проверенных фактов выдачи денежных средств под отчет в двух отсутствует
заявление подотчетного лица на выдачу наличных денег из кассы с
обоснованием необходимости приобретения определенных материальных
ценностей или оплаты работ, услуг.
Следующая процедура - проверка полноты оправдательных документов,
приложенных к авансовым отчетам. Для этих целей составлен рабочий
документ № 5 (табл. 18).
Таблица 18
Рабочий документ № 5
Дата ФИО
подотчетн
ого лица
№
авансо
вого
отчета
Сумма
по а/о,
руб.
Сумма
согласно
документ
ам
Замечания к
оформлению
оправдательн
ых документов
26.01.2019 Миронова
Н.В.
1 8000,00 8000,00 Нет
16.02.2019 Миронова
Н.В.
3 10000,00 8500,00 Приложенный
кассовый чек на
сумму 328,46
руб. плохо
читаем
28.03.2019 Локтионов
Ю.В.
5 4000,00 4000,00 На чеке ККМ
№097 от
25.0,3.2019 на
сумму 1500,00
руб. отсутствует
ИНН продавца
18.04.2019 Дорохова
И.Ю.
9 3000,00 3000,00 Нет
18.07.2019 Миронова
Н.В.
11 5000,00 5000,00 Приложенный
товарный чек на
сумму659 руб.
плохо читаем
27.09.2019 Локтионов
Ю.В.
21 8000,00 8000,00 нет
01.12.2019 Дорохова
И.Ю.
26 5000,00 5000,00 нет
18.12.2019 Дорохова
И.Ю.
29 10000,00 10000,00 На чеке ККМ
№847 от
14.122019 на
сумму 2345,00
руб. отсутствует
ИНН продавца
В ходе проверки установлено соответствие сумм, заявленных в
авансовых отчетах, суммам, содержащимся в оправдательных документах
65
(кассовых и товарных чеках, счетах-фактурах), однако имеют место замечания
в части оформления оправдательных документов, в частности, некоторые чеки
плохо читаемы, поскольку отпечатаны на термопленке, на чеках ККМ
отсутствуют некоторые обязательные реквизиты продавца. Поскольку
оправдательные документы, в которых отсутствуют все или часть обязательных
реквизитов, не могут быть приняты к учету, следует внести соответствующие
корректировки в данные бухгалтерского учета ИП Дешина, а подотчетному
лицу возместить данную сумму путем внесения денежных средств в кассу в
размере, указанном в оправдательном документе.
Также в авансовом отчете № 3 от 16.02.2019 г. не совпадают заявленная
сумма с суммой согласно подтверждающим документам. Разницу в 1500 руб.
сотрудник должен был вернуть в кассу. В нарушение п. 6.3 указания ЦБ РФ от
11 марта 2014 г. № 3210-У этого не было сделано, в связи с чем данная
подотчетная сумма была удержана из зарплаты сотрудника.
Заключительная процедура аудиторской проверки учета расчетов с
подотчетными лицами в ИП Дешина – проверка правильности отражения на
счетах бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Результаты
отражены в рабочем документе № 6 (табл. 19).
66
Таблица 19
Рабочий документ № 6
Содержание операции по данным
б/у
организации
согласно
законодател
ьству
Д К Д К
Отражены суммы, выданные под отчет 71 50 71 50,51
Оприходование приобретенных товарно-
материальных ценностей, приобретенных
подотчетным лицом
10 71 10 71
Передача товарно-материальных
ценностей на общехозяйственные нужды
26 10 26 10
Сумма НДС, указанная с счете-фактуре по
приобретенным товарно-материальным
ценностям
19 71 19 71
Включение НДС по приобретенным
ценностям (работам, услугам) в затраты
общехозяйственного характера
26 19 26 19
Отражен возврат неизрасходованных
средств
50 71 50 71
Организацией отражены суммы, не
возвращенные в установленные сроки
подотчетными лицами
94 71 94 71
Удержание из заработной платы
работника не возвращенных в
установленные сроки денежных средств
70 94 70 94
Взыскание невозвращенных в
установленные сроки денежных средств в
случае, когда они не могут быть удержаны
из заработной платы подотчетного лица
73 94 73 94
Отметим, что операции по расчетам с подотчетными лицами отражены на
счетах бухгалтерского учета верно. Выдача денежных средств под отчет
происходит исключительно наличными через кассу, поэтому счет 51 не
используется.
В ходе аудита расчетов с подотчетными лицами выявлена
неисправленная ошибка синтетического учета по счету 71. По
операции «Выдано из кассы под отчет работнику» 3000 руб. ошибочно
составлена следующая проводка: Д-тсч. 70 К-тсч. 50. Следует убрать
67
данные из регистра по счету 70 и внести их в регистр по счету 71,
используя метод «Красное сторно».
По результатам проведенного аудита расчетов с подотчетными лицами в
ИП Дешина сможем сделать следующие заключения.
Расчеты с подотчетными лицами в ИП Дешина осуществляются в
соответствии с действующими нормативными документами. Суммы, выданные
под отчет, своевременно отражаются в учете; расходы, произведенные
подотчетными лицами, вносятся в регистры бухгалтерского учета.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно по
каждой хозяйственной выдаче. В ИП Дешина не практикуется выдача
денежных средств подотчетным лицам в безналичной форме путем
перечисления их на счет личной банковской карты работника.
Однако имеют место нарушения в осуществлении расчетов с
подотчетными лицами, имеющие незначительный характер.
Во-первых, некоторые приказы о выдаче денежных средств под отчет не
сопровождены заявлениями подотчетных лиц на выдачу наличных денег из
кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных
материальных ценностей или оплаты работ, услуг среди пакета документов.
Во-вторых, имеется ряд замечаний в оформлении первичных
документов, в частности, отсутствуют подписи подотчетных лиц и бухгалтера в
некоторых документах.
В-третьих, имеют место случаи выдачи наличных денег под отчет
лицам, не отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам.
В-четвертых, в ИП Дешина не проводится инвентаризация расчетов с
подотчетными лицами.
В-пятых, имеют место случаи невозвртата подотчетными лицами
остатка денежных средств в кассу предприятия.
В-шестых, у ИП Дешина имеются неисправленные ошибки в
синтетическом учете по счету 71.
68
3.3. Результаты аудиторской проверки. Рекомендации по
совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ИП Дешина
По итогам аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными
лицами в ИП Дешина приходим к следующим выводам:
1. выдача денежных средств под отчет происходит исключительно
наличными через кассу;
2. некоторые приказы о выдаче денежных средств под отчет не
сопровождены заявлениями подотчетных лиц на выдачу наличных денег из
кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных
материальных ценностей или оплаты работ, услуг среди пакета документов;
3. имеется ряд замечаний в оформлении первичных документов, в
частности, отсутствуют подписи подотчетных лиц и бухгалтера в некоторых
документах;
4. имеют место случаи выдачи наличных денег под отчет лицам, не
отчитавшимся полностью по ранее полученным суммам;
5. в ИП Дешина не проводится инвентаризация расчетов с
подотчетными лицами;
6. имеют место случаи невозвртата подотчетными лицами остатка
денежных средств в кассу предприятия;
7. имеются неисправленные ошибки в синтетическом учете по счету
71.
Отметим, что большинство выявленных недостатков в системе учета
расчетов с подотчетными лицами связаны преимущественно с небрежностью
ведения учета и отсутствием системы внутреннего контроля документов,
касающихся осуществления операций с подотчетными лицами, отражением
операций в учете. В случае выявления данных нарушений налоговыми
органами ИП Дешина могут быть установлены следующие штрафы (табл. 20).
69
Таблица 20
Штрафы для ИП по результатам нарушения в расчетах
с подотчетными лицами
Нарушения в расчетах с
подотчетными лицами
Основание Штраф, руб.
Отсутствие заявлений на выдачу
подотчетных сумм
П.6.3 Указание Банка
России от 11.03.2014 N
3210-У, ч. 1 ст. 15.1
КоАП РФ
4000-5000
Систематичность нарушений в
предоставлении авансовых
отчетов
Ст.137 ТК РФ, ч. 1 ст.
15.1 КоАП РФ
4000-5000
Неправомерная выдача
денежных средств подотчет
ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ 4000-5000
Разработаем рекомендации по совершенствованию учета расчетов с
подотчетными лицами в ИП Дешина с учетом выявленных проблем.
Выдача подотчтных сумм в ИП Дешина происходит исключительно
наличными черех кассу. Однако в соврменном мире все более преобладают
безналичные способы оплаты. Предлагаем осуществлять выдачу подотчетных
средств на банковскую карту. Существует два способа выдачи денежных
средств на банковскую карту: передача подотчетному лицу корпоративной
карты и перечисление подотчетных сумм на заработную карту работника.
В первом случае порядок передачи корпоративной карты подотчетному
лицу необходимо регалментировать во внутренних документах ИП Дешина.
Необходимо определить, в каком документе будет фиксироваться выдача и
возврат карты. Для этих целей необходимо завести Журнал выдачи
корпоративных карт. Следует установить необходимость написания
подотчетным лицом заявления на выдачу карты и издания соответствующего
приказа. Также необходимо обеспечить сохранность информации о PIN-коде
карты, например, приравнять данную информацию к служебной тайне).
Отдельно следует регламентировать порядок действий в случае утери карты.
70
Схема учета денежных средств при выдаче подотчетных сумм через
корпоративную карту будет выглядеть следующим образом (табл. 21).
Таблица 21
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
через корпоративную карту
Хозяйственная операция Дебет Кредит Документ-
основание
Списание денежных средств с
корпоративной карты
71 55 Банковская выписка
Оприходование приобретенных
товарно-материальных ценностей,
услуг
26, 60, 91 71 Авансовый отчет,
оправдательные
документы
Во втором случае подотчетные денежные средства перечисляются на
заработную карту работника. Какой либо ответственности за перечисление
подотчетных денежных средств на заработную карту законодательством не
установлено. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ данные операции к числу
кассовых нарушений не относятся. В данном случае порядок счетов по учету
денежных средств будет выглядеть следующим образом (табл. 22).
Таблица 22
Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами
путем перечисления денежных средств на счет личной банковской
карты работника
Хозяйственная операция Дебет Кредит Документ-основание
Списание денежных средств с
корпоративной карты
71 51 Платежное поручение
Возврат излишка подотчетных
сумм
50.1, 51 71 Приходный кассовый ордер,
выписка из расчетного
счета
Оприходование приобретенных
товарно-материальных
ценностей, услуг
26, 60, 91 71 Авансовый отчет,
оправдательные документы
Удержан остаток подотчетных
сумм по решению
индивидуального
предпринимателя с согласия
подотчетного лица
70 71 Приказ индивидуального
предпринимателя,
письменное согласие
подотчетного лица,
расчетная ведомость
В случае возврата подотчетных денежных средств на расчетный счет
индивидуального предпринимателя или выплаты перерасходованных денежных
средств в счет заработной платы работника в авансовый отчет необходимо
71
добавить информацию о реквизитах платежного поручения в случае
перерасхода подотчетных денежных средств.
Для решения имеющейся проблемы с плохо читаемыми товарными и
кассовыми чеками считаем возможным предложить для обеспечения
сохранности данных документов ксерокопировать и заверять их печатью
организации.
Неисправленные ошибки в синтетическом учете по счету 71 следует
убирать, используя метод «Красное сторно».
Согласно приказа, средства под отчет выдаются директору, бухгалтеру,
старшим смены (3 человека). Основанием выдачи денежных сумм под отчет
является заявление на имя руководителя. Однако законодательство РФ не
предусматривает отдельного порядка оформления документов для случая,
когда денежные средства выдаются руководителю (директору). Считаем
возможным подобную ситуацию решить следующим образом: оформить
распоряжение или служебную записку на имя организации с указанием суммы,
сроков, даты и подписи руководителя; либо же составить стандартное
заявление о выдаче денежных средств, изменив в нем некоротые формулировки
(заявление составить на имя организации, а не руководителя, формулировку
«Прошу выдать» заменить на «Необходимо выдать»).
Еще одной выявленной проблемой в ходе проведения аудита расчетов с
подотчетными лицами явилось отсутствие в ИП Дешина инвентаризации
расчетов с подотчетными лицами. Поскольку в ИП Дешина случаи
осуществления расчетов с подотчетными лицами носят не массовый характер
(за 2019 г. зарегистрировано 30 фактов выдачи денежных средств под отчет),
инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами следует проводить один раз
в год — перед составлением годового баланса. Сроки проведения
инвентаризации расчетов с подотчетными лицами следует указать в учетной
политике ИП Дешина. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
должна инициироваться приказом руководителя по форме ИНВ-22 с
72
определением состава комиссии и сроков проведения инвентаризации.
Основными процедурами инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
являются следующие:
сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными,
подтвержденными первичной документацией;
поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен
авансовый отчет;
проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в
соответствии с целевым назначением.
В ходе проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
проверяются авансовые отчеты и документация на получение денежных
средств под отчет, своевременность сдачи отчетов и возврата остатков
подотчетных сумм, экономическая оправданность расходов и их соответствие
закрепленным целям, список лиц, которым предоставлено право получения
денежных средств под отчет. Результаты инвентаризации фиксируются в форме
ИНЫ-17.
В целях усиления контроля за правильностью учета расчетов с
подотчетными лицами в ИП Дешина рекомендуем провести следующие
мероприятия:
не выдавать денежные средства под отчет лицам, регулярно
нарушающим порядок расчетов, не возвращающим своевременно остатки
неизрасходованных подотчетных сумм в кассу;
усилить контроль за возвратом подотчетными лицами остатка
денежных средств в кассу;
осуществлять своевременное (в течение 1 месяца) удержание
неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы работника;
осуществлять контроль за выдачей денежных средств
исключительно при наличии правильно оформленного приказа, служебной
73
записки или заявления подотчетного лица с обоснованием необходимости
определенных сумм;
следить за своевременностью предоставления авансовых отчетов;
усилить контроль за правильностью оформления подотчетных
документов.
Представленные рекомендации будут способствовать повышению
эффективности бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с
подотчетными лицами в ИП Дешина.
Исходя из изложенного, можно сделать ряд выводов по третьей главе.
Аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами в ИП
Дешина включала два основных раздела: сбор общей информации о
предприятии и непосредственно аудит расчетов с подотчетными лицами.
Первый раздел – предварительный – включает в себя сбор основных данных и
реквизитов предприятия и изучение учетной политики предприятия. Второй
раздел – непосредственно аудит расчетов с подотчетными лицами.
В ходе проведения аудита использованы следующие документы: учетная
политика для целей бухгалтерского учета, утвержденная Приказом ИП Дешина
от 19.12.2018 г. (с изменениями от 2019 г.); бухгалтерские регистры по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» за 2019 г.; авансовые отчеты за 2019 г.
Расчеты с подотчетными лицами в ИП Дешина осуществляются в
соответствии с действующими нормативными документами. Суммы, выданные
под отчет, своевременно отражаются в учете; расходы, произведенные
подотчетными лицами, вносятся в регистры бухгалтерского учета.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется отдельно
по каждой хозяйственной выдаче. В ИП Дешина не практикуется выдача
денежных средств подотчетным лицам в безналичной форме путем
перечисления их на счет личной банковской карты работника.
Большинство выявленных недостатков в системе учета расчетов с
подотчетными лицами связаны преимущественно с небрежностью ведения
74