что работник присвоил сумму подотчетных денег себе, пока не доказано
обратное. Но утверждать, что аванс был потрачен на цели, для которых он был
выдан - можно. Для этого необходимо будет оформить документы,
подтверждающие расходование денег и размещение товаров (работ, услуг). Это
может быть:
- отчет об использовании денежных средств;
- акт рабочей комиссии об установлении факта расходования средств,
выданный в подотчете;
- пояснительная записка от работника, который не сдал подтверждающие
документы, с информацией о товаре и т. д.
Также должны быть оформлены документы, подтверждающие, что
указанная работником цена покупки не отличается от рыночной цены. Для
этого можно, например, прикрепить прайс-листы и каталоги компаний,
продающих аналогичные товары.
Рассмотрим сроки возврата подотчетных сумм. Срок выдачи наличных по
отчету не ограничен какими-либо нормативными документами. Однако, если
срок возврата подотчетных сумм установлен руководителем организации, то не
позднее трех рабочих дней после истечения такого периода работник должен
отчитаться о полученных денежных средствах (пункт 6.3 Банка России).
Инструкция от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Если сотрудник получил подотчетные суммы за командировку, то
отчетной датой считается день, когда сотрудник вернулся из командировки, о
чем свидетельствуют: печать принимающей организации в командировочном
удостоверении или дата посадочного талона в авиабилете или
железнодорожном билете.
В случае если подотчетная сумма истрачена не полностью и не была
возвращена в кассу организации, ее остаток удерживается из заработной платы
32
подотчетного лица. Для этого руководитель организации должен издать приказ
о взыскании. Необходимо обратить внимание на то, что удержание из
заработной платы проводится при условии, если работник не оспаривает размер
и основание для удержаний. Именно поэтому бухгалтер должен получить от
работника письменное согласие на удержание. Если работник не дает такого
письменного согласия, то взыскать с него невозвращенную сумму остатка
можно будет только через суд (ст. 137 и 248 ТК РФ, письмо Роструда от
09.08.2007 г. № 3044-6-0). Также необходимо помнить, что удержать из
месячной зарплаты работника можно не более 20 % от начисленной суммы (ст.
138 ТК РФ)
37
.
Поскольку компания не несет расходов при выдаче денег работнику под
отчет и не получает дохода при возврате данных сумм, такие суммы не
учитываются при расчете налогов. Данное положение применяется как к
организациям, применяющим общую систему налогообложения (п. 14 ст. 270,
п. 3 ст. 273 НК РФ), так и к тем организациям, которые находятся на УСН или
ЕНВД (п. 2 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.29 НК РФ). Суммы, выданные под отчет,
являются дебиторской задолженностью работника до тех пор, пока он не
представит авансовый отчет, приложив документы, подтверждающие
понесенные им расходы, и не внесет остаток неиспользованной суммы в кассу.
Рассмотрим процесс списания невозвращенных подотчетных сумм в
связи с истечением срока исковой давности (например, невозвращенные
подотчетные суммы числятся за уволившимся работником)
38
. Чтобы
определить день, когда можно списать неучтенные суммы, бухгалтер должен
использовать следующий метод:
1. Определить дату, с которой начинается срок исковой давности. Срок
исковой давности исчисляется со дня, следующего за датой, на которую
работник должен был погасить задолженность (неизрасходованный авансовый
37
Черкасова В.В. Бухгалтерский учет электронных проездных документов /В.В. Черкасова // Финансовые и
бухгалтерские консультации,2015. – № 10. – С. 33.
38
Финансовое право: учебник для бакалавров / Б.Г. Бадмаев, А.Р. Батяева, К.С. Бельский и др.; под ред. И.А.
Цинделиани. 3–е изд. – М.: Проспект, 2016. – С. 159.
33
платеж – ст. 191 ГК РФ). Например, если работник должен был вернуть
подотчетную сумму 5 октября, срок исчисления отсчитывается с 6 октября.
Работник должен выплатить долг не позднее, чем через три рабочих дня после
крайнего срока, за который ему были переданы деньги, поэтому срок исковой
давности для остатка отчетных сумм, по которым работник не отчитывался,
бухгалтер должен рассчитывать на конец периода, за который был выдан аванс
(п. 2 ст. 200 ГК РФ).
2. Отсчитать год от даты начала срока исковой давности. В соответствии
с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 196, п. 1, ст. 197) общий
срок исковой давности составляет три года. Более того, Министерство
финансов Российской Федерации в своих письмах от 08.08.2012 № 03-03-07 / 37
от 15.09.2010 № 03-03-06 / 1/589 настаивает на применении общего термина три
года
39
.
Таким образом, срок исковой давности закончится в тот день, когда он
начался, но через год (абз. 1 п. 1 ст. 192 ГК РФ)
40
. Бесспорно, бухгалтер обязан
учитывать обстоятельства, прерывающие срок исковой давности. К примеру,
бывший работник признал задолженность, и письменно попросил о рассрочке.
После любого обоснованного законодательством РФ перерыва отсчет течения
срока исковой давности следует начать заново (ст. 203 ГК РФ). После того как
срок исковой давности истек, задолженность по подотчетной сумме следует
признать безнадежной, и списать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете
(п. 14.3 ПБУ 10/99, подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
1.3. Нормативно-правовая база учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами
В процессе осуществления своей деятельности организации часто
сталкиваются с необходимостью оплачивать материальные ценности или
различные виды работ, услуги наличными, т. е. через подотчетные суммы.
39
Письмо Минфина России от 29.02.2016 N 03-03-06/3/11364 «Об учете целевых поступлений для целей налога
на прибыль организаций»
40
Хоботова А. Расчеты с подотчетными лицами: наличными и без /А. Хоботова // Информационный бюллетень
«Экспресс–бухгалтерия», 2014. – №44. – С. 28.
34